Le strategie e la tecnologia dietro l'hosting di un vertice virtuale di successo

Circa l'85% dei leader e dei dirigenti identifica gli eventi di persona come critici per il successo della propria azienda. Nella maggior parte dei posti per la maggior parte di quest'anno, è stato impossibile.

Non diversamente dalle loro controparti di persona, i vertici virtuali hanno obiettivi simili:

1. Riunisci le persone nel tuo mercato di riferimento.
2. Diffondere la conoscenza del settore.
3. Aumenta la consapevolezza e fai crescere il tuo marchio.
4. Aumenta i profitti della tua azienda.

Ma, ovviamente, vengono con una serie aggiuntiva di sfide. Ospitare un vertice virtuale che lasci i partecipanti connessi e più informati è più facile a dirsi che a farsi.

Troppo spesso, i vertici virtuali si trasformano in "podcast con steroidi", le aziende rilasciano contenuti senza fornire ai partecipanti una piattaforma su cui interagire e impegnarsi.

In questo articolo, condivido come ho eseguito marketing e supporto tecnico per un vertice virtuale con 3-5.000 partecipanti registrati.

Scopri perché stai ospitando un vertice virtuale, di cosa ti occuperai e per chi è

Il mio amico Joe Howard di WP Buffs sta organizzando un vertice virtuale nel momento in cui scrivo questo articolo. Come sempre, c'è la tentazione di tradurre qualsiasi sforzo di marketing in entrate immediate.

Ma, come osserva, è necessaria anche una visione a lungo termine:

Certo, spero che saremo in grado di attirare alcuni contatti per i WP Buff, ma in realtà i nostri obiettivi a lungo termine sono molto più importanti.

Vogliamo ospitare un evento online che, 1) aiuterà i professionisti di WordPress a far funzionare le entrate mensili ricorrenti per le loro attività WP e 2) consentirà alle persone di godersi un evento virtuale senza stress, sociale e divertente senza il burnout virtuale che così tanti sono affrontare.

Se riusciamo a realizzare queste 2 cose, il WPMRR Virtual Summit può essere uno dei migliori eventi online in circolazione. Ed essere associati a questo ha un impatto molto più positivo e duraturo sulla nostra attività di qualsiasi altra cosa!

Un vertice virtuale in grado di raggiungere questi ambiziosi obiettivi richiede molto di più della semplice partecipazione di alcuni relatori del settore a una chiamata Zoom e sperare per il meglio.

Scegli un argomento specifico per il tuo vertice virtuale

Messa a fuoco. Non puoi comunicare i benefici di un evento senza una visione chiara.

L'esperto di vette virtuali Navid Moazzez mi ha insegnato a definire un tema di nicchia e redditizio prima di intraprendere ulteriori passi. Ha creato una checklist efficace che puoi adattare per valutare le idee:

• Ti piace o hai un grande interesse per l'argomento?
• Stai già vendendo con successo in questa nicchia o altre aziende stanno dimostrando la fattibilità della nicchia?
• Ci sono pubblicazioni popolari su questo argomento a cui puoi attingere?
• L'argomento soddisfa i tuoi standard aziendali, etici e morali?
• Riesci a pensare ad almeno tre cose da vendere?
• Riesci a pensare a sotto-nicchie per la nicchia più ampia?
• I clienti in questa nicchia sono acquirenti fedeli e abituali?

Per citare Navid:

Vai specifico. Uno dei più grandi errori che vedo commettere dalle persone è di esagerare.

Un vertice per tutti è davvero per nessuno, quindi il mio consiglio è di renderlo il più specifico possibile.

Questo è perfetto perché puoi indirizzare esigenze, desideri e punti deboli molto specifici e entrare davvero in risonanza con il tuo mercato per aumentare le conversioni.

C'è anche meno concorrenza in mercati molto di nicchia, quindi è molto più facile diventare l'autorità di riferimento.

Parla con i tuoi clienti. Ottieni feedback da chi opera nel tuo settore. Dopo aver bloccato un argomento, puoi definire il tuo mercato di riferimento.

Identifica il tuo pubblico di destinazione

Idealmente, puoi attingere a un mercato già servito dalla tua attività: il tuo vertice è un altro sbocco per creare valore per i tuoi clienti e rafforzare la tua posizione di mercato.

Se non hai un pubblico di destinazione stabilito, approfondisci qui. Prenditi il ​​​​tempo necessario per identificare il tuo pubblico di destinazione online e familiarizzare intimamente con i loro desideri e punti deboli.

Nello screenshot qui sotto, puoi vedere come sottolineo i vantaggi che il mio pubblico di destinazione ottiene partecipando al WP Agency Summit.

Sapere esattamente chi parteciperà al tuo vertice virtuale ti aiuterà anche con altri due aspetti importanti:

1. Identificazione dei prodotti da vendere al tuo pubblico durante l'evento virtuale;
2. Selezione di altoparlanti che entusiasmino il tuo pubblico.

Non tutti i prodotti che vendi saranno adatti al tuo evento. Forse stai ospitando un vertice virtuale per non vendere nulla ma solo per costruire la tua lista di e-mail o aumentare l'autorità di consapevolezza del marchio.

Le conferenze tradizionali di maggior successo si concentrano sul networking e sull'apprendimento con una piccola quantità di presentazioni di vendita in tutto. I vertici virtuali non sono diversi. Non trasformare il tuo vertice virtuale in una festa di presentazione, dalla tua azienda o dai relatori.

Dalla mia esperienza, funziona meglio offrire gratuitamente almeno una parte del vertice virtuale. Un metodo consiste nell'offrire gratuitamente tutte le sessioni mentre il vertice virtuale è in diretta e metterle dietro un paywall al termine del vertice.

Puoi anche mantenere libere per sempre le sessioni del vertice e utilizzare il vertice come magnete guida per far crescere il tuo pubblico. Tutto dipende dai tuoi obiettivi e obiettivi.

Non tutti pensano che sia l'approccio giusto, come ha chiarito Alistair Croll su Twitter:

Ha ragione: i contenuti gratuiti spesso non sono apprezzati tanto quanto i contenuti a pagamento. Ma se il tuo summit comunica chiaramente i limiti dell'accesso gratuito (nessun bonus, limiti di tempo, ecc.) e offre un upsell per l'esperienza completa, può essere incredibilmente redditizio.

I dadi e i bulloni per gestire un vertice virtuale redditizio

Indipendentemente dalla strategia che scegli, conosci il tipo di esperienza utente che desideri creare. In breve, come vuoi che i tuoi partecipanti ricordino l'evento?

Vuoi che si sentano felici per quanto hanno imparato? Quanto bene si sono collegati con persone che la pensano allo stesso modo? Preferiresti avere contanti in anticipo o una pila di contatti da seguire?

Come per tutte le cose nel marketing, ci sono dei compromessi.

Ovviamente, nessuna delle tue strategie conterà molto se non hai la tecnologia per supportare l'evento.

Scegliere la tecnologia giusta per il tuo vertice virtuale

Sebbene ci siano innumerevoli modi per organizzare un vertice virtuale, quello che ho scoperto funziona dall'hosting di quattro vertici virtuali con un totale di 10.000 partecipanti registrati e 125.000 visualizzazioni di pagina.

Esaminiamo ciascuna delle considerazioni tecniche una per una.

Self-hosted vs. piattaforme

L'elefante nella stanza è se vuoi ospitare autonomamente (ad esempio, WordPress) o utilizzare uno strumento SaaS.

Self-hosting con WordPress

WordPress alimenta oltre il 30% del Web, quindi non sorprende che tu possa ospitare una conferenza virtuale con un sito Web WordPress.

I benefici:

• Stai utilizzando uno strumento gratuito e devi solo pagare per l'hosting.
• Probabilmente hai già esperienza interna per WordPress.
• Stai utilizzando una piattaforma che puoi adattare alle tue idee e alle tue esigenze.

Le sfide:

• Devi progettare e costruire tu stesso tutte le pagine del vertice (pagina di destinazione, pagina di conferma della registrazione, pagine di contenuto, pagine di vendita, area di sponsorizzazione, ecc.).
• A seconda della dimensione del pubblico prevista, devi assicurarti che il tuo sito web sia in grado di gestire picchi di traffico.
• Vuoi proteggere il tuo sito Web da hackeraggi o tempi di inattività.
• Devi integrare strumenti di terze parti come piattaforme di hosting video, chat, videochiamate, gateway di pagamento, ecc.
• Non hai indicazioni su come strutturare il tuo summit e devi mappare tu stesso l'intera esperienza dell'utente.

Se hai le risorse tecniche e la conoscenza di WordPress, puoi sicuramente farlo, ma considera anche alcune delle opzioni pronte all'uso.

Piattaforme per ospitare il tuo vertice virtuale

Ehi Vertice

HeySummit ha dashboard per la gestione dei discorsi e gli altoparlanti che ti aiutano a rimanere in pista con tutti i discorsi in corso. I tuoi oratori ottengono dati in tempo reale sulle prestazioni della loro sessione rispetto ad altri oratori.

Uno dei principali svantaggi, tuttavia, è che non è possibile creare un'area di sponsorizzazione con cabine virtuali e omaggi virtuali. Se non ne hai bisogno e puoi far fronte ai costi di HeySummit, vale la pena provare.

Sperando

Hopin ti offre una sede virtuale in cui puoi creare più aree interattive per connetterti e interagire con i partecipanti. Puoi organizzare tavole rotonde virtuali per i tuoi partecipanti per connettersi tra loro e persino costruire cabine di sponsorizzazione virtuali.

Se stai cercando una soluzione che è stata testata in battaglia e si è dimostrata valida più e più volte, Hopin potrebbe essere quello che fa per te. Organizzazioni come le Nazioni Unite, The Next Web, Adobe, Dell e il Wall Street Journal lo hanno utilizzato per ospitare eventi virtuali.

Il più grande svantaggio di Hopin è che è quasi impossibile personalizzare oltre le funzionalità standard che forniscono.

vFAIRS

Visivamente, vFAIRS assomiglia di più a una conferenza tradizionale. Puoi dare il benvenuto ai tuoi partecipanti a un banco di orientamento, avere cabine ricche di funzionalità che assomigliano alle cabine che vedresti in un evento fisico e creare pagine di destinazione personalizzate che seguono le linee guida del marchio.

Detto questo, vFAIRS è meno su misura per ospitare un vertice virtuale con relatori che tengono discorsi. È più adatto per eventi in cui le aziende possono mostrare i loro prodotti, offerte e marchio.

Vertici virtuali di Facebook

Un'altra grande alternativa è usare Facebook. La mia amica Tina Dahmen ha visto un impegno eccezionale durante le sessioni. Ha riassunto l'evento come segue:

Ho ospitato il vertice in diretta su FB perché volevo includere il mio intero gruppo FB, che ha funzionato in modo sorprendente dal punto di vista del coinvolgimento. Penso anche che gli eventi dal vivo abbiano un'energia molto migliore per loro ed è davvero fantastico interagire direttamente con i partecipanti.

Ho fatto tutto in modo molto diverso da come fa di solito il normale organizzatore del vertice. Il motivo era anche che non avevo studiato nulla sui vertici in anticipo e avevo solo l'idea di ospitare comunque eventi dal vivo. Praticamente ho imparato mentre lo facevo.

Ho inviato una notifica via e-mail a tutti pochi minuti prima di andare in diretta e ho anche eseguito il ping di tutti su Facebook Messenger, il che ha aumentato drasticamente il tasso di partecipazione.

Tuttavia, il tasso di conversione era basso, ma questo aveva a che fare con la mia offerta e non con l'hosting del vertice su FB.

Alla fine si tratta di scegliere la piattaforma con cui ti senti più a tuo agio. Affidabilità, personalizzazione e facilità d'uso sono tutti fattori importanti.

Tecnologia per gestire lo spettacolo, contattare i partecipanti e gestire l'accesso

Usando il mio prossimo WP Agency Summit come esempio, supponiamo che:

• Vuoi utilizzare le sponsorizzazioni per pagare le spese per ospitare l'evento.
• Tutte le sessioni dei relatori sono preregistrate e vanno "dal vivo" a un determinato momento durante l'evento.
• Offrirai possibilità di networking tramite videochiamate e chat dal vivo.
• Vuoi vendere l'accesso a vita a tutte le sessioni per un profitto.
• Vuoi sfruttare il marketing di affiliazione per promuovere l'evento.
• Avrai campagne di traffico a pagamento che indirizzano i partecipanti al tuo evento.
• Utilizzerai le e-mail per comunicare con i partecipanti prima, durante e dopo il vertice.

Ciò richiede l'integrazione di molti strumenti. Per l'evento in tempo reale, dovrai spostarti da un relatore all'altro, avere più relatori online contemporaneamente e integrare pause caffè virtuali.

Per rendere questo meno astratto, ecco un esempio di come il mio amico, Lee Matthew Jackson, ha strutturato il primo giorno del suo evento Agency Transformation Live:

Dietro le quinte, avrai bisogno del supporto e-mail per coinvolgere i partecipanti.

Automazione della posta elettronica prima, durante e dopo

Mi affido fortemente all'email marketing per i miei eventi perché consente un alto grado di automazione senza perdere un tocco personale.

Durante il tuo vertice virtuale, comunica il più possibile con i tuoi partecipanti. Condividi i dettagli sul programma delle sessioni, come navigare nel sito web del vertice virtuale, come entrare in contatto con gli altri partecipanti e come chiedere aiuto.

Uso Active Campaign e ho più flussi di lavoro di automazione che si attivano in base a date o traguardi definiti. Puoi utilizzare qualsiasi altro strumento di email marketing che ti consenta di impostare sequenze di email automatizzate.

Pensa alle seguenti campagne e-mail:

• Pre pranzo. Fai in modo che i tuoi abbonati siano entusiasti di ciò che sta arrivando.
• Onboarding. Spiega esattamente come funzionerà l'evento una volta iniziato.
• Durante l'evento. Assicurati che i tuoi partecipanti dispongano di tutte le informazioni di cui hanno bisogno per ottenere il massimo dal tuo evento.
• Dopo l'evento. Continua a comunicare con i partecipanti una volta terminato l'evento.

Ovviamente, questa strategia di posta elettronica può essere ampliata per adattarsi ai tuoi standard di comunicazione e ai tuoi piani per il vertice.

Vendere l'accesso a vita dopo la fine del vertice

La condivisione di contenuti preziosi e gratuiti crea buona volontà per la tua attività e ti aiuta anche a far crescere la tua lista di e-mail. È molto più facile promuovere un vertice virtuale gratuito che chiedere direttamente alle persone di acquistare un biglietto per l'evento, soprattutto se devi ancora ospitare il tuo primo evento.

Una volta terminato l'evento, tuttavia, è pratica comune bloccare le sessioni dietro un paywall o addirittura creare un'area di appartenenza con bonus attorno alle lezioni. Ha funzionato per me con il WP Agency Summit e i miei altri eventi dal 2015.

Il mio processore di pagamento preferito è ThriveCart perché funge anche da piattaforma di gestione degli affiliati. Puoi utilizzare qualsiasi elaboratore di pagamento che ti piace, anche solo PayPal o Stripe, purché ti permetta di connetterti con uno strumento di abbonamento per creare account utente per i tuoi clienti.

Integro ThriveCart con Active Campaign in modo che tutte le informazioni sui clienti vengano archiviate in Active Campaign. Quindi collego Active Campaign a un plug-in WordPress chiamato Memberium for Active Campaign, che gestisce tutta la creazione dell'account e blocca il contenuto in modo che sia accessibile solo ai clienti paganti. Analizzo questo processo nel video incorporato di seguito.

Monetizza il tuo vertice virtuale

Ora che abbiamo trattato di strategia e tecnologia, diamo un'occhiata a come monetizzare i tuoi sforzi.

Usare la scarsità per aumentare le conversioni

L'uso della scarsità o dell'urgenza per aumentare le conversioni è una pratica di marketing collaudata che spesso ottiene un brutto colpo. Non sono un fan di fingere, ma ho un caso d'uso per un vertice virtuale.

Dopo che qualcuno si è registrato per l'accesso gratuito, offri un accesso scontato a vita per un periodo di tempo limitato. Uso uno strumento chiamato Deadline Funnel e quindi imposto i timer per il conto alla rovescia sulle rispettive pagine di vendita.

Lo screenshot qui sotto mostra la schermata di modifica all'interno di Deadline Funnel per il conto alla rovescia nella pagina di upsell:

Voglio chiarire una cosa qui: questa è davvero un'offerta una tantum. Se utilizzi questa strategia, mantienila etica e non vendere mai l'accesso a vita ai contenuti del vertice a questo prezzo.

Upsell e downsell

Un altro ottimo modo per monetizzare il tuo vertice è implementare upsell e downsell. Idealmente, questi possono essere prodotti o servizi esistenti che già offri nella tua attività.

Di seguito è riportato uno screenshot di come implemento upsell e downsell utilizzando ThriveCart. In questo esempio, vendo un corso video che si adatta all'interesse degli sviluppatori WordPress e dei liberi professionisti. È collegato all'acquisto dell'accesso a vita per il WP Agency Summit.

La maggior parte dei fornitori ti consente di avere upsell e downsell, che consiglio vivamente per il tuo evento.

Una panoramica del sito Web del vertice dell'Agenzia WP

Per rendere la tecnologia più riconoscibile e più facile da comprendere, ho registrato una procedura dettagliata del mio sito Web WP Agency Summit che spiega l'esperienza dell'utente per cui mi sto battendo, nonché come ho impostato il mio sito e perché:

Ecco cosa tratterò nel video:

• Video walkthrough nell'area di amministrazione di WP
• Quali pagine ho e in che modo gli utenti le attraversano?
• Quali plugin utilizzo e perché?
• Come sono configurati i plugin?
• Come funziona la vendita?
• Come si costruisce l'abbonamento?

Plugin WordPress indispensabili per il tuo summit

Se stai utilizzando WordPress, non avrai bisogno di alcun particolare "plugin virtuale del vertice" per realizzare il tuo evento. Tutto ciò di cui hai bisogno è un sito Web dall'aspetto gradevole per acquisire indirizzi e-mail e presentare i contenuti della sessione.

Di seguito, illustrerò tre plugin che ritengo importanti, ma anche quelli non sono obbligatori e potrebbero essere sostituiti con altri plugin o servizi.

1. Iscrizione alla campagna attiva

Questo plug-in collega i dati di abbonati e clienti all'interno del mio account Active Campaign con il mio sito Web e mi consente di vendere l'accesso all'area di abbonamento a vita.

Al termine del vertice, utilizzo Memberium per bloccare le sessioni e i contenuti bonus per l'accesso pubblico. A quel punto, solo i clienti che hanno pagato per l'abbonamento a vita possono vedere le sessioni e usufruire dei bonus che ho preparato per loro.

Di seguito, puoi vedere un esempio di come configurare la funzione di accesso quando si utilizza Memberium per Active Campaign:

2. Componenti aggiuntivi Elementor Pro e Ultimate per Elementor

Dal momento che WordPress non ha layout per i vertici virtuali pronti all'uso, li sto costruendo da solo usando il generatore di pagine Elementor. Ha senso investire nella versione Pro e installare un componente aggiuntivo fornito con la mia licenza del tema (Astra Pro).

Elementor è anche ciò che utilizzo per integrare Active Campaign e acquisire gli indirizzi e-mail dei miei partecipanti. Ti consente di creare moduli di attivazione e quindi inviare i dati inviati a un elenco particolare in Active Campaign. Puoi anche taggare gli abbonati utilizzando questi moduli di attivazione.

3. Campi personalizzati avanzati Pro

Insieme al mio mentore, Leon Benedens, costruiamo alcune funzioni personalizzate attorno ai nostri vertici virtuali, in particolare per il modo in cui vengono gestiti i dati per i relatori e gli sponsor. Usiamo Advanced Custom Fields Pro per questo scopo.

Ottimizza il tuo sito web del vertice per il rendimento (e le conversioni)

Ecco tre modi per migliorare il tasso di conversione al tuo vertice virtuale (o qualsiasi pagina di destinazione, se è per questo):

1. Velocità della pagina

Le pagine di destinazione del vertice virtuale spesso hanno molti contenuti e si caricano lentamente. Di solito evidenzi tutti i relatori e le loro sessioni, che possono contenere fino a 88 immagini solo per i relatori. (Sì, ho visto vertici con 88 relatori.)

Prenditi cura del frutto basso per aumentare la velocità del tuo sito web:

• Implementa una Content Delivery Network (CDN) se prevedi traffico globale.
• Sfrutta la memorizzazione nella cache lato server.
• Aggiungi la memorizzazione nella cache del browser, la compressione e la minimizzazione al tuo sito web.
• Assicurati che il tuo sito web funzioni con l'ultima versione di PHP e MySQL/MariaDB.
• Prendi in considerazione la creazione di una pagina di destinazione statica (richiede competenze di codifica per far funzionare le registrazioni).
• Ottimizza le tue immagini per un caricamento veloce (usa il formato .webp, aggiungi il caricamento lento, carica nella dimensione corretta, ecc.).

2. Test divisi

Lo split test ti consente di avere più pagine di destinazione e indirizzare una parte del tuo traffico su ciascuna, misurando il loro rendimento in termini di registrazioni.

Puoi scegliere tra innumerevoli strumenti di test divisi disponibili; Non aggiungerò più rigonfiamento all'articolo esaminandoli. CXL ha già degli ottimi articoli sui test divisi:

• Processo di test diviso che funziona;
• In che modo i vari strumenti influiscono sulla velocità di caricamento del tuo sito;
• Questa recensione di 18 strumenti di test a/b.

3. Mappe di calore

Le mappe di calore possono darti informazioni utili su come i visitatori interagiscono con il tuo sito web.

Uno degli aspetti più comuni dallo studio delle mappe di calore è aumentare la rilevanza contestuale. Questa strategia ti aiuta a guidare meglio i tuoi visitatori attraverso la pagina di destinazione rispettando il loro livello di consapevolezza (fare riferimento a Breakthrough Advertising di Eugene Schwartz).

Inutile dire che l'analisi della mappa di calore è abbastanza complessa da scrivere più post a riguardo. Fortunatamente, CXL ha anche alcuni articoli eccezionali che puoi utilizzare per ulteriori approfondimenti.

Modi per aumentare l'esposizione per il tuo evento

Una formazione di altoparlanti stellare e un'organizzazione di prim'ordine sono le chiavi ovvie per un grande evento.

Ecco perché intere aziende sono specializzate in questo campo, come Dutch Standard Events, gestita da Sytze Wiersma:

Prenota relatori di serie A con un background rilevante nel settore. Prima di firmare il contratto, assicurarsi che allochino almeno 1 giorno lavorativo di preparazione. In qualità di comitato organizzativo, controlliamo i loro mazzi di presentazione e discutiamo del flusso dello spettacolo insieme al nostro direttore creativo e dello spettacolo.

Alla fine prendiamo il loro mazzo di diapositive e facciamo in modo che i nostri creativi lo rifacciano nello stile del nostro marchio di eventi. Quindi, enorme sforzo e lavoro nella co-creazione di contenuti con tutti i lati dei professionisti che ci lavorano.

Non "ti prenotiamo e ci vediamo allora e SPERIAMO che sia abbastanza prezioso.

I vertici virtuali sono spesso facili da promuovere perché stai dando via l'accesso. Ciò rende più facile avvicinarsi a influencer, piattaforme rispettate nella tua nicchia o altri media come notiziari, podcast, ecc. Per parlare del tuo evento.

Prendi in considerazione l'esecuzione di Facebook o Google Ads per indirizzare più traffico alla pagina di destinazione del tuo vertice virtuale.

Un altro ottimo modo per attirare più occhi sulla tua vetta è incoraggiare la condivisione sociale.

Potresti organizzare concorsi che premiano le persone che portano nuove registrazioni al tuo evento con un pass di accesso gratuito a vita o un bonus diverso. Qualsiasi incentivo rilevante per il tuo pubblico funzionerà, ma non regalare regali generici e spesso costosi, come iPad o buoni regalo Amazon.

Puoi anche attingere a piattaforme di terze parti tramite la pubblicazione di ospiti, scrivendo su punti vendita come Medium o Dev.to, partecipando a podcast o facendo webinar con le autorità nel tuo campo.

Infine, uso molto il marketing di affiliazione quando promuovo i miei summit, di solito regalando il 50% dei profitti agli affiliati. La conversione dei tuoi relatori in affiliati ti aiuta a sfruttare la loro autorità, offre loro un compenso per il tempo che trascorrono durante la loro sessione ed espande la tua portata.

Idee per replicare online le aree di rete fisiche

Gli eventi fisici hanno corridoi. In questi corridoi, ti imbatti in persone che la pensano allo stesso modo e hai conversazioni eccitanti e casuali. Queste interazioni spesso forniscono il massimo valore ai partecipanti, che devi replicare nel tuo evento virtuale.

Come osserva Leon Benedens di Fairment:

Grazie al concetto inconscio di reciprocità, i partecipanti che hanno apprezzato i nostri eventi gratuiti apprezzano lo sforzo che ci dedichiamo e vogliono restituirci e rispondere positivamente a quando presentiamo prodotti a pagamento pertinenti.

Fortunatamente, ci sono modi per creare questi corridoi virtuali:

• Imposta videochiamate permanenti a cui i partecipanti possono partecipare a loro piacimento (ad esempio, utilizzando strumenti come Jitsi).
• Incorpora le chat dal vivo per ogni sessione o solo su una pagina dedicata per la rete dei tuoi partecipanti.
• Posiziona i partecipanti su tavole rotonde virtuali (richiede una codifica personalizzata) con accesso a una videochiamata privata e chat dal vivo. Il numero limitato di persone aiuta tutti a sentirsi più a proprio agio.

Tieni presente che non tutti sono estroversi e si sentono a proprio agio nell'avvicinarsi a estranei nelle chat video. Offri altri modi per interagire (audio, scritto e così via) in modo che ogni partecipante possa scegliere il canale che preferisce.

Differenze chiave tra eventi virtuali e fisici

Nella mia esperienza, ci sono quattro principali fattori di separazione di cui devi essere consapevole quando ospiti un vertice virtuale.

Offrire il tuo vertice virtuale su più fusi orari

Molto probabilmente, il tuo vertice virtuale attirerà un pubblico che copre più fusi orari o addirittura l'intero globo. Personalmente ho ricevuto visualizzazioni di pagina da oltre 110 paesi sui miei eventi online.

Quando pianifichi gli orari dei tuoi eventi, prendi nota dei fusi orari più popolari e utilizza uno strumento fuso orario per tenere traccia dei vari orari in tutto il mondo.

Puoi gestirlo in due modi:

1. Imposta un programma giornaliero con un paio di sessioni per ogni giorno e mantieni quelle sessioni online per un tempo limitato (ad esempio, 48–72 ore). Ciò offre a ogni partecipante un margine di manovra sufficiente per consumare il contenuto a suo piacimento.
2. Pubblica tutte le sessioni contemporaneamente e mantienile online per tutta la durata dell'evento. Ciò crea meno confusione su quale sessione è online in quale giorno e offre alle persone più che sufficiente tempo per ascoltare i loro oratori preferiti.

“Meet and greet” con relatori e sponsor

Considerando di avere chat dal vivo e videochiamate incorporate nel sito Web del vertice. Incoraggia i tuoi altoparlanti a trascorrere un po' di tempo in chat e durante le chiamate.

Con le cabine di sponsorizzazione virtuali, puoi fare videochiamate in piedi e chat dal vivo. Assicurati solo che i tuoi sponsor organizzino lo stand mentre la chat dal vivo e la videochiamata sono online o di avere un'opzione di backup se non c'è nessuno.

Nello screenshot qui sotto, puoi vedere una cabina virtuale che ho creato per lo strumento di traduzione Weglot. Quando lo stand non è dotato di personale, mostra diversi modi asincroni per consentire ai partecipanti di contattare l'azienda.

Una volta che la cabina è stata occupata, puoi sostituire la sezione CTA principale con una videochiamata permanente per incoraggiare conversazioni dirette.

In ogni momento, c'è una ruota che gira per simulare omaggi. I visitatori possono girarlo e vincere coupon, gadget e altri oggetti scelti dallo sponsor. Dettagli come questi rendono più divertente la visita allo stand virtuale (e aiutano lo sponsor a generare lead).

Eventi sociali post conferenza

Una conferenza virtuale perde incontri in pub o ristoranti, tavole rotonde in altri luoghi, partecipanti che trascorrono del tempo da qualche altra parte in città, ecc.

Sebbene non sia un'alternativa perfetta, puoi organizzare cene virtuali o pause pranzo senza un'agenda fissa. Non aver paura di essere creativo: vuoi che i partecipanti si sentano a proprio agio mentre imparano e creano relazioni.

Conclusione

Non c'è modo di aggirarlo; ospitare una conferenza virtuale è un sacco di duro lavoro. Scegliere gli argomenti giusti, invitare i relatori giusti e perfezionare il tuo stack tecnologico può essere impegnativo.

Ma una volta che avrai fatto il tuo primo vertice virtuale e avrai preso piede, la tua attività ne trarrà vantaggio per gli anni a venire.

Anche solo costruire le connessioni con tutti i relatori e gli sponsor vale spesso lo sforzo e può portare a molti affari e crescita per il tuo marchio.