Qu'est-ce qu'un programme en gestion de projet ?
Un programme est un groupe de projets connexes qui sont gérés de manière coordonnée, de sorte qu'ils peuvent être exécutés simultanément et partager des ressources, des activités et des parties prenantes.
Qu'est-ce que la gestion de programme ?
La gestion de programme est une approche de gestion stratégique pour l'exécution et le contrôle de plusieurs projets connexes. L'objectif de la gestion de programme est de générer des avantages pour l'ensemble du programme en partageant les ressources, les coûts et les autres activités du projet.
La gestion simultanée de projets connexes crée des possibilités de synergies qui seraient insaisissables si l'on devait gérer chaque projet séparément. Cela nécessite une gestion plus complexe que la gestion d'un projet individuel, car l'objectif de la gestion du programme est plus large.
Lorsqu'ils entreprennent la tâche de gérer un programme, les gestionnaires de programme s'appuient sur de puissants outils logiciels qui leur permettent de planifier, de surveiller et de rendre compte des performances. Avec la suite d'outils de gestion de programme en ligne de ProjectManager, vous pouvez prendre les bonnes décisions pour vous et votre organisation.
Avec l'aide de ces outils logiciels, les gestionnaires de programme regroupent des projets similaires dans un programme. Ensuite, ils utilisent diverses techniques, connaissances et compétences pour les gérer ensemble pour le meilleur retour sur investissement.
Gestion de programme vs gestion de projet
La gestion de programme, ou gestion de programme, traite d'un groupe de projets connexes, tandis que la gestion de projet ne concerne qu'un seul projet. Les programmes ont tendance à être plus vastes, plus généraux et la stratégie de conduite est à long terme.
Les programmes sont créés à partir d'une vue commerciale de haut niveau, tandis que les projets sont beaucoup plus spécifiques. Un plan de programme vise à atteindre les objectifs stratégiques et les objectifs commerciaux des organisations. Ils ont des délais flexibles et recherchent des avantages à long terme. Au contraire, les projets ont des délais stricts et recherchent le contrôle de la qualité, la rapidité et la rentabilité pour produire les livrables.
La principale différence entre la gestion de programme et la gestion de projet est que la portée d'un programme est beaucoup plus large et plus ajustable, tandis qu'un projet est défini par ses livrables. Les programmes sont un exercice persistant, tandis que les projets ont des dates de début et de fin définies, qui sont spécifiées dans le plan de projet.
La réalisation du plan stratégique et de la vision stratégique d'une organisation nécessite généralement des programmes à long terme qui consistent en divers projets individuels. Le plan de gouvernance et de gestion du programme définit la manière dont ces projets seront exécutés. Les grandes organisations doivent généralement exécuter plusieurs programmes à la fois, qui font partie de leur portefeuille de projets.
Gestion de programme vs gestion de portefeuille de projets
La gestion de programme n'est pas la même que la gestion de portefeuille de projets. Le Project Management Institute (PMI) définit un portefeuille de projets comme « des projets, des programmes, des portefeuilles de filiales et des opérations gérés comme un groupe » dans son livre Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Ainsi, en termes simples, un portefeuille de projets est le plus grand groupe de projets et de programmes qu'une organisation exécute à un moment donné.
Qu'est-ce qu'un gestionnaire de programme ?
Le rôle de gestionnaire de programme nécessite généralement une personne titulaire d'une certification en gestion de programme. Un responsable de programme est chargé de superviser le cycle de vie d'un programme en travaillant avec différentes équipes, chefs de projet, gestionnaires de portefeuille et parties prenantes.
Que fait un gestionnaire de programme ?
Un gestionnaire de programme est un professionnel de la gestion de programme (PgMP) qui se spécialise dans la gestion stratégique d'un groupe de projets connexes et tente de créer des gains d'efficacité et d'atteindre les buts et objectifs stratégiques de l'organisation pour laquelle il travaille.
Les gestionnaires de programme travailleront sur plusieurs projets pour tirer parti des interdépendances, diriger les gestionnaires de projet qui gèrent les projets individuels du programme et faciliter la communication entre les équipes interfonctionnelles.
Responsabilités du gestionnaire de programme
Entre autres tâches, les principales responsabilités d'un gestionnaire de programme sont la gestion des risques, le contrôle de la qualité, la gestion du changement, la gestion des communications avec les parties prenantes et les rapports. Les gestionnaires de programme doivent également collaborer avec les gestionnaires de portefeuille pour s'assurer que leur plan de programme s'aligne sur le plan de gestion du portefeuille de programmes de leur organisation.
Voici les responsabilités dont un gestionnaire de programme doit généralement tenir compte dans ses tâches quotidiennes :
Planification du programme
La planification du programme est le point de départ de la gestion du programme, et il est de la plus haute importance de s'assurer que votre programme est planifié correctement. Avoir un plan de gestion de programme bien pensé permet d'économiser du temps et de l'argent et permet aux gestionnaires de programme d'anticiper les risques et de définir de manière préliminaire des méthodes pour les résoudre. Comme tout plan, un plan de gestion de programme décompose les gros morceaux de travail en morceaux plus petits et plus gérables. Une structure de répartition du travail de programme permet aux gestionnaires de programme de faire exactement cela.
Contrôle des coûts
Les programmes coûtent de l'argent pour fonctionner, et le montant de l'engagement financier que le programme nécessitera doit être estimé à l'avance. Par conséquent, une fois qu'un plan de programme de base est en place, il appartient au gestionnaire de programme de déterminer combien il en coûtera pour l'exécuter. Plus cette analyse est précise, mieux c'est pour la budgétisation de l'organisation à long terme.
Gestion de programme
Avec un plan en place et l'argent pour le financer, le gestionnaire de programme doit gérer l'exécution des différents projets du programme. Les responsables de programme utilisent généralement des outils tels que les diagrammes de Gantt, qui sont essentiels au suivi du succès du programme. Avec un Gantt, les responsables de programme peuvent décomposer leurs programmes en phases et explorer leurs projets constitutifs jusqu'au niveau des tâches. Ces outils de gestion de programme permettent aux gestionnaires de programme d'utiliser des données en temps réel comme données d'entrée pour leur processus de prise de décision, ce qui est une pratique exemplaire de gestion de programme.
Gestion du changement
Les projets changent toujours, il va donc de soi que les programmes qui détiennent ces projets doivent également changer. Les gestionnaires de programme doivent avoir mis en place des processus de gestion du changement pour gérer ces changements. Les changements peuvent provenir des parties prenantes ou en interne et ils peuvent également être des changements externes dus à la chaîne d'approvisionnement, aux conditions météorologiques et à d'autres forces. Quelle que soit leur origine, ces modifications doivent être identifiées, approuvées ou refusées, puis traitées.
Termes clés de la gestion de programme
De nombreux termes utilisés dans la gestion de programme sont les mêmes que ceux utilisés dans la gestion de projet. Il est toujours utile de parcourir les plus grands pour mieux communiquer ce qu'est la gestion de programme et comment elle se différencie de la gestion de projet.
- Programme : en gestion de projet, un programme est un groupe de plusieurs projets qui doivent être exécutés simultanément pour obtenir des avantages et atteindre des objectifs de programme qui ne seraient pas obtenus en les gérant individuellement.
- Gestion de programme : est l'application de compétences, de techniques et d'outils de gestion de programme pour planifier, exécuter et contrôler des programmes. C'est aussi ce qu'on appelle la gestion de programme.
- Bureau de gestion de programme : Semblable à un bureau de gestion de projet, le bureau de gestion de programme aide les membres de toutes les organisations à s'impliquer dans l'exécution des programmes.
- Jalon : marque le début ou la fin d'une phase d'un projet individuel, généralement autour de livrables connexes. Aide à suivre les progrès.
- Partie prenante : toute personne ayant un intérêt direct dans le projet ou le programme.
- Base de référence : utilisé pour mesurer les performances en saisissant le calendrier, le coût et la portée d'un plan de projet. Ensuite, les progrès réels peuvent être comparés à cela.
- Triple contrainte : Trois domaines qui ont un impact sur tout projet ou programme, à savoir le temps, la portée et le coût, qui doivent être équilibrés pour maintenir les progrès. La qualité est souvent incluse comme quatrième point de ce triangle.
- Gouvernance du programme : fait référence à toutes les différentes actions qui sont prises pour surveiller et contrôler le succès d'un programme à chaque étape de son cycle de vie, telles que les réunions, les rapports, la gestion des risques, la gestion du changement, entre autres éléments de gouvernance.
- Plan de programme : Un plan de programme est l'ensemble de documents élaborés pour guider l'exécution et le suivi du programme. Il est également connu sous le nom de plan de gestion du programme.
- Cadre de gestion de programme : Englobe chaque composant, participant, processus, outil et méthodologie requis pour un programme.
- Portefeuille de programmes : est un groupe de programmes et d'activités connexes qui peuvent être exécutés collectivement pour atteindre des objectifs stratégiques et des objectifs commerciaux. La gestion du portefeuille de programmes fait référence aux mesures prises par la direction pour gérer avec succès les portefeuilles de programmes.
- Cycle de vie du programme : Composé de cinq étapes, formation, organisation, déploiement, évaluation et dissolution.
- Stade de fondation : Processus itératif qui définit les bénéfices attendus du programme en analysant les attentes des parties prenantes.
- Étape d'organisation : création de l'analyse de rentabilisation du programme, du plan de gestion du programme, de la gouvernance du programme, des procédures opérationnelles, etc.
- Phase de déploiement : Fournir les capacités des projets du programme sur une base cyclique.
- Étape d'évaluation : Évaluer les avantages du programme et évaluer s'ils répondent aux attentes, à plusieurs reprises tout au long du cycle de vie du programme.
- Étape de dissolution : Accord entre les intervenants qu'il est temps de fermer le programme.
- Feuille de route : chronologie du diagramme de Gantt qui rassemble tous les projets d'un programme et les regroupe jusqu'au niveau de la tâche.
- Gestion des risques : Un moyen d'identifier les problèmes potentiels qui peuvent survenir dans un programme et d'avoir un plan en place pour réduire leur impact s'ils se produisent.
- Plan d'affaires : décrit les objectifs d'un projet ou d'un programme et les stratégies pour les atteindre.
- Structure de répartition du travail du programme : définit le travail et les résultats nécessaires pour mener à bien le programme. Elle diffère d'une structure de répartition du travail de projet car elle est produite dans une perspective plus large, au niveau du programme.
- Change Management : Méthode de gestion du changement, qu'il soit interne ou externe, un processus formalisé d'identification, de planification, de suivi, etc.
Bases de la gestion de programme
Un gestionnaire de programme se charge d'examiner une variété de projets connexes et de déterminer comment les gérer collectivement pour maximiser l'efficacité et atteindre les objectifs du programme qui nécessitent que lesdits projets soient exécutés simultanément. Le processus de gestion du programme dépend d'une bonne planification, tout comme dans la gestion de tout projet individuel. La différence, cependant, est que la gestion de programme tend à être une activité continue dans la plupart des organisations.
La gestion de programme est donc un processus qui se concentre sur le macro plutôt que sur le micro, qui comprend :
- Vérifier les programmes et effectuer les activités de gestion quotidiennes
- Superviser l'élaboration et la mise en œuvre du plan de gestion du programme, de la gouvernance du programme et des budgets pour chaque programme
- Gérer à la fois les ressources et les communications sur tous les projets avec leurs parties prenantes
- Veiller à ce que les produits livrables des projets du plan de programme correspondent aux objectifs généraux du programme
- Coordonner tous les documents du programme avec les interdépendances du projet, en s'assurant qu'ils sont tous sur la même page
Ce que la gestion de programme n'est pas :
- Gérer les détails quotidiens d'un projet unique et de ses tâches
- Choisir, hiérarchiser et s'assurer que tous les projets et programmes sont cohérents avec les objectifs de l'entreprise
- Choisir les bons produits au bon moment
- Se concentrer sur l'exécution du projet
- Suivi et rapports sur les contraintes spécifiques du projet
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de programme ?
Le logiciel de gestion de programme est l'atout le plus précieux d'un bureau de gestion de programme. Il permet aux managers de planifier, d'organiser et de gérer leurs ressources à travers un éventail de projets et de mettre en place une gouvernance de programme appropriée. Il est conçu pour contrôler la planification de plusieurs projets et leurs coûts, budgets, allocations de ressources, etc.
Chaque logiciel de gestion de programme est légèrement différent, certains offrant des fonctionnalités plus globales, tandis que d'autres se concentrent sur des spécificités liées à la recherche et à la capitalisation des synergies entre les projets du programme.
Au minimum, vous voudrez un outil capable de gérer les tâches, doté d'une plate-forme de communication qui garde tout le monde sur la même longueur d'onde et d'un moyen de surveiller et de suivre les progrès. Microsoft Project est l'un des logiciels de gestion de projet les plus couramment utilisés, mais il présente des inconvénients majeurs qui font de ProjectManager un meilleur choix pour la gestion de programme.
Avantages du logiciel de gestion de programme en ligne
Avoir un logiciel de gestion de programme en ligne qui peut vous aider à coordonner la gestion des nombreux projets de votre programme est essentiel. Voici comment cela peut vous aider :
- Faciliter le processus de planification de projet
- Collecter les projets dans les groupes de gouvernance du programme
- Faciliter les ressources tout au long du programme
- Rassemblez les détails du programme dans des rapports en un clic
- Des données en direct pour prendre de meilleures décisions
- Afficher les métriques en direct sur le tableau de bord de gestion du programme
- Voir et équilibrer la charge de travail de votre équipe à partir de la même page
