Come creare un budget per piccole imprese in 6 passaggi (+ modelli)

Se vuoi avere successo negli affari, devi sapere dove va a finire ogni dollaro. Non basta avere un'idea approssimativa, deve essere sulla carta. È qui che entra in gioco un budget aziendale. Ma secondo uno studio di Clutch, il 46% delle piccole imprese non ha un budget dichiarato. È quasi la metà.

Il budget può intimidire, ma non preoccuparti: non hai bisogno di un background finanziario o contabile per creare un budget per piccole imprese. In questo post, tratterò tutte le nozioni di base sul budget che devi conoscere, ti mostrerò come creare un budget per piccole imprese e quindi fornirò modelli in modo da non iniziare da zero.

Sommario

• Perché hai bisogno di un budget per piccole imprese
• Come creare un budget per una piccola impresa
• Modelli di budget per piccole imprese gratuiti

Perché hai bisogno di un budget per piccole imprese

In poche parole, il budget ti obbliga a concentrarti sui tuoi obiettivi di business e funge da bussola per sapere se stai andando nella giusta direzione. Inoltre, ogni azienda subisce fluttuazioni finanziarie nel tempo. Il budget ti aiuta a navigare in questi, dai ritardi di pagamento a farti tirare fuori il tappeto da sotto i tuoi piedi. Ecco i principali vantaggi di avere un budget per piccole imprese:

1. Controllo sanitario finanziario . Ti consente di sapere se hai fondi sufficienti per generare entrate, spese operative ed espansione.
2. Raggiungere obiettivi a lungo termine. Scopri se hai bisogno di tagliare le spese o aumentare le entrate per raggiungere i tuoi obiettivi strategici, operativi e finanziari.
3. Fai crescere la tua attività . Gli investitori o gli istituti di credito esamineranno prima le tue entrate e le tue spese prima di investire in te.
4. Mantenere la sicurezza finanziaria . Aiuta a mantenere le porte aperte in caso di recessione, mese di riposo, flessione, pagamenti lenti e assegni in ritardo.
5. Sfrutta le opportunità . Con un budget a disposizione, non perderai nessuna preziosa opportunità di redditività.

Sapere quanti soldi entrano ed escono ti permette di dare a ogni centesimo un "lavoro" e utilizzare ogni dollaro per il massimo beneficio della tua azienda.

Come creare un budget per piccole imprese in 6 passaggi

Ora che hai compreso quanto sia importante un budget, ecco come crearne uno in modo da garantire il regolare funzionamento dell'azienda e facilitare un flusso di cassa efficiente:

1. Separa le tue finanze aziendali dalle tue finanze personali

Questa è una delle regole cardinali per avere successo negli affari. È allettante per i proprietari di piccole imprese mescolare affari e finanze personali, ma quasi sempre porta al disastro. Disastro in tre forme:

• Stagnazione: senza una visione accurata della tua posizione finanziaria, ovvero di come si sta comportando l'azienda rispetto al suo obiettivo, è improbabile che tu possa progredire.
• Tassazione: ti aiuta a gestire cose come le spese aziendali a fini fiscali
• Contenzioso: la combinazione di budget confonde il confine legale tra te (l'imprenditore) e la tua attività. Ti protegge dalle responsabilità e dai tuoi beni personali in caso di contenzioso

Ma come si fa? Ecco un paio di passaggi che puoi eseguire quando crei il tuo budget.

• Incorpora la tua attività come S Corp, C Corp o LLC. Quindi, dopo la formazione della LLC, puoi ottenere il tuo codice fiscale federale e registrarti per le tasse. (Altri suggerimenti su come nominare un'attività qui.)

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• Richiedi un conto corrente aziendale e una carta di credito.
• Utilizzare sistemi di contabilità separati per i budget personali e le finanze aziendali

Separare i due ti aiuta a trattare la tua piccola impresa come un'entità indipendente. Oltre ai vantaggi fiscali, imposti la tua attività per margini di profitto più elevati. Si noti inoltre che le imprese di minoranza possono registrarsi come impresa di minoranza per ricevere ulteriore supporto.

2. Mettere da parte un fondo di emergenza per le emergenze

La legge di Murphy afferma: "Tutto ciò che può andare storto andrà storto". Ecco perché dovresti mettere da parte un fondo di emergenza per la tua attività.

Se questa non è la prima attività che avvii, sai che riceverai sempre spese a sorpresa quando meno te lo aspetti. Ad esempio, supponiamo che tu gestisca un'attività di stampa. Quindi, subito dopo aver ottenuto un contratto che ti cambia la vita, la tua stampante principale si guasta prima ancora di iniziare. È allora che un fondo di emergenza salva la situazione.

Un fondo di emergenza per le emergenze salvaguarderà la tua attività quando si presentano questi costi imprevisti. Quindi, mentre sei tentato di spendere quel reddito extra per acquistare quel nuovo MacBook che non ti serve, non farlo. Per ora, metti da parte un po' di quei soldi. Una buona regola pratica è quella di mettere da parte da tre a sei mesi delle spese operative della tua piccola impresa.

Preparerà te e la tua attività nel caso in cui uno dei tuoi componenti si guasta o devi sostituirlo. Certo, potresti sempre prendere un prestito, ma non sarebbe male avere più opzioni.

3. Identifica i tuoi flussi di entrate

A Grant Cardone piace dire "Il flusso di cassa è il re". Da dove vengono i tuoi soldi? Quanto e con che frequenza arriva? Affinché il budget delle piccole imprese funzioni, devi avere le risposte a queste domande.

Ciò significa contare tutte le tue fonti di entrate (non di profitto) ogni mese. Nel caso in cui non conosci la differenza tra entrate e profitti, le entrate sono tutto il denaro che la tua azienda genera prima delle spese. Dopo aver sottratto le spese, ti rimane un profitto.

Riassumi le tue entrate per l'anno e dividile per 12 per trovare le tue entrate o entrate mensili. Utilizzando queste informazioni, puoi osservare come cambiano le tue entrate nel tempo. Questo ti aiuterà a trovare e gestire i modelli stagionali e le flessioni.

4. Determina i tuoi costi fissi

Il passaggio successivo nella creazione di un budget per piccole imprese è includere tutti i costi fissi. I costi fissi sono costi ricorrenti vitali per le operazioni aziendali. Questi costi operativi aumentano ogni giorno, settimana, mese o anno. Ciò include tutto, dall'affitto, ai debiti, alle utenze e ai costi del personale, alle tasse e all'assicurazione.

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Detto questo, non ci sono due aziende uguali. Quindi prenditi del tempo per identificare eventuali altri costi fissi necessari per gestire la tua attività. Una volta che li hai identificati, sommali per ottenere una cifra precisa dei tuoi costi fissi su base mensile. Se la tua attività è nuova, puoi proiettare questi valori.

Ma assicurati di considerare queste spese mensili come parte del budget aziendale. In questo modo, puoi mettere da parte i soldi per coprirli. Dopo averlo fatto, il passaggio successivo è sottrarli dalle tue entrate.

5. Determina i tuoi costi variabili

Mentre esaminavi i costi fissi, probabilmente hai notato altre spese incoerenti nella tua attività. Questi costi incoerenti sono noti come costi variabili o spese perché cambiano a seconda di come li utilizzi. Includono utenze, costi pubblicitari, sviluppo professionale, forniture, stipendio, ecc.

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Ad esempio, potresti aumentare i costi di produzione per ottenere più materie prime in linea con la crescente popolarità di determinati prodotti. Oppure, se gestisci un'attività SaaS, potresti dover investire più budget in determinate stagioni per ottenere più clienti.

Spese discrezionali

Anche le spese discrezionali sono considerate spese variabili perché, sebbene siano piacevoli da avere, non sono essenziali per la tua attività. Questi includono cose come l'istruzione, la consulenza, ecc., Che potrebbero aiutare ad aumentare la redditività.

Vuoi ridurre i costi variabili nei mesi magri, a partire dalle spese discrezionali. E quando i tuoi profitti sono in aumento, puoi destinare più denaro alle spese variabili per aiutarti a crescere più velocemente.

Conta tutte le tue spese variabili alla fine di ogni mese. Questo dipinge un quadro chiaro di come fluttuano a seconda delle prestazioni aziendali in modo da poter fare previsioni accurate.

6. Creare un conto profitti e perdite

Dopo aver raccolto tutti i dati di cui sopra, è il momento di assemblare tutti i pezzi del puzzle per dare un senso a tutto. Ciò significa creare un profitto e una perdita (P&L) o un conto economico, come quello mostrato di seguito.

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Probabilmente hai sentito parlare di una dichiarazione P&L e probabilmente ti sta dando mal di testa solo a pensarci. Ma non deve essere così. Questo perché hai già fatto il lavoro pesante raccogliendo tutti i punti dati. Non resta che sommare i flussi di entrate e sottrarre il totale di tutte le spese del mese.

Si spera che alla fine otterrai una cifra positiva, nel qual caso, congratulazioni perché stai realizzando un profitto. Se ottieni una cifra negativa, non preoccuparti. Come mai? Ora sai dove stanno andando i tuoi soldi e puoi apportare le modifiche necessarie per ottenere un profitto.

Modelli di budget per piccole imprese

Sia che tu stia cercando di ottimizzare un piccolo budget di marketing o di avere una solida conoscenza di tutte le tue spese, c'è qualcosa in questo elenco di modelli di budget di marketing per piccole imprese per tutti.

Capterra

Il modello di budget per le piccole imprese di Capterra è facile da usare e utilizza tutti i componenti che abbiamo definito sopra, come costi fissi, costi variabili, entrate e profitti. Puoi usarlo in Excel o Fogli Google.

Laboratorio di modelli

La sezione dei modelli di budget per piccole imprese di Template Lab offre alcuni modelli diversi con cui lavorare, in formato documento Word e foglio di calcolo. Questi modelli sono utili per dettagliare le tue spese.

Modello di budget di marketing di LocaliQ

La Guida completa ai budget di marketing di LocaliQ non solo fornisce un modello di budget di marketing, ma ti guida anche attraverso le basi del budget di marketing.

Modello pratico di conto economico dei fogli di calcolo

Per generare un conto economico, puoi utilizzare questo modello di foglio Google di conto economico per inserire entrate e spese.

Crea oggi il budget per la tua piccola impresa

Che si tratti della tua prima o della tua seconda attività, padroneggiare le basi del budget per le piccole imprese è la chiave del successo. Segui questi passaggi per creare un budget per piccole imprese:

1. Crea account aziendali e personali separati.
2. Metti da parte i soldi per un fondo di emergenza.
3. Identifica i tuoi flussi di entrate.
4. Determina i tuoi costi fissi.
5. Determina i tuoi costi variabili.
6. Creare un conto economico profitti/perdite.

Con un budget per piccole imprese, avrai informazioni dettagliate sulle prestazioni della tua attività, che ti aiuteranno quindi a prendere le giuste decisioni finanziarie per prosperare. Buona fortuna!

Circa l'autore

Jon Morgan è il fondatore di due aziende di successo di e-commerce e SaaS. È appassionato di condividere ciò che ha imparato lavorando con gli imprenditori attraverso Venture Smarter.