Czym jest program w zarządzaniu projektami?
Program to klaster powiązanych projektów, które są zarządzane w skoordynowany sposób, dzięki czemu mogą być realizowane jednocześnie i dzielić zasoby, działania i interesariuszy.
Co to jest zarządzanie programem?
Zarządzanie programami to strategiczne podejście do zarządzania realizacją i kontrolą wielu powiązanych projektów. Celem zarządzania programem jest generowanie korzyści dla całego programu poprzez współdzielenie zasobów projektowych, kosztów i innych działań projektowych.
Zarządzanie powiązanymi projektami jednocześnie stwarza możliwość synergii, które byłyby nieuchwytne, gdyby zarządzano każdym projektem z osobna. Wymaga to bardziej złożonego zarządzania niż kierowanie indywidualnym projektem, ponieważ koncentracja na zarządzaniu programem jest szersza.
Podejmując się zarządzania programem, menedżerowie programów polegają na potężnych narzędziach programowych, które pozwalają im planować, monitorować i raportować wydajność. Dzięki pakietowi narzędzi online ProjectManager do zarządzania programami możesz podejmować właściwe decyzje dla siebie i swojej organizacji.
Za pomocą tych narzędzi programowych menedżerowie programów grupują podobne projekty w jeden program. Następnie wykorzystują różne techniki, wiedzę i umiejętności, aby wspólnie nimi zarządzać, aby uzyskać jak największy zwrot z inwestycji.
Zarządzanie programami a zarządzanie projektami
Zarządzanie programem lub zarządzanie programem dotyczy grupy powiązanych projektów, podczas gdy zarządzanie projektem obejmuje tylko jeden projekt. Programy są zwykle większe, bardziej ogólne, a strategia prowadzenia jest długoterminowa.
Programy są tworzone z biznesowego widoku wysokiego poziomu, podczas gdy projekty są znacznie bardziej szczegółowe. Plan programu ma na celu osiągnięcie celów strategicznych i biznesowych organizacji. Mają elastyczne terminy i poszukują długoterminowych korzyści. Wręcz przeciwnie, projekty mają ścisłe terminy i dążą do kontroli jakości, terminowości i opłacalności w celu wytworzenia rezultatów.
Główna różnica między zarządzaniem programem a zarządzaniem projektami polega na tym, że zakres programu jest znacznie szerszy i bardziej elastyczny, podczas gdy projekt jest definiowany przez jego produkty. Programy są ciągłym ćwiczeniem, podczas gdy projekty mają określone daty rozpoczęcia i zakończenia, które są określone w planie projektu.
Osiągnięcie planu strategicznego i wizji strategicznej organizacji zazwyczaj wymaga długoterminowych programów, na które składają się różne indywidualne projekty. Zarządzanie programem i plan zarządzania programem określają sposób realizacji tych projektów. Duże organizacje zazwyczaj muszą wykonywać jednocześnie kilka programów, które są częścią ich portfela projektów.
Zarządzanie programem a zarządzanie portfelem projektów
Zarządzanie programem to nie to samo, co zarządzanie portfelem projektów. Project Management Institute (PMI) definiuje portfel projektów jako „projekty, programy, portfele zależne i operacje zarządzane jako grupa” w swojej książce Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Mówiąc prościej, portfel projektów to większa grupa projektów i programów, które organizacja w pewnym momencie realizuje.
Kim jest menedżer programu?
Rola menedżera programu zazwyczaj wymaga osoby z certyfikatem zarządzania programem. Menedżer programu jest odpowiedzialny za nadzorowanie cyklu życia programu poprzez współpracę z różnymi zespołami, kierownikami projektów, menedżerami portfela i interesariuszami.
Co robi menedżer programu?
Program Manager to Program Management Professional (PgMP), który specjalizuje się w strategicznym zarządzaniu grupą powiązanych projektów i próbach stworzenia wydajności oraz osiągnięcia strategicznych celów i zadań organizacji, dla której pracują.
Menedżerowie programu będą pracować w wielu projektach, aby budować na współzależnościach, kierować kierownikami projektów, którzy zarządzają poszczególnymi projektami w programie i ułatwiać komunikację między zespołami wielofunkcyjnymi.
Obowiązki Menedżera Programu
Wśród innych obowiązków, główne obowiązki kierownika programu to zarządzanie ryzykiem, kontrola jakości, zarządzanie zmianą, zarządzanie komunikacją z interesariuszami i raportowanie. Menedżerowie programów muszą również współpracować z menedżerami portfela, aby upewnić się, że ich plan programu jest zgodny z planem zarządzania portfelem programu organizacji.
Oto obowiązki, które menedżer programu zazwyczaj musi uwzględniać w swoich codziennych obowiązkach:
Planowanie programu
Planowanie programu to miejsce, w którym zaczyna się zarządzanie programem, a zapewnienie, że program jest prawidłowo zbudowany, ma ogromne znaczenie. Dobrze przemyślany plan zarządzania programem pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze oraz pozwala menedżerom programu przewidywać ryzyko i wstępnie określać metody jego rozwiązania. Jak każdy plan, plan zarządzania programem dzieli większe fragmenty pracy na mniejsze, łatwiejsze w zarządzaniu fragmenty. Struktura podziału pracy programu pozwala menedżerom programów właśnie to zrobić.
Kontrola kosztów
Prowadzenie programów kosztuje, a ile zaangażowania finansowego będzie wymagał program, należy oszacować z góry. Dlatego też, gdy podstawowy plan programu jest już wdrożony, do menedżera programu należy ustalenie, ile będzie kosztować jego uruchomienie. Im dokładniejsza jest ta analiza, tym lepiej dla długoterminowego budżetowania organizacji.
Zarządzanie programem
Mając przygotowany plan i pieniądze na jego sfinansowanie, kierownik programu musi zarządzać realizacją różnych projektów w programie. Menedżerowie programów zazwyczaj korzystają z narzędzi, takich jak wykresy Gantta, które są niezbędne do śledzenia sukcesu programu. Za pomocą wykresu Gantta menedżerowie programów mogą podzielić swoje programy na fazy i zagłębić się w projekty składowe aż do poziomu zadania. Te narzędzia do zarządzania programami umożliwiają menedżerom programów wykorzystywanie danych w czasie rzeczywistym jako danych wejściowych do procesu podejmowania decyzji, co jest najlepszą praktyką zarządzania programem.
Zarządzanie zmianami
Projekty zawsze się zmieniają, więc jest zrozumiałe, że programy, które je przechowują, również muszą się zmienić. Menedżerowie programów muszą mieć wdrożone procesy zarządzania zmianami, aby zarządzać tymi zmianami. Zmiany mogą pochodzić od interesariuszy lub wewnętrznie, a także mogą być zmianami zewnętrznymi spowodowanymi łańcuchem dostaw, pogodą i innymi siłami. Niezależnie od tego, gdzie pochodzą, zmiany te muszą zostać zidentyfikowane, zatwierdzone lub odrzucone, a następnie należy na nie odpowiedzieć.
Kluczowe warunki zarządzania programem
Wiele terminów używanych w zarządzaniu programami jest takich samych jak w zarządzaniu projektami. Nadal pomocne jest przejrzenie większych, aby lepiej komunikować, czym jest zarządzanie programem i czym różni się od zarządzania projektami.
- Program: W zarządzaniu projektami program to grupa kilku projektów, które muszą być realizowane jednocześnie, aby uzyskać korzyści i osiągnąć cele programu, których nie udałoby się osiągnąć zarządzając nimi indywidualnie.
- Zarządzanie programami: to zastosowanie umiejętności, technik i narzędzi zarządzania programami do planowania, wykonywania i kontrolowania programów. Nazywa się to również zarządzaniem programem.
- Biuro zarządzania programami: Podobnie jak biuro zarządzania projektami, biuro zarządzania programem pomaga członkom różnych organizacji zaangażować się w realizację programów.
- Kamień milowy: Oznacza początek lub koniec fazy w indywidualnym projekcie, zwykle wokół powiązanych produktów. Pomaga śledzić postępy.
- Interesariusz: Każdy, kto jest żywotnie zainteresowany projektem lub programem.
- Linia bazowa: używana do pomiaru wydajności poprzez uchwycenie harmonogramu, kosztów i zakresu planu projektu. Wtedy rzeczywisty postęp można porównać z tym.
- Potrójne ograniczenie: Trzy obszary, które mają wpływ na każdy projekt lub program, takie jak czas, zakres i koszt, które muszą być zrównoważone, aby utrzymać postęp. Jakość jest często traktowana jako czwarty punkt w tym trójkącie.
- Zarządzanie programem: Odnosi się do wszystkich różnych działań podejmowanych w celu monitorowania i kontrolowania sukcesu programu na każdym etapie jego cyklu życia, takich jak spotkania, raportowanie, zarządzanie ryzykiem, zarządzanie zmianą wśród innych elementów zarządzania.
- Plan programu: Plan programu to zestaw dokumentów opracowanych w celu prowadzenia realizacji i monitorowania programu. Jest również znany jako plan zarządzania programem.
- Program Management Framework: Obejmuje każdy składnik, uczestnika, proces, narzędzie i metodologię wymaganą dla programu.
- Portfolio programów: to grupa programów i powiązanych działań, które mogą być wykonywane wspólnie, aby osiągnąć cele strategiczne i cele biznesowe. Zarządzanie portfelem programów odnosi się do działań podejmowanych przez kierownictwo w celu skutecznej obsługi portfeli programów.
- Cykl życia programu: składa się z pięciu etapów, formacji, organizacji, wdrożenia, oceny i rozwiązania.
- Etap podstawowy: Iteracyjny proces, który określa oczekiwane korzyści programu poprzez analizę oczekiwań interesariuszy.
- Etap organizacji: Tworzenie uzasadnienia biznesowego programu, planu zarządzania programem, zarządzania programem, procedur operacyjnych itp.
- Etap wdrożenia: Cykliczne dostarczanie zdolności projektów programu.
- Etap oceny: Ocena korzyści programu i ocena, czy spełniają one oczekiwania, przeprowadzana wielokrotnie przez cały cykl życia programu.
- Etap rozwiązania: Zgoda między zainteresowanymi stronami, że czas zamknąć program.
- Mapa drogowa: Oś czasu wykresu Gantta, która gromadzi wszystkie projekty w programie i przedstawia je razem aż do poziomu zadania.
- Zarządzanie ryzykiem: sposób na zidentyfikowanie potencjalnych problemów, które mogą pojawić się w programie i opracowanie planu zmniejszenia ich wpływu, jeśli wystąpią.
- Biznesplan: Opisuje cele projektu lub programu oraz strategie ich osiągnięcia.
- Struktura podziału pracy programu: określa pracę i wyniki niezbędne do ukończenia programu. Różni się od struktury podziału prac projektowych, ponieważ jest tworzona z szerszej perspektywy na poziomie programu.
- Zarządzanie zmianą: metoda zarządzania zmianą, zarówno wewnętrzną, jak i zewnętrzną, sformalizowany proces obejmujący identyfikację, planowanie, śledzenie itp.
Podstawy zarządzania programami
Menedżer programu bierze na siebie zadanie przyjrzenia się różnym powiązanym projektom i zastanowienia się, jak wspólnie nimi zarządzać, aby zmaksymalizować wydajność i osiągnąć cele programu, które wymagają jednoczesnego wykonywania wspomnianych projektów. Proces zarządzania programem jest uzależniony od właściwego planowania, tak jak w przypadku zarządzania każdym indywidualnym projektem. Różnica polega jednak na tym, że zarządzanie programami jest w większości organizacji stałą działalnością.
Zarządzanie programem jest zatem procesem, który skupia się na makro zamiast na mikro, który obejmuje:
- Sprawdzanie programów i wykonywanie codziennych czynności zarządczych
- Nadzorowanie opracowywania i wdrażania planu zarządzania programem, zarządzania programem i budżetów dla każdego programu
- Zarządzanie zarówno zasobami, jak i komunikacją we wszystkich projektach z ich interesariuszami
- Zapewnienie zgodności wyników projektu z projektów w ramach planu programu z ogólnymi celami programu
- Koordynacja wszystkich dokumentów programowych ze współzależnościami projektów, zapewniając, że wszystkie znajdują się na tej samej stronie
Czym zarządzanie programem nie jest:
- Obsługa codziennych drobiazgów pojedynczego projektu i jego zadań
- Wybieranie, ustalanie priorytetów i zapewnianie, że wszystkie projekty i programy mają sens dla celów firmy
- Wybór właściwych produktów we właściwym czasie
- Koncentracja na realizacji projektu
- Śledzenie i raportowanie o konkretnych ograniczeniach projektowych
Co to jest oprogramowanie do zarządzania programami?
Oprogramowanie do zarządzania programami to najcenniejszy zasób biura zarządzania programami. Pozwala menedżerom planować, organizować i zarządzać swoimi zasobami w ramach szeregu projektów oraz skonfigurować odpowiednie zarządzanie programem. Jest przeznaczony do kontrolowania planowania wielu projektów i związanych z nimi kosztów, budżetu, alokacji zasobów i nie tylko.
Każde oprogramowanie do zarządzania programami jest nieco inne, niektóre oferują bardziej holistyczne funkcje, podczas gdy inne koncentrują się na szczegółach związanych z wyszukiwaniem i wykorzystywaniem synergii między projektami w programie.
Jako minimum będziesz potrzebować narzędzia, które może zarządzać zadaniami, ma platformę komunikacyjną, która utrzymuje wszystkich na tej samej stronie oraz środki do monitorowania i śledzenia postępów. Microsoft Project jest jednym z najczęściej używanych programów do zarządzania projektami, ale ma poważne wady, które sprawiają, że ProjectManager jest lepszym wyborem do zarządzania programami.
Korzyści z oprogramowania do zarządzania programami online
Posiadanie oprogramowania do zarządzania programami online, które może pomóc w koordynowaniu zarządzania wieloma projektami w programie, jest niezbędne. Oto, jak to może pomóc:
- Ułatwić proces planowania projektu
- Zbierz projekty do grup zarządzania programem
- Ułatwiaj zasoby w całym programie
- Zbierz szczegóły programu w raportach jednym kliknięciem
- Dane na żywo, aby podejmować lepsze decyzje
- Wyświetlaj dane na żywo na pulpicie zarządzania programem
- Zobacz i zrównoważ obciążenie swojego zespołu na tej samej stronie
