成功举办虚拟峰会背后的策略和技术
已发表: 2021-04-05约 85% 的领导者和高管认为现场活动对其公司的成功至关重要。 在今年大部分时间里，在大多数地方，这是不可能的。
与面对面的峰会不同，虚拟峰会也有类似的目标：
- 将目标市场中的人们聚集在一起。
- 传播行业知识。
- 提高知名度并发展您的品牌。
- 增加公司的底线。
但是，当然，它们带来了一系列额外的挑战。 举办一场虚拟峰会，让与会者感到联系紧密、信息灵通，说起来容易做起来难。
很多时候，虚拟峰会变成了“类固醇播客”——公司发布内容时没有为与会者提供互动和参与的平台。
在本文中，我将分享我如何为 3 到 5,000 名注册与会者的虚拟峰会执行营销和技术支持。
了解您举办虚拟峰会的原因、您将涵盖的内容以及为谁服务
在撰写本文时，我来自 WP Buffs 的朋友 Joe Howard 正在组织一次虚拟峰会。 与往常一样，将任何营销努力转化为直接收入是一种诱惑。
但是，正如他所指出的，你也需要一个长期的愿景：
当然，我希望我们能够吸引一些 WP Buffs 的线索，但实际上我们的长期目标要重要得多。
我们希望举办一个在线活动，1) 帮助 WordPress 专业人士为他们的 WP 业务创造每月经常性收入，2) 让人们享受无压力、社交和有趣的虚拟活动，而不会像许多人那样感到倦怠与应对。
如果我们能够完成这两件事，那么 WPMRR 虚拟峰会可能是最好的在线活动之一。 与此相关联对我们的业务产生比其他任何事情都更积极、更持久的影响！
能够实现这些崇高目标的虚拟峰会需要的不仅仅是让一些行业发言人参加 Zoom 电话会议并希望获得最好的结果。
为您的虚拟峰会选择一个特定主题
重点。 如果没有清晰的愿景，您就无法传达活动的好处。
虚拟峰会专家 Navid Moazzez 教我在采取任何进一步措施之前确定一个利基且有利可图的主题。 他创建了一个有效的清单，您可以根据这些清单来评估想法：
- 你喜欢这个话题还是对这个话题有很大的兴趣？
- 您是否已经在这个利基市场成功销售，或者其他公司是否证明了这个利基市场的可行性？
- 是否有围绕该主题的热门出版物可供您参考？
- 该主题是否符合您的公司、道德和道德标准？
- 你能想到至少三样东西要卖吗？
- 你能想到更大的利基市场的子利基市场吗？
- 这个利基市场的客户是忠诚的回头客吗？
引用纳维德的话：
去具体。 我看到人们犯的最大错误之一就是过于宽泛。
每个人的峰会真的不适合任何人，所以我的建议是让它尽可能具体。
这是完美的，因为您可以针对非常具体的需求、愿望和痛点，并真正与您的市场产生共鸣以增加转化率。
在非常利基的市场中竞争也较少，因此成为首选权威要容易得多。
与您的客户交谈。 从您所在行业的人那里获得反馈。 锁定主题后，您可以定义目标市场。
确定您的目标受众
理想情况下，您可以进入您的业务已经服务的市场——您的峰会是为您的客户创造价值并巩固您的市场地位的另一个渠道。
如果您没有既定的目标受众，请在此处深入挖掘。 花时间确定您的在线目标受众，并熟悉他们的愿望和痛点。
在下面的屏幕截图中，您可以看到我如何突出我的目标受众通过参加 WP 机构峰会获得的好处。
确切地知道谁将参加您的虚拟峰会还将帮助您解决另外两个重要方面：
- 在虚拟活动期间确定要出售给观众的产品；
- 选择让听众兴奋的演讲者。
并非您销售的每种产品都适合您的活动。 也许，您举办虚拟峰会不是为了出售任何东西，而只是为了建立您的电子邮件列表或提高品牌知名度。
大多数成功的传统会议都侧重于网络和学习，并在整个过程中进行少量推销。 虚拟峰会也不例外。 不要将您的虚拟峰会变成一场由您的公司或演讲者举办的宣传盛宴。
根据我的经验，最好至少免费提供部分虚拟峰会。 一种方法是在虚拟峰会直播期间免费提供所有会议，并在峰会结束后将其置于付费墙后面。
您也可以让峰会永久免费，并利用峰会作为吸引观众的磁石。 这一切都取决于你的目标和目的。
正如 Alistair Croll 在 Twitter 上明确指出的那样，并非所有人都认为这是正确的做法：
他有一个观点——免费内容的价值通常不如付费内容。 但是，如果您的峰会清楚地传达了免费访问的限制（没有奖金、时间限制等），并提供完整体验的追加销售，那么它可能会带来难以置信的利润。
运行有利可图的虚拟峰会的基本要素
无论您选择哪种策略，都要了解您想要创建的用户体验类型。 简而言之，您希望您的与会者如何记住该活动？
你想让他们对他们学到的东西感到高兴吗？ 他们与志同道合的人的关系如何？ 你宁愿先有现金还是有一堆线索可以跟进？
与营销中的所有事情一样，也有权衡取舍。
当然，如果您没有技术来支持该活动，那么您的任何策略都不会很重要。
为您的虚拟峰会选择合适的技术
虽然有无数种方式来举办虚拟峰会，但我发现以下是举办四场虚拟峰会的方法，总共有 10,000 名注册与会者和 125,000 次浏览量。
让我们一一了解每个技术考虑因素。
自托管与平台
房间里的大象是你是想自托管（例如，WordPress）还是使用 SaaS 工具。
使用 WordPress 自托管
WordPress 为超过 30% 的网络提供支持，因此您可以使用 WordPress 网站举办虚拟会议也就不足为奇了。
好处：
- 您使用的是免费工具，只需要支付托管费用。
- 您可能已经拥有 WordPress 的内部专业知识。
- 您正在使用一个可以适应您的想法和需求的平台。
挑战：
- 您必须自己设计和构建所有峰会页面（登陆页面、注册确认页面、内容页面、销售页面、赞助区域等）。
- 根据您预期的受众规模，您需要确保您的网站能够处理流量高峰。
- 您想保护您的网站免遭黑客攻击或停机。
- 您需要集成第三方工具，如视频托管平台、聊天、视频通话、支付网关等。
- 您没有关于如何构建峰会的指导，并且必须自己规划整个用户体验。
如果您拥有技术资源和 WordPress 知识，当然可以这样做，但也要考虑一些开箱即用的选项。
举办虚拟峰会的平台
嘿峰会
HeySummit 拥有谈话管理和演讲者仪表板，可帮助您跟踪所有正在进行的谈话。 您的演讲者会获得关于他们的会话如何与其他演讲者进行对比的实时数据。
然而，一个主要的缺点是你不能建立一个带有虚拟展位和虚拟赠品的赞助区。 如果您不需要这些并且可以应付 HeySummit 的费用，那么值得一试。
霍平
Hopin 为您提供了一个虚拟场所，您可以在其中建立多个互动区域来与与会者联系和互动。 您可以举办虚拟圆桌会议，让与会者相互联系，甚至建立虚拟赞助摊位。
如果您正在寻找一种经过实战考验并一遍又一遍地证明自己的解决方案，Hopin 可能就是它。 联合国、The Next Web、Adobe、戴尔和华尔街日报等组织已经使用它来举办虚拟活动。
Hopin 最大的缺点是几乎不可能定制超出他们提供的标准功能。
展会
从视觉上看，vFAIRS 最类似于传统会议。 您可以在指导台欢迎您的与会者，拥有功能丰富的展位，看起来就像您在实体活动中看到的展位，并构建遵循品牌指南的自定义登录页面。
也就是说，vFAIRS 不太适合举办虚拟峰会，演讲者会发表演讲。 它最适合公司可以展示其产品、产品和品牌的活动。
Facebook 虚拟峰会
另一个不错的选择是使用 Facebook。 我的朋友 Tina Dahmen 在会议期间看到了出色的参与度。 她将事件总结如下：
我在 FB 上直播了峰会，因为我想包括我的整个 FB 小组，这在参与方面非常出色。 我也认为现场活动对他们来说有更好的能量，直接与与会者互动真的很棒。
我所做的一切都与正常的峰会组织者通常做的完全不同。 这样做的原因还在于，我事先并没有真正研究过任何关于峰会的事情，只是想着举办现场活动。 我基本上是边做边学的。
我在上线前几分钟通过电子邮件向所有人发送了通知，并且我还在 Facebook Messenger 上对所有人进行了 ping 操作，这大大提高了出席率。
然而，转化率很低，但这与我的提议有关，与在 FB 上举办峰会无关。
最终归结为选择您最喜欢的平台。 可靠性、定制化和易用性都是重要因素。
运行展会、联系与会者和管理访问权限的技术
以我即将举行的 WP Agency Summit 为例，让我们假设：
- 您想使用赞助来支付举办活动的费用。
- 您的所有演讲者会话均已预先录制，并在活动期间的特定时间“直播”。
- 您将通过视频通话和实时聊天提供网络可能性。
- 您想出售对所有会话的终身访问权以获取利润。
- 您想利用联属网络营销来推广活动。
- 您将进行付费流量活动，吸引与会者参加您的活动。
- 在峰会之前、期间和之后，您将使用电子邮件与您的与会者进行交流。
这需要集成很多工具。 对于实时活动，您需要从一位演讲者切换到另一位演讲者，同时让多位演讲者在线，并集成虚拟茶歇。
为了不那么抽象，这里有一个例子，说明我的朋友 Lee Matthew Jackson 如何组织他的 Agency Transformation Live 活动的第一天：
在幕后，您需要电子邮件支持来保持与会者的参与度。
电子邮件自动化之前、期间和之后
我非常依赖电子邮件营销来进行我的活动，因为它允许高度自动化而不会失去个人风格。
在您的虚拟峰会期间，尽可能多地与您的与会者交流。 分享有关会议日程安排、如何浏览虚拟峰会网站、如何与其他与会者联系以及如何寻求帮助的详细信息。
我使用 Active Campaign 并拥有多个根据定义的日期或里程碑触发的自动化工作流程。 您可以使用任何其他可让您设置自动电子邮件序列的电子邮件营销工具。
考虑以下电子邮件活动：
- 预发布。 让您的订阅者对即将发生的事情感到兴奋。
- 入职。 准确解释活动一旦开始将如何运作。
- 活动期间。 确保您的与会者拥有充分利用您的活动所需的所有信息。
- 在事件发生后。 活动结束后继续与与会者交流。
显然，可以扩展此电子邮件策略以适应您自己的沟通标准和峰会计划。
峰会结束后出售终身访问权
分享有价值的免费内容可以为您的业务创造商誉，也可以帮助您扩大电子邮件列表。 推广免费的虚拟峰会比直接要求人们购买活动门票要容易得多，尤其是在您尚未举办第一次活动的情况下。
然而，一旦活动结束，通常的做法是将课程锁定在付费墙后面，甚至在课程周围创建一个带有奖金的会员区。 自 2015 年以来，在 WP 机构峰会和我的其他活动中，这对我很有用。
我选择的支付处理器是 ThriveCart，因为它还可以用作会员管理平台。 您可以使用任何您喜欢的支付处理器，即使只是 PayPal 或 Stripe，只要它允许您连接会员工具来为您的客户创建用户帐户。
我将 ThriveCart 与 Active Campaign 集成，以便所有客户信息都存储在 Active Campaign 中。 然后，我将 Active Campaign 连接到名为 Memberium for Active Campaign 的 WordPress 插件，该插件处理所有帐户创建并将内容锁定为仅供付费客户访问。 我在下面嵌入的视频中分解了这个过程。
通过您的虚拟峰会获利
现在我们已经介绍了战略和技术，让我们来看看如何通过您的努力获利。
利用稀缺性提高转化率
利用稀缺性或紧迫性来提高转化率是一种久经考验的营销实践，但经常会受到不好的评价。 我不喜欢伪装它，但我确实有一个虚拟峰会的用例。
在有人注册免费访问后，在有限的时间内提供打折的终身访问。 我使用一个名为 Deadline Funnel 的工具，然后在相应的销售页面上设置倒数计时器。
下面的屏幕截图显示了加售页面上倒数计时器的截止时间漏斗内的编辑屏幕：
我想在这里非常清楚地说明一件事：这确实是一次性优惠。 如果您采用这种策略，请保持道德，并且永远不要以这个价格出售对峰会内容的终身访问权。
加售和减售
另一个通过峰会获利的好方法是实施加售和减售。 理想情况下，这些可以是您在业务中已经提供的现有产品或服务。
下面是我如何使用 ThriveCart 实现加售和减售的屏幕截图。 在此示例中，我销售了一个符合 WordPress 开发人员和自由职业者兴趣的视频课程。 它与 WP 机构峰会的终身访问购买有关。
大多数供应商都允许您进行加售和减售，我强烈建议您在活动中这样做。
WP机构峰会网站的演练
为了使技术更相关和更容易掌握，我记录了我的 WP Agency Summit 网站的演练，解释了我正在努力争取的用户体验以及我如何设置我的网站以及为什么：
这是我在视频中介绍的内容：
- WP 管理区中的视频演练
- 我有哪些页面以及用户如何浏览它？
- 我使用什么插件，为什么？
- 插件是如何配置的？
- 销售如何运作？
- 会员是如何建立的？
峰会必备的 WordPress 插件
如果您使用 WordPress，则不需要任何特定的“虚拟峰会插件”来让您的活动发生。 您只需要一个漂亮的网站来捕获电子邮件地址并展示会话内容。
下面，我概述了我认为重要的三个插件，但即使这些插件也不是强制性的，可以用其他插件或服务替换。
1. 活跃活动会员
该插件将我的 Active Campaign 帐户中的订阅者和客户数据与我的网站连接起来，并让我可以出售对终身会员区的访问权限。
峰会结束后，我使用 Memberium 锁定会话和奖励内容以供公众访问。 到那时，只有支付终身会员费的客户才能看到会议并利用我为他们准备的奖金。
下面，您可以看到使用 Memberium for Active Campaign 时如何配置登录功能的示例：
2. Elementor 的 Elementor Pro 和 Ultimate 插件
由于 WordPress 没有开箱即用的虚拟峰会布局，因此我使用 Elementor 页面构建器自己构建它们。 投资 Pro 版本并安装我的主题许可证 (Astra Pro) 附带的附加组件是有意义的。
Elementor 也是我用来集成 Active Campaign 并捕获我的与会者的电子邮件地址的工具。 它允许您构建选择加入表单，然后将提交的数据发送到 Active Campaign 中的特定列表。 您甚至可以使用这些选择加入表格来标记订阅者。
3. 高级自定义字段专业版
与我的导师 Leon Benedens 一起，我们围绕虚拟峰会构建了许多自定义功能，特别是针对演讲者和赞助商的数据处理方式。 为此，我们使用 Advanced Custom Fields Pro。
优化您的峰会网站以提高性能（和转化率）
以下是提高虚拟峰会（或任何登陆页面）转化率的三种方法：
1.页面速度
虚拟峰会登陆页面通常有很多内容，而且加载缓慢。 您通常会突出显示所有演讲者及其会话，最多可为演讲者提供 88 张图像。 （是的，我见过有 88 位演讲者参加的峰会。）
为提高网站速度做好准备：
- 如果您期望全球流量，请实施内容交付网络 (CDN)。
- 利用服务器端缓存。
- 将浏览器缓存、压缩和缩小添加到您的网站。
- 确保您的网站在最新版本的 PHP 和 MySQL/MariaDB 上运行。
- 考虑设置一个静态登录页面（需要编码技能才能使注册工作）。
- 优化您的图像以实现快速加载（使用 .webp 格式、添加延迟加载、以正确的大小上传等）。
2. 拆分测试
拆分测试允许您拥有多个登录页面，并为每个页面吸引一部分流量，衡量它们在注册方面的表现。
您可以从无数的拆分测试工具中进行选择； 我不会通过阅读它们来增加文章的膨胀。 CXL 已经有一些关于拆分测试的非常好的文章：
- 有效的拆分测试过程；
- 各种工具如何影响您网站的加载速度；
- 对 18 个 a/b 测试工具的回顾。
3. 热图
热图可以为您提供有关访问者如何与您的网站互动的可行见解。
研究热图最常见的收获之一是增加上下文相关性。 此策略通过尊重访问者的意识阶段，帮助您更好地引导访问者浏览登录页面（请参阅 Eugene Schwartz 的突破性广告）。
不用说，热图分析足够复杂，可以写多篇关于它的文章。 幸运的是，CXL 也有不少优秀的文章可供您进一步学习。
增加活动曝光率的方法
出色的演讲者阵容和一流的组织显然是举办盛大活动的关键。
这就是为什么整个公司都专注于这一领域，比如由 Sytze Wiersma 运营的 Dutch Standard Events：
预订具有行业相关背景的 A-list 演讲者。 在签订合同之前，确保他们分配至少 1 个工作日的准备时间。 作为组织委员会，我们检查他们的演示文稿，并与我们的创意和表演总监一起讨论表演的流程。
最后，我们拿起他们的幻灯片，让我们的创意人员按照我们的活动品牌风格重新制作它。 因此，huuuuuge 努力与各方面的专业人士共同创造内容。
不是“我们预定你，然后见你，我们希望它足够有价值。
虚拟峰会通常很容易推广，因为您放弃了访问权限。 这样可以更轻松地接触有影响力的人、您所在领域中受人尊敬的平台或新闻媒体、播客等其他媒体来谈论您的活动。
考虑运行 Facebook 或 Google Ads 来为您的虚拟峰会登陆页面带来更多流量。
另一个让更多人关注您的峰会的好方法是鼓励社交分享。
您可以举办比赛，奖励那些为您的活动带来新注册的人，并获得终身免费通行证或不同的奖金。 任何与您的受众相关的激励措施都会奏效，只是不要赠送通用的（通常是昂贵的）礼物，例如 iPad 或亚马逊礼品卡。
您还可以通过访客发帖、在 Medium 或 Dev.to 等媒体上写作、在播客上或与您所在领域的权威人士进行网络研讨会来利用第三方平台。
最后，我在推广我的峰会时大量使用联属网络营销，通常会将 50% 的利润分给联属会员。 将您的演讲者转变为附属机构可以帮助您利用他们的权威，为他们在会议上花费的时间提供补偿，并扩大您的影响范围。
在线复制物理网络区域的想法
体育赛事有走廊。 在这些走廊里，你会遇到志同道合的人，并进行激动人心的随机对话。 这些互动通常为与会者提供最大的价值——您需要在虚拟活动中复制这些价值。
正如 Fairment 的 Leon Benedens 所说：
由于互惠的潜意识概念，享受我们免费活动的参与者重视我们为他们付出的努力，并希望在我们推销相关的付费产品时回馈我们并积极回应。
幸运的是，有一些方法可以创建这些虚拟走廊：
- 设置您的与会者可以在方便时加入的常设视频通话（例如，使用 Jitsi 等工具）。
- 为每个会话嵌入实时聊天，或仅在一个专用页面上为您的与会者建立网络。
- 将与会者安排在虚拟圆桌会议上（需要自定义编码），并可以访问私人视频通话和实时聊天。 有限的人数有助于让每个人都感觉更舒服。
请记住，并非每个人都性格外向，并且乐于在视频聊天中接近陌生人。 提供其他互动方式（音频、书面等），以便每位与会者都可以选择他们最喜欢的频道。
虚拟和物理事件之间的主要区别
根据我的经验，在举办虚拟峰会时，您需要注意四个主要的分离因素。
跨多个时区提供您的虚拟峰会
最有可能的是，您的虚拟峰会将吸引跨越多个时区甚至全球的观众。 我个人在我的在线活动中获得了来自 110 多个国家/地区的综合浏览量。
在计划您的活动时间时，请记下最受欢迎的时区并使用时区工具来跟踪世界各地的不同时间。
您可以通过两种方式进行管理：
- 设置每日计划，每天进行几次会议，并将这些会议保持在有限的时间内（例如，48-72 小时）在线。 这让每个与会者都有足够的余地在方便的时候消费内容。
- 一次发布所有会话并在活动期间保持在线状态。 这减少了关于哪一天在线会话的混淆，并为人们提供了足够的时间来聆听他们最喜欢的演讲者。
与演讲者和赞助商“见面并打招呼”
考虑在峰会网站上嵌入实时聊天和视频通话。 鼓励您的演讲者在聊天和通话中花一些时间。
借助虚拟赞助摊位，您可以进行常设视频通话和实时聊天。 只需确保您的赞助商在实时聊天和视频通话在线时为展位配备人员，或者如果没有人在场，您有备用选项。
在下面的截图中，你可以看到我为翻译工具 Weglot 搭建的一个虚拟展台。 当展位没有人员时，它会显示多种异步方式供与会者与公司联系。
展位配备人员后，您可以用站立的视频通话代替主要的 CTA 部分，以鼓励直接对话。
在任何时候，都有一个旋转的轮子来模拟赠品。 参观者可以旋转它并赢得赞助商选择的优惠券、赃物和其他物品。 诸如此类的细节使参观虚拟展位更有趣（并帮助赞助商产生潜在客户）。
会后社交活动
虚拟会议错过了酒吧或餐馆的聚会、其他地方的小组讨论、与会者在城市其他地方消磨时间等。
虽然不是一个完美的选择，但您可以在没有固定议程的情况下组织虚拟晚宴或午休时间。 不要害怕发挥创造力——您希望与会者在学习和建立关系时感到舒适。
结论
没有办法解决它； 举办虚拟会议是一项艰巨的工作。 选择正确的主题、邀请合适的演讲者并完善您的技术堆栈可能具有挑战性。
但是，一旦您完成了第一次虚拟峰会并获得了一些牵引力，您的企业将在未来几年内获得收益。
仅仅建立与所有演讲者和赞助商的联系通常是值得的，并且可以为您的品牌带来大量业务和增长。