6 maneiras pelas quais as agências podem economizar tempo criando e-mails

Como uma agência, seu bem mais precioso ao produzir e-mails para seus clientes é o tempo - tempo com escopo adequado, tempo restante em sua previsão orçada e, é claro, o projeto entregue no prazo. Uma grande parte de como você gasta seu tempo em um projeto envolve a eficiência com que sua equipe cria os próprios e-mails.

Com tantas nuances envolvidas na criação e configuração de e-mails para seus clientes, qualquer atalho ou forma de tornar o processo de produção mais eficiente pode fazer uma grande diferença. Nesta postagem, examinamos seis maneiras pelas quais sua equipe pode economizar tempo, orçamento e dores de cabeça ao criar e-mails.

1. Modelos

Isso pode parecer óbvio à primeira vista, mas reutilizar ativos não significa simplesmente reaproveitar um modelo de e-mail. Embora sua equipe possa hackear um modelo antigo que você criou para um cliente, existem maneiras mais eficazes de fazer isso.

Concentre-se menos em hackear modelos que você criou antes e, em vez disso, crie uma biblioteca de modelos interna ou um conjunto de recursos confiáveis. Por exemplo, crie um conjunto padrão de modelos que sejam responsivos ou híbridos e sejam exibidos adequadamente em todos os principais clientes e dispositivos de e-mail. Além disso, certifique-se de que esses modelos funcionem com todos os principais provedores de serviços de e-mail (ESP) com os quais você - ou seus clientes - trabalha.

Teste, projete e construa modelos de email que podem ser reutilizados continuamente para cada cliente individual e suas necessidades. Crie versões de cada modelo que incluam vários módulos de conteúdo, para que você possa editar ou reduzir facilmente conforme necessário para cada projeto.

Quando você tiver esses modelos em bom estado de funcionamento, certifique-se de salvá-los - incluindo os arquivos de origem PSD - em uma área que seja acessível a toda a equipe e não possa ser substituída. Sua equipe pode ter um repositório desses modelos salvos localmente (por exemplo, bloqueado no Dropbox) ou no Litmus Builder. Em seguida, podem ser feitas cópias desses originais para garantir a qualidade daqui para frente.

2. Módulos de conteúdo manual

Ao contrário dos modelos, os módulos de conteúdo são pedaços menores de conteúdo que podem ser colocados em um e-mail. Módulos de conteúdo são extremamente úteis quando se trata de agilizar seu processo de produção de e-mail. Eles são blocos versáteis que você pode trocar para um e-mail, estilizar e editar como quiser e escalar em diferentes projetos.

Como os modelos, os módulos devem ser testados, projetados para renderizar em clientes e dispositivos de e-mail populares e devem ser “bloqueados” de alguma forma, com apenas a capacidade de fazer cópias. Além disso, eles devem ser salvos em uma biblioteca, onde possam ser facilmente acessados, reutilizados e editados para projetos futuros.

3. Módulos de conteúdo dinâmico ou parciais

Como o nome sugere, módulos de conteúdo dinâmico ou parciais (como são conhecidos no Litmus Builder) são módulos de nível pai que, quando editados, são atualizados em todos os emails que contêm esse módulo.

Por exemplo, você cria um módulo de rodapé para um cliente com seu logotipo, informações de contato da empresa e informações de cancelamento de assinatura. Digamos que seu cliente mude de endereço e este módulo de rodapé precise ser atualizado em todos os seus modelos. Em vez de voltar a cada modelo mestre ou módulo mestre e atualizar essa área, você pode usar módulos dinâmicos que podem ser atualizados automaticamente.

Lembre-se de que, ao usar módulos de conteúdo dinâmico, como parciais, certifique-se de que sua equipe salve uma cópia duplicada do original ou que quaisquer edições sejam devidamente revisadas e testadas antes de serem salvas e atualizadas globalmente.

4. Snippets de código

Trechos de código (ou apenas trechos como os chamamos no Litmus Builder) são trechos de código que podem ser reutilizados em todos os seus modelos.

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Ao contrário dos blocos ou módulos completos, os fragmentos são os elementos menores que você pode precisar para continuar a recriar cada vez que trabalhar em um projeto-modelo. Por exemplo, itens como botões à prova de balas, links e campos são elementos comuns que sua equipe provavelmente recria para cada e-mail que criar.

Os snippets são extremamente valiosos para automatizar a codificação e tornar o processo de criação de e-mail mais eficiente. Em vez de ter que reescrever o código cada vez que um elemento é usado, sua equipe pode usar um snippet.

Se você estiver usando fragmentos no Litmus Builder (você deve — é grátis!), Você pode salvá-los em sua biblioteca e configurar comandos de pressionamento de tecla para colocar cada fragmento em seu modelo facilmente.

5. Base de Conhecimento Interna ou Biblioteca

Falamos muito até agora sobre as partes físicas do código que você pode criar e reutilizar armazenando bibliotecas de modelos, módulos ou fragmentos. Mas, outra opção a ser considerada é uma biblioteca de recursos, hacks e conhecimento estratégico.

Em vez de armazenar HTML físico, conforme repetido por Brian Wood, do Moxie, em sua recente participação em nosso painel de Dicas e Truques da Agência, sua equipe deve encontrar uma maneira de armazenar as práticas recomendadas que você reuniu em cada cliente com quem trabalha. Por exemplo, você sabe que um determinado ESP gosta de adicionar preenchimento extra às suas tabelas? Certifique-se de que isso seja anotado em uma biblioteca interna ou base de conhecimento onde essas informações sejam acessíveis para compilações e envios futuros usando esse ESP.

Ferramentas como Basecamp, Trello, JIRA e até mesmo o Google Docs podem ser usadas para registrar, armazenar e classificar itens que você aprendeu sobre a criação de e-mails ao longo do tempo e para disseminá-los entre sua equipe. Tire-o do cérebro e coloque-o em um local físico de fácil acesso!

6. Treine, treine, treine!

O setor de e-mail está em constante mudança, por isso é crucial que sua equipe se mantenha atualizada com os últimos desenvolvimentos de e-mail. Você quer entregar os melhores projetos aos seus clientes.

Ferramentas de treinamento online como CodeSchool, Treehouse, Lynda e FrontEndMasters são ótimas maneiras de ensinar as melhores práticas de codificação para sua equipe de desenvolvimento e design. Além disso, recursos online como a comunidade Litmus, Campaign Monitor, Email Design Review, MailChimp, Email Wizardry e StyleCampaign são ótimos recursos sobre as mudanças mais recentes que sua equipe deve estar ciente na indústria.

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