Flujo de trabajo de administración de contenido: una guía paso a paso para crear el suyo propio
Publicado: 2022-09-13Una guía paso a paso para crear su propio flujo de trabajo de administración de contenido a través de @CoSchedule
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Antes de continuar, asegúrese de reclamar estas plantillas gratuitas para ayudarlo en todos los pasos de su proceso de administración de contenido. Esta descarga incluye:- Plantilla de auditoría de contenido
- Plantilla de convención de nomenclatura de archivos
- Plantilla de estructura de carpetas de marketing
- Plantilla de calendario de marketing de contenido
- Plantilla de esquema de contenido
- Plantilla de flujo de trabajo editorial
Tabla de contenido
- ¿Qué es un flujo de trabajo de gestión de contenido?
- Paso 1: Decide el tipo de contenido que quieres crear
- Paso 2: Definir roles y responsabilidades individuales
- Paso 3: establece plazos claros
- Paso 4: haga que un empleado de confianza supervise cada etapa de su proceso de producción de contenido
- Paso 5: elija un software para realizar un seguimiento de su proyecto
¿Qué es un flujo de trabajo de gestión de contenido?
Un flujo de trabajo de gestión de contenido es un conjunto de tareas que lleva a cabo un equipo (muy probablemente su equipo de contenido) para completar un contenido a tiempo (para su propia marca o un cliente) y garantizar su publicación. En el libro Estrategia de contenido para la web , la estratega de contenido y autora Kristina Halvorson afirma que un flujo de trabajo de contenido determina "cómo se solicita, obtiene, crea, revisa, aprueba y entrega el contenido". Un flujo de trabajo de administración de contenido puede ser simple o complejo y generalmente estará determinado por el tipo de contenido que está creando, su presupuesto, sus objetivos y el alcance de su proyecto. Los pasos habituales en un flujo de trabajo de producción de contenido se parecen a esto: 
- Investiga/Esboza y decide el tipo de contenido que quieres crear.
- Planificación y definición de roles y responsabilidades.
- Establece plazos claros.
- Elija un recurso de confianza para supervisar las diferentes etapas del proceso de creación de contenido.
- Elija un software para realizar un seguimiento de su flujo de trabajo de contenido.
Paso 1: decide el tipo de contenido que deseas crear
Los tipos de contenido que cree se determinarán cuando defina su estrategia de contenido. Aquí hay algunos pasos a seguir para ayudarlo a determinar qué contenido crear: Cree personas compradoras: Decidir qué contenido crear comienza con saber para quién está escribiendo. La creación de personas implica meterse en la maleza de la investigación de clientes y descubrir los puntos débiles, obstáculos, desafíos y miedos de sus clientes. La herramienta make my persona de HubSpot es un excelente lugar para comenzar si está buscando crear sus personajes de comprador. Mida sus análisis: si tiene una acumulación de contenido que ya ha creado, puede comenzar a pensar en nuevas ideas de contenido midiendo el rendimiento de su contenido existente. Las herramientas gratuitas como Google Analytics pueden ser un buen punto de partida para obtener información sobre su contenido de mayor rendimiento y los temas que disfruta su audiencia. El análisis de su contenido existente debería darle algunas ideas. Investigación de palabras clave- La creación de sus personajes de comprador y la revisión de su contenido más popular probablemente le darán una idea sobre los temas sobre los que podría querer crear contenido, pero con la investigación de palabras clave, puede confirmar algunas de estas ideas. Comience su investigación de palabras clave escribiendo algunas preguntas que sus personas pueden tener en función de sus puntos débiles y objetivos, y luego realice una investigación de palabras clave en torno a estas consultas para ver cuántas personas están buscando estas preguntas y temas. Querrá probar y orientar palabras clave y frases que correspondan a la autoridad de su dominio. Si tiene un nuevo sitio web, lo más probable es que no pueda clasificarse bien para las palabras clave altamente competitivas. Cuanto más contenido de alta calidad cree, mayor será la autoridad de su dominio. Si recién está comenzando su sitio web o aún está creciendo su sitio, apunte a palabras clave de cola larga y bajo volumen con un volumen de búsqueda mensual de alrededor de 200-1000 buscadores. Puede utilizar herramientas de SEO como SEMRush y Moz para realizar su investigación de palabras clave. Para resumir los diferentes tipos de contenido y para qué son más útiles: Publicaciones de blog : útiles para construir relaciones con sus lectores y nutrir a sus prospectos. Contenido de formato largo: excelente para generar autoridad en torno a un tema en particular y aumentar los suscriptores a su lista de correo electrónico. Estudios de casos : útiles para establecer un liderazgo intelectual y mostrar a los clientes potenciales los resultados que sus productos y servicios pueden brindar y los problemas que pueden resolver. Libros blancos : buenos para usar como un imán principal y para generar liderazgo intelectual en torno a un tema en particular. libros electrónicos - Al igual que los documentos técnicos, los libros electrónicos actúan como excelentes imanes de prospectos y si crea un libro electrónico sobre un tema siempre actual, tendrá un imán de prospectos que sus prospectos podrán descargar en los años venideros. Contenido de video: si bien la mayoría del contenido que cree estará escrito, el contenido de video es una excelente manera de enseñar e involucrar a sus clientes actuales y potenciales sobre un tema en particular. audiencia una forma alternativa de consumir el tema en el que se está enfocando. Algunos otros excelentes recursos para determinar qué contenido creas incluyen:- Guía de Quicksprouts sobre los 17 tipos de contenido que generarán más tráfico .
- Publicación de blog de ActiveCampaign: 10 tipos de contenido que realmente funcionan
- Agencia de producción de contenido Publicación sin código: 13 variables de análisis de contenido para ayudarlo a clasificar y convertir
Lectura recomendada: La mejor manera de ejecutar un taller de ideación creativa
Paso 2: Definir roles y responsabilidades individuales
Una vez que haya mapeado quién está involucrado, debe identificar y asignar tareas a cada individuo involucrado en cada etapa del proceso de creación de contenido.
estratega de contenido
Por lo general, su estratega de contenido estará a cargo de realizar un inventario y una auditoría exhaustivos del contenido, crear sus resúmenes de contenido y una guía de estilo, analizar el SEO y los datos de palabras clave, decidir el estilo y el tono de voz (si la marca aún no lo ha decidido), establecer un flujo de trabajo de creación de contenido y decidir sobre la longitud del contenido. Un estratega de contenido utilizará diferentes herramientas de SEO durante su proceso de ideación, como:- Ahrefs para investigación de palabras clave
- MarketMuse y Frase para la investigación competitiva
- CoSchedule para mantener un calendario de contenido, mantener una acumulación de ideas y administrar el flujo de trabajo.
Una vez que tenga una lista de dominios que se clasifican para palabras clave similares, simplemente ve qué palabras clave se clasifican para las que aún no se clasifica en los motores de búsqueda. Puedes hacer esto usando la herramienta de brecha de contenido de Ahrefs:
Dado que tienen una clasificación de DR similar a la suya, podría clasificar fácilmente para el mismo tema creando contenido más completo y profundo. Una vez que el estratega se haya limitado a un tema, el siguiente paso sería crear un esquema para la pieza. Podrían usar una herramienta como Frase para asegurarse de que están apuntando a la longitud correcta del contenido, cubriendo cada elemento relevante y creando una mejor pieza de contenido que la que ya está disponible. Una vez que se ha elegido el tema y se ha creado un esquema, el trabajo se pasa a un escritor. A medida que su empresa crezca y atraiga a más escritores y editores, hacer un seguimiento de todo será el pegamento que mantendrá todo unido. Si desea que su equipo trabaje al unísono, todos deben estar en la misma página. No desea que su escritor cree una pieza de contenido que no funcione bien con el gráfico que creó su diseñador porque obtuvo dos informes completamente diferentes. Un calendario de contenido puede ser útil en este sentido. CoSchedule ofrece uno con muchas funciones para que pruebe.Escritor de contenido
Un escritor de copia/contenido estará a cargo de tomar la investigación y escribir el artículo (a veces, la investigación y la redacción pueden estar a cargo del estratega de contenido). El estratega proporcionará el esqueleto del artículo al escritor, pero depende del escritor hacer que las cosas se vean bien y eso comienza desde el principio. Una vez que se ha elegido un tema, se puede usar una herramienta como el CoSchedule Headline Analyzer para asegurarse de que el título genere clientes potenciales, suene bien para los lectores potenciales y atraiga tráfico. Después de esto, el escritor simplemente trabajará en el esquema provisto y enviará una pieza completa.Diseñador grafico
El estratega de contenido y el redactor , en colaboración con el diseñador gráfico, decidirán las imágenes y los gráficos que se utilizarán en el contenido. el diseñador gráfico Luego será el encargado de crear los gráficos y el diseño general de la pieza. Puede aumentar sus posibilidades de clasificar bien su contenido si lo acompaña con una gran infografía . Su diseñador gráfico también podría ayudarlo a crear un excelente video que podría acompañar a su publicación de blog y ayudarlo a clasificar mejor.Experto en la materia
Un experto en la materia puede revisar el contenido para verificar su factualidad y calidad general. Si hay errores o partes del texto que necesitan ser actualizadas, el experto en la materia puede comunicarse con el autor de la copia/contenido para actualizar la pieza.Experiencia de usuario y pruebas
Un diseñador de UX o un miembro de su equipo de UX puede ser responsable de probar y optimizar la experiencia del usuario del contenido.Editar el contenido
Su editor de CMS , administrador de marketing de contenido o administrador de publicaciones importará el contenido a su CMS, agregará enlaces internos, imágenes y archivos, aplicará prácticas de SEO y formateará el contenido listo para su publicación final. El editor también estaría a cargo de asegurarse de que la publicación del blog ayude a la empresa a ganar dinero o atraer clientes potenciales. Esto podría significar agregar un formulario de suscripción relevante a la página, redirigir a los visitantes a un producto creado por la empresa, agregar enlaces de afiliados relevantes, etc.Marketing por correo electrónico, redes sociales y promoción de su nueva pieza
Una vez que su artículo esté listo y se haya publicado en el blog de la empresa, su gerente de marketing por correo electrónico se encargará de promocionar su contenido a través de su lista de correo electrónico . Tu equipo de redes sociales estará a cargo de promocionar tu pieza en tus canales sociales, y tu equipo de redes sociales/PPC estará a cargo de la promoción paga. Promocionar su contenido a través del correo electrónico significa utilizar un servicio de marketing por correo electrónico como Mailchimp o ConvertKit . Sin embargo, si tiene una lista de correo electrónico más grande, es posible que desee buscar alternativas que sean más hábiles para manejar automatizaciones o embudos más complejos y listas de correo electrónico más grandes, como Active Campaign . Una vez que haya terminado de promocionar su contenido a través de su lista de correo electrónico, el siguiente mejor paso sería encontrar otras plataformas a través de las cuales pueda promocionar su contenido. Cada pieza de contenido requiere un equipo de personas para crear y horas de trabajo, por lo que desea llegar a la mayor cantidad de personas posible para obtener el mejor ROI posible. Por supuesto, promocionar contenido a ciegas en todos los canales sociales probablemente sea una pérdida de tiempo. Entonces, si estás en el nicho de la comida o la moda, podrías enfocarte en promocionar a través de Instagram en lugar de estar en el nicho de las finanzas, donde Twitter podría ser una mejor opción. También podría considerar centrarse en reutilizar su contenido (también conocido como "reciclado de su contenido"), lo que significa que está utilizando elementos existentes de su contenido para llegar a una nueva audiencia en diferentes plataformas. Por ejemplo, puede crear un video de YouTube o un episodio de podcast que analice en detalle el contenido de la publicación de su blog. Ya tienes el contenido listo, simplemente lo estás reutilizando para llegar a una audiencia diferente. Si crea un video de YouTube a partir de la publicación de su blog, llegará a dos audiencias con el mismo contenido: una que prefiere el video y otra que prefiere el texto. Pete de DoYouEvenBlog hace esto con sus publicaciones pilares y le funciona muy bien. Por ejemplo, su 'guía de cómo iniciar un blog' a continuación incluye un enlace a su video de YouTube similar que creó para su canal de YouTube sobre el mismo tema:
¡Nunca subestimes el poder de reciclar tu contenido en algo nuevo!Tenga un proceso de contenido estandarizado pero deje espacio para la flexibilidad
Es importante recordar que un proceso de producción de contenido estandarizado y bien diseñado en el que cada individuo involucrado conoce sus roles y responsabilidades ayuda a:- Mantén cada etapa de tu producción de contenido en orden.
- Reducir los riesgos de que se produzcan cuellos de botella
- Ayude a garantizar que cada pieza de contenido que cree cumpla con sus metas y objetivos.
Paso 3: Establezca plazos claros
Enumere todas las tareas en su flujo de trabajo de creación de contenido
El primer paso para crear y establecer plazos es hacer una lista de todas las tareas que deben realizarse. Hay algunas maneras de hacer esto. Si está trabajando con un equipo interno, puede realizar una reunión con los involucrados en las diferentes etapas de su proceso de creación de contenido para intercambiar ideas sobre todas las tareas que deben llevarse a cabo. Una forma sencilla de colaborar y enumerar las diferentes tareas es configurar un documento de Google o un archivo compartido en las hojas de Google donde puede desglosar las distintas etapas de su proceso de creación de contenido y las tareas involucradas en cada etapa.Calcule cuánto tiempo tomarán las tareas
Escribir cada tarea que se requiere en su proceso de creación de contenido y quién está involucrado debería comenzar a darle una idea de cuánto tiempo llevará todo el proyecto y cada tarea. Puede ser difícil dar estimaciones exactas sobre cuánto tiempo tomará su proceso de producción de contenido, pero podemos usar los hallazgos de otras compañías para obtener una estimación aproximada de cuánto tiempo lleva crear proyectos de contenido comunes. De acuerdo con los conocimientos de la empresa de gestión de redes sociales Buffer , las publicaciones de blog de 1500 a 3000 palabras que publican en su sitio web tardan entre 8 y 10 horas ; esto incluye investigar, escribir y crear gráficos. La empresa de coaching profesional BetterUp estima que un artículo de 1500-2000 palabras les lleva entre 1 y 2 semanas crearlo, planificarlo, optimizarlo y completarlo; esto se debe a que sus artículos requieren mucha investigación científica, y cada pieza de investigación necesita revisión y verificación por parte de un experto en la materia. Los editores digitales First Round Review crean artículos estilo entrevista sobre Emprendimiento que varían de 3000 a 4000 palabras, y cada artículo toma alrededor de 2 a 3 semanas de principio a fin. La entrenadora de video marketing Amy Landino , que tiene más de 400 000 suscriptores en su canal de YouTube, afirma que le toma entre 3 y 4 horas completar un video de principio a fin. La mayoría de los videos de Amy duran entre 10 y 15 minutos. Sunny Lenarduzzi , una estratega de redes sociales que tiene más de 500 000 suscriptores en su canal de YouTube, también afirma que le toma alrededor de 3 a 4 horas crear y publicar un video de 10 a 15 minutos de duración. Para obtener más orientación sobre los tiempos estimados de creación y entrega de contenido en diferentes tipos de contenido y plataformas, consulte este desglose detallado de Brian Honigman. Junto con estos conocimientos, aquí hay algunas preguntas más generales de gestión de proyectos que debe hacerse cuando esté estimando cuánto tiempo llevará crear una pieza de contenido: 1. ¿Cuál es la experiencia de su equipo? Es importante tener en cuenta que el número y la experiencia de los miembros del equipo involucrados en el proceso de creación de contenido casi siempre será uno de los factores más importantes a la hora de determinar cuánto tiempo llevará completar un proyecto. Necesita saber quién va a estar involucrado en cada proyecto que está emprendiendo y dedicarle tiempo. Si no está seguro de alguna de las tareas que llevarán a cabo los miembros de su equipo, asegúrese de pasar suficiente tiempo hablando con cada miembro del equipo para que se pueda responder cualquier pregunta antes de que comience el proyecto. 2. ¿Cuánto tiempo han tomado sus proyectos de contenido en el pasado? Esta pregunta solo será relevante si tú y tu equipo han creado contenido en el pasado. Si es así, mirar sus esfuerzos anteriores de creación de contenido es una excelente manera de estimar la cantidad de tiempo que llevará un proyecto y las complicaciones que puedan surgir. Por lo tanto, si la última publicación de blog que escribió tomó 4 horas, hay una buena posibilidad de que tome 4 horas nuevamente esta vez. Si cree que hay problemas específicos que usted o su equipo encontrarán, intente y asegúrese de mantener sus plazos lo suficientemente flexibles para tener en cuenta cualquier obstáculo que pueda surgir. 3. ¿Qué pasos está tomando para medir cuánto tiempo lleva cada tarea? Para cumplir con los plazos de forma efectiva y saber si las estimaciones de tiempo que ha establecido son realistas, es importante que se realice un seguimiento y se registre el tiempo necesario para completar cada tarea. Hay muchas herramientas de seguimiento del tiempo que su equipo puede usar, y una vez que se completa una tarea, se puede registrar el tiempo para que sepa cuánto tiempo lleva cada tarea.
Poner las tareas en orden
Una vez que haya analizado todas sus tareas y haya determinado algunos marcos de tiempo estimados para cada una, es hora de poner sus tareas en orden de prioridad. Una manera fácil de clasificar sus tareas es usar algún tipo de clave para diferenciar las tareas según su prioridad, esto podría ser tan simple como poner Alta, Media o Baja al lado de cada tarea y organizarlas en consecuencia. Si está utilizando un software de gestión de proyectos, verifique si puede organizar sus tareas por prioridad y comunicar claramente la prioridad de estas tareas a todos los involucrados.Establecer plazos realistas
Al establecer cronogramas y plazos, es importante que los plazos sean realistas y que deje algo de espacio para manejar posibles cuellos de botella y escenarios del "peor de los casos" que puedan surgir. Tomando los ejemplos de contenido de formato largo que vimos anteriormente, si su cronograma proyectado para un artículo es de 1 a 2 semanas, búfer en 1 a 2 semanas adicionales para el proyecto. Este búfer, junto con la comunicación abierta entre la persona a cargo de su proyecto y los miembros del equipo involucrados, ayuda a garantizar que cualquier contratiempo se gestione sin problemas y no descarrile el proyecto. Si no está seguro de cuánto tiempo llevará una tarea en particular en su proceso de contenido, consulte con los miembros del equipo involucrados en una tarea en particular para establecer cuánto tiempo llevará la tarea de manera realista. En 2017, cuando encuestamos a más de 1600 especialistas en marketing, el 59 % de los especialistas en marketing encuestados afirmaron que pasan más de 4 horas en un solo contenido, y el 35 % de ellos dedica regularmente 7 o más horas a un solo contenido. Investigaciones adicionales de especialistas en software de marketing de contenido estiman que la publicación de blog promedio toma alrededor de 6 a 7 horas para escribir, editar y publicar; promocionar un contenido en las redes sociales tomará alrededor de 2 horas; esto incluye escribir las publicaciones promocionales para sus canales sociales. La creación de infografías tarda unos 8 días , y la producción media de libros electrónicos tarda unos 12 días . Desafortunadamente, no hay una respuesta única para estimar cuánto tiempo llevará producir una sola pieza de contenido, y sus cronogramas y plazos se verán afectados por el tipo de contenido que está produciendo, su presupuesto y la cantidad de personas involucradas en su creación de contenido. proceso. Si tiene problemas para estimar cuánto tiempo llevará crear una sola pieza de contenido, dedique algún tiempo a investigar el tipo particular de contenido que está creando para que pueda tener una idea de cuánto tiempo deben ser sus plazos y fechas límite. Aquí hay algunos otros consejos para tener en cuenta cuando establezca plazos finales:- Mantenga sus plazos flexibles y tenga un amortiguador para los cuellos de botella.
- Asegúrese de tener una estrategia de contenido claramente definida en la que se enumere claramente cada tarea y en la que cada miembro del equipo entienda claramente lo que se espera de ellos.
- Consulte a los miembros de su equipo y a las personas involucradas en su proceso de creación de contenido para asegurarse de que estén satisfechos con los plazos que está estableciendo y que los plazos sean realistas.
- Comunique claramente cada fecha límite y cualquier cambio con cada individuo involucrado en su proceso de creación de contenido.
Lectura recomendada: Cómo establecer plazos realistas que su equipo pueda cumplir
Paso 4: haga que un empleado de confianza supervise cada etapa de su proceso de producción de contenido
Entonces, a estas alturas, debería haber definido cada paso en su flujo de trabajo, decidido el tipo de contenido que está creando, decidido quién llevará a cabo cada etapa y tener un cronograma esperado de cuándo se completará cada etapa y todo el proyecto. El siguiente y uno de los pasos más importantes para tener una mano de confianza para supervisar cada etapa del proceso de producción de contenido. La persona a la que recurra para esta tarea podría ser un miembro del personal senior de su equipo, como un gerente de proyecto, un especialista en marketing senior o un administrador de contenido. Sea quien sea a quien le confíes esta responsabilidad, es importante que tenga una comprensión clara de quién está involucrado en cada etapa, cuáles son las responsabilidades de cada individuo y los plazos esperados para cada etapa del proceso de creación de contenido. Esta comprensión ayudará a su supervisor de proyecto a garantizar que cualquier problema, cuello de botella o problema de proceso que surja se comunique y resuelva rápidamente.Paso 5: elija el software para realizar un seguimiento de su proyecto
Las reuniones de equipo semanales son una parte extremadamente importante de la estructura de trabajo de cualquier empresa y pueden ser particularmente útiles si desea mantener el compromiso de los empleados . Sin embargo, tener múltiples reuniones para cada pequeño detalle que surge durante un proyecto tiene muy poco sentido a largo plazo. Aquí es donde entraría un buen software. A medida que su negocio crece, tener las herramientas adecuadas para mantener a su equipo en la misma página sigue siendo más importante. Es posible que ya tenga un proceso interno establecido o una pieza de software que utiliza para realizar un seguimiento del progreso de sus proyectos de contenido, pero si no lo tiene, deberá analizar cómo va a realizar un seguimiento del proyecto. Por lo general, esto implicará buscar una pieza de software en la que los miembros de su equipo y aquellos involucrados en su proceso de producción de contenido puedan colaborar, dejar notas, brindar actualizaciones de estado y más; en otras palabras, una herramienta de gestión de proyectos. Hay muchas soluciones de gestión de proyectos diferentes en el mercado, pero algunas son más adecuadas para gestionar proyectos de contenido que otras.
CoSchedule tiene su propia opción de calendario de contenido que puede usar para planificar su viaje de contenido de principio a fin. La gran parte del calendario es que le da una vista panorámica de todos los detalles de su proyecto. Estas son algunas de las cosas que el calendario puede hacer para facilitarle la vida:- Programar tus publicaciones en las redes sociales simplifica la promoción.
- Puede asignar tareas a diferentes miembros del equipo.
- Administrar flujos de trabajo es fácil con todo en un solo lugar.
- Puede integrar el calendario en WordPress para que la publicación sea muy sencilla.
- La interfaz de arrastrar y soltar hace que reprogramar proyectos sea fácil en lugar de molesto.
- Se sincroniza a la perfección con todas las herramientas de marketing más utilizadas: WordPress, Facebook, YouTube, Mailchimp, Buffer, Slack, etc.
- El soporte técnico siempre está disponible si desea ayuda en el camino.
Puede tomar la prueba de 14 días para probarlo y luego el calendario de marketing comienza en $ 29 por mes (por usuario) si se factura anualmente o $ 39 si se factura mensualmente. También puede comprar el calendario de marketing como parte de la opción de suite de marketing de CoSchedule en caso de que esté buscando más ayuda con su proceso de marketing.
