成功舉辦虛擬峰會背後的策略和技術

約 85% 的領導者和高管認為現場活動對其公司的成功至關重要。 在今年大部分時間裡，在大多數地方，這是不可能的。

與面對面的峰會不同，虛擬峰會也有類似的目標：

1. 將目標市場中的人們聚集在一起。
2. 傳播行業知識。
3. 提高知名度並發展您的品牌。
4. 增加公司的底線。

但是，當然，它們帶來了一系列額外的挑戰。 舉辦一場虛擬峰會，讓與會者感到聯繫緊密、信息靈通，說起來容易做起來難。

很多時候，虛擬峰會變成了“類固醇播客”——公司發佈內容時沒有為與會者提供互動和參與的平台。

在本文中，我將分享我如何為 3 到 5,000 名註冊與會者的虛擬峰會執行營銷和技術支持。

了解您舉辦虛擬峰會的原因、您將涵蓋的內容以及為誰服務

在撰寫本文時，我來自 WP Buffs 的朋友 Joe Howard 正在組織一次虛擬峰會。 與往常一樣，將任何營銷努力轉化為直接收入是一種誘惑。

但是，正如他所指出的，你也需要一個長期的願景：

當然，我希望我們能夠吸引一些 WP Buffs 的線索，但實際上我們的長期目標要重要得多。

我們希望舉辦一個在線活動，1) 幫助 WordPress 專業人士為他們的 WP 業務創造每月經常性收入，2) 讓人們享受無壓力、社交和有趣的虛擬活動，而不會像許多人那樣感到倦怠與應對。

如果我們能夠完成這兩件事，那麼 WPMRR 虛擬峰會可能是最好的在線活動之一。 與此相關聯對我們的業務產生比其他任何事情都更積極、更持久的影響！

能夠實現這些崇高目標的虛擬峰會需要的不僅僅是讓一些行業發言人參加 Zoom 電話會議並希望獲得最好的結果。

為您的虛擬峰會選擇一個特定主題

重點。 如果沒有清晰的願景，您就無法傳達活動的好處。

虛擬峰會專家 Navid Moazzez 教我在採取任何進一步措施之前確定一個利基且有利可圖的主題。 他創建了一個有效的清單，您可以根據這些清單來評估想法：

• 你喜歡這個話題還是對這個話題有很大的興趣？
• 您是否已經在這個利基市場成功銷售，或者其他公司是否證明了這個利基市場的可行性？
• 是否有圍繞該主題的熱門出版物可供您參考？
• 該主題是否符合您的公司、道德和道德標準？
• 你能想到至少三樣東西要賣嗎？
• 你能想到更大的利基市場的子利基市場嗎？
• 這個利基市場的客戶是忠誠的回頭客嗎？

引用納維德的話：

去具體。 我看到人們犯的最大錯誤之一就是過於寬泛。

每個人的峰會真的不適合任何人，所以我的建議是讓它盡可能具體。

這是完美的，因為您可以針對非常具體的需求、願望和痛點，並真正與您的市場產生共鳴以增加轉化率。

在非常利基的市場中競爭也較少，因此成為首選權威要容易得多。

與您的客戶交談。 從您所在行業的人那裡獲得反饋。 鎖定主題後，您可以定義目標市場。

確定您的目標受眾

理想情況下，您可以進入您的業務已經服務的市場——您的峰會是為您的客戶創造價值並鞏固您的市場地位的另一個渠道。

如果您沒有既定的目標受眾，請在此處深入挖掘。 花時間確定您的在線目標受眾，並熟悉他們的願望和痛點。

在下面的屏幕截圖中，您可以看到我如何突出我的目標受眾通過參加 WP 機構峰會獲得的好處。

確切地知道誰將參加您的虛擬峰會還將幫助您解決另外兩個重要方面：

1. 在虛擬活動期間確定要出售給觀眾的產品；
2. 選擇讓聽眾興奮的演講者。

並非您銷售的每種產品都適合您的活動。 也許，您舉辦虛擬峰會不是為了出售任何東西，而只是為了建立您的電子郵件列表或提高品牌知名度。

大多數成功的傳統會議都側重於網絡和學習，並在整個過程中進行少量推銷。 虛擬峰會也不例外。 不要將您的虛擬峰會變成一場由您的公司或演講者舉辦的宣傳盛宴。

根據我的經驗，最好至少免費提供部分虛擬峰會。 一種方法是在虛擬峰會直播期間免費提供所有會議，並在峰會結束後將其置於付費牆後面。

您也可以讓峰會永久免費，並利用峰會作為吸引觀眾的磁石。 這一切都取決於你的目標和目的。

正如 Alistair Croll 在 Twitter 上明確指出的那樣，並非所有人都認為這是正確的做法：

他有一個觀點——免費內容的價值通常不如付費內容。 但是，如果您的峰會清楚地傳達了免費訪問的限制（沒有獎金、時間限制等），並提供完整體驗的追加銷售，那麼它可能會帶來難以置信的利潤。

運行有利可圖的虛擬峰會的基本要素

無論您選擇哪種策略，都要了解您想要創建的用戶體驗類型。 簡而言之，您希望您的與會者如何記住該活動？

你想讓他們對他們學到的東西感到高興嗎？ 他們與志同道合的人的關係如何？ 你寧願先有現金還是有一堆線索可以跟進？

與營銷中的所有事情一樣，也有權衡取捨。

當然，如果您沒有技術來支持該活動，那麼您的任何策略都不會很重要。

為您的虛擬峰會選擇合適的技術

雖然有無數種方式來舉辦虛擬峰會，但我發現以下是舉辦四場虛擬峰會的方法，總共有 10,000 名註冊與會者和 125,000 次瀏覽量。

讓我們一一了解每個技術考慮因素。

自託管與平台

房間裡的大像是你是想自託管（例如，WordPress）還是使用 SaaS 工具。

使用 WordPress 自託管

WordPress 為超過 30% 的網絡提供支持，因此您可以使用 WordPress 網站舉辦虛擬會議也就不足為奇了。

好處：

• 您使用的是免費工具，只需要支付託管費用。
• 您可能已經擁有 WordPress 的內部專業知識。
• 您正在使用一個可以適應您的想法和需求的平台。

挑戰：

• 您必須自己設計和構建所有峰會頁面（登陸頁面、註冊確認頁面、內容頁面、銷售頁面、贊助區域等）。
• 根據您預期的受眾規模，您需要確保您的網站能夠處理流量高峰。
• 您想保護您的網站免遭黑客攻擊或停機。
• 您需要集成第三方工具，如視頻託管平台、聊天、視頻通話、支付網關等。
• 您沒有關於如何構建峰會的指導，並且必須自己規劃整個用戶體驗。

如果您擁有技術資源和 WordPress 知識，當然可以這樣做，但也要考慮一些開箱即用的選項。

舉辦虛擬峰會的平台

嘿峰會

HeySummit 擁有談話管理和演講者儀表板，可幫助您跟踪所有正在進行的談話。 您的演講者會獲得關於他們的會話如何與其他演講者進行對比的實時數據。

然而，一個主要的缺點是你不能建立一個帶有虛擬展位和虛擬贈品的讚助區。 如果您不需要這些並且可以應付 HeySummit 的費用，那麼值得一試。

霍平

Hopin 為您提供了一個虛擬場所，您可以在其中建立多個互動區域來與與會者聯繫和互動。 您可以舉辦虛擬圓桌會議，讓與會者相互聯繫，甚至建立虛擬贊助攤位。

如果您正在尋找一種經過實戰考驗並一遍又一遍地證明自己的解決方案，Hopin 可能就是它。 聯合國、The Next Web、Adobe、戴爾和華爾街日報等組織已經使用它來舉辦虛擬活動。

Hopin 最大的缺點是幾乎不可能定制超出他們提供的標準功能。

展會

從視覺上看，vFAIRS 最類似於傳統會議。 您可以在指導台歡迎您的與會者，擁有功能豐富的展位，看起來就像您在實體活動中看到的展位，並構建遵循品牌指南的自定義登錄頁面。

也就是說，vFAIRS 不太適合舉辦虛擬峰會，演講者會發表演講。 它最適合公司可以展示其產品、產品和品牌的活動。

Facebook 虛擬峰會

另一個不錯的選擇是使用 Facebook。 我的朋友 Tina Dahmen 在會議期間看到了出色的參與度。 她將事件總結如下：

我在 FB 上直播了峰會，因為我想包括我的整個 FB 小組，這在參與方面非常出色。 我也認為現場活動對他們來說有更好的能量，直接與與會者互動真的很棒。

我所做的一切都與正常的峰會組織者通常做的完全不同。 這樣做的原因還在於，我事先並沒有真正研究過任何關於峰會的事情，只是想著舉辦現場活動。 我基本上是邊做邊學的。

我在上線前幾分鐘通過電子郵件向所有人發送了通知，並且我還在 Facebook Messenger 上對所有人進行了 ping 操作，這大大提高了出席率。

然而，轉化率很低，但這與我的提議有關，與在 FB 上舉辦峰會無關。

最終歸結為選擇您最喜歡的平台。 可靠性、定制化和易用性都是重要因素。

運行展會、聯繫與會者和管理訪問權限的技術

以我即將舉行的 WP Agency Summit 為例，讓我們假設：

• 您想使用贊助來支付舉辦活動的費用。
• 您的所有演講者會話均已預先錄製，並在活動期間的特定時間“直播”。
• 您將通過視頻通話和實時聊天提供網絡可能性。
• 您想出售對所有會話的終身訪問權以獲取利潤。
• 您想利用聯屬網絡營銷來推廣活動。
• 您將進行付費流量活動，吸引與會者參加您的活動。
• 在峰會之前、期間和之後，您將使用電子郵件與您的與會者進行交流。

這需要集成很多工具。 對於實時活動，您需要從一位演講者切換到另一位演講者，同時讓多位演講者在線，並集成虛擬茶歇。

為了不那麼抽象，這裡有一個例子，說明我的朋友 Lee Matthew Jackson 如何組織他的 Agency Transformation Live 活動的第一天：

在幕後，您需要電子郵件支持來保持與會者的參與度。

電子郵件自動化之前、期間和之後

我非常依賴電子郵件營銷來進行我的活動，因為它允許高度自動化而不會失去個人風格。

在您的虛擬峰會期間，盡可能多地與您的與會者交流。 分享有關會議日程安排、如何瀏覽虛擬峰會網站、如何與其他與會者聯繫以及如何尋求幫助的詳細信息。

我使用 Active Campaign 並擁有多個根據定義的日期或里程碑觸發的自動化工作流程。 您可以使用任何其他可讓您設置自動電子郵件序列的電子郵件營銷工具。

考慮以下電子郵件活動：

• 預發布。 讓您的訂閱者對即將發生的事情感到興奮。
• 入職。 準確解釋活動一旦開始將如何運作。
• 活動期間。 確保您的與會者擁有充分利用您的活動所需的所有信息。
• 在事件發生後。 活動結束後繼續與與會者交流。

顯然，可以擴展此電子郵件策略以適應您自己的溝通標準和峰會計劃。

峰會結束後出售終身訪問權

分享有價值的免費內容可以為您的業務創造商譽，也可以幫助您擴大電子郵件列表。 推廣免費的虛擬峰會比直接要求人們購買活動門票要容易得多，尤其是在您尚未舉辦第一次活動的情況下。

然而，一旦活動結束，通常的做法是將課程鎖定在付費牆後面，甚至在課程周圍創建一個帶有獎金的會員區。 自 2015 年以來，在 WP 機構峰會和我的其他活動中，這對我很有用。

我選擇的支付處理器是 ThriveCart，因為它還可以用作會員管理平台。 您可以使用任何您喜歡的支付處理器，即使只是 PayPal 或 Stripe，只要它允許您連接會員工具來為您的客戶創建用戶帳戶。

我將 ThriveCart 與 Active Campaign 集成，以便所有客戶信息都存儲在 Active Campaign 中。 然後，我將 Active Campaign 連接到名為 Memberium for Active Campaign 的 WordPress 插件，該插件處理所有帳戶創建並將內容鎖定為僅供付費客戶訪問。 我在下面嵌入的視頻中分解了這個過程。

通過您的虛擬峰會獲利

現在我們已經介紹了戰略和技術，讓我們來看看如何通過您的努力獲利。

利用稀缺性提高轉化率

利用稀缺性或緊迫性來提高轉化率是一種久經考驗的營銷實踐，但經常會受到不好的評價。 我不喜歡偽裝它，但我確實有一個虛擬峰會的用例。

在有人註冊免費訪問後，在有限的時間內提供打折的終身訪問。 我使用一個名為 Deadline Funnel 的工具，然後在相應的銷售頁面上設置倒數計時器。

下面的屏幕截圖顯示了加售頁面上倒數計時器的截止時間漏斗內的編輯屏幕：

我想在這裡非常清楚地說明一件事：這確實是一次性優惠。 如果您採用這種策略，請保持道德，並且永遠不要以這個價格出售對峰會內容的終身訪問權。

加售和減售

另一個通過峰會獲利的好方法是實施加售和減售。 理想情況下，這些可以是您在業務中已經提供的現有產品或服務。

下面是我如何使用 ThriveCart 實現加售和減售的屏幕截圖。 在此示例中，我銷售了一個符合 WordPress 開發人員和自由職業者興趣的視頻課程。 它與 WP 機構峰會的終身訪問購買有關。

大多數供應商都允許您進行加售和減售，我強烈建議您在活動中這樣做。

WP機構峰會網站的演練

為了使技術更相關和更容易掌握，我記錄了我的 WP Agency Summit 網站的演練，解釋了我正在努力爭取的用戶體驗以及我如何設置我的網站以及為什麼：

這是我在視頻中介紹的內容：

• WP 管理區中的視頻演練
• 我有哪些頁面以及用戶如何瀏覽它？
• 我使用什麼插件，為什麼？
• 插件是如何配置的？
• 銷售如何運作？
• 會員是如何建立的？

峰會必備的 WordPress 插件

如果您使用 WordPress，則不需要任何特定的“虛擬峰會插件”來讓您的活動發生。 您只需要一個漂亮的網站來捕獲電子郵件地址並展示會話內容。

下面，我概述了我認為重要的三個插件，但即使這些插件也不是強制性的，可以用其他插件或服務替換。

1. 活躍活動會員

該插件將我的 Active Campaign 帳戶中的訂閱者和客戶數據與我的網站連接起來，並讓我可以出售對終身會員區的訪問權限。

峰會結束後，我使用 Memberium 鎖定會話和獎勵內容以供公眾訪問。 到那時，只有支付終身會員費的客戶才能看到會議並利用我為他們準備的獎金。

下面，您可以看到使用 Memberium for Active Campaign 時如何配置登錄功能的示例：

2. Elementor 的 Elementor Pro 和 Ultimate 插件

由於 WordPress 沒有開箱即用的虛擬峰會佈局，因此我使用 Elementor 頁面構建器自己構建它們。 投資 Pro 版本並安裝我的主題許可證 (Astra Pro) 附帶的附加組件是有意義的。

Elementor 也是我用來集成 Active Campaign 並捕獲我的與會者的電子郵件地址的工具。 它允許您構建選擇加入表單，然後將提交的數據發送到 Active Campaign 中的特定列表。 您甚至可以使用這些選擇加入表格來標記訂閱者。

3. 高級自定義字段專業版

與我的導師 Leon Benedens 一起，我們圍繞虛擬峰會構建了許多自定義功能，特別是針對演講者和讚助商的數據處理方式。 為此，我們使用 Advanced Custom Fields Pro。

優化您的峰會網站以提高性能（和轉化率）

以下是提高虛擬峰會（或任何登陸頁面）轉化率的三種方法：

1.頁面速度

虛擬峰會登陸頁面通常有很多內容，而且加載緩慢。 您通常會突出顯示所有演講者及其會話，最多可為演講者提供 88 張圖像。 （是的，我見過有 88 位演講者參加的峰會。）

為提高網站速度做好準備：

• 如果您期望全球流量，請實施內容交付網絡 (CDN)。
• 利用服務器端緩存。
• 將瀏覽器緩存、壓縮和縮小添加到您的網站。
• 確保您的網站在最新版本的 PHP 和 MySQL/MariaDB 上運行。
• 考慮設置一個靜態登錄頁面（需要編碼技能才能使註冊工作）。
• 優化您的圖像以實現快速加載（使用 .webp 格式、添加延遲加載、以正確的大小上傳等）。

2. 拆分測試

拆分測試允許您擁有多個登錄頁面，並為每個頁面吸引一部分流量，衡量它們在註冊方面的表現。

您可以從無數的拆分測試工具中進行選擇； 我不會通過閱讀它們來增加文章的膨脹。 CXL 已經有一些關於拆分測試的非常好的文章：

• 有效的拆分測試過程；
• 各種工具如何影響您網站的加載速度；
• 對 18 個 a/b 測試工具的回顧。

3. 熱圖

熱圖可以為您提供有關訪問者如何與您的網站互動的可行見解。

研究熱圖最常見的收穫之一是增加上下文相關性。 此策略通過尊重訪問者的意識階段，幫助您更好地引導訪問者瀏覽登錄頁面（請參閱 Eugene Schwartz 的突破性廣告）。

不用說，熱圖分析足夠複雜，可以寫多篇關於它的文章。 幸運的是，CXL 也有不少優秀的文章可供您進一步學習。

增加活動曝光率的方法

出色的演講者陣容和一流的組織顯然是舉辦盛大活動的關鍵。

這就是為什麼整個公司都專注於這一領域，比如由 Sytze Wiersma 運營的 Dutch Standard Events：

預訂具有行業相關背景的 A-list 演講者。 在簽訂合同之前，確保他們分配至少 1 個工作日的準備時間。 作為組織委員會，我們檢查他們的演示文稿，並與我們的創意和表演總監一起討論表演的流程。

最後，我們拿起他們的幻燈片，讓我們的創意人員按照我們的活動品牌風格重新製作它。 因此，huuuuuge 努力與各方面的專業人士共同創造內容。

不是“我們預定你，然後見你，我們希望它足夠有價值。

虛擬峰會通常很容易推廣，因為您放棄了訪問權限。 這樣可以更輕鬆地接觸有影響力的人、您所在領域中受人尊敬的平台或新聞媒體、播客等其他媒體來談論您的活動。

考慮運行 Facebook 或 Google Ads 來為您的虛擬峰會登陸頁面帶來更多流量。

另一個讓更多人關注您的峰會的好方法是鼓勵社交分享。

您可以舉辦比賽，獎勵那些為您的活動帶來新註冊的人，並獲得終身免費通行證或不同的獎金。 任何與您的受眾相關的激勵措施都會奏效，只是不要贈送通用的（通常是昂貴的）禮物，例如 iPad 或亞馬遜禮品卡。

您還可以通過訪客發帖、在 Medium 或 Dev.to 等媒體上寫作、在播客上或與您所在領域的權威人士進行網絡研討會來利用第三方平台。

最後，我在推廣我的峰會時大量使用聯屬網絡營銷，通常會將 50% 的利潤分給聯屬會員。 將您的演講者轉變為附屬機構可以幫助您利用他們的權威，為他們在會議上花費的時間提供補償，並擴大您的影響範圍。

在線複製物理網絡區域的想法

體育賽事有走廊。 在這些走廊裡，你會遇到志同道合的人，並進行激動人心的隨機對話。 這些互動通常為與會者提供最大的價值——您需要在虛擬活動中復制這些價值。

正如 Fairment 的 Leon Benedens 所說：

由於互惠的潛意識概念，享受我們免費活動的參與者重視我們為他們付出的努力，並希望在我們推銷相關的付費產品時回饋我們並積極回應。

幸運的是，有一些方法可以創建這些虛擬走廊：

• 設置您的與會者可以在方便時加入的常設視頻通話（例如，使用 Jitsi 等工具）。
• 為每個會話嵌入實時聊天，或僅在一個專用頁面上為您的與會者建立網絡。
• 將與會者安排在虛擬圓桌會議上（需要自定義編碼），並可以訪問私人視頻通話和實時聊天。 有限的人數有助於讓每個人都感覺更舒服。

請記住，並非每個人都性格外向，並且樂於在視頻聊天中接近陌生人。 提供其他互動方式（音頻、書面等），以便每位與會者都可以選擇他們最喜歡的頻道。

虛擬和物理事件之間的主要區別

根據我的經驗，在舉辦虛擬峰會時，您需要注意四個主要的分離因素。

跨多個時區提供您的虛擬峰會

最有可能的是，您的虛擬峰會將吸引跨越多個時區甚至全球的觀眾。 我個人在我的在線活動中獲得了來自 110 多個國家/地區的綜合瀏覽量。

在計劃您的活動時間時，請記下最受歡迎的時區並使用時區工具來跟踪世界各地的不同時間。

您可以通過兩種方式進行管理：

1. 設置每日計劃​​，每天進行幾次會議，並將這些會議保持在有限的時間內（例如，48-72 小時）在線。 這讓每個與會者都有足夠的餘地在方便的時候消費內容。
2. 一次發布所有會話並在活動期間保持在線狀態。 這減少了關於哪一天在線會話的混淆，並為人們提供了足夠的時間來聆聽他們最喜歡的演講者。

與演講者和讚助商“見面並打招呼”

考慮在峰會網站上嵌入實時聊天和視頻通話。 鼓勵您的演講者在聊天和通話中花一些時間。

借助虛擬贊助攤位，您可以進行常設視頻通話和實時聊天。 只需確保您的讚助商在實時聊天和視頻通話在線時為展位配備人員，或者如果沒有人在場，您有備用選項。

在下面的截圖中，你可以看到我為翻譯工具 Weglot 搭建的一個虛擬展台。 當展位沒有人員時，它會顯示多種異步方式供與會者與公司聯繫。

展位配備人員後，您可以用站立的視頻通話代替主要的 CTA 部分，以鼓勵直接對話。

在任何時候，都有一個旋轉的輪子來模擬贈品。 參觀者可以旋轉它並贏得贊助商選擇的優惠券、贓物和其他物品。 諸如此類的細節使參觀虛擬展位更有趣（並幫助贊助商產生潛在客戶）。

會後社交活動

虛擬會議錯過了酒吧或餐館的聚會、其他地方的小組討論、與會者在城市其他地方消磨時間等。

雖然不是一個完美的選擇，但您可以在沒有固定議程的情況下組織虛擬晚宴或午休時間。 不要害怕發揮創造力——您希望與會者在學習和建立關係時感到舒適。

結論

沒有辦法解決它； 舉辦虛擬會議是一項艱鉅的工作。 選擇正確的主題、邀請合適的演講者並完善您的技術堆棧可能具有挑戰性。

但是，一旦您完成了第一次虛擬峰會並獲得了一些牽引力，您的企業將在未來幾年內獲得收益。

僅僅建立與所有演講者和讚助商的聯繫通常是值得的，並且可以為您的品牌帶來大量業務和增長。