內容管理工作流程：創建您自己的分步指南
已發表: 2022-09-13
通過@CoSchedule 創建您自己的內容管理工作流程的分步指南
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目錄
- 什麼是內容管理工作流程？
- 第 1 步：確定要創建的內容類型
- 第 2 步：定義個人角色和職責
- 第 3 步：設定明確的截止日期
- 第 4 步：讓值得信賴的員工監督您的內容製作過程的每個階段
- 第 5 步：選擇軟件來跟踪您的項目
什麼是內容管理工作流程？
內容管理工作流是一個團隊（很可能是您的內容團隊）為了按時完成一段內容（為您自己的品牌或客戶）並確保其發布而執行的一組任務。 在《Web 內容策略》一書中，內容策略師兼作家 Kristina Halvorson 指出，內容工作流程決定了“內容的請求、獲取、創建、審查、批准和交付方式”。 內容管理工作流程可以簡單也可以復雜，通常取決於您創建的內容類型、預算、目標和項目範圍。 內容製作工作流程中的通常步驟如下所示： 
- 研究/概述並決定您要創建的內容類型。
- 規劃和定義角色和職責。
- 設定明確的截止日期。
- 決定一個受信任的資源來監督內容創建過程的不同階段。
- 選擇軟件來跟踪您的內容工作流程。
第 1 步：確定要創建的內容類型
您創建的內容類型將在您定義內容策略時確定。 以下是幫助您確定要創建的內容的一些步驟：創建買家角色：確定您創建的內容首先要了解您為誰寫作。 創建角色涉及深入客戶研究的雜草並發現客戶的痛點、障礙、挑戰和恐懼。 如果您想創建買家角色， HubSpot 的“製作我的角色”工具是一個很好的起點。 衡量您的分析：如果您已經創建了積壓的內容，您可以通過衡量現有內容的表現來開始提出一些新的內容創意。 像Google Analytics這樣的免費工具可以作為一個很好的起點，讓您深入了解您的表現最佳的內容和您的觀眾喜歡的主題。 分析您現有的內容應該會給您一些想法。 關鍵詞研究—— 創建您的買家角色並查看您最受歡迎的內容可能會讓您對您可能想要創建內容的主題有所了解，但通過關鍵字研究，您可以確認其中一些想法。 通過寫下您的角色可能基於其痛點和目標的一些問題來開始您的關鍵字研究，然後圍繞這些查詢進行一些關鍵字研究，以查看有多少人在搜索這些問題和主題。 您需要嘗試定位與您的域權限相對應的關鍵字和短語。 如果您有一個新網站，您可能無法在競爭激烈的關鍵字中獲得良好的排名。 您創建的高質量內容越多，您的域權限就會越高。 如果您剛剛開始您的網站或仍在發展您的網站，請定位長尾、低流量關鍵字，每月搜索量約為 200-1000 名搜索者。 您可以使用SEMRush和Moz等 SEO 工具進行關鍵字研究。 總結不同類型的內容及其最有用的內容：博客文章- 有助於與讀者建立關係，培養潛在客戶。 長篇內容- 非常適合圍繞特定主題建立權威並增加您的電子郵件列表的訂閱者。 案例研究- 有助於建立思想領導力並向潛在客戶展示您的產品和服務可以帶來的結果以及它們可以解決的問題。 白皮書- 非常適合用作引導磁鐵並圍繞特定主題建立思想領導力。 電子書 - 與白皮書一樣，電子書充當了重要的磁鐵，如果您圍繞常青主題創建電子書，您將擁有一塊磁鐵，您的潛在客戶可以在未來幾年下載。 視頻內容 -雖然您創建的大部分內容都是書面的，但視頻內容是一種很好的方式來教授和吸引您的客戶和潛在客戶了解特定主題。您還可以在較長形式的內容中包含視頻內容，以提供您的觀眾另一種消費您關注的主題的方式。 確定您創建的內容的其他一些重要資源包括：- Quicksprouts 指導17 種類型的內容，將帶來更多的流量。
- ActiveCampaign 的博客文章 - 10 種實際有效的內容
- 內容製作機構 Codeless post - 13個內容分析變量，幫助你排名和轉換
推薦閱讀：開展創意工作坊的最佳方式
第 2 步：定義個人角色和職責
確定參與人員後，您需要確定內容創建過程的每個階段所涉及的每個人並將任務分配給每個人。
內容策略師
您的內容策略師通常負責進行徹底的內容清單和審核，創建內容簡介和風格指南，分析 SEO 和關鍵字數據，決定風格和語氣（如果品牌尚未決定），建立一個內容創建工作流程，並決定內容的長度。 內容策略師將在他們的構思過程中使用不同的 SEO 工具，例如：- 用於關鍵字研究的Ahrefs
- MarketMuse和Frase用於競爭性研究
- CoSchedule用於維護內容日曆、維護想法積壓和管理工作流程。
一旦您獲得了為相似關鍵字排名的域列表，您只需查看它們為哪些關鍵字排名，而您尚未在搜索引擎上排名。 您可以使用 Ahrefs 的內容差距工具來做到這一點： 
由於他們的 DR 排名與您相似，您可以通過創建更全面和深入的內容輕鬆為同一主題排名。 一旦戰略家縮小了一個主題，下一步就是為該作品創建一個大綱。 他們可以使用像Frase這樣的工具來確保他們定位正確的內容長度，涵蓋每個相關元素，並創建比現有內容更好的內容。 在選擇了主題並創建了大綱之後，將工作傳遞給作家。 隨著您公司的發展並吸引更多的作家和編輯加入，跟踪所有內容將成為將所有內容保持在一起的粘合劑。 如果您希望您的團隊齊心協力，每個人都需要在同一個頁面上。 您不希望您的作者創建的內容與您的設計師創建的圖形不能很好地配合，因為他們得到了兩個完全不同的簡報。 在這方面，內容日曆可能會有所幫助。 CoSchedule 提供了一個具有大量功能供您測試的功能。內容作家
文案/內容作家將負責研究和撰寫文章（有時研究和寫作可能由內容策略師處理）。 戰略家將向作者提供文章的骨架，但要讓事情看起來不錯，這取決於作者，這從頭開始。 選擇主題後，可以使用CoSchedule Headline Analyzer之類的工具來確保標題驅動線索、對潛在讀者來說聽起來不錯並帶來流量。 在此之後，作者將簡單地處理提供的大綱並提交完成的作品。平面設計師
內容策略師和文案作者與平面設計師合作，然後決定在內容中使用的圖像和圖形。 平面設計師 然後將負責創建圖形和作品的整體設計。 如果你附上一個很棒的信息圖，你可以提高你對你的內容進行排名的機會。 您的平面設計師還可以幫助您創建一個很棒的視頻，該視頻可以與您的博客文章一起使用並幫助您獲得更好的排名。主題專家
主題專家可以審查內容的真實性和整體質量。 如果有任何錯誤或需要更新的文本部分，主題專家可以與文案/內容作者對應以更新該片段。用戶體驗和測試
用戶體驗設計師或用戶體驗團隊的成員可能負責測試和優化內容的用戶體驗。編輯內容
您的CMS 編輯、內容營銷經理或發布經理會將內容導入您的 CMS，添加內部鏈接、圖像和文件，應用 SEO 實踐並格式化內容以供最終發布。 編輯還將負責確保博客文章幫助公司賺錢或帶來潛在客戶。 這可能意味著向頁面添加相關的選擇加入表單，將訪問者重定向到公司創建的產品，添加相關的附屬鏈接等。電子郵件營銷、社交媒體和推廣您的新作品
一旦您的文章準備就緒並發佈在公司博客上，您的電子郵件營銷經理將負責通過您的電子郵件列表推廣您的內容。 您的社交媒體團隊將負責將您的作品推廣到您的社交渠道，而您的社交媒體/PPC 團隊將負責付費推廣。 通過電子郵件推廣您的內容意味著使用Mailchimp或ConvertKit等電子郵件營銷服務。 但是，如果您有更大的電子郵件列表，則可能需要尋找更擅長處理更複雜的自動化或漏斗以及更大的電子郵件列表（例如Active Campaign ）的替代方案。 通過電子郵件列表完成內容推廣後，下一個最佳步驟是找到可以推廣內容的其他平台。 每條內容都需要一個團隊來創建和工作數小時，這就是為什麼您希望接觸盡可能多的人以獲得盡可能好的投資回報率。 當然，盲目地在每個社交渠道上推廣內容很可能是浪費時間。 所以，如果你在食品或時尚領域，你可以專注於通過 Instagram進行宣傳，而不是在金融領域，Twitter 可能是更好的選擇。 您還可以考慮專注於重新利用您的內容（也稱為“回收您的內容”），這意味著您正在使用內容的現有元素在不同平台上吸引新的受眾。 例如，您可以創建一個 YouTube 視頻或播客片段，詳細討論您博客文章中的內容。 您已經準備好內容，您只是將其重新用於吸引不同的受眾。 如果您從博客文章創建 YouTube 視頻，您將接觸到具有相同內容的兩個受眾 - 一個更喜歡視頻，另一個更喜歡文本。 DoYouEvenBlog 的 Pete用他的支柱帖子做到了這一點，這對他來說非常有效。 例如，他在下面的“如何開始博客指南”中包含一個指向他為同一主題的 YouTube 頻道創建的類似 YouTube 視頻的鏈接：
永遠不要低估將您的內容回收到新事物中的力量！擁有標準化的內容流程，但留有靈活性的空間
重要的是要記住，一個標準化、佈局合理的內容製作流程，其中每個參與者都知道自己的角色和職責，這有助於：- 保持內容製作的每個階段都在正軌上。
- 降低發生瓶頸的風險
- 幫助確保您創建的每條內容都符合其目標。
第 3 步：設定明確的截止日期
列出內容創建工作流程中的所有任務
創建和確定截止日期的第一步是列出所有需要執行的任務。 有幾種方法可以做到這一點。 如果您正在與內部團隊合作，您可能會與參與內容創建過程的不同階段的人員舉行會議，以集思廣益所有需要執行的任務。 協作和列出不同任務的一種簡單方法是在 Google 工作表中設置 Google 文檔或共享文件，您可以在其中分解內容創建過程的各個階段以及每個階段涉及的任務。估計任務需要多長時間
寫下內容創建過程中所需的每項任務以及參與人員應該開始讓您了解整個項目和每項任務需要多長時間。 很難準確估計您的內容製作過程需要多長時間，但我們可以使用其他公司的調查結果來大致估計創建常見內容項目需要多長時間。 根據社交媒體管理公司Buffer的見解，他們在網站上發布的 1,500 到 3,000 字的博文需要8 到 10 個小時； 這包括研究、寫作和創建圖形。 專業教練公司BetterUp估計，一篇 1,500-2,000 字的文章需要他們1-2 週的時間來創建、計劃、優化和完成； 這是因為他們的文章需要大量的科學研究，每一項研究都需要主題專家的審查和驗證。 數字出版商First Round Review撰寫有關創業的採訪式文章，字數從 3,000 到 4,000 字不等，每篇文章從開始到結束大約需要2-3 週。 視頻營銷教練艾米·蘭迪諾（Amy Landino）在她的 YouTube 頻道上擁有超過 400,000 名訂閱者，她表示她從頭到尾完成一個視頻大約需要3-4 個小時。 艾米的大部分視頻長度在 10 到 15 分鐘之間。 Sunny Lenarduzzi是一位社交媒體策略師，在她的 YouTube 頻道上擁有超過 500,000 名訂閱者，她還表示，她需要大約3-4 小時來創建和發布一個 10-15 分鐘長的視頻。 有關跨不同內容類型和平台的估計內容創建和交付時間的更多指導，請查看 Brian Honigman的深入細分。 除了這些見解之外，還有一些更一般的項目管理問題，當您估計創建一段內容需要多長時間時要問自己： 1. 您的團隊的專長是什麼？ 重要的是要記住，在您確定項目需要多長時間才能完成時，參與內容創建過程的團隊成員的數量和專業知識幾乎總是最重要的因素之一。 您需要知道誰將參與您正在進行的每個項目並花費時間。 如果您不確定您的團隊成員將執行的任何任務，請確保您花足夠的時間與每個團隊成員交談，以便在項目開始之前可以回答任何問題。 2. 您的內容項目過去花了多長時間？ 僅當您和您的團隊過去創建過內容時，此問題才有意義。 如果您有，那麼查看您過去的內容創建工作是估算項目所需時間長度以及可能出現的任何並發症的好方法。 所以，如果你寫的上一篇博文花了 4 個小時，那麼這次很有可能又需要 4 個小時。 如果您認為您或您的團隊會遇到特定問題，請嘗試確保您的截止日期足夠靈活，以解決可能出現的任何障礙。 3. 你採取了哪些步驟來衡量每項任務需要多長時間？ 為了有效地遵守最後期限並了解您設置的時間估算是否切合實際，跟踪和記錄完成每項任務所花費的時間非常重要。 您的團隊可以使用很多時間跟踪工具，一旦任務完成，可以記錄時間，這樣您就可以知道每項任務需要多長時間。
安排任務
一旦您確定了所有任務的範圍並為每個任務提出了一些估計的時間框架，就可以將您的任務按優先級排序了。 對任務進行排名的一種簡單方法是使用某種鍵來根據任務的優先級來區分任務，這可能就像在每個任務旁邊放置高、中或低並相應地組織它們一樣簡單。 如果您使用的是項目管理軟件，請檢查您是否可以按優先級組織任務，並與所有相關人員清楚地傳達這些任務的優先級。設定切合實際的截止日期
在設置時間表和截止日期時，重要的是截止日期是現實的，並且您要留出一些空間來處理可能出現的任何潛在瓶頸和“最壞情況”情況。 以我們之前看過的長篇內容示例為例，如果您預計一篇文章的時間線是 1-2 週，請為該項目額外緩衝 1-2 週。 這種緩衝，以及項目負責人和相關團隊成員之間的開放式溝通，有助於確保順利管理任何問題，並且不會使項目脫軌。 如果您完全不確定內容流程中的特定任務需要多長時間，請諮詢參與特定任務的團隊成員以確定該任務實際需要多長時間。 早在 2017 年，當我們對 1600 多名營銷人員進行調查時， 59%的受訪營銷人員表示他們在單個內容上花費超過 4 小時，其中 35% 的人經常在單個內容上花費 7 小時或更長時間。 內容營銷軟件專家的進一步研究估計，平均博客文章需要大約6-7 小時來編寫、編輯和發布； 在社交媒體上推廣一段內容大約需要2 小時； 這包括為您的社交渠道撰寫促銷帖子。 信息圖創作大約需要8 天，製作電子書平均需要12 天左右。 不幸的是，估計製作單個內容需要多長時間沒有單一的答案，您的時間表和截止日期將受到您製作的內容類型、預算和參與內容創建的人數的影響過程。 如果您無法估計創建單個內容需要多長時間，請花一些時間研究您正在創建的特定類型的內容，以便了解您的時間表和截止日期應該多長時間。 在設置最終期限時，請記住以下一些其他提示：- 保持靈活的截止日期，並為瓶頸提供緩衝。
- 確保您有一個明確定義的內容策略，其中清楚地列出了每項任務，並且每個團隊成員都清楚地了解對他們的期望。
- 請諮詢您的團隊成員和參與您的內容創建過程的個人，以確保他們對您設置的截止日期感到滿意並且截止日期是現實的。
- 與參與內容創建過程的每個人清楚地溝通每個截止日期和任何更改。
推薦閱讀：如何設定團隊實際可以滿足的實際截止日期
第 4 步：讓值得信賴的員工監督您的內容製作過程的每個階段
所以到現在為止，您應該已經定義了工作流程中的每個步驟，確定了您要創建的內容類型，確定了每個階段的執行人員，並有一個每個階段和整個項目何時完成的預期時間表。 讓值得信賴的人監督內容製作過程的每個階段的下一步也是最重要的步驟之一。 您為此任務求助的人可能是您團隊中的高級職員，例如項目經理、高級營銷人員或內容經理。 無論您將這一責任委託給誰，重要的是他們要清楚地了解每個階段的參與者、每個人的職責以及內容創建過程每個階段的預期時間表。 這種理解將幫助您的項目主管確保迅速溝通和解決出現的任何問題或瓶頸或流程問題。第 5 步：選擇軟件來跟踪您的項目
每週團隊會議是任何公司工作結構中極其重要的一部分，如果您想保持員工敬業度，它們會特別有用。 然而，從長遠來看，為項目期間出現的每一個微小細節舉行多次會議是沒有意義的。 這就是優秀軟件的用武之地。隨著您的業務增長，擁有正確的工具讓您的團隊保持在同一頁面上只會變得越來越重要。 您可能已經有一套內部流程或用於跟踪內容項目進度的軟件，但如果沒有，則需要研究如何跟踪項目。 這通常涉及到購買一款軟件，您的團隊成員和參與您的內容製作過程的人員可以在其中進行協作、留下筆記、提供狀態更新等等——換句話說，一個項目管理工具。 市場上有許多不同的項目管理解決方案，但有些更適合管理內容項目。
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