6 Möglichkeiten, wie Agenturen beim Erstellen von E-Mails Zeit sparen können

Als Agentur ist Zeit Ihr wertvollstes Gut bei der Erstellung von E-Mails für Ihre Kunden – angemessener Zeitrahmen, verbleibende Zeit in Ihrem budgetierten Forecast und natürlich die termingerechte Lieferung des Projekts. Ein großer Teil davon, wie Sie Ihre Zeit mit einem Projekt verbringen, hängt davon ab, wie effizient Ihr Team die E-Mails selbst erstellt.

Bei so vielen Nuancen, die beim Erstellen und Einrichten von E-Mails für Ihre Kunden erforderlich sind, können alle Verknüpfungen oder Möglichkeiten, den Produktionsprozess effizienter zu gestalten, einen großen Unterschied machen. In diesem Beitrag gehen wir durch sechs Möglichkeiten, wie Ihr Team beim Erstellen von E-Mails Zeit, Budget und Kopfschmerzen sparen kann.

1. Vorlagen

Dies mag auf den ersten Blick offensichtlich erscheinen, aber bei der Wiederverwendung von Assets geht es nicht nur darum, eine E-Mail-Vorlage einfach neu zu verwenden. Ihr Team kann zwar eine alte Vorlage, die Sie für einen Kunden erstellt haben, herumhacken, es gibt jedoch effektivere Möglichkeiten, dies zu tun.

Konzentrieren Sie sich weniger auf das Hacken von Vorlagen, die Sie zuvor erstellt haben, und erstellen Sie stattdessen eine interne Vorlagenbibliothek oder einen Satz vertrauenswürdiger Ressourcen. Erstellen Sie beispielsweise einen Standardsatz von Vorlagen, die responsive oder hybrid sind und auf allen wichtigen E-Mail-Clients und -Geräten ordnungsgemäß angezeigt werden. Stellen Sie außerdem sicher, dass diese Vorlagen mit jedem großen E-Mail-Dienstanbieter (ESP) funktionieren, mit dem Sie – oder Ihre Kunden – zusammenarbeiten.

Testen, entwerfen und erstellen Sie E-Mail-Vorlagen, die für jeden einzelnen Kunden und seine Bedürfnisse immer wieder verwendet werden können. Erstellen Sie Versionen jeder Vorlage, die zahlreiche Inhaltsmodule enthalten, sodass Sie sie nach Bedarf für jedes Projekt einfach bearbeiten oder reduzieren können.

Wenn Sie diese Vorlagen in einwandfreiem Zustand haben, stellen Sie sicher, dass Sie sie – einschließlich der PSD-Quelldateien – in einem Bereich speichern, der für das gesamte Team zugänglich ist und nicht überschrieben werden kann. Ihr Team kann ein Repository dieser Vorlagen lokal (z. B. in Dropbox gesperrt) oder in Litmus Builder speichern. Anschließend können Kopien dieser Originale angefertigt werden, um die Qualität für die Zukunft sicherzustellen.

2. Manuelle Inhaltsmodule

Im Gegensatz zu Vorlagen sind Inhaltsmodule kleinere Inhaltsblöcke, die in eine E-Mail eingefügt werden können. Inhaltsmodule sind äußerst praktisch, wenn es darum geht, Ihren E-Mail-Produktionsprozess zu rationalisieren. Es handelt sich um vielseitige Blöcke, die Sie in eine E-Mail austauschen, nach Belieben gestalten und bearbeiten und über verschiedene Projekte hinweg skalieren können.

Wie Vorlagen sollten Module getestet werden, die für das Rendern auf gängigen E-Mail-Clients und -Geräten entwickelt wurden, und sollten in irgendeiner Weise „gesperrt“ sein, sodass nur Kopien erstellt werden können. Darüber hinaus sollten sie in einer Bibliothek gespeichert werden, wo sie für zukünftige Projekte leicht zugänglich, wiederverwendet und bearbeitet werden können.

3. Dynamische Inhaltsmodule oder Teile

Wie der Name vermuten lässt, sind dynamische Inhaltsmodule oder Partials (wie sie in Litmus Builder bekannt sind) Module auf übergeordneter Ebene, die bei der Bearbeitung in allen E-Mails aktualisiert werden, die dieses Modul enthalten.

Sie erstellen beispielsweise ein Fußzeilenmodul für einen Kunden mit seinem Logo, den Kontaktdaten des Unternehmens und den Abmeldeinformationen. Angenommen, Ihr Kunde ändert seine Adresse und dieses Fußzeilenmodul muss dann in allen seinen Vorlagen aktualisiert werden. Anstatt zu jeder Master-Vorlage oder jedem Master-Modul zurückzukehren und diesen Bereich zu aktualisieren, können Sie dynamische Module verwenden, die automatisch aktualisiert werden können.

Denken Sie daran, dass Ihr Team bei der Verwendung dynamischer Inhaltsmodule wie Auszüge entweder eine Kopie des Originals speichert oder alle Änderungen gründlich geprüft und getestet werden, bevor sie gespeichert und global aktualisiert werden.

4. Code-Schnipsel

Code-Snippets (oder einfach Snippets, wie wir sie in Litmus Builder nennen) sind Code-Teile, die in allen Ihren Vorlagen wiederverwendet werden können.

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Im Gegensatz zu vollständigen Blöcken oder Modulen sind Snippets die kleineren Elemente, die Sie möglicherweise jedes Mal neu erstellen müssen, wenn Sie an einem Vorlagenprojekt arbeiten. Elemente wie kugelsichere Schaltflächen, Links und Felder sind beispielsweise häufige Elemente, die Ihr Team wahrscheinlich für jede einzelne erstellte E-Mail neu erstellt.

Snippets sind äußerst wertvoll, um die Codierung zu automatisieren und Ihren E-Mail-Erstellungsprozess effizienter zu gestalten. Anstatt den Code jedes Mal neu schreiben zu müssen, wenn ein Element verwendet wird, kann Ihr Team ein Snippet verwenden.

Wenn Sie Snippets in Litmus Builder verwenden (das sollten Sie – es ist kostenlos!), können Sie sie in Ihrer Bibliothek speichern und Tastaturbefehle einrichten, um jeden Snippet einfach in Ihre Vorlage einzufügen.

5. Interne Wissensdatenbank oder Bibliothek

Wir haben bisher viel über die physischen Codeteile gesprochen, die Sie erstellen und wiederverwenden können, indem Sie Vorlagen-, Modul- oder Snippet-Bibliotheken speichern. Eine weitere Option, die in Betracht gezogen werden sollte, ist eine Bibliothek mit Ressourcen, Hacks und strategischem Wissen.

Anstatt physisches HTML zu speichern, wie es Brian Wood von Moxie in seiner jüngsten Teilnahme an unserem Forum Tipps & Tricks für Agenturen wiederholte, sollte Ihr Team einen Weg finden, die Best Practices zu speichern, die Sie für jeden Kunden, mit dem Sie arbeiten, gesammelt haben. Wissen Sie zum Beispiel, dass ein bestimmter ESP Ihren Tischen gerne zusätzliches Padding hinzufügt? Stellen Sie sicher, dass dies in einer internen Bibliothek oder Wissensdatenbank vermerkt ist, in der diese Informationen für zukünftige Builds zugänglich sind und mit diesem ESP gesendet werden.

Tools wie Basecamp, Trello, JIRA und sogar Google Docs können verwendet werden, um Elemente, die Sie im Laufe der Zeit über das Erstellen von E-Mails gelernt haben, zu protokollieren, zu speichern und zu klassifizieren und diese in Ihrem Team zu verbreiten. Holen Sie es aus Ihrem Gehirn und an einen physischen, leicht zugänglichen Ort!

6. Trainieren, trainieren, trainieren!

Die E-Mail-Branche ändert sich ständig, daher ist es für Ihr Team von entscheidender Bedeutung, über die neuesten E-Mail-Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben. Sie möchten Ihren Kunden die besten Projekte liefern.

Online-Schulungstools wie CodeSchool, Treehouse, Lynda und FrontEndMasters sind großartige Möglichkeiten, Ihrem Entwicklungs- und Designteam Best Practices für die Codierung beizubringen. Darüber hinaus sind Online-Ressourcen wie die Litmus Community, Campaign Monitor, Email Design Review, MailChimp, Email Wizardry und StyleCampaign großartige Ressourcen zu den neuesten Änderungen, die Ihr Team in der Branche beachten sollte.

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