Strategi & Teknologi di Balik Hosting Virtual Summit yang Sukses

Sekitar 85% pemimpin dan eksekutif mengidentifikasi acara tatap muka sebagai hal yang penting untuk kesuksesan perusahaan mereka. Di sebagian besar tempat untuk sebagian besar tahun ini, itu tidak mungkin.

Tidak seperti rekan-rekan mereka secara langsung, pertemuan puncak virtual memiliki tujuan yang sama:

1. Kumpulkan orang-orang di pasar sasaran Anda.
2. Menyebarkan pengetahuan industri.
3. Tingkatkan kesadaran dan kembangkan merek Anda.
4. Tingkatkan laba perusahaan Anda.

Tapi, tentu saja, mereka datang dengan serangkaian tantangan tambahan. Menyelenggarakan pertemuan puncak virtual yang membuat peserta merasa terhubung dan lebih terinformasi lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.

Terlalu sering, pertemuan puncak virtual berubah menjadi “podcast tentang steroid”—perusahaan merilis konten tanpa memberi peserta platform untuk berinteraksi dan terlibat.

Dalam artikel ini, saya membagikan bagaimana saya telah menjalankan pemasaran dan dukungan teknis untuk pertemuan puncak virtual dengan 3-5 ribu peserta terdaftar.

Ketahui mengapa Anda mengadakan pertemuan puncak virtual, apa yang akan Anda liput, dan untuk siapa

Teman saya Joe Howard dari WP Buffs sedang mengadakan pertemuan puncak virtual pada saat menulis artikel ini. Seperti biasa, ada godaan untuk menerjemahkan segala upaya pemasaran menjadi pendapatan langsung.

Tapi, seperti yang dia catat, Anda juga membutuhkan visi jangka panjang:

Tentu saja, saya berharap kami dapat menarik beberapa petunjuk ke WP Buff, tetapi pada kenyataannya tujuan jangka panjang kami jauh lebih penting.

Kami ingin menyelenggarakan acara online yang akan, 1) membantu profesional WordPress membuat pendapatan rutin bulanan berfungsi untuk bisnis WP mereka dan 2) memungkinkan orang-orang menikmati acara virtual yang bebas stres, sosial, dan menyenangkan tanpa kelelahan virtual seperti yang dialami banyak orang. mengatasi.

Jika kita bisa melakukan 2 hal itu, WPMRR Virtual Summit bisa menjadi salah satu acara online terbaik di luar sana. Dan dikaitkan dengan itu memiliki dampak yang jauh lebih positif dan tahan lama pada bisnis kita daripada apa pun yang bisa terjadi!

KTT virtual yang dapat mencapai tujuan mulia tersebut membutuhkan lebih dari sekadar menempatkan beberapa pembicara industri pada panggilan Zoom dan berharap yang terbaik.

Pilih topik khusus untuk pertemuan puncak virtual Anda

Fokus. Anda tidak dapat mengomunikasikan manfaat suatu acara tanpa visi yang jelas.

Pakar KTT virtual Navid Moazzez mengajari saya untuk menentukan tema niche—dan menguntungkan—sebelum mengambil langkah lebih lanjut. Dia membuat daftar periksa yang efektif yang dapat Anda sesuaikan untuk mengevaluasi ide:

• Apakah Anda menyukai atau memiliki minat besar pada topik tersebut?
• Apakah Anda sudah berhasil menjual di ceruk ini, atau adakah perusahaan lain yang membuktikan kelayakan ceruk tersebut?
• Apakah ada publikasi populer seputar topik ini yang dapat Anda manfaatkan?
• Apakah topik tersebut memenuhi standar perusahaan, etika, dan moral Anda?
• Dapatkah Anda memikirkan setidaknya tiga hal untuk dijual?
• Dapatkah Anda memikirkan sub-niche untuk niche yang lebih besar?
• Apakah pelanggan di ceruk ini loyal, pembeli berulang?

Mengutip Navid:

Pergi spesifik. Salah satu kesalahan terbesar yang saya lihat dilakukan orang adalah bertindak terlalu luas.

Pertemuan puncak untuk semua orang benar-benar bukan untuk siapa pun, jadi saran saya adalah membuatnya sespesifik mungkin.

Ini sempurna karena Anda dapat menargetkan kebutuhan, keinginan, dan masalah yang sangat spesifik, dan benar-benar sesuai dengan pasar Anda untuk meningkatkan konversi.

Ada juga persaingan yang lebih sedikit di pasar yang sangat khusus, jadi lebih mudah untuk menjadi otoritas yang masuk.

Bicaralah dengan pelanggan Anda. Dapatkan umpan balik dari orang-orang di industri Anda. Setelah Anda mengunci topik, Anda dapat menentukan target pasar Anda.

Identifikasi audiens target Anda

Idealnya, Anda dapat memasuki pasar yang sudah dilayani bisnis Anda—pertemuan puncak Anda adalah outlet lain untuk menciptakan nilai bagi pelanggan Anda dan memperkuat posisi pasar Anda.

Jika Anda tidak memiliki target audiens yang mapan, gali lebih dalam di sini. Luangkan waktu untuk mengidentifikasi audiens target online Anda dan menjadi akrab dengan keinginan dan poin rasa sakit mereka.

Pada tangkapan layar di bawah, Anda dapat melihat bagaimana saya menyoroti manfaat yang diperoleh audiens target saya dengan menghadiri WP Agency Summit.

Mengetahui secara pasti siapa yang akan menghadiri pertemuan puncak virtual Anda juga akan membantu Anda dengan dua aspek penting lainnya:

1. Mengidentifikasi produk untuk dijual kepada audiens Anda selama acara virtual;
2. Memilih pembicara yang membuat audiens Anda bersemangat.

Tidak setiap produk yang Anda jual akan cocok untuk acara Anda. Mungkin, Anda mengadakan pertemuan puncak virtual untuk tidak menjual apa pun tetapi hanya untuk membangun daftar email Anda atau menumbuhkan otoritas kesadaran merek.

Sebagian besar konferensi tradisional yang sukses berfokus pada jaringan dan pembelajaran dengan sedikit promosi penjualan. KTT virtual tidak berbeda. Jangan mengubah pertemuan puncak virtual Anda menjadi pesta promosi—oleh perusahaan Anda atau oleh pembicara.

Dari pengalaman saya, ini berfungsi paling baik untuk menawarkan setidaknya sebagian dari pertemuan puncak virtual secara gratis. Salah satu metodenya adalah menawarkan semua sesi secara gratis saat KTT virtual ditayangkan dan menempatkannya di balik paywall setelah KTT selesai.

Anda juga dapat menjaga agar sesi KTT tetap gratis selamanya dan menggunakan KTT sebagai magnet utama untuk menumbuhkan audiens Anda. Itu semua tergantung pada tujuan dan sasaran Anda.

Tidak semua orang berpikir itu pendekatan yang tepat, seperti yang Alistair Croll jelaskan di Twitter:

Dia ada benarnya—konten gratis seringkali tidak dihargai setinggi konten berbayar. Tetapi jika pertemuan puncak Anda dengan jelas mengomunikasikan batasan akses gratis (tidak ada bonus, batasan waktu, dll.), dan menawarkan peningkatan penjualan ke pengalaman penuh, itu bisa sangat menguntungkan.

Inti dari menjalankan KTT virtual yang menguntungkan

Terlepas dari strategi yang Anda pilih, ketahui jenis pengalaman pengguna yang ingin Anda buat. Singkatnya, bagaimana Anda ingin peserta Anda mengingat acara tersebut?

Apakah Anda ingin mereka merasa senang tentang seberapa banyak yang mereka pelajari? Seberapa baik mereka terhubung dengan orang-orang yang berpikiran sama? Apakah Anda lebih suka memiliki uang tunai di muka atau setumpuk prospek untuk ditindaklanjuti?

Seperti semua hal dalam pemasaran, ada pengorbanan.

Tentu saja, tidak ada strategi Anda yang akan menjadi masalah jika Anda tidak memiliki teknologi untuk mendukung acara tersebut.

Memilih teknologi yang tepat untuk pertemuan puncak virtual Anda

Meskipun ada banyak cara untuk menjalankan pertemuan puncak virtual, berikut ini adalah apa yang saya temukan berhasil dari menyelenggarakan empat pertemuan puncak virtual dengan gabungan 10rb peserta terdaftar dan 125rb tampilan halaman.

Mari kita bahas masing-masing pertimbangan teknologi satu per satu.

Dihosting sendiri vs. platform

Gajah di dalam ruangan adalah apakah Anda ingin menghosting sendiri (misalnya, WordPress) atau menggunakan alat SaaS.

Hosting mandiri dengan WordPress

WordPress menguasai lebih dari 30% web, jadi tidak mengherankan jika Anda dapat menyelenggarakan konferensi virtual dengan situs web WordPress.

Keuntungan-keuntungan:

• Anda menggunakan alat gratis dan hanya perlu membayar untuk hosting.
• Anda mungkin sudah memiliki keahlian internal untuk WordPress.
• Anda menggunakan platform yang dapat Anda sesuaikan dengan ide dan kebutuhan Anda.

Tantangan:

• Anda harus merancang dan membangun semua halaman puncak (halaman arahan, halaman konfirmasi pendaftaran, halaman konten, halaman penjualan, area sponsor, dll.) sendiri.
• Bergantung pada ukuran audiens yang Anda harapkan, Anda perlu memastikan situs web Anda dapat menangani lonjakan lalu lintas.
• Anda ingin melindungi situs web Anda dari peretasan atau downtime.
• Anda perlu mengintegrasikan alat pihak ketiga seperti platform hosting video, obrolan, panggilan video, gateway pembayaran, dll.
• Anda tidak memiliki panduan tentang cara menyusun KTT Anda dan harus memetakan sendiri seluruh pengalaman pengguna.

Jika Anda memiliki sumber daya teknis dan pengetahuan WordPress, Anda pasti dapat melakukannya, tetapi pertimbangkan juga beberapa opsi yang sudah ada.

Platform untuk menyelenggarakan KTT virtual Anda

HeiSummit

HeySummit memiliki manajemen pembicaraan dan dasbor pembicara yang membantu Anda tetap mengikuti semua pembicaraan yang sedang berlangsung. Pembicara Anda mendapatkan data waktu nyata tentang kinerja sesi mereka terhadap pembicara lain.

Namun, satu kelemahan utama adalah Anda tidak dapat membangun area sponsor dengan stan virtual dan hadiah virtual. Jika Anda tidak membutuhkannya dan dapat mengatasi biaya HeySummit, ada baiknya untuk dicoba.

Masuklah

Hopin memberi Anda tempat virtual di mana Anda dapat membangun beberapa area interaktif untuk terhubung dan terlibat dengan peserta. Anda dapat memiliki meja bundar virtual untuk peserta Anda untuk terhubung satu sama lain dan bahkan membangun stan sponsor virtual.

Jika Anda mencari solusi yang telah teruji dan terbukti berulang kali, Hopin bisa menjadi solusinya. Organisasi seperti Perserikatan Bangsa-Bangsa, The Next Web, Adobe, Dell, dan Wall Street Journal telah menggunakannya untuk menyelenggarakan acara virtual.

Kerugian terbesar dari Hopin adalah hampir tidak mungkin untuk menyesuaikan di luar fitur standar yang mereka sediakan.

vFAIRS

Secara visual, vFAIRS paling mirip dengan konferensi tradisional. Anda dapat menyambut peserta Anda di meja panduan, memiliki stan penuh fitur yang terlihat seperti stan yang akan Anda lihat di acara fisik, dan membuat halaman arahan khusus yang mengikuti pedoman merek.

Yang mengatakan, vFAIRS kurang disesuaikan untuk menjadi tuan rumah pertemuan puncak virtual dengan pembicara memberikan ceramah. Ini paling cocok untuk acara di mana perusahaan dapat memamerkan produk, penawaran, dan merek mereka.

KTT Virtual Facebook

Alternatif hebat lainnya adalah menggunakan Facebook. Teman saya Tina Dahmen melihat keterlibatan yang luar biasa selama sesi. Dia merangkum acara tersebut sebagai berikut:

Saya menjadi tuan rumah KTT secara langsung di FB karena saya ingin memasukkan seluruh grup FB saya, yang berhasil luar biasa dalam hal keterlibatan. Saya juga berpikir bahwa acara langsung memiliki energi yang jauh lebih baik bagi mereka, dan sangat menyenangkan bisa terlibat langsung dengan peserta.

Saya melakukan segalanya dengan sangat berbeda dari biasanya yang dilakukan oleh penyelenggara KTT biasa. Alasan untuk itu juga adalah karena saya tidak benar-benar mempelajari apa pun tentang KTT sebelumnya dan hanya memiliki ide untuk mengadakan acara langsung. Saya pada dasarnya belajar saat saya melakukannya.

Saya mengirim email pemberitahuan kepada semua orang beberapa menit sebelum saya ditayangkan, dan saya juga melakukan ping ke semua orang di Facebook Messenger, yang meningkatkan tingkat kehadiran secara drastis.

Namun, tingkat konversinya rendah, tetapi ini ada hubungannya dengan tawaran saya dan bukan dengan menjadi tuan rumah KTT di FB.

Pada akhirnya, Anda harus memilih platform yang paling nyaman bagi Anda. Keandalan, penyesuaian, dan kemudahan penggunaan adalah faktor penting.

Teknologi untuk menjalankan acara, menghubungi peserta, dan mengelola akses

Menggunakan WP Agency Summit saya yang akan datang sebagai contoh, mari kita asumsikan bahwa:

• Anda ingin menggunakan sponsorship untuk membayar biaya penyelenggaraan acara.
• Semua sesi pembicara Anda direkam sebelumnya dan "langsung" pada waktu tertentu selama acara.
• Anda akan menawarkan kemungkinan jaringan melalui panggilan video dan obrolan langsung.
• Anda ingin menjual akses seumur hidup ke semua sesi untuk mendapatkan keuntungan.
• Anda ingin memanfaatkan pemasaran afiliasi untuk mempromosikan acara tersebut.
• Anda akan mendapatkan kampanye lalu lintas berbayar yang mengarahkan peserta ke acara Anda.
• Anda akan menggunakan email untuk berkomunikasi dengan peserta Anda sebelum, selama, dan setelah KTT.

Itu membutuhkan mengintegrasikan banyak alat. Untuk acara real-time, Anda harus berpindah dari satu pembicara ke pembicara berikutnya, mendapatkan beberapa pembicara online pada saat yang sama, dan mengintegrasikan rehat kopi virtual.

Untuk membuatnya kurang abstrak, berikut adalah contoh bagaimana teman saya, Lee Matthew Jackson, menyusun hari pertama acara Agency Transformation Live-nya:

Di balik layar, Anda memerlukan dukungan email untuk membuat peserta tetap terlibat.

Otomatisasi email sebelum, selama, dan setelah

Saya sangat mengandalkan pemasaran email untuk acara saya karena memungkinkan otomatisasi tingkat tinggi tanpa kehilangan sentuhan pribadi.

Sepanjang pertemuan puncak virtual Anda, berkomunikasilah dengan peserta Anda sebanyak mungkin. Bagikan detail tentang jadwal sesi, cara menavigasi situs web KTT virtual, cara terhubung dengan peserta lain, dan cara meminta bantuan.

Saya menggunakan Kampanye Aktif dan memiliki beberapa alur kerja otomatisasi yang dipicu berdasarkan tanggal atau pencapaian yang ditentukan. Anda dapat menggunakan alat pemasaran email lain yang memungkinkan Anda mengatur urutan email otomatis.

Pikirkan tentang kampanye email berikut:

• Pra-peluncuran. Buat pelanggan Anda bersemangat tentang apa yang akan datang.
• Orientasi. Jelaskan dengan tepat bagaimana acara akan berjalan setelah dimulai.
• Selama acara. Pastikan peserta Anda memiliki semua informasi yang mereka perlukan untuk memaksimalkan acara Anda.
• Setelah acara. Tetap berkomunikasi dengan para peserta setelah acara selesai.

Jelas, strategi email ini dapat diperluas agar sesuai dengan standar dan rencana komunikasi Anda sendiri untuk pertemuan puncak.

Menjual akses seumur hidup setelah puncak berakhir

Berbagi konten gratis yang berharga menciptakan niat baik untuk bisnis Anda dan juga membantu Anda mengembangkan daftar email Anda. Jauh lebih mudah untuk mempromosikan pertemuan puncak virtual gratis daripada langsung meminta orang untuk membeli tiket ke acara tersebut, terutama jika Anda belum menyelenggarakan acara pertama Anda.

Namun, setelah acara selesai, merupakan praktik umum untuk mengunci sesi di balik paywall atau bahkan membuat area keanggotaan dengan bonus di sekitar pelajaran. Itu berhasil bagi saya dengan WP Agency Summit dan acara saya yang lain sejak 2015.

Pemroses pembayaran pilihan saya adalah ThriveCart karena ia juga berfungsi sebagai platform manajemen afiliasi. Anda dapat menggunakan pemroses pembayaran apa pun yang Anda suka, bahkan hanya PayPal atau Stripe, selama itu memungkinkan Anda terhubung dengan alat keanggotaan untuk membuat akun pengguna bagi pelanggan Anda.

Saya mengintegrasikan ThriveCart dengan Kampanye Aktif sehingga semua informasi pelanggan disimpan dalam Kampanye Aktif. Saya kemudian menghubungkan Kampanye Aktif ke plugin WordPress yang disebut Memberium untuk Kampanye Aktif, yang menangani semua pembuatan akun dan mengunci konten agar dapat diakses hanya oleh pelanggan berbayar. Saya memecah proses ini dalam video yang disematkan di bawah ini.

Uangkan KTT virtual Anda

Sekarang setelah kita membahas strategi dan teknologi, mari kita lihat cara memonetisasi upaya Anda.

Menggunakan kelangkaan untuk meningkatkan konversi

Menggunakan kelangkaan atau urgensi untuk meningkatkan konversi adalah praktik pemasaran yang sudah terbukti kebenarannya yang sering kali mendapat reputasi buruk. Saya tidak suka berpura-pura, tetapi saya memiliki kasus penggunaan untuk pertemuan puncak virtual.

Setelah seseorang mendaftar untuk akses gratis, tawarkan akses seumur hidup yang didiskon untuk waktu yang terbatas. Saya menggunakan alat yang disebut Saluran Tenggat dan kemudian mengatur penghitung waktu mundur pada halaman penjualan masing-masing.

Tangkapan layar di bawah ini menunjukkan layar edit di dalam Corong Batas Waktu untuk penghitung waktu mundur di halaman upsell:

Saya ingin memperjelas satu hal di sini: Ini benar-benar penawaran satu kali. Jika Anda menerapkan strategi ini, jaga agar tetap etis dan jangan pernah menjual akses seumur hidup ke konten puncak dengan harga ini.

Upsell dan downsell

Cara hebat lainnya untuk memonetisasi KTT Anda adalah dengan menerapkan upsells dan downsells. Idealnya, itu bisa berupa produk atau layanan yang sudah ada yang sudah Anda tawarkan dalam bisnis Anda.

Di bawah ini adalah tangkapan layar tentang bagaimana saya menerapkan upsells dan downsells menggunakan ThriveCart. Dalam contoh ini, saya menjual kursus video yang sesuai dengan minat pengembang dan pekerja lepas WordPress. Ini terhubung dengan pembelian akses seumur hidup untuk WP Agency Summit.

Sebagian besar penyedia mengizinkan Anda untuk melakukan upsell dan downsell, yang sangat saya rekomendasikan untuk acara Anda.

Panduan melalui situs web The WP Agency Summit

Untuk membuat teknologi lebih relevan dan lebih mudah dipahami, saya telah mencatat panduan situs web WP Agency Summit saya yang menjelaskan pengalaman pengguna yang saya perjuangkan serta bagaimana saya menyiapkan situs saya dan alasannya:

Inilah yang saya liput dalam video:

• Panduan video di Area Admin WP
• Halaman apa yang saya miliki dan bagaimana pengguna melewatinya?
• Plugin apa yang saya gunakan dan mengapa?
• Bagaimana plugin dikonfigurasi?
• Bagaimana cara kerja penjualan?
• Bagaimana keanggotaan dibangun?

Plugin WordPress yang harus dimiliki untuk pertemuan puncak Anda

Jika Anda menggunakan WordPress, Anda tidak memerlukan "plugin puncak virtual" tertentu untuk membuat acara Anda terjadi. Yang Anda butuhkan hanyalah situs web yang tampak bagus untuk menangkap alamat email dan menyajikan konten sesi.

Di bawah ini, saya uraikan tiga plugin yang saya anggap penting, tetapi bahkan itu tidak wajib dan dapat diganti dengan plugin atau layanan lain.

1. Memberium untuk Kampanye Aktif

Plugin ini menghubungkan data pelanggan dan pelanggan di dalam akun Kampanye Aktif saya dengan situs web saya dan memungkinkan saya menjual akses ke area keanggotaan seumur hidup.

Setelah puncak berakhir, saya menggunakan Memberium untuk mengunci sesi dan konten bonus untuk akses publik. Saat itu, hanya pelanggan yang membayar keanggotaan seumur hidup yang dapat melihat sesi dan memanfaatkan bonus yang telah saya siapkan untuk mereka.

Di bawah ini Anda dapat melihat contoh cara mengkonfigurasi fungsi login saat menggunakan Memberium untuk Kampanye Aktif:

2. Elementor Pro & Ultimate Addons untuk Elementor

Karena WordPress tidak memiliki tata letak untuk pertemuan puncak virtual, saya membuatnya sendiri menggunakan pembuat halaman Elementor. Berinvestasi dalam versi Pro dan menginstal add-on yang disertakan dengan lisensi tema saya (Astra Pro) masuk akal.

Elementor juga yang saya gunakan untuk mengintegrasikan Kampanye Aktif dan menangkap alamat email peserta saya. Ini memungkinkan Anda untuk membuat formulir keikutsertaan dan kemudian mengirim data yang dikirimkan ke daftar tertentu di Kampanye Aktif. Anda bahkan dapat menandai pelanggan menggunakan formulir keikutsertaan ini.

3. Bidang Kustom Tingkat Lanjut Pro

Bersama dengan mentor saya, Leon Benedens, kami membangun beberapa fungsi khusus di sekitar KTT virtual kami, khususnya untuk bagaimana data untuk pembicara dan sponsor ditangani. Kami menggunakan Advanced Custom Fields Pro untuk tujuan ini.

Optimalkan situs web KTT Anda untuk kinerja (dan konversi)

Berikut adalah tiga cara untuk meningkatkan tingkat konversi di pertemuan puncak virtual Anda (atau halaman arahan apa pun, dalam hal ini):

1. Kecepatan halaman

Laman landas KTT virtual sering kali memiliki banyak konten—dan dimuat dengan lambat. Anda biasanya menyorot semua pembicara dan sesinya, yang bisa sampai 88 gambar hanya untuk pembicara. (Ya, saya telah melihat KTT dengan 88 pembicara.)

Jaga buah menggantung rendah untuk meningkatkan kecepatan situs web Anda:

• Terapkan Jaringan Pengiriman Konten (CDN) jika Anda mengharapkan lalu lintas global.
• Manfaatkan caching sisi server.
• Tambahkan cache browser, kompresi, dan minifikasi ke situs web Anda.
• Pastikan situs web Anda berjalan pada versi terbaru PHP dan MySQL/MariaDB.
• Pertimbangkan untuk menyiapkan halaman arahan statis (membutuhkan keterampilan pengkodean untuk membuat pendaftaran berfungsi).
• Optimalkan gambar Anda untuk pemuatan cepat (gunakan format .webp, tambahkan pemuatan lambat, unggah dalam ukuran yang benar, dll).

2. Pengujian terpisah

Pengujian terpisah memungkinkan Anda memiliki beberapa halaman arahan dan mengarahkan sebagian lalu lintas Anda ke masing-masing halaman, mengukur kinerjanya dalam hal pendaftaran.

Anda dapat memilih dari banyak alat pengujian terpisah di luar sana; Saya tidak akan menambahkan lebih banyak mengasapi artikel dengan membacanya. CXL sudah memiliki beberapa artikel bagus tentang pengujian terpisah:

• Proses pengujian terpisah yang berhasil;
• Bagaimana berbagai alat memengaruhi kecepatan pemuatan situs Anda;
• Ulasan 18 alat pengujian a/b ini.

3. Peta Panas

Peta panas dapat memberi Anda wawasan yang dapat ditindaklanjuti tentang bagaimana pengunjung berinteraksi dengan situs web Anda.

Salah satu takeaways paling umum dari mempelajari peta panas adalah untuk meningkatkan relevansi kontekstual. Strategi ini membantu Anda memandu pengunjung Anda dengan lebih baik melalui halaman arahan dengan menghormati tahap kesadaran mereka (lihat Iklan Terobosan oleh Eugene Schwartz).

Tak perlu dikatakan, analisis peta panas cukup kompleks untuk menulis banyak posting tentangnya. Untungnya, CXL juga memiliki beberapa artikel luar biasa yang dapat Anda gunakan untuk pembelajaran lebih lanjut.

Cara meningkatkan eksposur untuk acara Anda

Jajaran pembicara yang luar biasa dan organisasi kelas atas adalah kunci yang jelas untuk acara yang hebat.

Itu sebabnya seluruh perusahaan berspesialisasi dalam bidang ini, seperti Acara Standar Belanda, yang dijalankan oleh Sytze Wiersma:

Pesan pembicara A-list dengan latar belakang yang relevan di industri ini. Sebelum menandatangani kontrak, pastikan mereka mengalokasikan minimal 1 hari kerja untuk persiapan. Sebagai komite organisasi, kami memeriksa dek presentasi mereka dan mendiskusikan alur pertunjukan bersama dengan direktur Kreatif dan Pertunjukan kami.

Akhirnya kami mengambil dek slide mereka dan membuat materi iklan kami ulang dengan gaya Merek Acara kami. Jadi, usaha dan kerja keras yang luar biasa dalam pembuatan konten bersama dengan semua sisi profesional yang mengerjakannya.

Bukan “kami memesan Anda dan melihat Anda kemudian dan kami HARAPAN itu cukup berharga.

KTT virtual seringkali mudah dipromosikan karena Anda memberikan akses. Itu membuatnya lebih mudah untuk mendekati influencer, platform yang dihormati di niche Anda, atau media lain seperti outlet berita, podcast, dll., Untuk membicarakan acara Anda.

Pertimbangkan untuk menjalankan Facebook atau Google Ads untuk mengarahkan lebih banyak lalu lintas ke halaman arahan puncak virtual Anda.

Cara hebat lainnya untuk mengarahkan lebih banyak perhatian ke puncak Anda adalah dengan mendorong berbagi sosial.

Anda dapat menjalankan kontes yang memberi penghargaan kepada orang-orang yang mendorong pendaftaran baru ke acara Anda dengan akses gratis seumur hidup atau bonus yang berbeda. Insentif apa pun yang relevan dengan audiens Anda akan berhasil, hanya saja jangan memberikan hadiah umum—dan seringkali mahal—, seperti iPad atau kartu hadiah Amazon.

Anda juga dapat memanfaatkan platform pihak ketiga melalui posting tamu, menulis di outlet seperti Medium atau Dev.to, berada di podcast, atau melakukan webinar dengan otoritas di bidang Anda.

Terakhir, saya menggunakan pemasaran afiliasi secara besar-besaran saat mempromosikan pertemuan puncak saya, biasanya memberikan 50% dari keuntungan kepada afiliasi. Mengubah pembicara Anda menjadi afiliasi membantu Anda memanfaatkan otoritas mereka, menawarkan kompensasi kepada mereka atas waktu yang mereka habiskan untuk melakukan sesi mereka, dan memperluas jangkauan Anda.

Ide untuk mereplikasi area jaringan fisik secara online

Acara fisik memiliki lorong. Di lorong-lorong ini, Anda bertemu dengan orang-orang yang berpikiran sama dan melakukan percakapan acak yang mengasyikkan. Interaksi tersebut sering kali memberikan nilai terbesar bagi peserta—yang perlu Anda tiru di acara virtual Anda.

Seperti yang dicatat oleh Leon Benedens dari Fairment:

Berkat konsep bawah sadar timbal balik, peserta yang menikmati acara gratis kami menghargai upaya yang kami lakukan untuk mereka dan ingin memberikan kembali kepada kami dan merespons secara positif ketika kami menawarkan produk berbayar yang relevan.

Untungnya, ada cara untuk membuat lorong virtual ini:

• Siapkan panggilan video berdiri yang dapat diikuti oleh peserta Anda sesuai keinginan mereka sendiri (misalnya, menggunakan alat seperti Jitsi).
• Sematkan obrolan langsung untuk setiap sesi atau hanya di halaman khusus agar peserta Anda dapat terhubung ke jaringan.
• Tempatkan peserta di meja bundar virtual (memerlukan pengkodean khusus) dengan akses ke panggilan video pribadi dan obrolan langsung. Jumlah orang yang terbatas membantu membuat semua orang merasa lebih nyaman.

Ingatlah bahwa tidak semua orang ekstrovert dan nyaman saat mendekati orang asing di obrolan video. Tawarkan cara lain untuk berinteraksi—audio, tulisan, dll.—agar setiap peserta dapat memilih saluran yang paling mereka sukai.

Perbedaan utama antara acara virtual dan fisik

Dalam pengalaman saya, ada empat faktor pemisah utama yang perlu Anda waspadai saat menyelenggarakan pertemuan puncak virtual.

Menyampaikan KTT virtual Anda di berbagai zona waktu

Kemungkinan besar, pertemuan puncak virtual Anda akan menarik audiens yang menjangkau beberapa zona waktu atau bahkan seluruh dunia. Saya pribadi mendapatkan tampilan halaman dari 110+ negara di acara online saya.

Saat merencanakan waktu acara Anda, catat zona waktu paling populer dan gunakan alat zona waktu untuk melacak berbagai waktu di seluruh dunia.

Anda dapat mengelola ini dengan dua cara:

1. Atur jadwal harian dengan beberapa sesi untuk setiap hari dan jaga agar sesi tersebut tetap online untuk waktu yang terbatas (misalnya, 48–72 jam). Itu memberi setiap peserta cukup kelonggaran untuk mengonsumsi konten sesuka mereka.
2. Publikasikan semua sesi sekaligus dan jaga agar tetap online selama acara berlangsung. Itu mengurangi kebingungan tentang sesi mana yang online pada hari apa, dan memberi orang lebih dari cukup waktu untuk mendengarkan pembicara favorit mereka.

“Bertemu dan sapa” dengan pembicara dan sponsor

Mengingat memiliki obrolan langsung dan panggilan video yang disematkan di situs web KTT. Dorong pembicara Anda untuk meluangkan waktu dalam obrolan dan panggilan.

Dengan stan sponsor virtual, Anda dapat melakukan panggilan video dan obrolan langsung. Pastikan sponsor Anda mengelola stan saat obrolan langsung dan panggilan video online—atau Anda memiliki opsi cadangan jika tidak ada orang di sana.

Pada tangkapan layar di bawah, Anda dapat melihat stan virtual yang saya buat untuk alat penerjemahan Weglot. Saat stan tidak memiliki staf, stan tersebut menunjukkan beberapa cara asinkron bagi peserta untuk menjangkau perusahaan.

Setelah stan diisi, Anda dapat mengganti bagian CTA utama dengan panggilan video tetap untuk mendorong percakapan langsung.

Setiap saat, ada roda pemintal untuk mensimulasikan hadiah. Pengunjung dapat memutarnya dan memenangkan kupon, barang curian, dan item lain yang dipilih sponsor. Detail seperti ini membuat mengunjungi stan virtual lebih menyenangkan (dan membantu sponsor menghasilkan prospek).

Acara sosial pasca konferensi

Konferensi virtual melewatkan pertemuan di pub atau restoran, diskusi panel di tempat lain, peserta menghabiskan waktu di tempat lain di kota, dll.

Meskipun bukan alternatif yang sempurna, Anda dapat mengadakan pesta makan malam virtual atau istirahat makan siang tanpa agenda yang ditetapkan. Jangan takut untuk berkreasi—Anda ingin peserta merasa nyaman saat belajar dan menjalin hubungan.

Kesimpulan

Tidak ada jalan lain; menyelenggarakan konferensi virtual membutuhkan banyak kerja keras. Memilih topik yang tepat, mengundang pembicara yang tepat, dan menyempurnakan tumpukan teknologi Anda dapat menjadi tantangan.

Tapi begitu Anda melakukan pertemuan puncak virtual pertama Anda dan mendapatkan daya tarik, bisnis Anda akan menuai keuntungan selama bertahun-tahun yang akan datang.

Hanya membangun koneksi ke semua pembicara dan sponsor sering kali sepadan dengan usaha dan dapat menghasilkan banyak bisnis dan pertumbuhan untuk merek Anda.