As estratégias e a tecnologia por trás da realização de um encontro virtual bem-sucedido

Cerca de 85% dos líderes e executivos identificam os eventos presenciais como críticos para o sucesso de sua empresa. Na maioria dos lugares, durante a maior parte deste ano, isso foi impossível.

Não muito diferente de suas contrapartes presenciais, as cúpulas virtuais têm objetivos semelhantes:

1. Reúna as pessoas em seu mercado-alvo.
2. Difundir o conhecimento do setor.
3. Aumente a conscientização e cresça sua marca.
4. Aumente os resultados da sua empresa.

Mas, é claro, eles vêm com um conjunto adicional de desafios. Organizar um encontro virtual que deixa os participantes se sentindo conectados e mais informados é mais fácil falar do que fazer.

Com muita frequência, as cúpulas virtuais se transformam em “podcasts com esteróides” – as empresas lançam conteúdo sem fornecer aos participantes uma plataforma na qual interagir e se envolver.

Neste artigo, compartilho como executei o suporte técnico e de marketing para um encontro virtual com 3 a 5 mil participantes registrados.

Saiba por que você está hospedando uma cúpula virtual, o que você vai cobrir e para quem é

Meu amigo Joe Howard, do WP Buffs, está organizando uma cúpula virtual no momento em que escrevo este artigo. Como sempre, existe a tentação de traduzir qualquer esforço de marketing em receita imediata.

Mas, como ele observa, você também precisa de uma visão de longo prazo:

Claro, espero que consigamos atrair alguns leads para os WP Buffs, mas na realidade nossos objetivos de longo prazo são muito mais importantes.

Queremos hospedar um evento on-line que irá, 1) ajudar os profissionais do WordPress a fazer a receita mensal recorrente funcionar para seus negócios WP e 2) permitir que as pessoas desfrutem de um evento virtual divertido, social e sem estresse, sem o esgotamento virtual que tantos estão lidando com.

Se conseguirmos fazer essas duas coisas, o WPMRR Virtual Summit pode ser um dos melhores eventos online que existem. E estar associado a isso tem um impacto muito mais positivo e duradouro em nossos negócios do que qualquer outra coisa!

Uma cúpula virtual que possa atingir esses objetivos elevados exige mais do que apenas colocar alguns palestrantes do setor em uma chamada de Zoom e esperar o melhor.

Escolha um tópico específico para sua cúpula virtual

Foco. Você não pode comunicar os benefícios de um evento sem uma visão clara.

O especialista em cúpula virtual Navid Moazzez me ensinou a definir um tema de nicho – e lucrativo – antes de dar mais passos. Ele criou uma lista de verificação eficaz que você pode adaptar para avaliar ideias:

• Você ama ou tem um grande interesse no tema?
• Você já está vendendo com sucesso nesse nicho ou outras empresas estão provando a viabilidade do nicho?
• Existem publicações populares sobre esse tópico que você pode acessar?
• O tema atende aos padrões éticos e morais da sua empresa?
• Você consegue pensar em pelo menos três coisas para vender?
• Você consegue pensar em sub-nichos para o nicho maior?
• Os clientes neste nicho são leais, compradores recorrentes?

Para citar Navid:

Vá específico. Um dos maiores erros que vejo as pessoas cometerem é ser muito amplo.

Uma cúpula para todos é realmente para ninguém, então meu conselho é torná-la o mais específica possível.

Isso é perfeito porque você pode segmentar necessidades, desejos e pontos problemáticos muito específicos e realmente ressoar com seu mercado para aumentar as conversões.

Há também menos concorrência em mercados de nicho, por isso é muito mais fácil se tornar a autoridade principal.

Converse com seus clientes. Obtenha feedback daqueles em seu setor. Depois de bloquear um tópico, você pode definir seu mercado-alvo.

Identifique seu público-alvo

Idealmente, você pode explorar um mercado que sua empresa já atende - sua cúpula é outra saída para criar valor para seus clientes e fortalecer sua posição no mercado.

Se você não tem um público-alvo estabelecido, vá fundo aqui. Aproveite o tempo para identificar seu público-alvo on-line e familiarizar-se intimamente com seus desejos e pontos problemáticos.

Na captura de tela abaixo, você pode ver como destaco os benefícios que meu público-alvo obtém ao participar do WP Agency Summit.

Saber exatamente quem participará do seu encontro virtual também o ajudará em dois outros aspectos importantes:

1. Identificar produtos para vender ao seu público durante o evento virtual;
2. Selecionando palestrantes que animam seu público.

Nem todos os produtos que você vende serão adequados para o seu evento. Talvez você esteja hospedando um encontro virtual para não vender nada, mas apenas para construir sua lista de e-mail ou aumentar a autoridade de reconhecimento da marca.

As conferências tradicionais mais bem-sucedidas concentram-se em networking e aprendizado com uma pequena quantidade de apresentações de vendas por toda parte. As cimeiras virtuais não são diferentes. Não transforme sua cúpula virtual em um festival de pitch - por sua empresa ou por palestrantes.

Pela minha experiência, funciona melhor oferecer pelo menos parte da cúpula virtual gratuitamente. Um método é oferecer todas as sessões gratuitamente enquanto a cúpula virtual estiver ao vivo e colocá-las atrás de um paywall após o término da cúpula.

Você também pode manter as sessões da cúpula gratuitas para sempre e usar a cúpula como uma isca digital para aumentar seu público. Tudo depende de suas metas e objetivos.

Nem todo mundo acha que essa é a abordagem certa, como Alistair Croll deixou claro no Twitter:

Ele tem razão – o conteúdo gratuito geralmente não é tão valorizado quanto o conteúdo pago. Mas se sua cúpula comunicar claramente as limitações do acesso gratuito (sem bônus, restrições de tempo, etc.) e oferecer um upsell para a experiência completa, pode ser incrivelmente lucrativo.

As porcas e parafusos de executar uma cúpula virtual lucrativa

Independentemente da estratégia escolhida, saiba o tipo de experiência do usuário que deseja criar. Em suma, como você quer que seus participantes se lembrem do evento?

Você quer que eles se sintam felizes com o quanto aprenderam? Quão bem eles se conectaram com pessoas afins? Você prefere ter dinheiro adiantado ou uma pilha de leads para acompanhar?

Tal como acontece com todas as coisas no marketing, existem compensações.

É claro que nada da sua estratégia terá muita importância se você não tiver a tecnologia para dar suporte ao evento.

Escolhendo a tecnologia certa para sua cúpula virtual

Embora existam inúmeras maneiras de realizar um encontro virtual, o seguinte é o que eu descobri que funciona ao hospedar quatro encontros virtuais com um total combinado de 10 mil participantes registrados e 125 mil visualizações de página.

Vamos analisar cada uma das considerações técnicas uma a uma.

Auto-hospedado vs. plataformas

O elefante na sala é se você deseja auto-hospedar (por exemplo, WordPress) ou usar uma ferramenta SaaS.

Auto-hospedagem com WordPress

O WordPress alimenta mais de 30% da web, então não é surpresa que você possa hospedar uma conferência virtual com um site WordPress.

Os benefícios:

• Você está usando uma ferramenta gratuita e só precisa pagar pela hospedagem.
• Você provavelmente já tem experiência interna para WordPress.
• Você está usando uma plataforma que pode ser adaptada às suas ideias e necessidades.

Os desafios:

• Você tem que projetar e construir todas as páginas da cúpula (página de destino, página de confirmação de inscrição, páginas de conteúdo, páginas de vendas, área de patrocínio, etc.) você mesmo.
• Dependendo do tamanho do seu público esperado, você precisa garantir que seu site possa lidar com picos de tráfego.
• Você deseja proteger seu site de ser invadido ou ter qualquer tempo de inatividade.
• Você precisa integrar ferramentas de terceiros, como plataformas de hospedagem de vídeo, bate-papos, videochamadas, gateways de pagamento etc.
• Você não tem orientação sobre como estruturar sua cúpula e precisa mapear toda a experiência do usuário por conta própria.

Se você tiver os recursos técnicos e o conhecimento do WordPress, certamente poderá fazê-lo, mas considere também algumas das opções prontas para uso.

Plataformas para hospedar sua cúpula virtual

Hey Summit

HeySummit tem painéis de gerenciamento de palestras e palestrantes que ajudam você a acompanhar todas as palestras que estão acontecendo. Seus palestrantes obtêm dados em tempo real sobre o desempenho da sessão em relação a outros palestrantes.

Uma grande desvantagem, no entanto, é que você não pode construir uma área de patrocínio com estandes virtuais e brindes virtuais. Se você não precisa deles e pode arcar com os custos do HeySummit, vale a pena experimentar.

Hopin

Hopin oferece um local virtual onde você pode construir várias áreas interativas para se conectar e interagir com os participantes. Você pode ter mesas redondas virtuais para seus participantes se conectarem e até construir estandes virtuais de patrocínio.

Se você está procurando uma solução que foi testada em batalha e comprovada repetidamente, Hopin pode ser isso. Organizações como as Nações Unidas, The Next Web, Adobe, Dell e Wall Street Journal o usaram para hospedar eventos virtuais.

A maior desvantagem do Hopin é que é quase impossível personalizar além dos recursos padrão que eles fornecem.

vFEIRAS

Visualmente, o vFAIRS se assemelha mais a uma conferência tradicional. Você pode receber seus participantes em um balcão de orientação, ter estandes repletos de recursos que se parecem com os estandes que você veria em um evento físico e criar páginas de destino personalizadas que seguem as diretrizes da marca.

Dito isso, o vFAIRS é menos adaptado para sediar uma cúpula virtual com palestrantes dando palestras. É mais adequado para eventos em que as empresas podem mostrar seus produtos, ofertas e marca.

Conferências virtuais do Facebook

Outra ótima alternativa é usar o Facebook. Minha amiga Tina Dahmen viu um engajamento notável durante as sessões. Ela resumiu o evento da seguinte forma:

Eu organizei a cúpula ao vivo no FB, pois queria incluir todo o meu grupo do FB, que funcionou incrivelmente em termos de engajamento. Eu também acho que os eventos ao vivo têm uma energia muito melhor para eles, e é realmente ótimo se envolver diretamente com os participantes.

Fiz tudo de forma muito diferente do que o organizador normal da cúpula costuma fazer. A razão para isso também foi que eu realmente não estudei nada sobre cúpulas de antemão e apenas tive a ideia de sediar eventos ao vivo de qualquer maneira. Basicamente, aprendi enquanto fazia isso.

Enviei uma notificação por e-mail para todos alguns minutos antes de entrar ao vivo e também dei um ping em todos no Facebook Messenger, o que aumentou drasticamente a taxa de participação.

No entanto, a taxa de conversão foi baixa, mas isso teve a ver com a minha oferta e não com a hospedagem da cúpula no FB.

Em última análise, tudo se resume a escolher a plataforma com a qual você se sente mais confortável. Confiabilidade, personalização e facilidade de uso são fatores importantes.

Tecnologia para executar o show, entrar em contato com os participantes e gerenciar o acesso

Usando meu próximo WP Agency Summit como exemplo, vamos supor que:

• Você deseja usar patrocínios para pagar as despesas para sediar o evento.
• Todas as suas sessões de palestrante são pré-gravadas e vão “ao vivo” em um determinado momento durante o evento.
• Você oferecerá possibilidades de networking por meio de videochamadas e chats ao vivo.
• Você deseja vender acesso vitalício a todas as sessões para obter lucro.
• Você deseja alavancar o marketing de afiliados para promover o evento.
• Você terá campanhas de tráfego pago direcionando os participantes ao seu evento.
• Você usará e-mails para se comunicar com seus participantes antes, durante e depois do encontro.

Isso requer a integração de muitas ferramentas. Para o evento em tempo real, você precisará passar de um palestrante para outro, colocar vários palestrantes online ao mesmo tempo e integrar pausas para café virtuais.

Para tornar isso menos abstrato, aqui está um exemplo de como meu amigo, Lee Matthew Jackson, estruturou o primeiro dia de seu evento Agency Transformation Live:

Nos bastidores, você precisará de suporte por e-mail para manter os participantes engajados.

Automação de e-mail antes, durante e depois

Eu confio muito no email marketing para meus eventos porque permite um alto grau de automação sem perder o toque pessoal.

Ao longo de sua cúpula virtual, comunique-se com seus participantes o máximo que puder. Compartilhe detalhes sobre a programação das sessões, como navegar no site da cúpula virtual, como se conectar com outros participantes e como pedir ajuda.

Eu uso o Active Campaign e tenho vários fluxos de trabalho de automação que são acionados com base em datas ou marcos definidos. Você pode usar qualquer outra ferramenta de marketing por e-mail que permita configurar sequências de e-mail automatizadas.

Pense nas seguintes campanhas de e-mail:

• Prélançamento. Deixe seus assinantes animados com o que está por vir.
• Integração. Explique exatamente como o evento vai funcionar depois de iniciado.
• Durante o evento. Certifique-se de que seus participantes tenham todas as informações necessárias para aproveitar ao máximo seu evento.
• Depois do evento. Continue se comunicando com os participantes assim que o evento terminar.

Obviamente, essa estratégia de e-mail pode ser expandida para se adequar aos seus próprios padrões de comunicação e planos para a cúpula.

Vendendo acesso vitalício após o término da cúpula

Compartilhar conteúdo valioso e gratuito cria boa vontade para o seu negócio e também ajuda a aumentar sua lista de e-mail. É muito mais fácil promover um encontro virtual gratuito do que pedir diretamente às pessoas que comprem um ingresso para o evento, especialmente se você ainda não organizou seu primeiro evento.

Quando o evento termina, no entanto, é uma prática comum bloquear as sessões atrás de um paywall ou até mesmo criar uma área de associação com bônus em torno das aulas. Isso funcionou para mim com o WP Agency Summit e meus outros eventos desde 2015.

Meu processador de pagamento preferido é o ThriveCart porque também serve como uma plataforma de gerenciamento de afiliados. Você pode usar qualquer processador de pagamento que desejar, até mesmo PayPal ou Stripe, desde que ele permita que você se conecte a uma ferramenta de associação para criar contas de usuário para seus clientes.

Integro o ThriveCart com o Active Campaign para que todas as informações do cliente sejam armazenadas no Active Campaign. Em seguida, conecto o Active Campaign a um plugin do WordPress chamado Memberium for Active Campaign, que lida com toda a criação da conta e bloqueia o conteúdo para ser acessível apenas para clientes pagos. Eu descrevo esse processo no vídeo incorporado abaixo.

Monetize sua conferência virtual

Agora que abordamos estratégia e tecnologia, vamos dar uma olhada em como monetizar seus esforços.

Usando a escassez para aumentar as conversões

Usar a escassez ou a urgência para aumentar as conversões é uma prática de marketing testada e comprovada que geralmente recebe uma má reputação. Não gosto de fingir, mas tenho um caso de uso para um encontro virtual.

Depois que alguém se inscrever para o acesso gratuito, ofereça um acesso vitalício com desconto por um período limitado de tempo. Eu uso uma ferramenta chamada Deadline Funnel e configuro cronômetros de contagem regressiva nas respectivas páginas de vendas.

A captura de tela abaixo mostra a tela de edição dentro do Funil de Prazo para o cronômetro de contagem regressiva na página de upsell:

Quero deixar uma coisa bem clara aqui: esta é realmente uma oferta única. Se você empregar essa estratégia, mantenha-a ética e nunca venda acesso vitalício ao conteúdo da cúpula por esse preço.

Upsell e downsell

Outra ótima maneira de monetizar sua cúpula é implementar upsells e downsells. Idealmente, esses podem ser produtos ou serviços existentes que você já oferece em seu negócio.

Abaixo está uma captura de tela de como implemento upsells e downsells usando o ThriveCart. Neste exemplo, vendo um curso em vídeo que atende ao interesse de desenvolvedores e freelancers do WordPress. Está conectado à compra de acesso vitalício para o WP Agency Summit.

A maioria dos provedores permite que você tenha upsells e downsells, o que eu recomendo para o seu evento.

Um passo a passo do site The WP Agency Summit

Para tornar a tecnologia mais compreensível e fácil de entender, gravei um passo a passo do meu site WP Agency Summit que explica a experiência do usuário pela qual estou me esforçando, bem como como configurei meu site e por quê:

Aqui está o que eu abordo no vídeo:

• Passo a passo de vídeo na área de administração do WP
• Quais páginas eu tenho e como os usuários passam por elas?
• Quais plugins eu uso e por quê?
• Como os plugins são configurados?
• Como funciona a venda?
• Como a adesão é construída?

Plugins WordPress obrigatórios para sua conferência

Se você estiver usando o WordPress, não precisará de nenhum “plugin de cúpula virtual” específico para fazer seu evento acontecer. Tudo o que você precisa é de um site bonito para capturar endereços de e-mail e apresentar o conteúdo da sessão.

Abaixo, descrevo três plugins que considero importantes, mas mesmo esses não são obrigatórios e podem ser substituídos por outros plugins ou serviços.

1. Associação para Campanha Ativa

Este plug-in conecta os dados do assinante e do cliente dentro da minha conta do Active Campaign com meu site e me permite vender acesso à área de associação vitalícia.

Após o término da cúpula, uso o Memberium para bloquear as sessões e o conteúdo bônus para acesso público. Até então, apenas os clientes que pagaram pela assinatura vitalícia podem ver as sessões e aproveitar os bônus que preparei para eles.

Abaixo, você pode ver um exemplo de como configurar a função de login ao usar o Memberium for Active Campaign:

2. Elementor Pro e Ultimate Addons para Elementor

Como o WordPress não possui layouts para cúpulas virtuais prontos para uso, estou construindo-os usando o construtor de páginas Elementor. Investir na versão Pro e instalar um add-on que vem com minha licença de tema (Astra Pro) faz sentido.

O Elementor também é o que eu uso para integrar o Active Campaign e capturar os endereços de e-mail dos meus participantes. Ele permite que você crie formulários de inscrição e envie os dados enviados para uma lista específica no Active Campaign. Você pode até marcar assinantes usando esses formulários de inscrição.

3. Campos Personalizados Avançados Pro

Juntamente com meu mentor, Leon Benedens, construímos algumas funções personalizadas em torno de nossas cúpulas virtuais, especificamente para como os dados dos palestrantes e patrocinadores são tratados. Usamos o Advanced Custom Fields Pro para essa finalidade.

Otimize seu site de cúpula para desempenho (e conversões)

Aqui estão três maneiras de melhorar a taxa de conversão em seu encontro virtual (ou em qualquer página de destino):

1. Velocidade da página

As páginas de destino da cúpula virtual geralmente têm muito conteúdo e carregam lentamente. Você costuma destacar todos os palestrantes e suas sessões, que podem ter até 88 imagens apenas para os palestrantes. (Sim, já vi cúpulas com 88 palestrantes.)

Cuide dos frutos mais fáceis para aumentar a velocidade do seu site:

• Implemente uma rede de entrega de conteúdo (CDN) se você espera tráfego global.
• Aproveite o cache do lado do servidor.
• Adicione cache do navegador, compactação e minificação ao seu site.
• Certifique-se de que seu site esteja sendo executado na versão mais recente do PHP e MySQL/MariaDB.
• Considere configurar uma página de destino estática (requer habilidades de codificação para que os registros funcionem).
• Otimize suas imagens para carregamento rápido (use o formato .webp, adicione carregamento lento, carregue no tamanho correto, etc).

2. Teste de divisão

O teste de divisão permite que você tenha várias páginas de destino e direcione uma parte do seu tráfego para cada uma delas, medindo o desempenho delas em termos de registros.

Você pode escolher entre inúmeras ferramentas de teste de divisão disponíveis; Eu não vou adicionar mais inchaço ao artigo passando por eles. O CXL já tem alguns artigos muito bons sobre testes de divisão:

• Processo de teste de divisão que funciona;
• Como várias ferramentas afetam a velocidade de carregamento do seu site;
• Esta revisão de 18 ferramentas de teste a/b.

3. Mapas de calor

Os mapas de calor podem fornecer informações acionáveis ​​sobre como os visitantes interagem com seu site.

Uma das conclusões mais comuns do estudo de mapas de calor é aumentar a relevância contextual. Essa estratégia ajuda você a guiar melhor seus visitantes pela página de destino, respeitando seu estágio de conscientização (consulte Breakthrough Advertising de Eugene Schwartz).

Escusado será dizer que a análise do mapa de calor é complexa o suficiente para escrever vários posts sobre isso. Felizmente, o CXL também tem alguns artigos excelentes que você pode usar para aprender mais.

Maneiras de aumentar a exposição do seu evento

Uma formação estelar de palestrantes e uma organização de alto nível são as chaves óbvias para um grande evento.

É por isso que empresas inteiras se especializam neste campo, como a Dutch Standard Events, dirigida por Sytze Wiersma:

Reserve palestrantes de primeira linha com experiência relevante no setor. Antes de assinar o contrato, certifique-se de que eles aloquem um mínimo de 1 dia útil de preparação. Como um comitê organizacional, verificamos seus decks de apresentação e discutimos o fluxo do show junto com nosso diretor de criação e show.

Por fim, pegamos seu conjunto de slides e nossos criativos o refazem no estilo de nossa Marca de Evento. Então, muuuuito esforço e trabalho na cocriação de conteúdo com todos os lados dos profissionais que trabalham neles.

Não “nós reservamos você e nos vemos então e ESPERAMOS que seja valioso o suficiente.

As cúpulas virtuais geralmente são fáceis de promover porque você está dando acesso. Isso facilita a abordagem de influenciadores, plataformas respeitadas em seu nicho ou outras mídias como agências de notícias, podcasts etc., para falar sobre seu evento.

Considere executar o Facebook ou o Google Ads para direcionar mais tráfego para sua página de destino do encontro virtual.

Outra ótima maneira de atrair mais atenção para sua cúpula é incentivar o compartilhamento social.

Você pode realizar concursos que recompensam as pessoas que geram novos registros para o seu evento com um passe de acesso vitalício gratuito ou um bônus diferente. Qualquer incentivo que seja relevante para o seu público funcionará, apenas não dê presentes genéricos – e muitas vezes caros – como iPads ou cartões-presente da Amazon.

Você também pode acessar plataformas de terceiros por meio de guest posts, escrevendo em veículos como Medium ou Dev.to, participando de podcasts ou fazendo webinars com autoridades em seu campo.

Por fim, uso muito o marketing de afiliados ao promover meus encontros, geralmente doando 50% dos lucros para os afiliados. Converter seus palestrantes em afiliados ajuda você a alavancar a autoridade deles, oferece a eles uma compensação pelo tempo que passam fazendo a sessão e expande seu alcance.

Ideias para replicar áreas de rede física online

Eventos físicos têm corredores. Nesses corredores, você esbarra em pessoas que pensam como você e tem conversas emocionantes e aleatórias. Essas interações geralmente fornecem o maior valor para os participantes, que você precisa replicar em seu evento virtual.

Como Leon Benedens da Fairment observa:

Graças ao conceito subconsciente de reciprocidade, os participantes que gostaram de nossos eventos gratuitos valorizam o esforço que colocamos neles e querem retribuir e responder positivamente quando lançamos produtos pagos relevantes.

Felizmente, existem maneiras de criar esses corredores virtuais:

• Configure videochamadas permanentes que seus participantes possam participar quando quiserem (por exemplo, usando ferramentas como o Jitsi).
• Incorpore bate-papos ao vivo para cada sessão ou apenas em uma página dedicada para seus participantes se conectarem.
• Coloque os participantes em mesas redondas virtuais (requer codificação personalizada) com acesso a uma videochamada privada e bate-papo ao vivo. O número limitado de pessoas ajuda a fazer com que todos se sintam mais confortáveis.

Lembre-se de que nem todo mundo é extrovertido e se sente à vontade para abordar estranhos em bate-papos por vídeo. Ofereça outras formas de interação—áudio, escrita, etc.—para que cada participante possa escolher o canal que mais gosta.

Principais diferenças entre eventos virtuais e físicos

Na minha experiência, existem quatro fatores principais de separação que você precisa estar ciente ao hospedar uma cúpula virtual.

Entregando sua cúpula virtual em vários fusos horários

Muito provavelmente, seu encontro virtual atrairá um público que abrange vários fusos horários ou até mesmo o mundo inteiro. Pessoalmente, obtive visualizações de página de mais de 110 países em meus eventos on-line.

Ao planejar os horários do seu evento, anote os fusos horários mais populares e use uma ferramenta de fuso horário para acompanhar vários horários ao redor do mundo.

Você pode gerenciar isso de duas maneiras:

1. Configure uma programação diária com algumas sessões para cada dia e mantenha essas sessões online por um tempo limitado (por exemplo, 48–72 horas). Isso dá a cada participante espaço suficiente para consumir o conteúdo conforme sua conveniência.
2. Publique todas as sessões de uma vez e mantenha-as online durante o evento. Isso cria menos confusão sobre qual sessão está online em qual dia e dá às pessoas tempo mais do que suficiente para ouvir seus palestrantes favoritos.

“Meet and greet” com palestrantes e patrocinadores

Considerando ter chats ao vivo e videochamadas incorporados no site da cúpula. Incentive seus palestrantes a passar algum tempo no bate-papo e nas chamadas.

Com estandes de patrocínio virtuais, você pode fazer videochamadas em pé e chats ao vivo. Apenas certifique-se de que seus patrocinadores equipem o estande enquanto o bate-papo ao vivo e a videochamada estiverem online – ou que você tenha uma opção de backup se não houver ninguém lá.

Na captura de tela abaixo, você pode ver um estande virtual que construí para a ferramenta de tradução Weglot. Quando o estande não tem funcionários, ele mostra várias maneiras assíncronas para os participantes entrarem em contato com a empresa.

Quando o estande estiver lotado, você pode substituir a seção principal do CTA por uma videochamada permanente para incentivar conversas diretas.

A todo momento, há uma roda de fiar para simular brindes. Os visitantes podem girá-lo e ganhar cupons, brindes e outros itens que o patrocinador escolher. Detalhes como esses tornam a visita ao estande virtual mais divertida (e ajudam o patrocinador a gerar leads).

Eventos sociais pós-conferência

Uma conferência virtual perde encontros em bares ou restaurantes, painéis de discussão em outros lugares, participantes que passam o tempo em outro lugar da cidade etc.

Embora não seja uma alternativa perfeita, você pode organizar jantares virtuais ou intervalos para almoço sem agenda definida. Não tenha medo de ser criativo – você quer que os participantes se sintam confortáveis ​​enquanto aprendem e fazem relacionamentos.

Conclusão

Não há como contornar isso; hospedar uma conferência virtual é muito trabalhoso. Escolher os tópicos certos, convidar os palestrantes certos e aperfeiçoar sua pilha de tecnologia pode ser um desafio.

Mas uma vez que você tenha feito sua primeira cúpula virtual e tenha alguma tração, sua empresa estará colhendo os benefícios nos próximos anos.

Apenas construir as conexões com todos os palestrantes e patrocinadores geralmente vale o esforço e pode resultar em muitos negócios e crescimento para sua marca.