Las 13 mejores estrategias para que los especialistas en marketing B2B organicen y promuevan eventos virtuales en vivo

¡Una gran noticia! Es más fácil que nunca organizar un evento virtual.

¡Noticias no tan buenas! Todas las marcas B2B de las que has oído hablar TAMBIÉN organizan eventos virtuales. Y la mayoría de nosotros estamos hartos de mirar una pantalla las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Eso no significa no hacer eventos virtuales. Pero sí significa que tenemos que ser más estratégicos al armar uno. Debe aplicar todo su poder y destreza de marketing para asegurarse de que asistan a su evento y que los asistentes tengan una gran experiencia.

Echemos un vistazo a algunas cosas que puede hacer antes, durante y después de un evento virtual para pasar al siguiente nivel.

13 estrategias principales para eventos virtuales

Desde el marketing de contenidos hasta las redes sociales orgánicas, un evento virtual exitoso utiliza todas las herramientas de su kit de herramientas de marketing. Además, hay algunas consideraciones que son exclusivas de este canal en particular.

Antes del evento: estrategia y promoción

1 — Establecer metas

Comience el proceso de su evento estableciendo objetivos para el propósito comercial que desea lograr. Por ejemplo, si está aumentando el conocimiento de la marca, querrá tener personas influyentes y líderes de opinión que atraigan a una audiencia amplia. Pero si desea que los asistentes reserven una demostración después de asistir, está buscando una audiencia más pequeña pero muy específica. Esta es la primera decisión que dará forma a tu estrategia de promoción e incluso a tu contenido.

2 — Elija una plataforma

Hay una variedad potencialmente desconcertante de plataformas virtuales en este momento. Van desde algo tan simple como la transmisión en vivo en Facebook o Instagram, hasta salas de conferencias virtuales de nivel empresarial con múltiples salas personalizables.

Consideramos que LinkedIn Events es un buen término medio entre estos extremos. Hay muchas herramientas fáciles de usar integradas que lo hacen más personalizable e interactivo que una transmisión en vivo plana, pero no tiene campanas y silbatos que revientan el presupuesto.

Dicho esto, si es una empresa que busca una solución de alojamiento con todo incluido, hay muchas opciones. Esta publicación de blog tiene un resumen de algunos de los más populares.

Independientemente de la plataforma que elija, asegúrese de tener un plan de respaldo. Si tu transmisión en vivo de LinkedIn falla, por ejemplo, prepárate para rodar en YouTube.

3 — Pregrabar y/o ensayar

Un evento virtual no tiene que ser 100% en vivo; de hecho, podría ser una mejor experiencia para la audiencia si no lo es. Puede presentar algunas sesiones pregrabadas animadas con material de archivo y música, para equilibrar las cabezas parlantes.

Ya sea que elija pregrabar o no, es una buena idea ensayar sus segmentos antes del evento en sí.

4 — Planifica tu 'cuarto de guerra'

Durante el evento, querrá tener un equipo de personas coordinando entre bastidores (más información en la siguiente sección). Ahora es el momento de averiguar quién estará de servicio, de qué tareas se encargarán y cómo se comunicará el equipo si está trabajando de forma remota. Algunos de nuestros clientes trabajan con una plataforma de mensajería instantánea, combinada con una videollamada interna para mantener a todos conectados.

5 — Establecer una agenda

Su evento virtual debe estar muy estructurado: los invitados deben saber exactamente lo que recibirán y poder planificar las horas a las que quieren asistir. Cuando establezca la agenda, asegúrese de planificar también los segmentos interactivos. Brinde a la audiencia la oportunidad de participar en la conversación y ser activa en lugar de pasiva.

6 — Promover y amplificar

Los consejos anteriores ayudarán a que el seminario web funcione sin problemas. Ahora es cuestión de conseguir que la gente asista. Comience con un poco de marketing de contenido: use su blog para presentar a los oradores y el tema. Agregue también un aviso a su boletín informativo.

En las redes sociales, publique publicaciones orgánicas pidiéndole a su audiencia que envíe preguntas y considere anuncios pagados para registrarse en el evento. Si estás en Eventos de LinkedIn, puedes ofrecer un proceso de registro sin inconvenientes.

Y por supuesto, nuestra agencia siempre incluye influencers como parte de la estrategia de promoción. Equipe a sus presentadores con imágenes y mensajes de redes sociales que pueden usar para amplificar el evento a sus audiencias.

Durante el evento: apoye y participe

7 — Preguntas de pantalla y participación en el chat

Mencioné la "sala de guerra" arriba: durante el evento, debería haber algunos moderadores dedicados a gestionar la participación de la audiencia. Estas personas pueden solicitar comentarios en el chat, publicar puntos clave en tiempo real en las redes sociales y filtrar las preguntas de la audiencia para una sesión de preguntas y respuestas. Este equipo facilita que sus presentadores y anfitriones se concentren en lo que están haciendo, en lugar de tratar de involucrar a la audiencia.

8 — Tenga un espacio de socialización dedicado

Una cosa que hace que un evento virtual se sienta más como uno físico: un lugar para chatear, socializar y establecer contactos. Algunas plataformas virtuales tienen estos espacios integrados: son salas virtuales con audio espacial que permite a las personas dividirse en pequeños grupos de conversación.

Si su plataforma no tiene esta característica, considere un servicio como Gather , Topio o Bramble . Asegúrese de tener uno o dos moderadores en ese espacio también, para responder preguntas y mantener el orden.

9 — Sigue promocionando durante todo el evento

El hecho de que el evento haya comenzado no significa que el trabajo de promoción haya terminado. Su equipo debe publicar en las redes sociales, especialmente en Twitter, por inmediatez, compartir conclusiones y vincularse al evento en sí. Puedes seguir invitando a personas a unirse mientras el evento esté en marcha.

Después del evento: revisión y reutilización

10 — Informe a su equipo

Mientras el evento está fresco en la mente de todos, organice una reunión para analizar qué salió bien, qué podría salir mejor y qué puede mejorar para la próxima vez. También es una buena oportunidad para extraer conclusiones clave y detectar oportunidades para la reutilización.

11 — Crea una publicación destacada

Reúna los puntos clave de su evento virtual en una publicación de blog. Puedes compartir la publicación con tus influencers para reactivarlos y comenzar a crear conciencia para tu próximo evento.

12 — Comparte los aspectos destacados de los influencers

Cree publicaciones en las redes sociales con imágenes que incluyan citas del evento. Asegúrate de equipar a tus influencers con imágenes y mensajes que también puedan usar para promocionar el blog para llevar.

13 — Envíe un correo electrónico de agradecimiento

Si su evento virtual requería registro, ahora tiene una lista de correo electrónico que puede usarse (con criterio) para promocionar eventos futuros. Envíe un correo electrónico agradeciendo a las personas por asistir y permítales optar por recibir correos electrónicos de la marca, o solo correos electrónicos sobre eventos futuros, o darse de baja por completo.

Un evento virtualmente perfecto

Los eventos virtuales han evolucionado mucho en los últimos dos años; resulta que la necesidad es realmente la madre de la invención. Siempre que aborde un evento virtual con la misma profundidad de estrategia que usaría para uno en persona, puede hacer que sea memorable para sus invitados y que valga la pena desde una perspectiva comercial.

Consulte la publicación de Lee Odden sobre eventos virtuales, podcasting y Clubhouse para obtener más información.