コンテンツ管理ワークフロー: 独自のコンテンツを作成するためのステップ バイ ステップ ガイド
公開: 2022-09-13
@CoSchedule を介して独自のコンテンツ管理ワークフローを作成するためのステップバイステップガイド
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先に進む前に、これらの無料のテンプレートを申請して、コンテンツ管理プロセスのすべてのステップで役立つことを確認してください. このダウンロードには以下が含まれます。- コンテンツ監査テンプレート
- ファイル命名規則テンプレート
- マーケティング フォルダ構造テンプレート
- コンテンツ マーケティング カレンダー テンプレート
- コンテンツ概要テンプレート
- 編集ワークフロー テンプレート
目次
- コンテンツ管理ワークフローとは?
- ステップ 1: 作成するコンテンツのタイプを決定する
- ステップ 2: 個々の役割と責任を定義する
- ステップ 3: 明確な期限を設定する
- ステップ 4: 信頼できる従業員にコンテンツ制作プロセスの各段階を監督してもらう
- ステップ 5: プロジェクトを追跡するソフトウェアを選択する
コンテンツ管理ワークフローとは?
コンテンツ管理ワークフローは、チーム (ほとんどの場合、コンテンツ チーム) が時間どおりに (自社のブランドまたはクライアントのために) コンテンツを完成させ、確実に公開するために実行する一連のタスクです。 著書Content Strategy For the Webで、コンテンツ ストラテジスト兼著者の Kristina Halvorson は、コンテンツ ワークフローが「コンテンツの要求、調達、作成、レビュー、承認、配信の方法」を決定すると述べています。 コンテンツ管理のワークフローは、単純にも複雑にもなり、通常、作成するコンテンツの種類、予算、目的、およびプロジェクトの範囲によって決まります。 コンテンツ制作ワークフローの通常の手順は次のようになります。 
- 作成するコンテンツの種類を調査/概要を説明し、決定します。
- 役割と責任の計画と定義。
- 明確な締め切りを設定します。
- コンテンツ作成プロセスのさまざまな段階を監督する信頼できるリソースを決定します。
- コンテンツ ワークフローを追跡するソフトウェアを選択します。
ステップ 1: 作成するコンテンツの種類を決定する
作成するコンテンツの種類は、コンテンツ戦略を定義するときに決定されます。 バイヤーのペルソナを作成する: 作成するコンテンツを決定することは、誰のために書いているかを知ることから始まります。 ペルソナを作成するには、顧客調査の雑草を掘り下げて、顧客の問題点、障害、課題、恐れを明らかにする必要があります。 HubSpot の make my persona ツールは、バイヤー ペルソナの作成を検討している場合に最適な出発点です。 分析を測定する:既に作成したコンテンツのバックログがある場合は、既存のコンテンツのパフォーマンスを測定することで、新しいコンテンツのアイデアを考え始めることができます。 Google アナリティクスなどの無料ツールは、最もパフォーマンスの高いコンテンツや視聴者が楽しんでいるトピックに関する洞察を得るのに適した出発点となります。 既存のコンテンツを分析すると、いくつかのアイデアが得られるはずです。 キーワード調査- バイヤーのペルソナを作成し、最も人気のあるコンテンツを確認することで、コンテンツを作成するトピックについてある程度のアイデアが得られる可能性がありますが、キーワード調査を使用すると、これらのアイデアのいくつかを確認できます. ペルソナが抱えている問題点と目標に基づいて、いくつかの質問を書き出すことからキーワード調査を開始します。次に、これらのクエリに関するキーワード調査を実行して、これらの質問やトピックを検索している人の数を確認します。 ドメインオーソリティに対応するキーワードとフレーズをターゲットにしてみてください。 新しい Web サイトを作成した場合、競争の激しいキーワードで上位に表示されない可能性があります。 質の高いコンテンツを作成すればするほど、ドメインオーソリティは高くなります。 ウェブサイトを立ち上げたばかり、またはサイトを拡大中の場合は、月間検索ボリュームが約 200 ～ 1000 人の検索ボリュームを持つ、ロングテールでボリュームの少ないキーワードをターゲットにします。 SEMRushやMozなどの SEO ツールを使用して、キーワードの調査を実行できます。 さまざまなタイプのコンテンツとそれらが最も役立つものを要約すると:ブログ投稿- 読者との関係を構築し、見込み客を育成するのに役立ちます。 長いコンテンツ- 特定のトピックに関する権威を構築し、メーリング リストの購読者を増やすのに最適です。 ケース スタディ- ソート リーダーシップを確立し、製品やサービスがもたらす結果と解決できる問題を見込み顧客に示すのに役立ちます。 ホワイトペーパー- リード マグネットとして使用し、特定のトピックに関するソート リーダーシップを構築するのに適しています。 電子ブック - ホワイトペーパーのように、電子ブックは優れたリード マグネットとして機能します。常緑のトピックに関する電子ブックを作成すると、潜在顧客が今後何年もダウンロードできるリード マグネットになります。 ビデオ コンテンツ -作成するコンテンツの大部分は執筆されますが、ビデオ コンテンツは、顧客や見込み客に特定のトピックについて教え、関与させる優れた方法です。ビデオ コンテンツを長い形式のコンテンツに含めることもできます。焦点を当てているトピックを消費する別の方法を聴衆に伝えます。 作成するコンテンツを決定するためのその他の優れたリソースには、次のものがあります。- Quicksprouts は、より多くのトラフィックを促進する 17 種類のコンテンツのガイドです。
- ActiveCampaign のブログ投稿 -実際に機能する 10 種類のコンテンツ
- コンテンツ制作エージェンシーのコードレス投稿 -ランキングとコンバージョンに役立つ 13 のコンテンツ分析変数
推奨読書:創造的なアイデアワークショップを実行する最良の方法
ステップ 2: 個々の役割と責任を定義する
関係者を特定したら、コンテンツ作成プロセスの各段階に関係する各個人を特定して割り当てる必要があります。
コンテンツストラテジスト
通常、コンテンツ ストラテジストは、徹底的なコンテンツ インベントリと監査の実施、コンテンツ ブリーフとスタイル ガイドの作成、SEO とキーワード データの分析、スタイルとトーンの決定 (ブランドによってまだ決定されていない場合)、コンテンツ作成ワークフロー、およびコンテンツの長さの決定。 コンテンツストラテジストは、次のようなアイデア作成プロセスでさまざまな SEO ツールを使用します。- キーワード調査のためのAhrefs
- 競合調査のためのMarketMuseとFrase
- コンテンツ カレンダーを維持し、アイデアのバックログを維持し、ワークフローを管理するためのCoSchedule 。
類似のキーワードでランク付けされているドメインのリストを取得したら、検索エンジンでまだランク付けされていない、それらがランク付けされているキーワードを簡単に確認できます。 これは、Ahrefs のコンテンツ ギャップ ツールを使用して行うことができます。 
彼らはあなたと同様のDRランキングを持っているので、より徹底的で詳細なコンテンツを作成することで、同じトピックで簡単にランク付けできます. ストラテジストがトピックを絞り込んだら、次のステップは作品のアウトラインを作成することです。 Fraseのようなツールを使用して、適切なコンテンツの長さをターゲットにし、関連するすべての要素をカバーし、既存のものよりも優れたコンテンツを作成することができます。 題材を決め、アウトラインを作成した後、作品は作家に渡されます。 会社が成長し、より多くのライターや編集者が参加するようになると、すべてを追跡することがすべてをまとめる接着剤になります。 チームが一丸となって仕事をしたい場合は、全員が同じページにいる必要があります。 2 つの完全に異なるブリーフを受け取ったために、デザイナーが作成したグラフィックとうまく機能しないコンテンツをライターが作成することは望ましくありません。 コンテンツ カレンダーは、この点で役立ちます。 CoSchedule は、テストするための多くの機能を備えたものを提供します。コンテンツライター
コピー/コンテンツ ライターが調査と記事の執筆を担当します (調査と執筆は、コンテンツ ストラテジストが担当する場合もあります)。 ストラテジストは記事の骨組みをライターに提供しますが、見栄えを良くするのはライター次第であり、それは最初から始まります。 トピックが選択されたら、 CoSchedule ヘッドライン アナライザーのようなツールを使用して、ヘッドラインがリードを促進し、潜在的な読者に適切に聞こえ、トラフィックをもたらすことを確認できます。 この後、ライターは提供されたアウトラインに取り組み、完成した作品を提出するだけです。グラフィックデザイナー
コンテンツ ストラテジストとコピーライターは、グラフィック デザイナーと協力して、コンテンツで使用する画像とグラフィックを決定します。 グラフィックデザイナー その後、グラフィックの作成と作品の全体的なデザインを担当します。 優れたインフォグラフィックを添えれば、コンテンツが上位にランクされる可能性を高めることができます。 グラフィック デザイナーは、ブログ投稿に合わせてランキングを上げるのに役立つ優れたビデオを作成するのにも役立ちます。主題専門家
内容の専門家は、内容の事実性と全体的な品質を確認する場合があります。 テキストに誤りや更新が必要な部分がある場合は、主題の専門家がコピー/コンテンツ ライターと連絡を取り、記事を更新することがあります。UX & テスト
UX デザイナーまたは UX チームのメンバーは、コンテンツのユーザー エクスペリエンスのテストと最適化を担当する場合があります。コンテンツを編集する
CMS エディター、コンテンツ マーケティング マネージャー、またはパブリケーションマネージャーは、コンテンツを CMS にインポートし、内部リンク、画像、ファイルを追加し、SEO プラクティスを適用し、最終的な公開に向けてコンテンツをフォーマットします。 編集者は、ブログ投稿が会社の利益や見込み客の獲得に役立つようにすることも担当します。 これは、関連するオプトイン フォームをページに追加したり、訪問者を会社が作成した製品にリダイレクトしたり、関連するアフィリエイト リンクを追加したりすることを意味します。メール マーケティング、ソーシャル メディア、新しい作品の宣伝
記事の準備が整い、会社のブログに公開されると、メール マーケティングマネージャーが、メール リストを介してコンテンツを宣伝する責任を負います。 ソーシャル メディア チームはソーシャル チャネルでの作品のプロモーションを担当し、ソーシャル メディア/PPC チームは有料プロモーションを担当します。 メールでコンテンツを宣伝するということは、 MailchimpやConvertKitなどのメール マーケティング サービスを使用することを意味します。 ただし、より大きなメーリング リストがある場合は、より複雑な自動化や目標到達プロセスの処理に長けている代替案や、アクティブ キャンペーンなどの大規模なメーリング リストを検討することをお勧めします。 メーリング リストによるコンテンツの宣伝が完了したら、次の最善のステップは、コンテンツを宣伝できる他のプラットフォームを見つけることです。 それぞれのコンテンツを作成するには、チームのメンバーと何時間もの作業が必要です。そのため、できるだけ多くの人にリーチして、可能な限り最高の ROI を得る必要があります。 もちろん、すべてのソーシャル チャネルでやみくもにコンテンツを宣伝するのは時間の無駄です。 したがって、食品やファッションのニッチにいる場合は、 Instagram を介した宣伝に集中できますが、金融のニッチにいる場合は、Twitter の方が適している可能性があります。 また、コンテンツの再利用 (「コンテンツのリサイクル」とも呼ばれます) に焦点を当てることを検討することもできます。これは、コンテンツの既存の要素を使用して、さまざまなプラットフォームで新しい視聴者にリーチすることを意味します。 たとえば、ブログ投稿の内容を詳しく説明する YouTube ビデオやポッドキャスト エピソードを作成できます。 あなたはすでにコンテンツの準備ができており、別の視聴者にリーチするためにそれを転用しているだけです。 ブログ投稿から YouTube 動画を作成すると、同じコンテンツを持つ 2 人の視聴者 (動画を好む視聴者とテキストを好む視聴者) にリーチすることになります。 DoYouEvenBlog のピートは、柱のポストでこれを行っており、彼にとって非常にうまく機能しています。 たとえば、以下の「ブログ ガイドの開始方法」には、同じトピックに関する彼の YouTube チャンネル用に作成した同様の YouTube ビデオへのリンクが含まれています。
コンテンツを新しいものにリサイクルする力を決して過小評価しないでください。標準化されたコンテンツ プロセスを持ちながら、柔軟性の余地を残す
関係する各個人が自分の役割と責任を認識している、標準化され、適切にレイアウトされたコンテンツ制作プロセスは、次のことに役立つことを覚えておくことが重要です。- コンテンツ制作の各段階を順調に進めます。
- ボトルネック発生のリスクを軽減
- 作成する各コンテンツがそのターゲットと目的を確実に満たすようにします。
ステップ 3: 明確な期限を設定する
コンテンツ作成ワークフローのすべてのタスクを一覧表示する
締め切りを作成して確立するための最初のステップは、実行する必要があるすべてのタスクをリストすることです。 これを行うにはいくつかの方法があります。 社内チームと協力している場合は、コンテンツ作成プロセスのさまざまな段階で関係者とミーティングを開き、実行する必要があるすべてのタスクについてブレインストーミングを行うことができます。 コラボレーションしてさまざまなタスクを一覧表示する簡単な方法は、コンテンツ作成プロセスのさまざまな段階と各段階に関連するタスクを分類できる Google ドキュメントまたは共有ファイルを Google スプレッドシートに設定することです。タスクにかかる時間を見積もる
コンテンツ作成プロセスで必要なすべてのタスクと関係者を書き留めておくと、プロジェクト全体と各タスクにかかる時間をある程度把握できるようになります。 コンテンツ制作プロセスにかかる時間を正確に見積もることは難しい場合がありますが、他社の調査結果を使用して、一般的なコンテンツ プロジェクトの制作にかかる時間を概算することができます。 ソーシャル メディア管理会社Bufferの洞察によると、彼らが Web サイトに投稿する 1,500 ～ 3,000 語のブログ投稿には8 ～ 10 時間かかります。 これには、調査、執筆、グラフィックの作成が含まれます。 プロのコーチング会社BetterUpは、1,500 ～ 2,000 ワードの記事を作成、計画、最適化、完成させるのに1 ～ 2 週間かかると見積もっています。 これは、彼らの記事には多くの科学的研究が必要であり、研究の各部分は対象分野の専門家によるレビューと検証を必要とするためです. デジタル パブリッシャーのFirst Round Reviewは、起業家精神に関する 3,000 ～ 4,000 ワードのインタビュー形式の記事を作成しており、各記事の作成には開始から終了まで約2 ～ 3 週間かかります。 YouTube チャンネルの登録者数が 400,000 人を超えるビデオ マーケティング コーチのAmy Landinoは、ビデオを最初から最後まで完成させるのに約3 ～ 4 時間かかると述べています。 Amy のビデオのほとんどは、10 ～ 15 分の長さです。 YouTube チャンネルの登録者数が 50 万人を超えるソーシャル メディア ストラテジストのSunny Lenarduzzi 氏も、10 ～ 15 分の動画を作成して公開するのに約3 ～ 4 時間かかると述べています。 さまざまなコンテンツ タイプやプラットフォームでのコンテンツの作成と配信の推定時間に関する詳しいガイダンスについては、Brian Honigman によるこの詳細な内訳をご覧ください。 これらの洞察に加えて、コンテンツの作成にかかる時間を見積もる際に自問すべき、より一般的なプロジェクト管理の質問がいくつかあります。 1. チームの専門知識は何ですか? プロジェクトの完了までにかかる時間を決定する際には、ほとんどの場合、コンテンツ作成プロセスに関与するチーム メンバーの数と専門知識が最大の要因の 1 つになることを覚えておくことが重要です。 取り組んでいる各プロジェクトに誰が関与するかを知り、時間を費やす必要があります。 チーム メンバーが実行するタスクのいずれかが不明な場合は、各チーム メンバーと十分な時間をかけて話し合い、プロジェクトが始まる前に質問に答えられるようにしてください。 2. 過去にコンテンツ プロジェクトにかかった期間はどれくらいですか? この質問は、あなたとあなたのチームが過去にコンテンツを作成したことがある場合にのみ関係します。 持っている場合は、過去のコンテンツ作成作業を調べることは、プロジェクトにかかる時間の長さと、発生する可能性のある複雑さを推定するための優れた方法です. したがって、前回のブログ投稿に 4 時間かかった場合、今回も 4 時間かかる可能性が高くなります。 あなたやあなたのチームが直面する特定の問題があると思われる場合は、起こりうる障害を考慮して期限を柔軟に保つようにしてください。 3. 各タスクにかかる時間を測定するために、どのような手順を実行していますか? 締め切りを効果的に守り、設定した時間の見積もりが現実的かどうかを知るには、各タスクの完了にかかった時間を追跡して記録することが重要です。 チームが使用できる時間追跡ツールはたくさんあります。タスクが完了すると、時間が記録されるため、各タスクにかかる時間がわかります。
タスクを整理する
すべてのタスクの範囲を絞り込み、それぞれの推定時間枠を考え出したら、タスクの優先順位を付けます。 タスクをランク付けする簡単な方法は、ある種のキーを使用してタスクを優先度に基づいて区別することです。これは、各タスクの横に高、中、または低を配置し、それに応じて整理するのと同じくらい簡単です。 プロジェクト管理ソフトウェアを使用している場合は、タスクを優先度別に整理し、これらのタスクの優先度を関係者全員に明確に伝えることができるかどうかを確認してください。現実的な締め切りを設定する
タイムラインと締め切りを設定するときは、締め切りが現実的であり、発生する可能性のある潜在的なボトルネックや「最悪の場合」のシナリオを処理する余地を残しておくことが重要です。 前に見た長い形式のコンテンツの例を取り上げると、記事の予定タイムラインが 1 ～ 2 週間の場合、プロジェクトのためにさらに 1 ～ 2 週間バッファリングします。 このバッファーは、プロジェクトの担当者と関係するチーム メンバーとの間のオープンなコミュニケーションと共に、問題が発生してもスムーズに管理され、プロジェクトが脱線しないようにするのに役立ちます。 コンテンツ プロセスの特定のタスクにかかる時間がまったくわからない場合は、特定のタスクに関与するチーム メンバーに相談して、そのタスクに実際にかかる時間を確認してください。 2017 年に 1,600 人以上のマーケターを対象に調査したところ、調査対象のマーケターの59%が 1 つのコンテンツに 4 時間以上費やしていると述べており、そのうちの 35% は 1 つのコンテンツに 7 時間以上を定期的に費やしています。 コンテンツ マーケティング ソフトウェアのスペシャリストによるさらなる調査によると、平均的なブログ投稿の作成、編集、公開には約 6 ～ 7 時間かかると推定されています。 ソーシャル メディアでコンテンツを宣伝するには、約2 時間かかります。 これには、ソーシャル チャネルのプロモーション投稿の作成が含まれます。 インフォグラフィックの作成には約8 日かかり、平均的な電子ブックの作成には約12 日かかります。 残念ながら、1 つのコンテンツの制作にかかる時間を見積もる唯一の答えはありません。タイムラインと締め切りは、制作するコンテンツの種類、予算、コンテンツ制作に関与する人数によって影響を受けます。処理する。 1 つのコンテンツの作成にかかる時間を見積もるのが難しい場合は、作成している特定の種類のコンテンツを調査して、タイムラインと締め切りがどのくらいの長さであるべきかを把握してください。 最終期限を設定する際に留意すべきその他のヒントを次に示します。- 締め切りを柔軟に保ち、ボトルネックに備えて余裕を持ってください。
- すべてのタスクが明確にリストされ、すべてのチームメンバーが彼らに期待されていることを明確に理解する、明確に定義されたコンテンツ戦略があることを確認してください.
- コンテンツ作成プロセスに携わるチーム メンバーや個人に相談して、設定した期限に満足していること、および期限が現実的であることを確認してください。
- コンテンツ作成プロセスに関与するすべての個人に、すべての締め切りと変更を明確に伝えます。
推奨参考資料:チームが実際に達成できる現実的な締め切りを設定する方法
ステップ 4: 信頼できる従業員にコンテンツ制作プロセスの各段階を監督してもらう
ここまでで、ワークフローの各ステップを定義し、作成するコンテンツのタイプを決定し、各段階を誰が実行するかを決定し、各段階とプロジェクト全体が完了する予定のタイムラインを把握しているはずです。 次に、コンテンツ制作プロセスの各段階を監督する信頼できる手を確保するための最も重要なステップの 1 つです。 このタスクを担当するのは、プロジェクト マネージャー、シニア マーケター、コンテンツ マネージャーなど、チームの上級スタッフです。 この責任を誰に委ねようとも、各段階に誰が関与しているか、各個人の責任は何か、コンテンツ作成プロセスの各段階で予想されるタイムラインを明確に理解していることが重要です。 この理解は、プロジェクトの監督者が、発生した問題やボトルネック、またはプロセスの問題を迅速に伝えて解決するのに役立ちます。ステップ 5: プロジェクトを追跡するソフトウェアを選択する
毎週のチーム ミーティングは、どの企業の作業構造においても非常に重要な部分であり、従業員の関与を維持したい場合に特に役立ちます。 ただし、プロジェクト中に発生する細部ごとに複数の会議を開くことは、長期的にはほとんど意味がありません。 ここで優れたソフトウェアの出番です。ビジネスが成長するにつれて、チームを同じページに保つための適切なツールを持つことがますます重要になります。 コンテンツ プロジェクトの進捗状況を追跡するために使用する一連の内部プロセスまたはソフトウェアが既にある場合がありますが、そうでない場合は、プロジェクトを追跡する方法を検討する必要があります。 これには通常、チーム メンバーやコンテンツ制作プロセスに関わる人々が共同作業を行ったり、メモを残したり、ステータスの更新を行ったりできるソフトウェア、つまりプロジェクト管理ツールを探し回る必要があります。 市場にはさまざまなプロジェクト管理ソリューションがありますが、コンテンツ プロジェクトの管理に適しているものもあります。
CoSchedule には独自のコンテンツ カレンダー オプションがあり、最初から最後までコンテンツの旅を計画するために使用できます。 カレンダーの優れた点は、プロジェクトのすべての詳細を俯瞰できることです。 生活を楽にするためにカレンダーができることのいくつかを以下に示します。- ソーシャル メディアへの投稿のスケジュールを設定すると、プロモーションが簡単になります。
- さまざまなチーム メンバーにタスクを割り当てることができます。
- すべてが 1 か所にあるため、ワークフローの管理は簡単です。
- カレンダーを WordPress に統合して、公開を簡単にすることができます。
- ドラッグ アンド ドロップ インターフェイスにより、プロジェクトのスケジュール変更が面倒ではなく簡単になります。
- WordPress、Facebook、YouTube、Mailchimp、Buffer、Slack など、最も使用されているすべてのマーケティング ツールとシームレスに同期します。
- 途中で助けが必要な場合は、いつでも技術サポートを利用できます.
14 日間の試用版を利用してテストを実行すると、マーケティング カレンダーは、年間請求の場合は月額 (ユーザーあたり) 29 ドル、月額請求の場合は 39 ドルから始まります. また、マーケティング ジャーニーでさらに支援が必要な場合に備えて、CoSchedule のマーケティング スイート オプションの一部としてマーケティング カレンダーを購入することもできます。