Ferramentas, dicas e fluxos de trabalho de marketing por e-mail para agências: recapitulação e gravação de seminários on-line

Para a maioria das agências, os projetos do cliente devem atingir três pontos-chave de sucesso: eles são entregues no prazo, no orçamento e no escopo.

Esse sentimento soa especialmente verdadeiro se você for uma agência que oferece serviços de e-mail. Provavelmente, você está criando muitos e-mails diariamente ou semanalmente. Você está trabalhando em projetos simultaneamente, em diferentes fases e com uma miríade de clientes diferentes.

Assim, é fundamental que sua equipe utilize os processos e ferramentas mais eficientes, garantindo que o processo de produção ocorra sem problemas do início ao fim.

Organizamos um webinar com palestrantes convidados das principais agências líderes do setor para falar mais sobre as ferramentas e processos que eles usam para criar e-mails com eficácia para seus clientes.

Nós fomos acompanhados por:

• Dan Caro, Diretor de Operações Online da Whereoware . Whereoware, com sede em Chantilly, VA, é uma agência digital de serviço completo especializada em e-mail, sites, pesquisa e aplicativos móveis. Dan lidera uma equipe de 29 profissionais de marketing por e-mail certificados que fazem de tudo, desde a produção até o controle de qualidade, e tudo mais.
• Molly Privratsky, vice-presidente de operações de e-mail da Trendline Interactive . A Trendline Interactive, com escritórios em Austin, TX, Portland OR e Chicago, IL, é uma agência de email marketing de serviço completo, que combina estratégia de email e amplo conhecimento de soluções de email para fornecer programas personalizados aos seus clientes. Molly lidera uma equipe que atende clientes, incluindo AirBnb, AARP e Scott's Lawn Care.
• Brian Wood, Diretor Sênior de Produção de CRM da Moxie . A Moxie é uma agência de marketing de serviço completo com sede em Atlanta, GA, que entrega de tudo, desde e-mail a sites, dados ajustados e modelagem preditiva. Brian lidera uma equipe que atende clientes, incluindo cinemas AMC, Rachel Ray e Verizon.

Neste webinar, descobrimos como as equipes da Whereoware, Trendline Interactive e Moxie criam e-mail de maneira eficaz para cada um de seus clientes. Não teve a chance de comparecer ao webinar? Não se preocupe - gravamos tudo! Confira a gravação de vídeo acima e os slides abaixo.

Ver os slides →

Houve muitas perguntas importantes durante o webinar de nosso público ao vivo. Não tivemos a chance de chegar a todos eles, mas respondemos a maioria deles aqui no blog.

Tem mais perguntas? Deixe-os nos comentários abaixo!

Qual é a aparência de sua equipe de marketing por e-mail? Como está organizado?

Dan : Temos 29 funcionários que estão focados em várias partes do processo de produção de e-mail - e eles são divididos em várias equipes focadas em cada parte.

Essas equipes incluem: indivíduos focados em estratégias de alto nível e auditorias de marketing (observando a estratégia digital atual de um cliente e fazendo recomendações), gerentes de marketing que projetam e criam e-mails, gerentes de contas que trabalham principalmente em projetos de sites, mas fazem interface com os clientes por e-mail necessidades, alguns designers em tempo integral para nos apoiar e um especialista em dados para se concentrar nos dados / métricas das campanhas dos clientes.

Molly : Somos apenas uma entre um punhado de agências que se concentram exclusivamente em e-mail - comemos, dormimos e respiramos marketing por e-mail todos os dias. Somos uma equipe de mais de 35 pessoas que trabalham de forma multidisciplinar: temos especialistas em estratégia, designers, desenvolvedores, analistas e uma equipe dedicada de controle de qualidade. Também fornecemos aos nossos clientes uma equipe de atendimento ao cliente dedicada, adaptada às necessidades específicas de cada cliente. Por exemplo, podemos colocar um gerente de projeto mais técnico com um cliente que tem um conjunto robusto e detalhado de necessidades de e-mail.

Nossas equipes em geral são muito fluidas e trabalham multifuncionalmente para atingir os objetivos de nossos clientes, com a estratégia trabalhando com o desenvolvimento, e os analistas trabalhando em estreita colaboração com o criativo.

Brian : Temos cerca de 75 funcionários que se concentram em e-mail com especialização em vários estágios. As equipes que se reportam diretamente a mim são as equipes de produção e controle de qualidade, que representam cerca de 35% de toda a equipe de e-mail. Depois, há a equipe de arquitetos de soluções que faz a interface com os clientes e pensa nos projetos de marketing para ajudar a gerar receita. Além disso, temos gerentes de projeto que mantêm os projetos no prazo e uma equipe de análise para medir os KPI's e as principais métricas que os clientes desejam atingir.

Quais ferramentas ou processos você usa para manter todos os seus projetos de e-mail sob controle?

Dan : Nossa ferramenta interna é o Clarizen para gerenciamento de projetos. Usamos isso para gerenciamento de projetos, colaboração e contratação. Às vezes, nossos clientes querem que usemos suas ferramentas de gerenciamento de projetos, como WorkFront ou Basecamp, e podemos ser flexíveis para usar essas ferramentas também, se necessário. Também obtivemos sucesso usando o Trello como ferramenta de colaboração e comunicação, especialmente internamente.

Também é importante mencionar o “elemento humano” para comunicar e manter os projetos nos trilhos. Fazemos check-ins semanais de equipe, onde nossas equipes podem se reunir diretamente e conversar sobre os diversos projetos, suas etapas e como estão as coisas em geral. Reunirmo-nos pessoalmente, se possível, consideramos crucial para garantir que os prazos sejam cumpridos e que resolvamos quaisquer problemas potenciais mais cedo ou mais tarde.

Estado das agências de e-mail em 2016 [Infográfico] Além de demonstrar o papel que as agências desempenham em nosso setor, este infográfico destaca como as agências fazem as coisas de maneira diferente em termos de produção de e-mail. Confira o infográfico →

Molly : Temos centenas de projetos em execução simultaneamente em um determinado dia, em vários estágios, e nossas equipes e clientes são frequentemente distribuídos em diferentes locais, portanto, ter um processo definido é vital para nossos projetos. No final das contas, nosso objetivo é: velocidade, eficiência e precisão.

Com velocidade e eficiência em mente, usamos várias ferramentas de gerenciamento de projetos e gerenciamento de conteúdo que são sincronizadas para cada projeto e centralizadas. Usamos o WorkFront para quase tudo - comunicação com o cliente, fluxos de trabalho, feedback do cliente e até mesmo controle de tempo. O WorkFront também tem um processo de aprovação, portanto, temos vários pontos de verificação para nós e para o cliente para garantir que tudo seja revisado e concluído.

Também fazemos disso um ponto-chave para aprimorar os fluxos de trabalho de nossos clientes e ser flexíveis - podemos nos ajustar às suas ferramentas e necessidades e não precisamos usar sempre nosso processo de maneira rígida.

Brian : Nossa ferramenta principal é o JIRA. JIRA é um sistema de tickets que nos permite customizar nossos workflows com base nas necessidades do cliente e do projeto. Por exemplo, se tivermos uma campanha “ad hoc” ou um projeto que não tenha cobertura criativa, podemos adaptar as etapas e aprovações no JIRA, dependendo de quais fases temos ou não.

Caso em questão, agora temos 75 projetos de e-mail registrados no JIRA em vários estágios e fases. É ótimo porque nos permite ver onde cada projeto está em andamento e os recursos atribuídos a cada projeto. Também nos permite envolver nossos clientes no JIRA e dar-lhes tarefas ou itens para revisão, bem como garantir que documentamos seus comentários.

Além do JIRA, usamos os painéis do Tableau e até desenvolvemos nossas próprias ferramentas para atender às necessidades específicas de e-mail e de nossos clientes. Fizemos com que nossa equipe de desenvolvimento escrevesse scripts de automação de controle de qualidade - isso envia nossos e-mails para uma caixa de entrada, onde são copiados para certas coisas que podem afetar sua construção ou capacidade de entrega.

Onde sua equipe acha que passa mais horas durante a produção de e-mail?

Dan : Passamos a maior parte do tempo em design, codificação e desenvolvimento. Para economizar tempo durante a codificação e o desenvolvimento, criamos um repositório de código onde temos fragmentos de código e módulos reutilizáveis. Gastamos um tempo significativo garantindo que essas partes de código funcionem em todos os clientes de e-mail e dispositivos com os quais nos importamos. Também usamos o Litmus para garantir que todo o código que estamos construindo e reutilizando seja renderizado de forma adequada. Você não pode economizar em como seus assinantes estão lidando com seu e-mail.

Molly : Se vamos trabalhar com um cliente a longo prazo, desenvolveremos um sistema de modelo modular. Isso envolve a criação de um modelo mestre e, em seguida, módulos que podem ser preenchidos com conteúdo. A maior parte do nosso tempo vai para o design e realmente determinar o que o design e os módulos serão. Mas, ao usar este sistema modular, ele nos economiza um tempo significativo e, essencialmente, apenas “plug and play” - populamos em quais módulos são específicos de quais modelos.
Também é importante usar o Litmus para garantir que nossos módulos e especialmente os modelos principais sejam consistentemente renderizados corretamente - e para ajustar, se necessário.

Brian : Passamos muito tempo projetando e codificando, mas também gastamos muito tempo em nossa fase de concepção, onde nossa equipe de soluções trabalha com nossos clientes na concepção, estratégia e análise de dados. Como Molly e Dan mencionaram a construção de repositórios de código, nós realmente construímos um repositório de ideias e soluções que funcionaram com vários clientes.

Como o Litmus pode ajudar as agências e equipes a criar e-mails para clientes?

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