¿Qué es un programa en gestión de proyectos?
Un programa es un conjunto de proyectos relacionados que se gestionan de manera coordinada, de modo que se pueden ejecutar simultáneamente y compartir recursos, actividades y partes interesadas.
¿Qué es la gestión de programas?
La gestión de programas es un enfoque de gestión estratégica para ejecutar y controlar múltiples proyectos relacionados. El objetivo de la gestión de programas es generar beneficios para todo el programa compartiendo los recursos, costos y otras actividades del proyecto.
La gestión simultánea de proyectos relacionados crea oportunidades para sinergias que serían difíciles de alcanzar si se gestionara cada proyecto por separado. Esto requiere una gestión más compleja que guiar un proyecto individual, ya que el enfoque de la gestión del programa es más amplio.
Al emprender la tarea de administrar un programa, los administradores de programas confían en poderosas herramientas de software que les permiten planificar, monitorear e informar sobre el desempeño. Con el conjunto de herramientas de administración de programas en línea de ProjectManager, puede tomar las decisiones correctas para usted y su organización.
Con la ayuda de estas herramientas de software, los administradores de programas agrupan proyectos similares en un programa. Luego, utilizan varias técnicas, conocimientos y habilidades para administrarlos juntos y obtener el mayor retorno de la inversión.
Gestión de Programas vs Gestión de Proyectos
La gestión de programas, o gestión de programas, se ocupa de un grupo de proyectos relacionados, mientras que la gestión de proyectos solo implica un proyecto. Los programas tienden a ser más grandes, más generales y la estrategia de conducción es a largo plazo.
Los programas se crean desde una vista empresarial de alto nivel, mientras que los proyectos son mucho más específicos. Un plan de programa está destinado a lograr metas estratégicas y objetivos comerciales de las organizaciones. Tienen plazos flexibles y buscan beneficios a largo plazo. Por el contrario, los proyectos tienen plazos estrictos y buscan control de calidad, oportunidad y rentabilidad para producir entregables.
La principal diferencia entre la gestión de programas y la gestión de proyectos es que el alcance de un programa es mucho más amplio y ajustable, mientras que un proyecto se define por sus entregables. Los programas son un ejercicio persistente, mientras que los proyectos tienen fechas de inicio y finalización definidas, que se especifican en el plan del proyecto.
Lograr el plan estratégico y la visión estratégica de una organización generalmente requiere programas a largo plazo que consisten en varios proyectos individuales. La gobernanza del programa y el plan de gestión del programa definen cómo se ejecutarán esos proyectos. Las grandes organizaciones suelen necesitar ejecutar varios programas a la vez, que forman parte de su cartera de proyectos.
Gestión de Programas vs Gestión de Portafolio de Proyectos
La gestión de programas no es lo mismo que la gestión de carteras de proyectos. El Project Management Institute (PMI) define una cartera de proyectos como “proyectos, programas, carteras subsidiarias y operaciones gestionadas como un grupo” en su libro Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Entonces, en términos simples, una cartera de proyectos es el grupo más grande de proyectos y programas que una organización está ejecutando en algún momento.
¿Qué es un administrador de programas?
El rol de administrador de programas generalmente requiere una persona con una certificación de administración de programas. Un gerente de programa es responsable de supervisar el ciclo de vida de un programa trabajando con diferentes equipos, gerentes de proyecto, gerentes de cartera y partes interesadas.
¿Qué hace un administrador de programa?
Un administrador de programas es un profesional de administración de programas (PgMP) que se especializa en la administración estratégica de un grupo de proyectos relacionados e intenta crear eficiencias y lograr las metas y objetivos estratégicos de la organización para la que trabaja.
Los gerentes de programa trabajarán en múltiples proyectos para aprovechar las interdependencias, dirigir a los gerentes de proyecto que administran los proyectos individuales en el programa y facilitar la comunicación entre equipos multifuncionales.
Responsabilidades del administrador del programa
Entre otras funciones, las principales responsabilidades de un gerente de programa son la gestión de riesgos, el control de calidad, la gestión de cambios, la gestión de las comunicaciones con las partes interesadas y la presentación de informes. Los administradores de programas también tienen que colaborar con los administradores de cartera para asegurarse de que su plan de programa se alinee con el plan de administración de cartera de programas de su organización.
Estas son las responsabilidades que un administrador de programas generalmente debe tener en cuenta en sus funciones diarias:
Planificación del programa
La planificación del programa es donde comienza la gestión del programa, y asegurarse de que su programa se construya correctamente es de suma importancia. Tener un plan de gestión de programas bien pensado ahorra tiempo y dinero, y permite a los directores de programas anticipar el riesgo y diseñar métodos preliminares para resolverlo. Como cualquier plan, un plan de gestión de programas divide las partes más grandes del trabajo en partes más pequeñas y manejables. Una estructura de desglose del trabajo del programa permite a los administradores de programas hacer precisamente eso.
control de costos
Los programas cuestan dinero para ejecutarse, y se debe estimar por adelantado cuánto compromiso financiero requerirá el programa. Por lo tanto, una vez que se ha establecido un plan de programa básico, depende del administrador del programa determinar cuánto costará ejecutarlo. Cuanto más preciso sea este análisis, mejor para el presupuesto de la organización a largo plazo.
Gestión de programas
Con un plan establecido y el dinero para financiarlo, el administrador del programa debe gestionar la ejecución de los diversos proyectos del programa. Los administradores de programas suelen depender de herramientas como los diagramas de Gantt, que son esenciales para realizar un seguimiento del éxito del programa. Con un Gantt, los administradores de programas pueden dividir sus programas en fases y profundizar en sus proyectos constituyentes hasta el nivel de la tarea. Estas herramientas de gestión de programas permiten a los administradores de programas utilizar datos en tiempo real como entrada para su proceso de toma de decisiones, lo cual es una de las mejores prácticas de gestión de programas.
Gestión del cambio
Los proyectos siempre cambian, por lo que es lógico que los programas que contienen esos proyectos también deben cambiar. Los administradores de programas deben contar con procesos de gestión de cambios para administrar esos cambios. Los cambios pueden provenir de las partes interesadas o internamente y también pueden ser cambios externos debido a la cadena de suministro, el clima y otras fuerzas. Dondequiera que se originen, estos cambios deben identificarse, aprobarse o denegarse y luego responderse.
Términos clave de gestión de programas
Muchos términos utilizados en la gestión de programas son los mismos que en la gestión de proyectos. Todavía es útil repasar los más grandes para comunicar mejor qué es la gestión de programas y cómo se diferencia de la gestión de proyectos.
- Programa: En la gestión de proyectos, un programa es un conjunto de varios proyectos que deben ejecutarse simultáneamente para obtener beneficios y lograr metas del programa que no se obtendrían gestionándolos individualmente.
- Gestión de programas: es la aplicación de habilidades, técnicas y herramientas de gestión de programas para planificar, ejecutar y controlar programas. También se llama gestión de programas.
- Oficina de gestión de programas: similar a una oficina de gestión de proyectos, la oficina de gestión de programas ayuda a los miembros de todas las organizaciones a involucrarse en la ejecución de los programas.
- Hito: marca el comienzo o el final de una fase en un proyecto individual, generalmente en torno a los entregables relacionados. Ayuda a seguir el progreso.
- Parte interesada: cualquier persona con un interés creado en el proyecto o programa.
- Línea de base: se utiliza para medir el rendimiento capturando el cronograma, el costo y el alcance de un plan de proyecto. Entonces el progreso real se puede comparar con esto.
- Triple Restricción: Tres áreas que impactan cualquier proyecto o programa, siendo tiempo, alcance y costo, las cuales deben ser balanceadas para mantener el progreso. La calidad se incluye a menudo como el cuarto punto de este triángulo.
- Gobernanza del programa: se refiere a todas las diferentes acciones que se toman para monitorear y controlar el éxito de un programa en cada etapa de su ciclo de vida, como reuniones, informes, gestión de riesgos, gestión del cambio, entre otros elementos de la gobernanza.
- Plan de programa: Un plan de programa es el conjunto de documentos que se desarrollan para guiar la ejecución y el seguimiento del programa. También se conoce como el plan de gestión del programa.
- Marco de Gestión del Programa: Abarca cada componente, participante, proceso, herramienta y metodología requerida para un programa.
- Portafolio de Programas: Es un grupo de programas y actividades relacionadas que pueden ejecutarse colectivamente para cumplir metas estratégicas y objetivos comerciales. La gestión de la cartera de programas se refiere a las medidas adoptadas por la dirección para gestionar con éxito las carteras de programas.
- Ciclo de Vida del Programa: Compuesto por cinco etapas, formación, organización, despliegue, evaluación y disolución.
- Etapa de Fundación: Proceso iterativo que define los beneficios esperados del programa mediante el análisis de las expectativas de las partes interesadas.
- Etapa de organización: creación del caso de negocios del programa, plan de gestión del programa, gobernanza del programa, procedimientos operativos, etc.
- Etapa de Despliegue: Entrega de capacidades de los proyectos del programa en forma cíclica.
- Etapa de evaluación: evaluar los beneficios del programa y evaluar si cumplen con las expectativas, hecho repetidamente a lo largo del ciclo de vida del programa.
- Etapa de disolución: Acuerdo entre las partes interesadas de que es hora de cerrar el programa.
- Hoja de ruta: cronograma de diagrama de Gantt que reúne todos los proyectos en un programa y los grafica juntos hasta el nivel de tarea.
- Gestión de riesgos: Una forma de identificar problemas potenciales que pueden surgir en un programa y tener un plan para reducir su impacto si ocurren.
- Plan de Negocios: Describe los objetivos de un proyecto o programa y las estrategias para alcanzarlos.
- Estructura de Desglose del Trabajo del Programa: Define el trabajo y los resultados necesarios para completar el programa. Se diferencia de una estructura de desglose del trabajo del proyecto porque se produce desde una perspectiva más amplia a nivel de programa.
- Gestión del cambio: método para gestionar el cambio, ya sea interno o externo, un proceso formalizado que implica la identificación, planificación, seguimiento, etc.
Conceptos básicos de la gestión de programas
Un gerente de programa asume la tarea de observar una variedad de proyectos relacionados y descubrir cómo administrarlos colectivamente para maximizar la eficiencia y lograr los objetivos del programa que requieren que dichos proyectos se ejecuten simultáneamente. El proceso de gestión de programas depende de una planificación adecuada, al igual que en la gestión de cualquier proyecto individual. Sin embargo, la diferencia es que la gestión de programas tiende a ser una actividad continua en la mayoría de las organizaciones.
La gestión de programas, entonces, es un proceso que se enfoca en lo macro sobre lo micro, que incluye:
- Controlar los programas y realizar actividades de gestión diarias.
- Supervisar el desarrollo y la implementación del plan de gestión del programa, la gobernanza del programa y los presupuestos para cada programa.
- Administrar tanto los recursos como las comunicaciones en todos los proyectos con sus partes interesadas.
- Asegurar que los entregables del proyecto de los proyectos dentro del plan del programa coincidan con los objetivos generales del programa
- Coordinar todos los documentos del programa con las interdependencias del proyecto, asegurándose de que todos estén en la misma página.
Lo que no es la gestión de programas:
- Manejar las minucias del día a día de un solo proyecto y sus tareas
- Elegir, priorizar y garantizar que todos los proyectos y programas tengan sentido para los objetivos de la empresa
- Seleccionar los productos adecuados en el momento adecuado
- Centrándose en la ejecución del proyecto.
- Seguimiento e informes sobre restricciones específicas del proyecto
¿Qué es el software de gestión de programas?
El software de gestión de programas es el activo más valioso de una oficina de gestión de programas. Permite a los gerentes planificar, organizar y administrar sus recursos en una variedad de proyectos y establecer un gobierno de programa apropiado. Está diseñado para controlar la programación de múltiples proyectos y sus costos relacionados, presupuesto, asignación de recursos y más.
Cada software de gestión de programas es ligeramente diferente, algunos ofrecen características más holísticas, mientras que otros se centran en aspectos específicos relacionados con la búsqueda y capitalización de las sinergias entre los proyectos del programa.
Como mínimo, querrá una herramienta que pueda administrar tareas, tenga una plataforma de comunicación que mantenga a todos en la misma página y un medio para monitorear y rastrear el progreso. Microsoft Project es uno de los software de gestión de proyectos más utilizados, pero tiene importantes inconvenientes que hacen de ProjectManager una mejor opción para la gestión de programas.
Beneficios del software de gestión de programas en línea
Es esencial contar con un software de administración de programas en línea que pueda ayudarlo a coordinar la administración de los muchos proyectos en su programa. Así es como puede ayudar:
- Facilitar el proceso de planificación del proyecto.
- Recopilar proyectos en grupos de gobernanza de programas
- Facilitar recursos a lo largo del programa.
- Recopile detalles del programa en informes con un solo clic
- Datos en vivo para tomar mejores decisiones
- Mostrar métricas en vivo en el panel de administración del programa
- Vea y equilibre la carga de trabajo de su equipo desde la misma página
