Como criar um orçamento para pequenas empresas em 6 etapas (+ modelos)

Se você quer ter sucesso nos negócios, precisa saber para onde vai cada dólar. Não basta ter uma ideia aproximada – ela precisa estar no papel. É aí que entra o orçamento empresarial. Mas, de acordo com um estudo da Clutch, 46% das pequenas empresas não têm um orçamento declarado. Isso é quase metade.

O orçamento pode ser intimidante, mas não se preocupe - você não precisa de um histórico financeiro ou contábil para criar um orçamento para pequenas empresas. Neste post, vou cobrir todos os conceitos básicos de orçamento que você precisa saber, mostrar como criar um orçamento para pequenas empresas e fornecer modelos para que você não comece do zero.

Índice

• Por que você precisa de um orçamento para pequenas empresas
• Como criar um orçamento para pequenas empresas
• Modelos gratuitos de orçamento para pequenas empresas

Por que você precisa de um orçamento para pequenas empresas

Em poucas palavras, o orçamento força você a se concentrar em seus objetivos de negócios e serve como uma bússola para saber se você está indo na direção certa. Além disso, todo negócio passa por flutuações financeiras ao longo do tempo. O orçamento ajuda você a navegar por isso, desde pagamentos em atraso até tirar o tapete de debaixo de você. Aqui estão os principais benefícios de ter um orçamento para pequenas empresas:

1. Verificação de saúde financeira . Ele permite que você saiba se você tem fundos suficientes para gerar receita, despesas operacionais e expansão.
2. Alcançar objetivos de longo prazo. Saiba se você precisa cortar despesas ou aumentar a receita para atingir suas metas estratégicas, operacionais e financeiras.
3. Faça crescer o seu negócio . Investidores ou credores primeiro analisarão suas receitas e despesas antes de investir em você.
4. Manter a segurança financeira . Ele ajuda a manter as portas abertas em caso de recessão, mês de folga, recessão, pagamentos lentos e cheques atrasados.
5. Capitalize as oportunidades . Com um orçamento definido, você não perderá nenhuma oportunidade valiosa de lucratividade.

Saber quanto dinheiro está entrando e saindo permite que você dê a cada centavo um “emprego” e use cada dólar para o maior benefício do seu negócio.

Como criar um orçamento para pequenas empresas em 6 passos

Agora que você entende a importância de um orçamento, veja como criar um para garantir uma operação de negócios tranquila e facilitar o fluxo de caixa eficiente:

1. Separe as finanças do seu negócio das suas finanças pessoais

Esta é uma das regras fundamentais para ter sucesso nos negócios. É tentador para os proprietários de pequenas empresas misturar negócios e finanças pessoais, mas quase sempre leva ao desastre. Desastre em três formas:

• Estagnação: Sem uma visão precisa de sua posição financeira, ou seja, como o negócio está se saindo em relação ao seu objetivo, é improvável que você progrida.
• Tributação: ajuda você a gerenciar coisas como despesas comerciais para fins de tributação
• Contencioso: misturar orçamentos confunde a linha legal entre você (o proprietário da empresa) e sua empresa. Ele protege você de responsabilidades e seus bens pessoais em caso de litígio

Mas como você faz isso? Aqui estão algumas etapas que você pode seguir ao criar seu orçamento.

• Incorpore sua empresa como uma S Corp, C Corp ou LLC. Então, após a formação da LLC, você pode obter seu número de identificação fiscal federal e se registrar para impostos. (Mais dicas sobre como nomear uma empresa aqui.)

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• Solicite uma conta corrente empresarial e um cartão de crédito.
• Use sistemas de contabilidade separados para orçamentos pessoais e finanças empresariais

Separar os dois ajuda a tratar sua pequena empresa como uma entidade independente. Além das vantagens fiscais, você configura seu negócio para margens de lucro mais altas. Observe também que as empresas pertencentes a minorias podem se registrar como empresas minoritárias para receber apoio adicional.

2. Reserve um fundo de contingência para emergências

A lei de Murphy afirma: “Tudo o que pode dar errado, dará errado”. É por isso que você deve reservar um fundo de contingência para o seu negócio.

Se este não é o primeiro negócio que você começou, você sabe que sempre terá despesas surpresas quando menos esperar. Por exemplo, digamos que você opere uma empresa de impressão. Então, logo após obter um contrato de mudança de vida, sua impressora principal quebra antes mesmo de você começar. É quando um fundo de contingência salva o dia.

Um fundo de contingência para emergências protegerá seu negócio quando esses custos inesperados surgirem. Portanto, embora seja tentador gastar essa renda extra para comprar aquele novo MacBook que você não precisa, não faça isso. Por enquanto, reserve um pouco desse dinheiro. Uma boa regra é reservar de três a seis meses para as despesas operacionais de sua pequena empresa.

Ele irá preparar você e sua empresa no caso de um de seus equipamentos quebrar ou precisar substituí-lo. Claro, você sempre pode fazer um empréstimo, mas não faria mal ter mais opções.

3. Identifique seus fluxos de receita

Grant Cardone gosta de dizer “Fluxo de caixa é rei”. De onde vem o seu dinheiro? Quanto e com que frequência chega? Para que o orçamento de pequenas empresas funcione, você deve ter as respostas para essas perguntas.

Isso significa contabilizar todas as suas fontes de receita (não lucro) todos os meses. Caso você não saiba a diferença entre receita e lucro, receita é todo o dinheiro que seu negócio gera antes das despesas. Depois de subtrair as despesas, você fica com lucro.

Some sua receita do ano e divida-a por 12 para encontrar sua renda ou receita mensal. Usando essas informações, você pode ver como sua receita muda ao longo do tempo. Isso ajudará você a encontrar e gerenciar padrões sazonais e desacelerações.

4. Determine seus custos fixos

O próximo passo na criação de um orçamento para pequenas empresas é incluir todos os seus custos fixos. Os custos fixos são custos recorrentes que são vitais para suas operações de negócios. Esses custos operacionais surgem todos os dias, semanas, meses ou anos. Isso inclui tudo, desde aluguel, dívidas, serviços públicos e custos de folha de pagamento até impostos e seguros.

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Dito isto, não há duas empresas iguais. Portanto, reserve algum tempo para identificar quaisquer outros custos fixos necessários para administrar seus negócios. Depois de identificá-los, some-os para obter um valor preciso de seus custos fixos mês a mês. Se o seu negócio é novo, você pode projetar esses valores.

Mas certifique-se de incluir essas despesas mensais como parte do orçamento da sua empresa. Dessa forma, você pode reservar dinheiro para cobri-los. Depois de fazer isso, o próximo passo é subtraí-los de sua receita.

5. Determine seus custos variáveis

Ao analisar seus custos fixos, você provavelmente notou outras despesas inconsistentes em seu negócio. Esses custos inconsistentes são conhecidos como custos variáveis ​​ou despesas porque mudam dependendo de como você os usa. Eles incluem utilitários, custos de publicidade, desenvolvimento profissional, suprimentos, seu salário etc.

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Por exemplo, você pode aumentar os custos de produção para obter mais matérias-primas para corresponder à crescente popularidade de determinados produtos. Ou se você estiver administrando um negócio SaaS, talvez seja necessário investir mais orçamento em determinadas épocas para obter mais clientes.

Despesas discricionárias

Despesas discricionárias também são consideradas despesas variáveis ​​porque, embora sejam agradáveis, não são essenciais para o seu negócio. Isso inclui coisas como educação, consultoria, etc., que podem ajudar a aumentar a lucratividade.

Você deseja reduzir seus custos variáveis ​​em meses de vacas magras, começando com despesas discricionárias. E quando seus lucros estão em alta, você pode alocar mais dinheiro para despesas variáveis ​​para ajudá-lo a crescer mais rápido.

Registre todas as suas despesas variáveis ​​no final de cada mês. Isso mostra claramente como eles flutuam dependendo do desempenho dos negócios, para que você possa fazer previsões precisas.

6. Crie uma demonstração de lucros e perdas

Depois de reunir todos os dados acima, é hora de montar todas as peças do quebra-cabeça para dar sentido a tudo. Isso significa criar uma demonstração de lucros e perdas (P&L) ou demonstração de resultados, como a mostrada abaixo.

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Você provavelmente já ouviu falar de uma declaração de P&L, e provavelmente está lhe dando dor de cabeça só de pensar nisso. Mas não precisa ser assim. Isso porque você já fez o trabalho pesado coletando todos os pontos de dados. Tudo o que resta é somar seus fluxos de receita e subtrair o total de todas as suas despesas do mês.

Felizmente, você obterá um resultado positivo no final - nesse caso, parabéns porque você está lucrando. Se você obtiver um número negativo, não se preocupe com isso. Por quê? Agora você sabe para onde seu dinheiro está indo e pode fazer os ajustes necessários para obter lucro.

Modelos de orçamento para pequenas empresas

Esteja você procurando otimizar um pequeno orçamento de marketing ou ter uma noção firme de todas as suas despesas, há algo nesta lista de modelos de orçamento de marketing para pequenas empresas para todos.

Capterra

O modelo de orçamento para pequenas empresas do Capterra é fácil de usar e emprega todos os componentes que definimos acima, como custos fixos, custos variáveis, receita e lucro. Você pode usá-lo no Excel ou no Planilhas Google.

Laboratório de modelos

A seção de modelos de orçamento para pequenas empresas do Template Lab oferece alguns modelos diferentes para trabalhar, em formato de documento do Word e planilha. Esses modelos são úteis para detalhar suas despesas.

Modelo de orçamento de marketing da LocaliQ

O Guia Completo de Orçamentos de Marketing da LocaliQ não apenas fornece um modelo de orçamento de marketing, mas também orienta você pelos conceitos básicos de orçamento de marketing.

Modelo de demonstração de resultados de planilhas práticas

Para gerar uma demonstração de resultados, você pode usar este modelo de planilha do Google de demonstração de resultados para inserir suas receitas e despesas.

Crie hoje mesmo o orçamento da sua pequena empresa

Seja o seu primeiro ou segundo negócio, dominar os conceitos básicos de orçamento para pequenas empresas é a chave para o sucesso. Siga estas etapas para criar um orçamento para pequenas empresas:

1. Crie contas comerciais e pessoais separadas.
2. Separe dinheiro para um fundo de emergência.
3. Identifique seus fluxos de receita.
4. Determine seus custos fixos.
5. Determine seus custos variáveis.
6. Crie uma demonstração de resultados de lucros/perdas.

Com um orçamento para pequenas empresas, você terá uma visão do desempenho de sua empresa, o que o ajudará a tomar as decisões financeiras corretas para prosperar. Boa sorte!

Sobre o autor

Jon Morgan é o fundador de dois negócios bem-sucedidos de comércio eletrônico e SaaS. Ele é apaixonado por compartilhar o que aprendeu trabalhando com empresários através do Venture Smarter.