Was ist ein Programm im Projektmanagement?
Ein Programm ist ein Cluster verwandter Projekte, die koordiniert verwaltet werden, sodass sie gleichzeitig ausgeführt werden können und Ressourcen, Aktivitäten und Interessengruppen gemeinsam nutzen.
Was ist Programmmanagement?
Programmmanagement ist ein strategischer Managementansatz zur Ausführung und Steuerung mehrerer zusammenhängender Projekte. Das Ziel des Programmmanagements ist es, Vorteile für das gesamte Programm zu erzielen, indem Projektressourcen, Kosten und andere Projektaktivitäten geteilt werden.
Die gleichzeitige Verwaltung verwandter Projekte schafft Möglichkeiten für Synergien, die schwer fassbar wären, wenn man jedes Projekt separat verwalten würde. Dies erfordert ein komplexeres Management als die Leitung eines einzelnen Projekts, da der Fokus des Programmmanagements breiter ist.
Bei der Verwaltung eines Programms verlassen sich Programmmanager auf leistungsstarke Softwaretools, die es ihnen ermöglichen, die Leistung zu planen, zu überwachen und darüber Bericht zu erstatten. Mit der Online-Suite von Programmmanagement-Tools von ProjectManager können Sie die richtigen Entscheidungen für sich und Ihr Unternehmen treffen.
Mit Hilfe dieser Softwaretools fassen Programmmanager ähnliche Projekte zu einem Programm zusammen. Dann verwenden sie verschiedene Techniken, Kenntnisse und Fähigkeiten, um sie gemeinsam zu verwalten, um den größten Return on Investment zu erzielen.
Programmmanagement vs. Projektmanagement
Das Programmmanagement oder Programmmanagement befasst sich mit einer Gruppe verwandter Projekte, während das Projektmanagement nur ein Projekt betrifft. Die Programme sind tendenziell größer, allgemeiner und die Fahrstrategie ist langfristig angelegt.
Programme werden aus einer übergeordneten geschäftlichen Sicht erstellt, während Projekte viel spezifischer sind. Ein Programmplan soll strategische Ziele und Geschäftsziele von Organisationen erreichen. Sie haben flexible Fristen und streben nach langfristigem Nutzen. Im Gegenteil, Projekte haben strenge Fristen und streben nach Qualitätskontrolle, Pünktlichkeit und Kosteneffizienz, um Ergebnisse zu erzielen.
Der Hauptunterschied zwischen Programmmanagement und Projektmanagement besteht darin, dass der Umfang eines Programms viel breiter und anpassbarer ist, während ein Projekt durch seine Ergebnisse definiert wird. Programme sind eine dauerhafte Übung, während Projekte definierte Start- und Enddaten haben, die im Projektplan festgelegt sind.
Das Erreichen des strategischen Plans und der strategischen Vision einer Organisation erfordert normalerweise langfristige Programme, die aus verschiedenen Einzelprojekten bestehen. Die Programm-Governance und der Programm-Managementplan definieren, wie diese Projekte ausgeführt werden. Große Organisationen müssen in der Regel mehrere Programme gleichzeitig ausführen, die Teil ihres Projektportfolios sind.
Programmmanagement vs. Projektportfoliomanagement
Programmmanagement ist nicht dasselbe wie Projektportfoliomanagement. Das Project Management Institute (PMI) definiert in seinem Buch Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ein Projektportfolio als „Projekte, Programme, untergeordnete Portfolios und Operationen, die als Gruppe verwaltet werden“. Einfach ausgedrückt ist ein Projektportfolio also die größere Gruppe von Projekten und Programmen, die eine Organisation zu einem bestimmten Zeitpunkt durchführt.
Was ist ein Programmmanager?
Die Rolle des Programmmanagers erfordert im Allgemeinen eine Person mit einer Programmmanagement-Zertifizierung. Ein Programmmanager ist für die Überwachung des Lebenszyklus eines Programms verantwortlich, indem er mit verschiedenen Teams, Projektmanagern, Portfoliomanagern und Interessenvertretern zusammenarbeitet.
Was macht ein Programmmanager?
Ein Programmmanager ist ein Program Management Professional (PgMP), der sich auf das strategische Management einer Gruppe verwandter Projekte spezialisiert hat und versucht, Effizienz zu schaffen und die strategischen Ziele und Ziele der Organisation, für die er arbeitet, zu erreichen.
Programmmanager arbeiten über mehrere Projekte hinweg, um auf Abhängigkeiten aufzubauen, die Projektmanager zu leiten, die die einzelnen Projekte im Programm verwalten, und die Kommunikation zwischen funktionsübergreifenden Teams zu erleichtern.
Verantwortlichkeiten des Programmmanagers
Zu den Hauptaufgaben eines Programmmanagers gehören unter anderem das Risikomanagement, die Qualitätskontrolle, das Änderungsmanagement, die Verwaltung der Kommunikation mit den Interessengruppen und die Berichterstattung. Programmmanager müssen auch mit Portfoliomanagern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass ihr Programmplan mit dem Programmportfolio-Managementplan ihrer Organisation übereinstimmt.
Dies sind die Verantwortlichkeiten, die ein Programmmanager normalerweise bei seinen täglichen Aufgaben berücksichtigen muss:
Programmplanung
Bei der Programmplanung beginnt das Programmmanagement, und es ist von größter Bedeutung, sicherzustellen, dass Ihr Programmplan richtig erstellt wird. Ein gut durchdachter Programmmanagementplan spart Zeit und Geld und ermöglicht es Programmmanagern, Risiken vorherzusehen und vorläufig Methoden zu ihrer Lösung festzulegen. Wie jeder Plan zerlegt ein Programmverwaltungsplan die größeren Arbeitseinheiten in kleinere, überschaubarere Teile. Ein Projektstrukturplan ermöglicht es Programmmanagern, genau das zu tun.
Kostenkontrolle
Die Ausführung von Programmen kostet Geld, und wie viel finanzielles Engagement das Programm erfordern wird, muss im Voraus geschätzt werden. Sobald ein grundlegender Programmplan vorliegt, liegt es daher am Programmmanager, herauszufinden, wie viel die Ausführung kosten wird. Je genauer diese Analyse ist, desto besser für die langfristige Budgetierung der Organisation.
Programm-Management
Mit einem Plan und dem Geld, um ihn zu finanzieren, muss der Programmmanager die Ausführung der verschiedenen Projekte im Programm verwalten. Programmmanager leben in der Regel von Tools wie Gantt-Diagrammen, die für die Verfolgung des Programmerfolgs unerlässlich sind. Mit einem Gantt können Programmmanager ihre Programme in Phasen unterteilen und ihre einzelnen Projekte bis auf Aufgabenebene aufschlüsseln. Diese Programmmanagement-Tools ermöglichen es Programmmanagern, Echtzeitdaten als Input für ihren Entscheidungsprozess zu verwenden, was eine bewährte Methode für das Programmmanagement ist.
Änderungsmanagement
Projekte ändern sich ständig, daher liegt es nahe, dass sich Programme, die diese Projekte enthalten, ebenfalls ändern müssen. Programmmanager müssen über Änderungsmanagementprozesse verfügen, um diese Änderungen zu verwalten. Änderungen können von Stakeholdern oder intern kommen und es können auch externe Änderungen aufgrund von Lieferketten, Wetter und anderen Kräften sein. Wo immer sie entstehen, müssen diese Änderungen identifiziert, genehmigt oder abgelehnt und dann darauf reagiert werden.
Schlüsselbegriffe des Programmmanagements
Viele Begriffe, die im Programmmanagement verwendet werden, sind die gleichen wie im Projektmanagement. Es ist dennoch hilfreich, die größeren durchzugehen, um besser zu kommunizieren, was Programmmanagement ist und wie es sich vom Projektmanagement unterscheidet.
- Programm: Im Projektmanagement ist ein Programm eine Gruppe mehrerer Projekte, die gleichzeitig ausgeführt werden müssen, um Vorteile zu erzielen und Programmziele zu erreichen, die durch eine individuelle Verwaltung nicht erreicht würden.
- Programmmanagement: Ist die Anwendung von Programmmanagementfähigkeiten, -techniken und -werkzeugen zur Planung, Ausführung und Kontrolle von Programmen. Es wird auch Programmverwaltung genannt.
- Programm-Management-Büro: Ähnlich wie ein Projekt-Management-Büro hilft das Programm-Management-Büro Mitgliedern in allen Organisationen, sich an der Durchführung von Programmen zu beteiligen.
- Meilenstein: Markiert den Beginn oder das Ende einer Phase in einem einzelnen Projekt, normalerweise um verwandte Ergebnisse herum. Hilft, den Fortschritt zu verfolgen.
- Stakeholder: Jeder mit einem berechtigten Interesse an dem Projekt oder Programm.
- Baseline: Wird verwendet, um die Leistung zu messen, indem der Zeitplan, die Kosten und der Umfang eines Projektplans erfasst werden. Dann kann der tatsächliche Fortschritt damit verglichen werden.
- Dreifache Einschränkung: Drei Bereiche, die sich auf jedes Projekt oder Programm auswirken, nämlich Zeit, Umfang und Kosten, die ausgewogen sein müssen, um den Fortschritt aufrechtzuerhalten. Qualität wird oft als vierter Punkt in dieses Dreieck aufgenommen.
- Programm-Governance: Bezieht sich auf all die verschiedenen Maßnahmen, die ergriffen werden, um den Erfolg eines Programms in jeder Phase seines Lebenszyklus zu überwachen und zu kontrollieren, wie z. B. Meetings, Berichterstattung, Risikomanagement, Änderungsmanagement und andere Elemente der Governance.
- Programmplan: Ein Programmplan ist der Satz von Dokumenten, die entwickelt werden, um die Programmausführung und -überwachung zu leiten. Er wird auch als Programmmanagementplan bezeichnet.
- Program Management Framework: Umfasst alle Komponenten, Teilnehmer, Prozesse, Tools und Methoden, die für ein Programm erforderlich sind.
- Programmportfolio: Ist eine Gruppe von Programmen und verwandten Aktivitäten, die gemeinsam ausgeführt werden können, um strategische Ziele und Geschäftsziele zu erreichen. Programmportfoliomanagement bezieht sich auf die Maßnahmen, die vom Management ergriffen werden, um Programmportfolios erfolgreich zu handhaben.
- Lebenszyklus des Programms: Besteht aus fünf Phasen: Gründung, Organisation, Einsatz, Bewertung und Auflösung.
- Gründungsphase: Iterativer Prozess, der den erwarteten Nutzen des Programms definiert, indem er die Erwartungen der Stakeholder analysiert.
- Organisationsphase: Erstellen des Business Case des Programms, des Programmmanagementplans, der Programmführung, der Betriebsverfahren usw.
- Bereitstellungsphase: Bereitstellung von Kapazitäten der Projekte des Programms auf zyklischer Basis.
- Bewertungsphase: Bewertung der Programmvorteile und Bewertung, ob sie die Erwartungen erfüllen, wiederholt während des gesamten Programmlebenszyklus.
- Auflösungsphase: Vereinbarung zwischen den Beteiligten, dass es an der Zeit ist, das Programm abzuschließen.
- Roadmap: Gantt-Diagramm-Zeitachse, die alle Projekte in einem Programm sammelt und sie bis auf die Aufgabenebene zusammen darstellt.
- Risikomanagement: Eine Möglichkeit, potenzielle Probleme zu identifizieren, die in einem Programm auftreten können, und einen Plan zu haben, um ihre Auswirkungen zu reduzieren, falls sie auftreten.
- Geschäftsplan: Beschreibt die Ziele eines Projekts oder Programms und die Strategien, um diese zu erreichen.
- Projektstrukturplan: Definiert die Arbeiten und Ergebnisse, die zum Abschluss des Programms erforderlich sind. Es unterscheidet sich von einem Projektstrukturplan, da es aus einer breiteren Perspektive auf Programmebene erstellt wird.
- Änderungsmanagement: Methode zur Verwaltung von Änderungen, ob intern oder extern, ein formalisierter Prozess, der Identifizierung, Planung, Verfolgung usw. umfasst.
Grundlagen des Programmmanagements
Ein Programmmanager übernimmt die Aufgabe, sich eine Vielzahl verwandter Projekte anzusehen und herauszufinden, wie sie gemeinsam verwaltet werden können, um die Effizienz zu maximieren und Programmziele zu erreichen, die eine gleichzeitige Ausführung dieser Projekte erfordern. Der Programmmanagementprozess hängt von der richtigen Planung ab, genau wie das Management jedes einzelnen Projekts. Der Unterschied besteht jedoch darin, dass das Programmmanagement in den meisten Organisationen eine fortlaufende Aktivität ist.
Programmmanagement ist also ein Prozess, der sich auf das Makro statt auf das Mikro konzentriert, was Folgendes beinhaltet:
- Überprüfung von Programmen und Durchführung täglicher Managementaktivitäten
- Beaufsichtigung der Entwicklung und Umsetzung des Programmmanagementplans, der Programmführung und der Budgets für jedes Programm
- Verwaltung von Ressourcen und Kommunikation über alle Projekte hinweg mit ihren Stakeholdern
- Sicherstellen, dass Projektergebnisse aus Projekten innerhalb des Programmplans mit den allgemeinen Programmzielen übereinstimmen
- Koordinieren aller Programmdokumente mit Projektabhängigkeiten, um sicherzustellen, dass sie alle auf einer Seite sind
Was Programmmanagement nicht ist:
- Umgang mit den alltäglichen Kleinigkeiten eines einzelnen Projekts und seiner Aufgaben
- Die Auswahl, Priorisierung und Sicherstellung aller Projekte und Programme ist für die Unternehmensziele sinnvoll
- Auswahl der richtigen Produkte zur richtigen Zeit
- Fokussierung auf die Projektdurchführung
- Verfolgung und Berichterstattung über bestimmte Projektbeschränkungen
Was ist Programmverwaltungssoftware?
Programmverwaltungssoftware ist das wertvollste Gut eines Programmverwaltungsbüros. Es ermöglicht Managern, ihre Ressourcen über eine Reihe von Projekten hinweg zu planen, zu organisieren und zu verwalten und eine geeignete Programm-Governance einzurichten. Es wurde entwickelt, um die Planung mehrerer Projekte und die damit verbundenen Kosten, das Budget, die Ressourcenzuweisung und mehr zu kontrollieren.
Jede Programmverwaltungssoftware ist etwas anders, einige bieten ganzheitlichere Funktionen, während andere sich auf Besonderheiten im Zusammenhang mit dem Finden und Nutzen der Synergien zwischen Projekten im Programm konzentrieren.
Als absolutes Minimum benötigen Sie ein Tool, das Aufgaben verwalten kann, über eine Kommunikationsplattform verfügt, die alle auf dem gleichen Stand hält, und eine Möglichkeit, den Fortschritt zu überwachen und zu verfolgen. Microsoft Project ist eine der am häufigsten verwendeten Projektmanagementsoftware, hat jedoch große Nachteile, die ProjectManager zu einer besseren Wahl für das Programmmanagement machen.
Vorteile der Online-Programmverwaltungssoftware
Eine Online-Programmverwaltungssoftware zu haben, mit der Sie die Verwaltung der vielen Projekte in Ihrem Programm koordinieren können, ist unerlässlich. So kann es helfen:
- Erleichterung des Projektplanungsprozesses
- Sammeln Sie Projekte in Programm-Governance-Gruppen
- Bereitstellung von Ressourcen während des gesamten Programms
- Sammeln Sie Programmdetails in One-Click-Berichten
- Live-Daten, um bessere Entscheidungen zu treffen
- Zeigen Sie Live-Metriken auf dem Programmverwaltungs-Dashboard an
- Sehen Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams auf derselben Seite und gleichen Sie sie aus
