Jak stworzyć budżet małej firmy w 6 krokach (+szablony)

Jeśli chcesz odnieść sukces w biznesie, musisz wiedzieć, dokąd trafia każdy dolar. Nie wystarczy mieć ogólny pomysł – musi być na papierze. Tu właśnie pojawia się budżet biznesowy. Jednak według badania przeprowadzonego przez Clutch, 46% małych firm nie ma zadeklarowanego budżetu. To prawie połowa.

Budżetowanie może być onieśmielające, ale nie martw się — nie potrzebujesz wiedzy finansowej ani księgowej, aby stworzyć budżet małej firmy. W tym poście omówię wszystkie podstawy budżetowania, które musisz znać, pokażę, jak stworzyć budżet dla małej firmy, a następnie udostępnię szablony, dzięki którym nie zaczynasz od zera.

Spis treści

• Dlaczego potrzebujesz budżetu dla małej firmy
• Jak stworzyć budżet małej firmy
• Darmowe szablony budżetu dla małych firm

Dlaczego potrzebujesz budżetu dla małej firmy

Krótko mówiąc, budżetowanie zmusza Cię do skupienia się na celach biznesowych i służy jako kompas, aby wiedzieć, czy zmierzasz we właściwym kierunku. Ponadto każda firma przechodzi z czasem wahania finansowe. Budżetowanie pomaga w poruszaniu się po tych kwestiach, od opóźnionych płatności po wyciąganie dywanu spod siebie. Oto kluczowe korzyści z posiadania budżetu dla małej firmy:

1. Kontrola kondycji finansowej . Dzięki niemu dowiesz się, czy masz wystarczające środki na generowanie przychodów, kosztów operacyjnych i ekspansji.
2. Osiągaj długoterminowe cele. Dowiedz się, czy musisz obniżyć wydatki, czy zwiększyć przychody, aby osiągnąć swoje cele strategiczne, operacyjne i finansowe.
3. Rozwijaj swój biznes . Inwestorzy lub pożyczkodawcy najpierw przyjrzą się Twoim dochodom i wydatkom, zanim zainwestują w Ciebie.
4. Zachowaj bezpieczeństwo finansowe . Pomaga utrzymać otwarte drzwi w przypadku recesji, braku miesiąca, pogorszenia koniunktury, powolnych płatności i opóźnionych kontroli.
5. Wykorzystaj możliwości . Mając ustalony budżet, nie przegapisz żadnej cennej okazji do zyskowności.

Wiedza o tym, ile pieniędzy wpływa i wychodzi, pozwala dać „pracę” za każdy grosz i wykorzystać każdy dolar na największe korzyści firmy.

Jak stworzyć budżet małej firmy w 6 krokach

Teraz, gdy rozumiesz, jak ważny jest budżet, oto jak możesz go utworzyć, aby zapewnić płynne działanie firmy i ułatwić wydajny przepływ środków pieniężnych:

1. Oddziel finanse firmy od finansów osobistych

To jedna z kardynalnych zasad sukcesu w biznesie. Dla właścicieli małych firm kuszące jest mieszanie finansów biznesowych i osobistych, ale prawie zawsze prowadzi to do katastrofy. Katastrofa w trzech formach:

• Stagnacja: Bez dokładnego wglądu w swoją sytuację finansową, czyli sposób, w jaki firma działa w odniesieniu do jej celów, prawdopodobnie nie zrobisz postępu.
• Podatki: Pomaga zarządzać takimi sprawami, jak wydatki biznesowe do celów podatkowych
• Spory sądowe: Mieszanie budżetów zaciera granicę prawną między Tobą (właścicielem firmy) a Twoją firmą. Chroni Cię przed zobowiązaniami i Twoim osobistym majątkiem w przypadku sporów

Ale jak ty to robisz? Oto kilka kroków, które możesz wykonać podczas tworzenia budżetu.

• Włącz swoją firmę jako S Corp, C Corp lub LLC. Następnie, po utworzeniu LLC, możesz uzyskać swój federalny numer identyfikacji podatkowej i zarejestrować się do celów podatkowych. (Więcej wskazówek, jak nazwać firmę tutaj.)

Źródło obrazu

• Złóż wniosek o firmowe konto czekowe i kartę kredytową.
• Korzystaj z oddzielnych systemów księgowych dla budżetów osobistych i finansów firmy

Rozdzielenie tych dwóch pomaga traktować małą firmę jak niezależny podmiot. Oprócz korzyści podatkowych, ustawiasz swoją firmę na wyższe marże. Należy również zauważyć, że przedsiębiorstwa należące do mniejszości mogą zarejestrować się jako przedsiębiorstwa mniejszościowe, aby otrzymać dodatkowe wsparcie.

2. Odłóż fundusz awaryjny na wypadek nagłych wypadków

Prawo Murphy'ego mówi: „Wszystko, co może pójść źle, pójdzie źle”. Dlatego powinieneś odłożyć fundusz na nieprzewidziane wydatki dla swojej firmy.

Jeśli nie jest to pierwszy biznes, który rozpocząłeś, wiesz, że zawsze otrzymasz niespodziewane wydatki, kiedy najmniej się tego spodziewasz. Załóżmy na przykład, że prowadzisz firmę poligraficzną. Następnie, zaraz po otrzymaniu zmieniającej życie umowy, główna drukarka psuje się, zanim jeszcze zaczniesz. Wtedy fundusz awaryjny ratuje sytuację.

Fundusz awaryjny na wypadek nagłych wypadków zabezpieczy Twoją firmę, gdy pojawią się te nieoczekiwane koszty. Tak więc, choć kuszące jest wydawanie tych dodatkowych dochodów na zakup nowego MacBooka, którego nie potrzebujesz, nie rób tego. Na razie odłóż część tych pieniędzy. Dobrą zasadą jest odłożenie od trzech do sześciu miesięcy wydatków operacyjnych małej firmy.

Przygotuje Ciebie i Twoją firmę na wypadek awarii jednego z Twoich elementów lub konieczności jego wymiany. Oczywiście zawsze możesz wziąć pożyczkę, ale nie zaszkodzi mieć więcej opcji.

3. Zidentyfikuj swoje źródła przychodów

Grant Cardone lubi mówić „Przepływ gotówki jest królem”. Skąd pochodzą twoje pieniądze? Ile i jak często wchodzi? Aby budżetowanie w małych firmach zadziałało, musisz mieć odpowiedzi na te pytania.

Oznacza to liczenie wszystkich źródeł przychodów (nie zysków) co miesiąc. Jeśli nie znasz różnicy między przychodem a zyskiem, przychód to wszystkie pieniądze, które Twoja firma generuje przed wydatkami. Po odjęciu wydatków zostaje ci zysk.

Zsumuj swój roczny dochód i podziel go przez 12, aby znaleźć swój miesięczny dochód lub dochód. Korzystając z tych informacji, możesz sprawdzić, jak zmieniają się Twoje przychody w czasie. Pomoże Ci to znaleźć i zarządzać sezonowymi wzorcami i spadkami.

4. Określ swoje koszty stałe

Następnym krokiem w tworzeniu budżetu małej firmy jest uwzględnienie wszystkich kosztów stałych. Koszty stałe to koszty cykliczne, które mają kluczowe znaczenie dla działalności biznesowej. Te koszty operacyjne pojawiają się każdego dnia, tygodnia, miesiąca lub roku. Obejmuje to wszystko, od czynszu, długów, mediów i kosztów wynagrodzeń po podatki i ubezpieczenie.

Źródło obrazu

To powiedziawszy, nie ma dwóch takich samych firm. Poświęć więc trochę czasu, aby zidentyfikować wszelkie inne koszty stałe niezbędne do prowadzenia firmy. Po ich zidentyfikowaniu zsumuj je, aby uzyskać dokładną liczbę kosztów stałych z miesiąca na miesiąc. Jeśli Twoja firma jest nowa, możesz przedstawić te wartości.

Ale upewnij się, że uwzględniłeś te miesięczne wydatki jako część budżetu biznesowego. W ten sposób możesz odłożyć pieniądze na ich pokrycie. Gdy już to zrobisz, następnym krokiem jest odjęcie ich od przychodów.

5. Określ swoje koszty zmienne

Przeglądając koszty stałe, prawdopodobnie zauważyłeś inne niespójne wydatki w swojej firmie. Te niespójne koszty są nazywane kosztami zmiennymi lub wydatkami, ponieważ zmieniają się w zależności od sposobu ich wykorzystania. Obejmują one media, koszty reklamy, rozwój zawodowy, materiały eksploatacyjne, wynagrodzenie itp.

Źródło obrazu

Na przykład możesz zwiększyć koszty produkcji, aby uzyskać więcej surowców, aby dopasować się do rosnącej popularności niektórych produktów. Lub jeśli prowadzisz firmę SaaS, być może będziesz musiał zainwestować większy budżet w niektórych sezonach, aby zdobyć więcej klientów.

Uznaniowe wydatki

Wydatki uznaniowe są również uważane za wydatki zmienne, ponieważ chociaż dobrze jest je mieć, nie są one niezbędne dla Twojej firmy. Należą do nich takie rzeczy jak edukacja, doradztwo itp., które mogą pomóc w zwiększeniu rentowności.

Chcesz obniżyć koszty zmienne w chudych miesiącach, zaczynając od wydatków uznaniowych. A kiedy Twoje zyski rosną, możesz przeznaczyć więcej pieniędzy na wydatki zmienne, aby przyspieszyć rozwój.

Zliczaj wszystkie swoje zmienne wydatki na koniec każdego miesiąca. Daje to jasny obraz tego, jak zmieniają się one w zależności od wyników biznesowych, dzięki czemu możesz dokonywać dokładnych prognoz.

6. Utwórz rachunek zysków i strat

Po zebraniu wszystkich powyższych danych nadszedł czas, aby złożyć wszystkie elementy układanki, aby wszystko było sensowne. Oznacza to utworzenie rachunku zysków i strat (P&L) lub rachunku zysków i strat, takiego jak ten pokazany poniżej.

Źródło obrazu

Prawdopodobnie słyszałeś o rachunku zysków i strat i prawdopodobnie przyprawia Cię o ból głowy na samą myśl o tym. Ale nie musi tak być. To dlatego, że wykonałeś już ciężkie podnoszenie, zbierając wszystkie punkty danych. Pozostaje tylko zsumować swoje strumienie przychodów i odjąć sumę wszystkich wydatków w danym miesiącu.

Miejmy nadzieję, że w końcu uzyskasz dodatni wynik — w takim przypadku gratulacje, ponieważ osiągasz zysk. Jeśli uzyskasz ujemną liczbę, nie martw się o to. Czemu? Teraz wiesz, dokąd trafiają Twoje pieniądze, i możesz dokonać niezbędnych korekt, aby osiągnąć zysk.

Szablony budżetu dla małych firm

Niezależnie od tego, czy chcesz zoptymalizować mały budżet marketingowy, czy uzyskać dokładne rozeznanie we wszystkich swoich wydatkach, na tej liście szablonów budżetu marketingowego dla małych firm znajdziesz coś dla każdego.

Capterra

Szablon budżetu dla małych firm firmy Capterra jest łatwy w użyciu i zawiera wszystkie zdefiniowane powyżej elementy, takie jak koszty stałe, koszty zmienne, przychody i zysk. Możesz go używać w Excelu lub Arkuszach Google.

Laboratorium szablonów

Sekcja szablonów budżetu dla małych firm w Template Lab oferuje kilka różnych szablonów do pracy w formacie dokumentu Word i arkusza kalkulacyjnego. Te szablony są przydatne do wyszczególniania wydatków.

Szablon budżetu marketingowego LocaliQ

Kompletny przewodnik LocaliQ po budżetach marketingowych nie tylko zawiera szablon budżetu marketingowego, ale także prowadzi przez podstawy budżetu marketingowego.

Szablon rachunku zysków i strat w praktycznych arkuszach kalkulacyjnych

Aby wygenerować rachunek zysków i strat, możesz użyć tego szablonu arkusza Google, aby wprowadzić swoje przychody i wydatki.

Stwórz swój budżet dla małej firmy już dziś

Niezależnie od tego, czy jest to Twoja pierwsza, czy druga firma, opanowanie podstaw budżetowania w małych firmach jest kluczem do sukcesu. Wykonaj następujące kroki, aby utworzyć budżet małej firmy:

1. Utwórz oddzielne konta biznesowe i osobiste.
2. Odłóż pieniądze na fundusz awaryjny.
3. Zidentyfikuj swoje źródła przychodów.
4. Określ swoje koszty stałe.
5. Określ koszty zmienne.
6. Utwórz rachunek zysków i strat.

Dzięki budżetowi małej firmy będziesz mieć wgląd w to, jak działa Twoja firma, co pomoże Ci w podejmowaniu właściwych decyzji finansowych, aby dobrze prosperować. Powodzenia!

O autorze

Jon Morgan jest założycielem dwóch odnoszących sukcesy biznesów e-commerce i SaaS. Z pasją dzieli się tym, czego nauczył się podczas pracy z właścicielami firm za pośrednictwem Venture Smarter.