Les stratégies et la technologie derrière l'organisation d'un sommet virtuel réussi

Quelque 85 % des dirigeants et des cadres identifient les événements en personne comme essentiels au succès de leur entreprise. Dans la plupart des endroits pendant la majeure partie de cette année, cela a été impossible.

Tout comme leurs homologues en personne, les sommets virtuels ont des objectifs similaires :

1. Rassemblez les gens de votre marché cible.
2. Diffuser les connaissances de l'industrie.
3. Sensibilisez et développez votre marque.
4. Augmentez le résultat net de votre entreprise.

Mais, bien sûr, ils viennent avec un ensemble de défis supplémentaires. Organiser un sommet virtuel qui permet aux participants de se sentir connectés et mieux informés est plus facile à dire qu'à faire.

Trop souvent, les sommets virtuels se transforment en « podcasts sur stéroïdes », les entreprises publient du contenu sans donner aux participants une plate-forme sur laquelle interagir et s'engager.

Dans cet article, je partage comment j'ai exécuté le support marketing et technique pour un sommet virtuel avec 3 à 5 000 participants inscrits.

Sachez pourquoi vous organisez un sommet virtuel, ce que vous couvrirez et à qui il s'adresse

Mon ami Joe Howard de WP Buffs organise un sommet virtuel au moment de la rédaction de cet article. Comme toujours, il est tentant de traduire tout effort de marketing en revenus immédiats.

Mais, comme il le note, vous avez aussi besoin d'une vision à long terme :

Bien sûr, j'espère que nous pourrons attirer quelques pistes vers les WP Buffs, mais en réalité, nos objectifs à long terme sont beaucoup plus importants.

Nous voulons organiser un événement en ligne qui, 1) aidera les professionnels de WordPress à générer des revenus mensuels récurrents pour leurs entreprises WP et 2) permettra aux gens de profiter d'un événement virtuel sans stress, social et amusant sans l'épuisement virtuel que tant de personnes sont faire face à.

Si nous pouvons réussir ces 2 choses, le sommet virtuel WPMRR peut être l'un des meilleurs événements en ligne. Et être associé à cela a un impact beaucoup plus positif et durable sur notre entreprise que toute autre chose !

Un sommet virtuel qui peut atteindre ces nobles objectifs nécessite plus que de simplement mettre quelques conférenciers de l'industrie sur un appel Zoom et espérer le meilleur.

Choisissez un sujet spécifique pour votre sommet virtuel

Se concentrer. Vous ne pouvez pas communiquer les avantages d'un événement sans une vision claire.

L'expert du sommet virtuel Navid Moazzez m'a appris à définir un thème de niche et rentable avant de prendre d'autres mesures. Il a créé une liste de contrôle efficace que vous pouvez adapter pour évaluer les idées :

• Aimez-vous ou avez-vous un grand intérêt pour le sujet?
• Vendez-vous déjà avec succès dans ce créneau ou d'autres entreprises prouvent-elles la viabilité du créneau ?
• Existe-t-il des publications populaires sur ce sujet auxquelles vous pouvez puiser ?
• Le sujet répond-il aux normes éthiques et morales de votre entreprise ?
• Pouvez-vous penser à au moins trois choses à vendre ?
• Pouvez-vous penser à des sous-niches pour la plus grande niche ?
• Les clients de ce créneau sont-ils des acheteurs fidèles et réguliers ?

Pour citer Navid :

Aller spécifique. L'une des plus grandes erreurs que je vois que les gens commettent est d'aller trop loin.

Un sommet pour tout le monde n'est vraiment pour personne, donc mon conseil est de le rendre aussi précis que possible.

C'est parfait parce que vous pouvez cibler des besoins, des désirs et des points faibles très spécifiques, et vraiment résonner avec votre marché pour augmenter les conversions.

Il y a aussi moins de concurrence sur des marchés de niche, il est donc beaucoup plus facile de devenir l'autorité incontournable.

Parlez à vos clients. Obtenez des commentaires de ceux de votre industrie. Après avoir verrouillé un sujet, vous pouvez définir votre marché cible.

Identifiez votre public cible

Idéalement, vous pouvez exploiter un marché que votre entreprise dessert déjà - votre sommet est un autre débouché pour créer de la valeur pour vos clients et renforcer votre position sur le marché.

Si vous n'avez pas de public cible établi, creusez profondément ici. Prenez le temps d'identifier votre public cible en ligne et de vous familiariser intimement avec ses désirs et ses points faibles.

Sur la capture d'écran ci-dessous, vous pouvez voir comment je mets en évidence les avantages que mon public cible obtient en participant au sommet de l'agence WP.

Savoir exactement qui assistera à votre sommet virtuel vous aidera également sur deux autres aspects importants :

1. Identifier les produits à vendre à votre public lors de l'événement virtuel ;
2. Choisir des conférenciers qui enthousiasment votre auditoire.

Tous les produits que vous vendez ne conviendront pas à votre événement. Peut-être que vous organisez un sommet virtuel pour ne rien vendre, mais simplement pour créer votre liste de diffusion ou accroître l'autorité de la notoriété de la marque.

Les conférences traditionnelles les plus réussies se concentrent sur le réseautage et l'apprentissage avec une petite quantité d'argumentaires de vente tout au long. Les sommets virtuels ne sont pas différents. Ne transformez pas votre sommet virtuel en un festival de pitch, organisé par votre entreprise ou par des conférenciers.

D'après mon expérience, il est préférable d'offrir au moins une partie du sommet virtuel gratuitement. Une méthode consiste à offrir gratuitement toutes les sessions pendant que le sommet virtuel est en direct et à les mettre derrière un mur payant une fois le sommet terminé.

Vous pouvez également garder les sessions du sommet gratuites pour toujours et utiliser le sommet comme aimant principal pour développer votre audience. Tout dépend de vos buts et objectifs.

Tout le monde ne pense pas que ce soit la bonne approche, comme Alistair Croll l'a clairement indiqué sur Twitter :

Il a raison : le contenu gratuit n'est souvent pas aussi apprécié que le contenu payant. Mais si votre sommet communique clairement les limites de l'accès gratuit (pas de bonus, de restrictions de temps, etc.) et offre une vente incitative à l'expérience complète, cela peut être incroyablement rentable.

Les rouages ​​​​et les boulons de la gestion d'un sommet virtuel rentable

Quelle que soit la stratégie que vous choisissez, sachez quel type d'expérience utilisateur vous souhaitez créer. En bref, comment voulez-vous que vos participants se souviennent de l'événement ?

Voulez-vous qu'ils se sentent heureux de tout ce qu'ils ont appris ? Dans quelle mesure ont-ils établi des liens avec des personnes partageant les mêmes idées ? Préférez-vous avoir de l'argent à l'avance ou une pile de pistes à suivre ?

Comme pour toutes les choses en marketing, il y a des compromis.

Bien sûr, aucune de vos stratégies n'aura beaucoup d'importance si vous n'avez pas la technologie pour soutenir l'événement.

Choisir la bonne technologie pour votre sommet virtuel

Bien qu'il existe d'innombrables façons d'organiser un sommet virtuel, voici ce que j'ai trouvé pour travailler en hébergeant quatre sommets virtuels avec un total de 10 000 participants inscrits et 125 000 pages vues.

Passons en revue chacune des considérations techniques une par une.

Plateformes auto-hébergées vs plateformes

L'éléphant dans la pièce est de savoir si vous souhaitez vous auto-héberger (par exemple, WordPress) ou opter pour un outil SaaS.

Auto-hébergement avec WordPress

WordPress alimente plus de 30% du Web, il n'est donc pas surprenant que vous puissiez héberger une conférence virtuelle avec un site Web WordPress.

Les avantages:

• Vous utilisez un outil gratuit et vous n'avez qu'à payer pour l'hébergement.
• Vous avez probablement déjà une expertise interne pour WordPress.
• Vous utilisez une plateforme que vous pouvez adapter à vos idées et à vos besoins.

Les défis:

• Vous devez concevoir et construire vous-même toutes les pages du sommet (landing page, page de confirmation d'inscription, pages de contenu, pages de vente, espace parrainage, etc.).
• En fonction de la taille de votre audience attendue, vous devez vous assurer que votre site Web peut gérer les pics de trafic.
• Vous voulez protéger votre site Web contre le piratage ou les temps d'arrêt.
• Vous devez intégrer des outils tiers tels que des plateformes d'hébergement vidéo, des chats, des appels vidéo, des passerelles de paiement, etc.
• Vous n'avez aucune indication sur la façon de structurer votre sommet et vous devez cartographier vous-même l'ensemble de l'expérience utilisateur.

Si vous avez les ressources techniques et les connaissances WordPress, vous pouvez certainement le faire, mais considérez également certaines des options prêtes à l'emploi.

Plateformes pour héberger votre sommet virtuel

HéSommet

HeySummit a une gestion des discussions et des tableaux de bord des haut-parleurs qui vous aident à rester sur la bonne voie avec toutes les discussions en cours. Vos haut-parleurs obtiennent des données en temps réel sur les performances de leur session par rapport aux autres haut-parleurs.

Un inconvénient majeur, cependant, est que vous ne pouvez pas créer une zone de parrainage avec des stands virtuels et des cadeaux virtuels. Si vous n'en avez pas besoin et que vous pouvez faire face aux coûts de HeySummit, cela vaut la peine d'essayer.

Monter dedans

Hopin vous offre un lieu virtuel où vous pouvez créer plusieurs zones interactives pour vous connecter et interagir avec les participants. Vous pouvez organiser des tables rondes virtuelles pour que vos participants se connectent les uns aux autres et même créer des stands de parrainage virtuels.

Si vous recherchez une solution qui a été testée au combat et qui a fait ses preuves à maintes reprises, Hopin pourrait l'être. Des organisations comme les Nations Unies, The Next Web, Adobe, Dell et le Wall Street Journal l'ont utilisé pour héberger des événements virtuels.

Le plus gros inconvénient de Hopin est qu'il est presque impossible de personnaliser au-delà des fonctionnalités standard qu'ils fournissent.

vFAIRS

Visuellement, vFAIRS ressemble le plus à une conférence traditionnelle. Vous pouvez accueillir vos participants à un bureau d'orientation, avoir des stands dotés de fonctionnalités qui ressemblent aux stands que vous verriez lors d'un événement physique et créer des pages de destination personnalisées qui suivent les directives de la marque.

Cela dit, vFAIRS est moins adapté à l'organisation d'un sommet virtuel avec des conférenciers donnant des conférences. Il convient mieux aux événements au cours desquels les entreprises peuvent présenter leurs produits, leurs offres et leur marque.

Sommets virtuels Facebook

Une autre excellente alternative consiste à utiliser Facebook. Mon amie Tina Dahmen a vu un engagement exceptionnel pendant les séances. Elle a résumé l'événement comme suit :

J'ai organisé le sommet en direct sur FB car je voulais inclure tout mon groupe FB, ce qui a fonctionné de manière incroyable en termes d'engagement. Je pense aussi que les événements en direct ont une bien meilleure énergie, et c'est vraiment génial de s'engager directement avec les participants.

J'ai tout fait très différemment de ce que fait habituellement l'organisateur normal du sommet. La raison en était également que je n'avais pas vraiment étudié les sommets auparavant et que j'avais juste l'idée d'organiser des événements en direct de toute façon. J'ai essentiellement appris pendant que je le faisais.

J'ai envoyé une notification par e-mail à tout le monde quelques minutes avant de passer en direct, et j'ai également envoyé un ping à tout le monde sur Facebook Messenger, ce qui a considérablement augmenté le taux de participation.

Cependant, le taux de conversion était faible, mais cela avait à voir avec mon offre et non avec l'hébergement du sommet sur FB.

En fin de compte, il s'agit de choisir la plate-forme avec laquelle vous êtes le plus à l'aise. La fiabilité, la personnalisation et la facilité d'utilisation sont tous des facteurs importants.

Tech pour organiser le spectacle, contacter les participants et gérer l'accès

En utilisant mon prochain WP Agency Summit comme exemple, supposons que :

• Vous souhaitez utiliser des parrainages pour payer les frais d'accueil de l'événement.
• Toutes vos sessions de conférencier sont préenregistrées et sont mises en "live" à un certain moment pendant l'événement.
• Vous offrirez des possibilités de mise en réseau par le biais d'appels vidéo et de chats en direct.
• Vous souhaitez vendre un accès à vie à toutes les sessions pour un profit.
• Vous souhaitez tirer parti du marketing d'affiliation afin de promouvoir l'événement.
• Vous aurez des campagnes de trafic payantes qui amèneront les participants à votre événement.
• Vous utiliserez des e-mails pour communiquer avec vos participants avant, pendant et après le sommet.

Cela nécessite d'intégrer beaucoup d'outils. Pour l'événement en temps réel, vous devrez passer d'un orateur à l'autre, mettre plusieurs orateurs en ligne en même temps et intégrer des pauses-café virtuelles.

Pour rendre cela moins abstrait, voici un exemple de la façon dont mon ami, Lee Matthew Jackson, a structuré le premier jour de son événement Agency Transformation Live :

Dans les coulisses, vous aurez besoin d'une assistance par e-mail pour maintenir l'engagement des participants.

Automatisation des e-mails avant, pendant et après

Je compte beaucoup sur le marketing par e-mail pour mes événements car il permet un degré élevé d'automatisation sans perdre une touche personnelle.

Tout au long de votre sommet virtuel, communiquez autant que possible avec vos participants. Partagez des détails sur le calendrier des sessions, comment naviguer sur le site Web du sommet virtuel, comment se connecter avec d'autres participants et comment demander de l'aide.

J'utilise Active Campaign et j'ai plusieurs workflows d'automatisation qui se déclenchent en fonction de dates ou de jalons définis. Vous pouvez utiliser n'importe quel autre outil de marketing par e-mail qui vous permet de configurer des séquences d'e-mails automatisées.

Pensez aux campagnes par e-mail suivantes :

• Pré lancement. Obtenez vos abonnés enthousiastes à propos de ce qui s'en vient.
• Intégration. Expliquez exactement comment l'événement va fonctionner une fois qu'il a commencé.
• Pendant l'événement. Assurez-vous que vos participants disposent de toutes les informations dont ils ont besoin pour tirer le meilleur parti de votre événement.
• Après l'événement. Continuez à communiquer avec les participants une fois l'événement terminé.

Évidemment, cette stratégie de courrier électronique peut être étendue pour s'adapter à vos propres normes de communication et plans pour le sommet.

Vendre un accès à vie après la fin du sommet

Le partage de contenu précieux et gratuit crée de la bonne volonté pour votre entreprise et vous aide également à développer votre liste de diffusion. Il est beaucoup plus facile de promouvoir un sommet virtuel gratuit que de demander directement aux gens d'acheter un billet pour l'événement, surtout si vous n'avez pas encore organisé votre premier événement.

Une fois l'événement terminé, cependant, il est courant de verrouiller les sessions derrière un paywall ou même de créer une zone d'adhésion avec des bonus autour des leçons. Cela a fonctionné pour moi avec le WP Agency Summit et mes autres événements depuis 2015.

Mon processeur de paiement préféré est ThriveCart car il sert également de plateforme de gestion des affiliés. Vous pouvez utiliser n'importe quel processeur de paiement que vous aimez, même simplement PayPal ou Stripe, tant qu'il vous permet de vous connecter à un outil d'adhésion pour créer des comptes d'utilisateurs pour vos clients.

J'intègre ThriveCart à Active Campaign afin que toutes les informations client soient stockées dans Active Campaign. Je connecte ensuite Active Campaign à un plugin WordPress appelé Memberium pour Active Campaign, qui gère toute la création de compte et verrouille le contenu pour qu'il soit accessible uniquement aux clients payants. Je décompose ce processus dans la vidéo intégrée ci-dessous.

Monétisez votre sommet virtuel

Maintenant que nous avons couvert la stratégie et la technologie, voyons comment rentabiliser vos efforts.

Utiliser la rareté pour augmenter les conversions

Utiliser la rareté ou l'urgence pour augmenter les conversions est une pratique marketing éprouvée qui a souvent mauvaise réputation. Je ne suis pas fan de faire semblant, mais j'ai un cas d'utilisation pour un sommet virtuel.

Une fois que quelqu'un s'est inscrit à l'accès gratuit, offrez un accès à vie à prix réduit pour une durée limitée. J'utilise un outil appelé Deadline Funnel, puis je configure des comptes à rebours sur les pages de vente respectives.

La capture d'écran ci-dessous montre l'écran d'édition dans Deadline Funnel pour le compte à rebours sur la page de vente incitative :

Je tiens à préciser une chose ici : il s'agit vraiment d'une offre unique. Si vous employez cette stratégie, restez éthique et ne vendez jamais un accès à vie au contenu du sommet à ce prix.

Upsells et downsells

Un autre excellent moyen de monétiser votre sommet consiste à mettre en œuvre des ventes incitatives et des ventes à la baisse. Idéalement, il peut s'agir de produits ou de services existants que vous proposez déjà dans votre entreprise.

Vous trouverez ci-dessous une capture d'écran de la façon dont j'implémente les ventes incitatives et les ventes incitatives à l'aide de ThriveCart. Dans cet exemple, je vends un cours vidéo qui correspond à l'intérêt des développeurs WordPress et des indépendants. Il est lié à l'achat d'accès à vie pour le WP Agency Summit.

La plupart des fournisseurs vous permettent d'avoir des ventes incitatives et des ventes à la baisse, ce que je recommande vivement pour votre événement.

Présentation du site Web du sommet de l'agence WP

Pour rendre la technologie plus accessible et plus facile à saisir, j'ai enregistré une présentation de mon site Web WP Agency Summit qui explique l'expérience utilisateur que je recherche ainsi que la façon dont j'ai configuré mon site et pourquoi :

Voici ce que je couvre dans la vidéo :

• Procédure vidéo dans la zone d'administration WP
• Quelles pages ai-je et comment les utilisateurs y circulent-ils ?
• Quels plugins j'utilise et pourquoi ?
• Comment sont configurés les plugins ?
• Comment fonctionne la vente ?
• Comment l'adhésion est-elle constituée ?

Plugins WordPress indispensables pour votre sommet

Si vous utilisez WordPress, vous n'aurez pas besoin d'un "plugin de sommet virtuel" particulier pour que votre événement se produise. Tout ce dont vous avez besoin est un site Web attrayant pour capturer les adresses e-mail et présenter le contenu de la session.

Ci-dessous, je décris trois plugins que je considère importants, mais même ceux-ci ne sont pas obligatoires et pourraient être remplacés par d'autres plugins ou services.

1. Membre pour une campagne active

Ce plugin connecte les données des abonnés et des clients de mon compte Active Campaign avec mon site Web et me permet de vendre l'accès à la zone d'adhésion à vie.

Une fois le sommet terminé, j'utilise Memberium pour verrouiller les sessions et les contenus bonus pour un accès public. D'ici là, seuls les clients qui ont payé pour un abonnement à vie peuvent voir les sessions et profiter des bonus que je leur ai préparés.

Ci-dessous, vous pouvez voir un exemple de configuration de la fonction de connexion lors de l'utilisation de Memberium pour Active Campaign :

2. Elementor Pro et Ultimate Addons pour Elementor

Étant donné que WordPress n'a pas de mises en page pour les sommets virtuels prêts à l'emploi, je les construis moi-même à l'aide du constructeur de pages Elementor. Investir dans la version Pro et installer un module complémentaire fourni avec ma licence de thème (Astra Pro) est logique.

Elementor est également ce que j'utilise pour intégrer Active Campaign et capturer les adresses e-mail de mes participants. Il vous permet de créer des formulaires d'inscription, puis d'envoyer les données soumises à une liste particulière dans Active Campaign. Vous pouvez même taguer les abonnés à l'aide de ces formulaires d'inscription.

3. Champs personnalisés avancés Pro

Avec mon mentor, Leon Benedens, nous avons créé plusieurs fonctions personnalisées autour de nos sommets virtuels, en particulier pour la gestion des données des conférenciers et des sponsors. Nous utilisons Advanced Custom Fields Pro à cette fin.

Optimisez votre site Web de sommet pour les performances (et les conversions)

Voici trois façons d'améliorer le taux de conversion lors de votre sommet virtuel (ou de toute page de destination, d'ailleurs) :

1. Vitesse des pages

Les pages de destination des sommets virtuels ont souvent beaucoup de contenu et se chargent lentement. Vous mettez généralement en surbrillance tous les intervenants et leurs sessions, qui peuvent contenir jusqu'à 88 images rien que pour les intervenants. (Oui, j'ai vu des sommets avec 88 orateurs.)

Prenez soin des fruits à portée de main pour augmenter la vitesse de votre site Web :

• Implémentez un réseau de diffusion de contenu (CDN) si vous prévoyez un trafic mondial.
• Tirez parti de la mise en cache côté serveur.
• Ajoutez la mise en cache du navigateur, la compression et la minification à votre site Web.
• Assurez-vous que votre site Web fonctionne sur la dernière version de PHP et MySQL/MariaDB.
• Envisagez de configurer une page de destination statique (nécessite des compétences en codage pour que les inscriptions fonctionnent).
• Optimisez vos images pour un chargement rapide (utilisez le format .webp, ajoutez un chargement paresseux, téléchargez dans la bonne taille, etc.).

2. Test fractionné

Les tests fractionnés vous permettent d'avoir plusieurs pages de destination et de diriger une partie de votre trafic vers chacune, en mesurant leurs performances en termes d'inscriptions.

Vous pouvez choisir parmi d'innombrables outils de test fractionné ; Je n'ajouterai pas plus de ballonnement à l'article en les parcourant. CXL a déjà de très bons articles sur les tests fractionnés :

• Processus de test fractionné qui fonctionne ;
• Comment divers outils affectent la vitesse de chargement de votre site ;
• Cette revue de 18 outils de test a/b.

3. Cartes thermiques

Les cartes thermiques peuvent vous donner des informations exploitables sur la façon dont les visiteurs interagissent avec votre site Web.

L'un des enseignements les plus courants de l'étude des cartes thermiques est d'augmenter la pertinence contextuelle. Cette stratégie vous aide à mieux guider vos visiteurs à travers la page de destination en respectant leur niveau de notoriété (voir Breakthrough Advertising d'Eugene Schwartz).

Inutile de dire que l'analyse de la carte thermique est suffisamment complexe pour écrire plusieurs articles à ce sujet. Heureusement, CXL propose également de nombreux articles exceptionnels que vous pouvez utiliser pour un apprentissage plus approfondi.

Façons d'augmenter la visibilité de votre événement

Une équipe de conférenciers stellaires et une organisation de premier ordre sont les clés évidentes d'un grand événement.

C'est pourquoi des entreprises entières se spécialisent dans ce domaine, comme Dutch Standard Events, dirigé par Sytze Wiersma :

Réservez des conférenciers de premier plan ayant une expérience pertinente dans l'industrie. Avant de signer le contrat, assurez-vous qu'ils allouent un minimum de 1 journée de travail de préparation. En tant que comité d'organisation, nous vérifions leurs présentations et discutons du déroulement du spectacle avec notre directeur de la création et du spectacle.

Enfin, nous prenons leur diaporama et demandons à nos créatifs de le recréer dans le style de notre marque événementielle. Donc, huuuuuge effort et travail en co-création de contenu avec tous les côtés des professionnels qui y travaillent.

Pas "nous vous réservons et vous voyons alors et nous ESPÉRONS que c'est assez précieux.

Les sommets virtuels sont souvent faciles à promouvoir car vous en donnez l'accès. Cela facilite l'approche des influenceurs, des plateformes respectées dans votre créneau ou d'autres médias comme les médias, les podcasts, etc., pour parler de votre événement.

Envisagez d'utiliser Facebook ou Google Ads pour générer plus de trafic vers la page de destination de votre sommet virtuel.

Un autre excellent moyen d'attirer plus d'attention sur votre sommet est d'encourager le partage social.

Vous pouvez organiser des concours qui récompensent les personnes qui génèrent de nouvelles inscriptions à votre événement avec un laissez-passer d'accès gratuit à vie ou un bonus différent. Toute incitation pertinente pour votre public fonctionnera, mais ne donnez pas les cadeaux génériques et souvent coûteux, comme les iPads ou les cartes-cadeaux Amazon.

Vous pouvez également accéder à des plateformes tierces en publiant des invités, en écrivant sur des points de vente comme Medium ou Dev.to, en participant à des podcasts ou en organisant des webinaires avec les autorités de votre domaine.

Enfin, j'utilise beaucoup le marketing d'affiliation lors de la promotion de mes sommets, en donnant généralement 50% des bénéfices aux affiliés. La conversion de vos conférenciers en affiliés vous aide à tirer parti de leur autorité, leur offre une compensation pour le temps qu'ils passent à faire leur session et élargit votre portée.

Idées pour reproduire en ligne des zones de réseau physique

Les événements physiques ont des couloirs. Dans ces couloirs, vous rencontrez des personnes partageant les mêmes idées et avez des conversations passionnantes et aléatoires. Ces interactions offrent souvent la plus grande valeur aux participants, que vous devez reproduire dans votre événement virtuel.

Comme le note Leon Benedens de Fairment :

Grâce au concept subconscient de réciprocité, les participants qui ont apprécié nos événements gratuits apprécient l'effort que nous y mettons et veulent nous redonner et répondre positivement lorsque nous présentons des produits payants pertinents.

Heureusement, il existe des moyens de créer ces couloirs virtuels :

• Configurez des appels vidéo permanents auxquels vos participants peuvent participer à leur convenance (par exemple, en utilisant des outils comme Jitsi).
• Intégrez des chats en direct pour chaque session ou simplement sur une page dédiée pour que vos participants puissent réseauter.
• Placez les participants sur des tables rondes virtuelles (nécessite un codage personnalisé) avec accès à un appel vidéo privé et à un chat en direct. Le nombre limité de personnes permet à chacun de se sentir plus à l'aise.

Gardez à l'esprit que tout le monde n'est pas extraverti et à l'aise avec l'approche d'étrangers sur les chats vidéo. Proposez d'autres moyens d'interagir (audio, écrit, etc.) afin que chaque participant puisse choisir le canal qu'il préfère.

Principales différences entre les événements virtuels et physiques

D'après mon expérience, il y a quatre principaux facteurs de séparation dont vous devez être conscient lorsque vous organisez un sommet virtuel.

Organiser votre sommet virtuel sur plusieurs fuseaux horaires

Très probablement, votre sommet virtuel attirera un public qui couvre plusieurs fuseaux horaires ou même le monde entier. J'ai personnellement obtenu des pages vues de plus de 110 pays sur mes événements en ligne.

Lors de la planification de vos événements, notez les fuseaux horaires les plus populaires et utilisez un outil de fuseau horaire pour suivre les différentes heures dans le monde.

Vous pouvez gérer cela de deux manières :

1. Établissez un horaire quotidien avec quelques séances pour chaque jour et gardez ces séances en ligne pendant une durée limitée (par exemple, 48 à 72 heures). Cela donne à chaque participant suffisamment de latitude pour consommer le contenu à sa convenance.
2. Publiez toutes les sessions en même temps et gardez-les en ligne pendant toute la durée de l'événement. Cela crée moins de confusion quant à savoir quelle session est en ligne quel jour et donne aux gens plus de temps qu'il n'en faut pour écouter leurs orateurs préférés.

"Meet and greet" avec des conférenciers et des sponsors

Envisager d'avoir des chats en direct et des appels vidéo intégrés sur le site Web du sommet. Encouragez vos intervenants à passer du temps dans le chat et les appels.

Avec les cabines de parrainage virtuelles, vous pouvez avoir des appels vidéo permanents et des chats en direct. Assurez-vous simplement que vos sponsors occupent le stand pendant que le chat en direct et l'appel vidéo sont en ligne, ou que vous disposez d'une option de secours si personne n'est là.

Dans la capture d'écran ci-dessous, vous pouvez voir un stand virtuel que j'ai construit pour l'outil de traduction Weglot. Lorsque le stand n'est pas occupé, il montre plusieurs façons asynchrones pour les participants de contacter l'entreprise.

Une fois le stand occupé, vous pouvez remplacer la section principale CTA par un appel vidéo permanent pour encourager les conversations directes.

À tout moment, il y a une roue qui tourne pour simuler des cadeaux. Les visiteurs peuvent le faire tourner et gagner des coupons, des cadeaux et d'autres articles choisis par le sponsor. Des détails comme ceux-ci rendent la visite du stand virtuel plus amusante (et aident le sponsor à générer des prospects).

Événements sociaux après la conférence

Une conférence virtuelle manque des rencontres dans des pubs ou des restaurants, des tables rondes dans d'autres endroits, des participants qui passent du temps ailleurs dans la ville, etc.

Bien qu'il ne s'agisse pas d'une alternative parfaite, vous pouvez organiser des dîners virtuels ou des pauses déjeuner sans ordre du jour défini. N'ayez pas peur de faire preuve de créativité - vous voulez que les participants se sentent à l'aise tout en apprenant et en nouant des relations.

Conclusion

Il n'y a pas moyen de contourner cela; organiser une conférence virtuelle demande beaucoup de travail. Choisir les bons sujets, inviter les bons orateurs et perfectionner votre pile technologique peut être difficile.

Mais une fois que vous avez organisé votre premier sommet virtuel et obtenu une certaine traction, votre entreprise en récoltera les bénéfices pour les années à venir.

Le simple fait de créer des liens avec tous les conférenciers et sponsors en vaut souvent la peine et peut entraîner de nombreuses affaires et une croissance pour votre marque.