13 principais estratégias para os profissionais de marketing B2B hospedarem e promoverem eventos virtuais ao vivo

Boas notícias! Está mais fácil do que nunca organizar um evento virtual.

Notícia não tão boa! Todas as marcas B2B que você já ouviu falar também estão hospedando eventos virtuais. E a maioria de nós está cansada de olhar para uma tela 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Isso não significa não fazer eventos virtuais. Mas isso significa que temos que ser mais estratégicos ao montar um. Você precisa usar todo o seu poder e proeza de marketing para garantir que seu evento seja atendido e que os participantes tenham uma ótima experiência.

Vamos dar uma olhada em algumas coisas que você pode fazer antes, durante e depois de um evento virtual para levá-lo ao próximo nível.

13 principais estratégias para eventos virtuais

Do marketing de conteúdo ao social orgânico, um evento virtual de sucesso usa todas as ferramentas do kit de ferramentas de seus profissionais de marketing. Além disso, há algumas considerações que são exclusivas desse canal específico.

Antes do Evento: Estratégia e Promoção

1 — Estabeleça Metas

Inicie o processo do seu evento definindo metas para a finalidade comercial que deseja alcançar. Por exemplo, se você está aumentando a conscientização sobre a marca, convém ter influenciadores e líderes de opinião que atraiam um público amplo. Mas se você quiser que os participantes reservem uma demonstração depois de participar, você está procurando um público menor, mas altamente segmentado. Essa é a primeira decisão que moldará sua estratégia de promoção e até mesmo seu conteúdo.

2 — Escolha uma plataforma

Há uma variedade potencialmente desconcertante de plataformas virtuais por aí agora. Eles variam de algo tão simples como transmissão ao vivo no Facebook ou Instagram, até salas de conferências virtuais de nível empresarial com várias salas personalizáveis.

Achamos que os eventos do LinkedIn são um bom meio termo entre esses extremos. Existem muitas ferramentas fáceis de usar incorporadas que o tornam mais personalizável e interativo do que uma transmissão ao vivo plana, mas não possui sinos e assobios que prejudicam o orçamento.

Dito isto, se você é uma empresa que procura uma solução de hospedagem com tudo incluído, há muitas opções. Este post do blog tem o resumo de alguns dos mais populares.

Não importa qual plataforma você escolha, certifique-se de ter um plano de backup em vigor. Se sua transmissão ao vivo do LinkedIn falhar, por exemplo, esteja pronto para rolar no YouTube.

3 — Pré-gravação e/ou ensaio

Um evento virtual não precisa ser 100% ao vivo — na verdade, pode ser uma experiência melhor para o público se não for. Você pode apresentar algumas sessões pré-gravadas animadas com b-roll e música, para equilibrar as cabeças falantes.

Independentemente de você optar por pré-gravar ou não, é uma boa ideia ensaiar seus segmentos antes do evento em si.

4 — Planeje sua 'sala de guerra'

Durante o evento, você vai querer ter uma equipe de pessoas coordenando os bastidores (mais sobre a próxima seção). Agora é a hora de descobrir quem estará de plantão, quais tarefas eles cuidarão e como a equipe se comunicará se você estiver trabalhando remotamente. Alguns de nossos clientes trabalham com uma plataforma de mensagens instantâneas, aliada a uma videochamada interna para manter todos conectados.

5 — Defina uma agenda

Seu evento virtual deve ser altamente estruturado – os convidados devem saber exatamente o que estão recebendo e ser capazes de planejar os horários em que desejam participar. Ao definir a agenda, certifique-se de planejar também os segmentos interativos. Dê ao público a chance de adicionar à conversa e ser ativo em vez de passivo.

6 - Promover e Ampliar

As dicas acima ajudarão a fazer o webinar funcionar sem problemas. Agora é uma questão de fazer com que as pessoas compareçam. Comece com um pouco de marketing de conteúdo: use seu blog para apresentar os palestrantes e o assunto. Adicione um aviso ao seu boletim informativo também.

Nas mídias sociais, publique postagens orgânicas solicitando que seu público envie perguntas e considere anúncios pagos para se inscrever no evento. Se você estiver nos eventos do LinkedIn, poderá oferecer um processo de registro sem interrupções.

E claro, nossa agência sempre inclui influenciadores como parte da estratégia de promoção. Equipe seus apresentadores com imagens e mensagens de mídia social que eles podem usar para amplificar o evento para seu público.

Durante o evento: apoio e engajamento

7 — Faça perguntas e participe do bate-papo

Mencionei a 'sala de guerra' acima - durante o evento, deve haver alguns moderadores dedicados a gerenciar o envolvimento do público. Essas pessoas podem pedir feedback no bate-papo, postar as principais conclusões em tempo real nas mídias sociais e fazer perguntas do público para perguntas e respostas. Essa equipe torna mais fácil para os apresentadores e o anfitrião se concentrarem no que estão fazendo, em vez de tentar envolver o público.

8 — Tenha um espaço de convívio dedicado

Uma coisa que faz um evento virtual parecer mais físico: um lugar para conversar, socializar e fazer networking. Algumas plataformas virtuais têm esses espaços integrados — são salas virtuais com áudio espacial que permite que as pessoas se dividam em pequenos grupos de conversa.

Se sua plataforma não tiver esse recurso, considere um serviço como Gather , Topio ou Bramble . Certifique-se de ter um moderador ou dois nesse espaço também, para responder perguntas e manter a ordem.

9 — Continue promovendo durante todo o evento

Só porque o evento começou, não significa que o trabalho de promoção tenha terminado. Sua equipe deve postar nas mídias sociais – especialmente no Twitter, para imediatismo – compartilhando dicas e vinculando-se ao próprio evento. Você pode continuar convidando pessoas para participar enquanto o evento estiver em andamento.

Após o evento: revisão e reaproveitamento

10 - Informe sua equipe

Enquanto o evento está fresco na mente de todos, faça uma reunião para discutir o que deu certo, o que pode ser melhor e o que você pode melhorar para a próxima vez. Também é uma boa oportunidade para tirar conclusões importantes e identificar oportunidades de reaproveitamento.

11 — Crie um Post de Destaques

Reúna as principais conclusões do seu evento virtual em uma postagem no blog. Você pode compartilhar a postagem com seus influenciadores para reativá-los e começar a aumentar a conscientização para seu próximo evento.

12 — Compartilhe Destaques do Influenciador

Crie postagens de mídia social com imagens que apresentam citações do evento. Certifique-se de equipar seus influenciadores com imagens e mensagens que eles podem usar para promover o blog takeaway também.

13 — Envie um e-mail de agradecimento

Se o seu evento virtual exigia inscrição, agora você tem uma lista de e-mail que pode ser usada (criteriosamente) para promover eventos futuros. Envie um e-mail agradecendo a presença das pessoas e permita que elas aceitem receber e-mails da marca, ou apenas e-mails sobre eventos futuros, ou desativem completamente.

Um evento praticamente perfeito

Os eventos virtuais evoluíram muito nos últimos dois anos – acontece que a necessidade realmente é a mãe da invenção. Contanto que você aborde um evento virtual com a mesma profundidade de estratégia que usaria para um evento presencial, poderá torná-lo memorável para seus convidados e valer a pena do ponto de vista comercial.

Confira o post de Lee Odden sobre eventos virtuais, podcasting e Clubhouse para saber mais.