Fluxo de trabalho de gerenciamento de conteúdo: um guia passo a passo para criar o seu próprio
Publicados: 2022-09-13Um guia passo a passo para criar seu próprio fluxo de trabalho de gerenciamento de conteúdo via @CoSchedule
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Antes de continuar, certifique-se de reivindicar esses modelos gratuitos para ajudá-lo em todas as etapas do seu processo de gerenciamento de conteúdo. Este download inclui:- Modelo de auditoria de conteúdo
- Modelo de convenção de nomenclatura de arquivo
- Modelo de Estrutura de Pasta de Marketing
- Modelo de Calendário de Marketing de Conteúdo
- Modelo de esboço de conteúdo
- Modelo de fluxo de trabalho editorial
Índice
- O que é um fluxo de trabalho de gerenciamento de conteúdo?
- Etapa 1: decida o tipo de conteúdo que você deseja criar
- Etapa 2: definir funções e responsabilidades individuais
- Passo 3: Defina prazos claros
- Etapa 4: tenha um funcionário de confiança para supervisionar cada etapa do seu processo de produção de conteúdo
- Etapa 5: escolha o software para acompanhar seu projeto
O que é um fluxo de trabalho de gerenciamento de conteúdo?
Um fluxo de trabalho de gerenciamento de conteúdo é um conjunto de tarefas que uma equipe (provavelmente sua equipe de conteúdo) realiza para concluir um conteúdo no prazo (para sua própria marca ou cliente) e garantir sua publicação. No livro Estratégia de conteúdo para a Web , a estrategista de conteúdo e autora Kristina Halvorson afirma que um fluxo de trabalho de conteúdo determina "como o conteúdo é solicitado, originado, criado, revisado, aprovado e entregue". Um fluxo de trabalho de gerenciamento de conteúdo pode ser simples ou complexo e geralmente será determinado pelo tipo de conteúdo que você está criando, seu orçamento, seus objetivos e o escopo do seu projeto. As etapas usuais em um fluxo de trabalho de produção de conteúdo são mais ou menos assim: 
- Pesquise/descreva e decida sobre o tipo de conteúdo que deseja criar.
- Planejamento e definição de papéis e responsabilidades.
- Defina prazos claros.
- Escolha um recurso confiável para supervisionar os diferentes estágios do processo de criação de conteúdo.
- Escolha um software para acompanhar seu fluxo de trabalho de conteúdo.
Etapa 1: decida o tipo de conteúdo que você deseja criar
Os tipos de conteúdo que você cria serão determinados ao definir sua estratégia de conteúdo. Aqui estão algumas etapas a serem seguidas para ajudá-lo a determinar qual conteúdo criar: Crie personas de comprador: A decisão sobre qual conteúdo você cria começa sabendo para quem você está escrevendo. Criar personas envolve entrar nas ervas daninhas da pesquisa de clientes e descobrir os pontos de dor, obstáculos, desafios e medos de seus clientes. A ferramenta faça minha persona da HubSpot é um excelente ponto de partida se você deseja criar suas personas de comprador. Avalie sua análise: se você tiver uma lista de pendências de conteúdo que já criou, poderá começar a ter novas ideias de conteúdo medindo o desempenho do conteúdo existente. Ferramentas gratuitas como o Google Analytics podem ser um bom ponto de partida para obter alguns insights sobre seu conteúdo de melhor desempenho e os tópicos que seu público está gostando. Analisar seu conteúdo existente deve lhe dar algumas ideias. Pesquisa de palavras-chave- Criar suas personas de comprador e revisar seu conteúdo mais popular provavelmente lhe dará uma ideia sobre os tópicos sobre os quais você deseja criar conteúdo, mas com a pesquisa de palavras-chave, você pode confirmar algumas dessas ideias. Comece sua pesquisa de palavras-chave escrevendo algumas perguntas que suas personas podem ter com base em seus pontos problemáticos e objetivos e, em seguida, faça uma pesquisa de palavras-chave em torno dessas consultas para ver quantas pessoas estão pesquisando essas perguntas e tópicos. Você deve tentar segmentar palavras-chave e frases que correspondam à autoridade do seu domínio. Se você tem um novo site, é provável que você não consiga se classificar bem para palavras-chave altamente competitivas. Quanto mais conteúdo de alta qualidade você criar, maior será a autoridade do seu domínio. Se você está apenas começando seu site ou ainda está aumentando seu site, segmente palavras-chave de cauda longa e baixo volume com um volume de pesquisa mensal de cerca de 200 a 1.000 pesquisadores. Você pode usar ferramentas de SEO como SEMRush e Moz para realizar sua pesquisa de palavras-chave. Para resumir os diferentes tipos de conteúdo e para que eles são mais úteis: Postagens de blog - úteis para construir relacionamentos com seus leitores e nutrir seus clientes em potencial. Conteúdo de formato longo - ótimo para criar autoridade em torno de um tópico específico e aumentar os assinantes da sua lista de e-mail. Estudos de caso - úteis para estabelecer liderança de pensamento e mostrar aos clientes em potencial os resultados que seus produtos e serviços podem trazer e os problemas que eles podem resolver. Whitepapers - bons para usar como isca digital e para criar liderança de pensamento em torno de um tópico específico. E-books - como os whitepapers, os Ebooks atuam como ótimas iscas digitais e, se você criar um Ebook em torno de um tópico perene, terá uma isca digital que seus clientes em potencial podem baixar nos próximos anos. Conteúdo de vídeo - embora a maioria do conteúdo que você cria seja escrita, o conteúdo de vídeo é uma ótima maneira de ensinar e envolver seus clientes e prospects sobre um tópico específico. público uma forma alternativa de consumir o tópico que você está focando. Alguns outros ótimos recursos para determinar qual conteúdo você cria incluem:- Guia rápido para os 17 tipos de conteúdo que irão gerar mais tráfego .
- Post do blog da ActiveCampaign - 10 tipos de conteúdo que realmente funcionam
- Agência de produção de conteúdo Codeless post - 13 variáveis de análise de conteúdo para ajudá-lo a classificar e converter
Leitura recomendada: A melhor maneira de realizar um workshop de ideias criativas
Etapa 2: definir funções e responsabilidades individuais
Depois de mapear quem está envolvido, você precisa identificar e atribuir tarefas a cada indivíduo envolvido em cada estágio do processo de criação de conteúdo.
Estrategista de Conteúdo
Seu estrategista de conteúdo normalmente será responsável por realizar um inventário e auditoria de conteúdo completos, criar seus resumos de conteúdo e guia de estilo, analisar dados de SEO e palavras-chave, decidir sobre estilo e tom de voz (se ainda não for decidido pela marca), estabelecer um fluxo de trabalho de criação de conteúdo e decidir sobre a duração do conteúdo. Um estrategista de conteúdo usará diferentes ferramentas de SEO durante seu processo de ideação, como:- Ahrefs para pesquisa de palavras-chave
- MarketMuse e Frase para pesquisa competitiva
- CoSchedule para manter um calendário de conteúdo, manter uma lista de pendências de ideias e gerenciar o fluxo de trabalho.
Depois de ter uma lista de domínios classificados para palavras-chave semelhantes, basta ver quais palavras-chave eles estão classificando para as quais você ainda não está classificando nos mecanismos de pesquisa. Você pode fazer isso usando a ferramenta de lacuna de conteúdo da Ahrefs:
Como eles têm uma classificação de DR semelhante à sua, você pode classificar facilmente o mesmo tópico criando conteúdo mais completo e aprofundado. Uma vez que o estrategista tenha reduzido um tópico, o próximo passo seria criar um esboço para a peça. Eles podem usar uma ferramenta como o Frase para garantir que estejam segmentando o tamanho certo do conteúdo, cobrindo todos os elementos relevantes e criando um conteúdo melhor do que o que já está disponível. Após a escolha do tema e a criação de um esboço, o trabalho é repassado a um redator. À medida que sua empresa cresce e traz mais redatores e editores a bordo, acompanhar tudo será a cola que mantém tudo junto. Se você quer que sua equipe trabalhe em uníssono, todos precisam estar na mesma página. Você não quer que seu redator esteja criando um conteúdo que não funciona bem com o gráfico que foi criado pelo seu designer porque eles receberam dois briefings completamente diferentes. Um calendário de conteúdo pode ser útil nesse sentido. O CoSchedule oferece um com muitos recursos para você testar.Escritor de conteúdo
Um copy/writer de conteúdo será responsável por fazer a pesquisa e escrever a peça (às vezes a pesquisa e a redação podem ser feitas pelo estrategista de conteúdo). O estrategista fornecerá o esqueleto do artigo ao redator, mas cabe ao redator fazer com que as coisas pareçam boas e isso começa desde o início. Depois que um tópico é escolhido, uma ferramenta como o CoSchedule Headline Analyzer pode ser usada para garantir que o título gere leads, soe bem para leitores em potencial e atraia tráfego. Depois disso, o escritor simplesmente trabalhará no esboço fornecido e enviará uma peça concluída.Designer gráfico
O estrategista de conteúdo e redator , em colaboração com o designer gráfico, decidirá sobre as imagens e gráficos a serem usados no conteúdo. O designer gráfico será então responsável por criar os gráficos e o design geral da peça. Você pode aumentar suas chances de classificar bem seu conteúdo se o acompanhar com um ótimo infográfico . Seu designer gráfico também pode ajudá-lo a criar um ótimo vídeo que possa acompanhar sua postagem no blog e ajudá-lo a ter uma classificação melhor.Especialista no assunto
Um especialista no assunto pode revisar o conteúdo para veracidade e qualidade geral. Se houver algum erro ou partes do texto que precisem de atualização, o especialista no assunto pode se corresponder com o redator da cópia/conteúdo para atualizar a peça.UX e testes
Um designer de UX ou um membro de sua equipe de UX pode ser responsável por testar e otimizar a experiência do usuário do conteúdo.Edite o conteúdo
Seu editor de CMS , gerente de marketing de conteúdo ou gerente de publicação irá importar o conteúdo para seu CMS, adicionar links internos, imagens e arquivos, aplicar práticas de SEO e formatar o conteúdo pronto para publicação final. O editor também seria responsável por garantir que a postagem do blog ajude a empresa a ganhar dinheiro ou trazer leads. Isso pode significar adicionar um formulário de inscrição relevante à página, redirecionar os visitantes para um produto criado pela empresa, adicionar links de afiliados relevantes etc.E-mail marketing, mídia social e promoção de sua nova peça
Assim que seu artigo estiver pronto e publicado no blog da empresa, seu gerente de e- mail marketing será responsável por promover seu conteúdo por meio de sua lista de e-mail . Sua equipe de mídia social será responsável por promover sua peça em seus canais sociais e sua equipe de mídia social/PPC será responsável pela promoção paga. Promover seu conteúdo por e-mail significa usar um serviço de e-mail marketing como Mailchimp ou ConvertKit . No entanto, se você tiver uma lista de e-mail maior, talvez queira procurar alternativas mais adequadas para lidar com automações ou funis mais complexos e listas de e-mail maiores, como Active Campaign . Quando terminar de promover seu conteúdo por meio de sua lista de e-mail, o próximo melhor passo seria encontrar outras plataformas pelas quais você possa promover seu conteúdo. Cada conteúdo exige uma equipe de pessoas para criar e horas de trabalho, e é por isso que você deseja alcançar o maior número possível de pessoas para ter o melhor ROI possível. É claro que promover conteúdo cegamente em todos os canais sociais provavelmente é uma perda de tempo. Portanto, se você está no nicho de alimentos ou moda, pode se concentrar em promover via Instagram versus se estiver no nicho financeiro, onde o Twitter pode ser uma aposta melhor. Você também pode considerar focar em redirecionar seu conteúdo (também conhecido como "reciclagem de seu conteúdo"), o que significa que você está usando elementos existentes de seu conteúdo para alcançar um novo público em diferentes plataformas. Por exemplo, você pode criar um vídeo do YouTube ou um episódio de podcast que discuta o conteúdo da postagem do seu blog em detalhes. Você já tem o conteúdo pronto, está simplesmente redirecionando-o para atingir um público diferente. Se você criar um vídeo do YouTube a partir de sua postagem no blog, estará alcançando dois públicos com o mesmo conteúdo - um que prefere vídeo e outro que prefere texto. Pete do DoYouEvenBlog faz isso com seus posts pilares e funciona muito bem para ele. Por exemplo, seu 'guia de como iniciar um blog' abaixo inclui um link para seu vídeo semelhante do YouTube que ele criou para seu canal do YouTube sobre o mesmo tópico:
Nunca subestime o poder de reciclar seu conteúdo em algo novo!Tenha um processo de conteúdo padronizado, mas deixe espaço para flexibilidade
É importante lembrar que um processo de produção de conteúdo padronizado e bem elaborado, onde cada indivíduo envolvido conhece seus papéis e responsabilidades, ajuda a:- Mantenha cada etapa da sua produção de conteúdo nos trilhos.
- Reduza os riscos de ocorrência de gargalos
- Ajude a garantir que cada conteúdo que você cria atenda às suas metas e objetivos.
Etapa 3: definir prazos claros
Liste todas as tarefas em seu fluxo de trabalho de criação de conteúdo
O primeiro passo para criar e estabelecer prazos é listar todas as tarefas que precisam ser executadas. Há algumas maneiras de fazer isto. Se você estiver trabalhando com uma equipe interna, poderá realizar uma reunião com os envolvidos nas diferentes etapas do seu processo de criação de conteúdo para debater todas as tarefas que precisam ser realizadas. Uma maneira simples de colaborar e listar as diferentes tarefas é configurar um documento do Google ou um arquivo compartilhado nas planilhas do Google, onde você pode detalhar as várias etapas do processo de criação de conteúdo e as tarefas envolvidas em cada etapa.Estime quanto tempo as tarefas levarão
Anotar todas as tarefas necessárias no seu processo de criação de conteúdo e quem está envolvido deve começar a dar uma ideia de quanto tempo todo o projeto e cada tarefa levará. Pode ser difícil fornecer estimativas exatas de quanto tempo seu processo de produção de conteúdo levará, mas podemos usar as descobertas de outras empresas para obter uma estimativa aproximada de quanto tempo os projetos de conteúdo comum levam para serem criados. De acordo com informações da empresa de gerenciamento de mídia social Buffer , as postagens de blog de 1.500 a 3.000 palavras que eles postam em seu site levam entre 8 e 10 horas ; isso inclui pesquisa, redação e criação de gráficos. A empresa de coaching profissional BetterUp estima que um artigo de 1.500-2.000 palavras leva entre 1-2 semanas para criar, planejar, otimizar e concluir; isso ocorre porque seus artigos exigem muita pesquisa científica, com cada pesquisa precisando de revisão e verificação de um especialista no assunto. Os editores digitais First Round Review criam artigos em estilo de entrevista sobre empreendedorismo que variam de 3.000 a 4.000 palavras, e cada artigo leva cerca de 2-3 semanas do início ao fim. A treinadora de marketing de vídeo Amy Landino , que tem mais de 400.000 assinantes em seu canal do YouTube, afirma que leva cerca de 3 a 4 horas para concluir um vídeo do início ao fim. A maioria dos vídeos de Amy tem entre 10 e 15 minutos de duração. Sunny Lenarduzzi , estrategista de mídia social que tem mais de 500.000 assinantes em seu canal no YouTube, também afirma que leva cerca de 3 a 4 horas para criar e publicar um vídeo de 10 a 15 minutos. Para obter mais orientações sobre a criação de conteúdo e prazos de entrega estimados em diferentes tipos de conteúdo e plataformas, confira este detalhamento detalhado de Brian Honigman. Juntamente com esses insights, aqui estão algumas perguntas mais gerais de gerenciamento de projetos para se fazer ao estimar quanto tempo um conteúdo levará para ser criado: 1. Qual é a experiência de sua equipe? É importante ter em mente que o número e a experiência dos membros da equipe envolvidos em seu processo de criação de conteúdo quase sempre serão um dos maiores fatores ao determinar quanto tempo um projeto levará para ser concluído. Você precisa saber quem estará envolvido em cada projeto que está realizando e gastar tempo. Se você não tiver certeza de qualquer uma das tarefas que os membros de sua equipe realizarão, certifique-se de passar tempo suficiente conversando com cada membro da equipe para que todas as perguntas possam ser respondidas antes do início do projeto. 2. Quanto tempo duraram seus projetos de conteúdo no passado? Essa pergunta só será relevante se você e sua equipe tiverem criado conteúdo no passado. Se você tiver, então olhar para seus esforços anteriores de criação de conteúdo é uma ótima maneira de estimar o tempo que um projeto levará e quaisquer complicações que possam surgir. Portanto, se a última postagem do blog que você escreveu levou 4 horas, há uma boa chance de que leve 4 horas novamente desta vez. Se você acha que há problemas específicos que você ou sua equipe encontrarão, tente manter seus prazos flexíveis o suficiente para levar em conta quaisquer obstáculos que possam surgir. 3. Que medidas você está tomando para medir quanto tempo cada tarefa está demorando? Para cumprir com eficácia os prazos e saber se as estimativas de tempo que você definiu são realistas, é importante que o tempo gasto para concluir cada tarefa seja rastreado e registrado. Existem muitas ferramentas de controle de tempo que sua equipe pode usar e, quando uma tarefa é concluída, o tempo pode ser registrado para que você saiba quanto tempo cada tarefa está demorando.
Colocando as Tarefas em Ordem
Depois de definir todas as suas tarefas e criar alguns prazos estimados para cada uma, é hora de colocar suas tarefas em ordem de prioridade. Uma maneira fácil de classificar suas tarefas é usar algum tipo de chave para diferenciar as tarefas com base em sua prioridade, isso pode ser tão simples quanto colocar Alto, Médio ou Baixo ao lado de cada tarefa e organizá-las de acordo. Se você estiver usando um software de gerenciamento de projetos, verifique se consegue organizar suas tarefas por prioridade e comunicar claramente a prioridade dessas tarefas a todos os envolvidos.Definir prazos realistas
Ao definir cronogramas e prazos, é importante que os prazos sejam realistas e você deixe algum espaço para lidar com possíveis gargalos e cenários de 'pior caso' que possam surgir. Tomando os exemplos de conteúdo de formato longo que analisamos anteriormente, se o cronograma projetado para um artigo for de 1 a 2 semanas, faça um buffer em 1 a 2 semanas extras para o projeto. Esse buffer, juntamente com a comunicação aberta entre a pessoa responsável pelo seu projeto e os membros da equipe envolvidos, ajuda a garantir que quaisquer problemas sejam gerenciados sem problemas e não inviabilizem o projeto. Se você não tiver certeza de quanto tempo uma tarefa específica em seu processo de conteúdo levará, consulte os membros da equipe envolvidos em uma tarefa específica para estabelecer quanto tempo a tarefa levará de forma realista. Em 2017, quando pesquisamos mais de 1.600 profissionais de marketing, 59% dos profissionais de marketing pesquisados afirmaram que gastam mais de 4 horas em um único conteúdo, com 35% deles gastando regularmente 7 ou mais horas em um único conteúdo. Pesquisas adicionais de especialistas em software de marketing de conteúdo estimam que a postagem média do blog leva cerca de 6 a 7 horas para escrever, editar e publicar; a promoção de um conteúdo nas redes sociais demora cerca de 2 horas; isso inclui escrever as postagens promocionais para seus canais sociais. A criação do infográfico leva cerca de 8 dias , e a produção média de e-books leva cerca de 12 dias para ser produzida . Infelizmente, não há uma resposta única para estimar quanto tempo um único conteúdo levará para ser produzido, e seus prazos e prazos serão afetados pelo tipo de conteúdo que você está produzindo, seu orçamento e o número de pessoas envolvidas na sua criação de conteúdo. processo. Se você está tendo problemas para estimar quanto tempo um único conteúdo levará para ser criado, gaste algum tempo pesquisando o tipo específico de conteúdo que você está criando para ter uma ideia de quanto tempo devem ser seus cronogramas e prazos. Aqui estão algumas outras dicas para ter em mente ao definir os prazos finais:- Mantenha seus prazos flexíveis e tenha um buffer para gargalos.
- Certifique-se de ter uma estratégia de conteúdo claramente definida, onde cada tarefa esteja claramente listada e onde cada membro da equipe entenda claramente o que se espera deles.
- Consulte os membros de sua equipe e os indivíduos envolvidos no processo de criação de conteúdo para garantir que eles estejam satisfeitos com os prazos que você está definindo e que os prazos sejam realistas.
- Comunique claramente todos os prazos e quaisquer alterações a todos os indivíduos envolvidos no processo de criação de conteúdo.
Leitura recomendada: Como definir prazos realistas que sua equipe pode realmente cumprir
Etapa 4: tenha um funcionário de confiança para supervisionar cada etapa do seu processo de produção de conteúdo
Então, até agora, você deve ter definido cada etapa em seu fluxo de trabalho, decidido o tipo de conteúdo que está criando, decidido quem realizará cada etapa e ter um cronograma esperado de quando cada etapa e todo o projeto serão concluídos. O próximo e um dos passos mais importantes é ter uma mão de confiança para supervisionar cada etapa do processo de produção de conteúdo. A pessoa a quem você recorre para essa tarefa pode ser um funcionário sênior de sua equipe, como um gerente de projeto, um profissional de marketing sênior ou um gerente de conteúdo. A quem você confia essa responsabilidade, é importante que eles tenham uma compreensão clara de quem está envolvido em cada etapa, quais são as responsabilidades de cada indivíduo e os prazos esperados para cada etapa do processo de criação de conteúdo. Esse entendimento ajudará seu supervisor de projeto a garantir que quaisquer problemas ou gargalos ou problemas de processo que surgirem sejam comunicados e resolvidos rapidamente.Etapa 5: escolha o software para acompanhar seu projeto
As reuniões semanais de equipe são uma parte extremamente importante da estrutura de trabalho de qualquer empresa e podem ser particularmente úteis se você quiser manter o engajamento dos funcionários . No entanto, ter várias reuniões para cada pequeno detalhe que surge durante um projeto faz muito pouco sentido a longo prazo. É aí que um bom software entraria. À medida que sua empresa cresce, ter as ferramentas certas para manter sua equipe na mesma página só se torna mais importante. Você já pode ter um processo interno definido ou um software que usa para acompanhar o progresso de seus projetos de conteúdo, mas se não tiver, precisará analisar como acompanhará o projeto. Isso normalmente envolve a compra de um software em que os membros de sua equipe e os envolvidos no processo de produção de conteúdo possam colaborar, deixar notas, fornecer atualizações de status e muito mais - em outras palavras, uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Existem muitas soluções diferentes de gerenciamento de projetos no mercado, mas algumas são mais adequadas para gerenciar projetos de conteúdo do que outras.
O CoSchedule tem sua própria opção de calendário de conteúdo que você pode usar para mapear sua jornada de conteúdo do início ao fim. A melhor parte do calendário é que ele oferece uma visão panorâmica de todos os detalhes do seu projeto. Aqui estão algumas das coisas que o calendário pode fazer para facilitar sua vida:- Agendar suas postagens de mídia social torna a promoção mais simples.
- Você pode atribuir tarefas a diferentes membros da equipe.
- Gerenciar fluxos de trabalho é fácil com tudo em um só lugar.
- Você pode integrar o calendário ao WordPress para facilitar a publicação.
- A interface de arrastar e soltar torna o reagendamento de projetos fácil, em vez de irritante.
- Ele sincroniza perfeitamente com todas as ferramentas de marketing mais usadas - WordPress, Facebook, YouTube, Mailchimp, Buffer, Slack, etc.
- O suporte técnico está sempre disponível se você quiser alguma ajuda ao longo do caminho.
Você pode fazer o teste de 14 dias para fazer um teste e, depois disso, o calendário de marketing começa em $ 29 por mês (por usuário) se cobrado anualmente ou $ 39 se cobrado mensalmente. Você também pode comprar o calendário de marketing como parte da opção de pacote de marketing do CoSchedule, caso esteja procurando mais ajuda com sua jornada de marketing.
