6 maneras en que las agencias pueden ahorrar tiempo creando correos electrónicos

Como agencia, su bien más preciado al producir correos electrónicos para sus clientes es el tiempo: el tiempo establecido de manera adecuada, el tiempo restante en su pronóstico presupuestado y, por supuesto, el proyecto entregado a tiempo. Una gran parte de cómo invierte su tiempo en un proyecto implica la eficiencia con la que su equipo crea los correos electrónicos.

Con tantos matices que intervienen en la creación y configuración de correos electrónicos para sus clientes, cualquier atajo o forma de hacer que el proceso de producción sea más eficiente puede marcar una gran diferencia. En esta publicación, analizamos seis formas en que su equipo puede ahorrar tiempo, presupuesto y dolores de cabeza al crear correos electrónicos.

1. Plantillas

Este puede parecer obvio al principio, pero la reutilización de activos no se trata solo de reutilizar una plantilla de correo electrónico. Si bien su equipo puede piratear una plantilla antigua que creó para un cliente, existen formas más efectivas de hacerlo.

Concéntrese menos en piratear las plantillas que creó antes y, en su lugar, cree una biblioteca de plantillas interna o un conjunto de recursos confiables. Por ejemplo, cree un conjunto estándar de plantillas que respondan o sean híbridas y se muestren correctamente en todos los principales clientes y dispositivos de correo electrónico. Además, asegúrese de que estas plantillas funcionen con todos los principales proveedores de servicios de correo electrónico (ESP) con los que usted, o sus clientes, trabajen.

Pruebe, diseñe y cree plantillas de correo electrónico que se puedan reutilizar una y otra vez para cada cliente individual y sus necesidades. Cree versiones de cada plantilla que incluyan numerosos módulos de contenido, de modo que pueda editar o reducir fácilmente según sea necesario para cada proyecto.

Cuando tenga estas plantillas en buen estado de funcionamiento, asegúrese de guardarlas, incluidos los archivos de origen PSD, en un área que sea accesible para todo el equipo y que no se pueda sobrescribir. Su equipo puede tener un repositorio de estas plantillas guardadas localmente (por ejemplo, bloqueadas en Dropbox) o en Litmus Builder. Luego, se pueden hacer copias de estos originales para garantizar la calidad en el futuro.

2. Módulos de contenido del manual

A diferencia de las plantillas, los módulos de contenido son fragmentos más pequeños de contenido que se pueden colocar en un correo electrónico. Los módulos de contenido son extremadamente útiles cuando se trata de optimizar su proceso de producción de correo electrónico. Son bloques versátiles que puede intercambiar en un correo electrónico, diseñar y editar como mejor le parezca, y escalar en diferentes proyectos.

Al igual que las plantillas, los módulos deben probarse, diseñarse para procesarse en dispositivos y clientes de correo electrónico populares, y deben estar "bloqueados" de alguna manera, con solo la capacidad de hacer copias. Además, deben guardarse en una biblioteca, donde se pueda acceder a ellos, reutilizar y editar fácilmente para proyectos futuros.

3. Módulos de contenido dinámico o parciales

Como sugiere el nombre, los módulos de contenido dinámico o parciales (como se los conoce en Litmus Builder) son módulos de nivel principal que, cuando se editan, se actualizan en todos los correos electrónicos que contienen ese módulo.

Por ejemplo, crea un módulo de pie de página para un cliente con su logotipo, información de contacto de la empresa e información para cancelar la suscripción. Supongamos que su cliente cambia su dirección y este módulo de pie de página debe actualizarse en todas sus plantillas. En lugar de volver a cada plantilla maestra o módulo maestro y actualizar esa área, puede usar módulos dinámicos que se pueden actualizar automáticamente.

Solo tenga en cuenta que, cuando utilice módulos de contenido dinámico como parciales, asegúrese de que su equipo guarde una copia duplicada del original o de que las ediciones se revisen y prueben minuciosamente antes de guardarlas y actualizarlas a nivel mundial.

4. Fragmentos de código

Los fragmentos de código (o simplemente fragmentos como los llamamos en Litmus Builder) son fragmentos de código que se pueden reutilizar en todas sus plantillas.

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A diferencia de los bloques o módulos completos, los fragmentos son los elementos más pequeños que es posible que deba seguir recreando cada vez que trabaja en un proyecto de plantilla. Por ejemplo, elementos como botones, enlaces y campos a prueba de balas son elementos comunes que su equipo probablemente recrea para cada correo electrónico que crea.

Los fragmentos son muy valiosos para automatizar la codificación y hacer que su proceso de creación de correo electrónico sea más eficiente. En lugar de tener que volver a escribir el código cada vez que se usa un elemento, su equipo puede usar un fragmento.

Si está utilizando fragmentos en Litmus Builder (debería hacerlo, ¡es gratis!), Puede guardarlos en su biblioteca y configurar comandos de pulsación de teclas para colocar cada fragmento en su plantilla fácilmente.

5. Biblioteca o base de conocimientos internos

Hemos hablado mucho hasta ahora sobre las piezas físicas de código que puede crear y reutilizar almacenando bibliotecas de plantillas, módulos o fragmentos. Pero otra opción a considerar es una biblioteca de recursos, trucos y conocimiento estratégico.

En lugar de almacenar HTML físico, como se hizo eco de Brian Wood de Moxie en su reciente participación en nuestro panel de Consejos y trucos para agencias, su equipo debería encontrar una manera de almacenar las mejores prácticas que ha reunido en cada cliente con el que trabaja. Por ejemplo, ¿sabe que a un ESP en particular le gusta agregar relleno adicional a sus tablas? Asegúrese de que esté anotado en una biblioteca interna o en una base de conocimientos donde esa información sea accesible para futuras compilaciones y envíos utilizando ese ESP.

Se pueden utilizar herramientas como Basecamp, Trello, JIRA e incluso Google Docs para registrar, almacenar y clasificar elementos que haya aprendido sobre la creación de correos electrónicos a lo largo del tiempo y para difundirlos entre su equipo. ¡Sáquelo de su cerebro y llévelo a un lugar físico y de fácil acceso!

6. ¡Entrene, entrene, entrene!

La industria del correo electrónico cambia constantemente, por lo que es fundamental que su equipo se mantenga actualizado con los últimos desarrollos del correo electrónico. Quiere entregar los mejores proyectos a sus clientes.

Las herramientas de capacitación en línea como CodeSchool, Treehouse, Lynda y FrontEndMasters son excelentes formas de enseñar a su equipo de desarrollo y diseño las mejores prácticas de codificación. Además, los recursos en línea como Litmus Community, Campaign Monitor, Email Design Review, MailChimp, Email Wizardry y StyleCampaign son excelentes recursos sobre los últimos cambios que su equipo debe conocer en la industria.

¿Busca algunas de las herramientas de tornasol que mencionamos anteriormente?

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