Estratégias e melhores práticas de gerenciamento de riscos de TI

A tecnologia da informação (TI) não é mais um departamento escondido com pouco impacto nos assuntos do dia-a-dia. É um grande negócio que está envolvido em quase todos os setores da economia e, portanto, traz alguns riscos importantes. Continue lendo para aprender a importância do gerenciamento de riscos de TI.

Desafios únicos de TI

A TI (tecnologia da informação) tornou-se tão integrada em nossas vidas pessoais e profissionais que atinge quase tudo o que fazemos. Devido à sua influência expansiva, é essencial falar sobre gestão de riscos em TI.

O gerenciamento de projetos de TI oferece cenários únicos e, portanto, riscos únicos. Por exemplo, o hardware, software, aplicativos e integrações podem acompanhar a tecnologia em constante mudança? Um revés, limitação, risco, erro ou ameaça em TI pode afetar todas as facetas de um negócio. Para mitigar os resultados negativos, vale a pena investigar um software de gerenciamento de projetos de TI que possa ajudá-lo a gerenciar riscos em TI e outros projetos.

O ProjectManager, por exemplo, permite que você planeje projetos de TI com um gráfico de Gantt, quadro kanban, lista de tarefas ou planilha, e então você pode rastreá-lo em tempo real com nossos painéis automatizados. É ideal para rastrear riscos de TI, para que você possa responder rapidamente. Experimente de graça!

Depois, há o problema de encontrar as pessoas certas para lidar com o gerenciamento de riscos de TI, aquelas com treinamento e experiência na área. Essas pessoas, idealmente lideradas por um gerente de projeto de TI, também precisarão ter uma boa ética de trabalho, para que sejam confiáveis ​​e se comprometam com suas responsabilidades.

Etapas para o gerenciamento de riscos de TI

O gerenciamento de riscos de TI é a aplicação de métodos de gerenciamento de riscos à tecnologia da informação para gerenciar os riscos inerentes a esse espaço. Fazer isso significa avaliar os riscos de negócios associados ao uso, propriedade, operação e adoção de TI em uma organização. Siga estas etapas para gerenciar riscos com confiança.

1. Identifique o Risco

Você não pode se preparar para o risco sem primeiro descobrir, da melhor maneira possível, onde e quando ele pode surgir. Portanto, tanto o gerente quanto a equipe devem estar alertas para descobrir e reconhecer quaisquer riscos, detalhando-os, explicando como eles podem impactar o projeto e os resultados. Um método é usar um modelo de avaliação de risco de TI.

2. Analise o Risco

Depois de identificar o risco, você deve analisá-lo e discernir se é grande, pequeno ou mínimo em seu impacto. Além disso, qual seria o impacto de cada um dos riscos? Estude o risco e como ele pode influenciar o projeto de várias maneiras. Você adicionará essas descobertas à sua avaliação de risco.

3. Avalie e classifique o risco

Depois de avaliar o impacto dos riscos e priorizá-los, você pode começar a desenvolver estratégias para controlá-los. Isso é feito entendendo o que o risco pode fazer com o projeto, que está determinando a probabilidade de sua ocorrência e a magnitude de seu impacto. Então você pode dizer que o risco deve ser tratado ou pode ser ignorado sem prejudicar o projeto geral. Novamente, essas classificações seriam adicionadas à sua avaliação de risco.

4. Responda ao Risco

Depois de tudo isso, se o risco se tornar um problema real, você não estará mais no domínio teórico. É hora de ação. Isso é o que chamamos de planejamento de resposta ao risco, no qual você pega seus riscos de alta prioridade e decide como tratá-los ou modificá-los, para que sejam colocados como uma prioridade mais baixa. Aqui se aplicam estratégias de mitigação de riscos, bem como planos preventivos e de contingência. Adicione essas abordagens à sua avaliação de risco.

5. Monitore e analise o risco

Depois de agir, você deve acompanhar e revisar o progresso da mitigação do risco. Use sua avaliação de risco para rastrear e monitorar como sua equipe está lidando com o risco para garantir que nada seja deixado de fora ou esquecido.

Estratégias de gerenciamento de riscos de TI

As estratégias são uma forma de fornecer uma abordagem estruturada para identificar, acessar e gerenciar riscos. Eles fornecem um processo para atualizar e revisar regularmente a avaliação com base nas mudanças.

Aplicar Salvaguardas

Esta é uma estratégia de prevenção, onde a empresa decide evitar o risco a todo custo e concentra muitos recursos para isso. Se você puder evitar o risco, ele não será mais uma ameaça ao projeto. No entanto, há uma desvantagem nisso. Se você evita o risco, também evita o potencial associado de seu retorno e oportunidade. Então, é uma decisão para não tomar de ânimo leve.

Transferir o risco

Esta é uma estratégia de transferência quando a empresa transfere o risco para outra entidade. Essa redistribuição pode ser para os membros da empresa, alguma entidade terceirizada ou uma apólice de seguro.

Reduza o Impacto

Esta é uma estratégia de mitigação, onde a empresa trabalha para reduzir o impacto do risco por meio de metodologia, equipes ou quaisquer recursos à sua disposição. Pode envolver pequenas mudanças, mas sempre deve vir por processo e um plano.

Aceite o risco

Esta é uma estratégia aceitável, onde você sabe que há risco e aceita isso, então, quando e se ocorrer, você pode lidar com isso ali mesmo. Isso às vezes é inevitável, mas gerenciável se você tiver seguido as etapas do modelo de avaliação de risco do projeto.

Melhores práticas para gerenciamento de riscos de TI

Aqui estão seis práticas recomendadas ao gerenciar riscos em TI.

• Avalie cedo e frequentemente : Não há melhor momento para iniciar o processo de gerenciamento de risco do que agora, então comece cedo. Lembre-se que é um processo e por isso continuará ao longo do projeto. Então continue monitorando o tempo todo. O risco nunca dorme.
• Liderar de cima: A boa liderança é muitas coisas. Um aspecto é desenvolver uma cultura de risco na organização. Isso significa valorizar a contribuição de todos, acreditar na importância de reconhecer o risco e manter uma atitude positiva em relação à resposta.
• Comunicações: Ter um canal claro para comunicar o risco em toda a organização é fundamental para identificar e responder de forma rápida e eficaz ao risco.
• Políticas fortes: Se ainda não houver um processo e um plano para lidar com o risco, você sempre estará um passo atrás. É novamente por isso que uma avaliação de risco do projeto é fundamental, mas também é importante entender as funções e responsabilidades de todos na equipe do projeto, ter um plano de continuidade etc.
• Envolva as Partes Interessadas: Um grande recurso que muitas vezes é negligenciado são as partes interessadas do projeto, que têm uma perspectiva única e podem fornecer informações sobre áreas onde podem surgir riscos. Portanto, envolva-os em todo o processo, desde a solicitação de sua participação com o modelo de avaliação de riscos e ao longo de todo o projeto.
• Obtenha aprovações: em todas as etapas do seu gerenciamento de riscos, faça com que as pessoas aprovem a estratégia, que inclui as partes interessadas.

Gerente de Projetos e Gerenciamento de Riscos

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem, o que significa que os dados inseridos são atualizados imediatamente, fornecendo a medida mais precisa para medir o progresso do seu projeto e detectar quaisquer problemas antes que se tornem riscos.

Seu modelo de avaliação de risco pode ser carregado em nosso gráfico de Gantt online, onde os membros da equipe podem receber atribuições, comentar e coletar documentos relacionados, todos os quais podem ser anexados ao risco.

O painel em tempo real acompanha seu progresso em várias métricas do projeto. E os relatórios podem ser filtrados para mostrar as informações que você deseja e, em seguida, gerados com um clique para apresentar aos interessados. Experimente o ProjectManager hoje com esta avaliação gratuita de 30 dias.

Vídeo de treinamento sobre estratégias de gerenciamento de riscos de TI

O ProjectManager é uma ótima ferramenta, mas também é uma biblioteca de gerenciamento de projetos. Temos toneladas de postagens de blog que falam sobre todos os aspectos do campo e vídeos tutoriais para uma abordagem mais visual.

Assista nossa especialista residente Jennifer Bridges, PMP, enquanto ela explica as estratégias de gerenciamento de TI e oferece algumas práticas recomendadas.

Aqui está uma captura de tela para sua referência.

Obrigado por assistir!

Transcrição

Hoje vamos falar sobre estratégias e melhores práticas de gerenciamento de riscos de TI. Então, antes de tudo, por que nos preocupamos com TI, Tecnologia da Informação?

Bem, hoje a TI ou Tecnologia da Informação está tão integrada em tudo o que fazemos. Ela toca quase todos os aspectos de nossa vida e nosso negócio.

Assim, com a TI vêm alguns desafios únicos. Então, em primeiro lugar, a tecnologia continua a mudar. Então, temos que considerar que o hardware, software, aplicativos e qualquer tipo de integração entre eles podem acompanhar?

Também encontrar pessoas treinadas e com a experiência de que precisamos para todas as tecnologias em mudança.

Também encontrar pessoas com boa ética de trabalho e o que isso significa é ter sido capaz de chegar no horário, assumir compromissos, cumprir prazos e acompanhar e cumprir o que se comprometeu.

Há também, em TI, porque envolve serviços financeiros e muitos outros dados pessoais ou dados da empresa, temos que garantir que tudo o que fazemos esteja em conformidade com as novas regulamentações em andamento.

Então, quando falamos de gerenciamento de riscos de TI, estamos falando da aplicação de métodos de gerenciamento de riscos à informação e tecnologia para gerenciar os riscos associados.

Basicamente, estamos avaliando o risco de negócios associado ao uso, propriedade, operação ou adaptação de TI em nossa organização porque, se possuímos determinadas tecnologias ou estamos executando em determinadas plataformas ou usando-as, temos que ser, novamente , em conformidade e existem alguns riscos para aqueles.

Então, como fazemos isso?

Então, aqui estão algumas etapas que são comuns ao gerenciamento de riscos de TI.

Antes de tudo, precisamos identificar os riscos que são realizados com o uso de nossa TI.

Então, identificamos o risco, depois analisamos o risco. Este é um grande risco? É um pequeno risco? Pode ser um risco pequeno, mas ter um impacto negativo enorme, ou pode ser um risco grande, mas se acontecer, os impactos podem ser mínimos, então temos que avaliar e analisar isso.

Em seguida, avaliamos e classificamos esses riscos e respondemos ao risco e respondemos a eles por meio de estratégias de mitigação.

Por isso, monitoramos e revisamos esses riscos constantemente.

Então, aqui está uma estratégia. Então, a estratégia…A coisa sobre o uso de estratégias é que ela fornece uma abordagem estruturada para identificar, avaliar e gerenciar esses riscos.

As estratégias também fornecem um processo que você atualiza e revisa regularmente a avaliação com base nas mudanças que acontecem no projeto, no meio ambiente, na economia, o que for.

E então, aqui estão as estratégias comuns de gerenciamento de riscos de TI.

Então, em primeiro lugar, você aplica salvaguardas. É uma evitação. Assim, uma empresa pode decidir: “Queremos evitar esses riscos ou esses riscos a todo custo. Então, faça tudo o que você precisa fazer, coloque todas as estratégias em prática para que possamos evitar isso.”

A segunda é transferir o risco. Isso é transferência. Então, você pode estar transferindo isso para outro grupo, outra organização, talvez uma empresa externa que possa lidar melhor com isso. Portanto, pode ser um risco menor para quem for transferido.

Além disso, a mitigação é aquela em que você reduz o impacto desse risco. Você faz tudo, coloca todos os processos, metodologias, equipes, o que quer que seja para mitigá-lo se acontecer.

E então a quarta é você aceitar o risco, você sabe quais são os riscos, e então você aceita sem controle ou mitigação. Você apenas diz: “Se isso acontecer, vamos em frente e aceitá-lo, vamos lidar com isso se ocorrer”.

Então, aqui estão algumas práticas recomendadas que eu acho que são realmente importantes.

Número um, avalie esses riscos cedo e com frequência. Às vezes, as pessoas esperam até encontrar um risco antes mesmo de pensar nele. Portanto, antes que um projeto comece, antes de qualquer implementação ou qualquer conversão, migrações ou integrações, pense bem, planeje o risco com antecedência e, à medida que avança, novamente, você continua a ajudá-los.

Envolva também as partes interessadas, porque as partes interessadas podem ter informações que você não tem e que elas podem trazer, ou, se você estiver discutindo, avaliando-as, elas podem ter outras práticas recomendadas ou dados históricos que ajudarão.

O terceiro é obter sinal. Então, qualquer que seja a estratégia acordada, você quer ter certeza de que a parte interessada, o proprietário, aprove caso isso aconteça – especificamente se você concordar em aceitar o risco e ele ocorrer.

Portanto, se você precisa de uma ferramenta que possa ajudá-lo com seu gerenciamento de riscos de TI, inscreva-se agora em nosso software no Projectmanager.