7 wskazówek dotyczących sprawnego wirtualnego spotkania

Wirtualne spotkania są powszechne w naszym połączonym cyfrowo świecie. Niezależnie od tego, czy są używane do łączenia zespołów z różnych krajów, czy też do sprowadzania pracowników, którzy pracują w domu, podczas telekonferencji, wirtualne spotkania mogą mieć kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy.

Jak w zegarku, prawie każde wirtualne spotkanie napotyka jakiś problem. Typowe refreny to: „Jaki jest kod dostępu do tej rozmowy wideo” lub „Czy mój mikrofon działa?”

Aby pomóc Ci uniknąć typowych problemów i zapewnić jak najlepsze wykorzystanie wirtualnych spotkań, przygotowaliśmy siedem wskazówek, które pomogą Tobie i Twojemu zespołowi. Ale zanim przejdziemy do wskazówek, szybko przyjrzyjmy się, czym jest spotkanie wirtualne i dlaczego możesz wybrać spotkania wirtualne ze swoim zespołem.

Co to jest spotkanie wirtualne?

Spotkanie wirtualne to zgromadzenie rozproszonych osób, które wykorzystuje technologię do łączenia uczestników zamiast fizycznego miejsca spotkań. Spotkania wirtualne wykorzystują narzędzia cyfrowe, takie jak wideokonferencje, oprogramowanie do zarządzania projektami lub oprogramowanie do czatu, aby łączyć ludzi, aby mogli komunikować się i współpracować w czasie rzeczywistym.

Spotkania wirtualne będą odbywać się albo z wygody, albo z konieczności. Czasami zespołom łatwiej jest wskoczyć na wirtualne spotkanie zamiast zakłócać ich dzień, opuszczając swoje biurka i spotykając się razem. W takich przypadkach wirtualne spotkania marnują mniej czasu i pozwalają pracownikom zachować wyższy poziom produktywności.

A czasami wirtualne spotkania to jedyny sposób na połączenie się ze swoim zespołem. Może to wynikać z rozproszonej siły roboczej lub dlatego, że Twoja firma ma pracowników zdalnych. W takich przypadkach członkowie personelu spotykają się wirtualnie, aby pozostać ze sobą zsynchronizowani. Spotkania wirtualne pozwalają nawet zespołom z pracownikami w różnych strefach czasowych na bezproblemowe łączenie się ze sobą, co nie byłoby możliwe w innym przypadku.

Wskazówki dotyczące udanego wirtualnego spotkania

Sukces Twojego wirtualnego spotkania zależy od wielu rzeczy. Niektóre z nich, na przykład połączenie internetowe, mogą być poza Twoją kontrolą. Jeśli twoja łączność jest słaba, twoje spotkanie będzie. Tak więc najpierw należy rozwiązać podstawowe problemy związane z rurociągami. Gdy będziesz gotowy do wirtualnego spotkania, wykonaj następujące kroki.

1. Wybierz odpowiednie oprogramowanie do spotkań wirtualnych

Pierwszą i najważniejszą decyzją do podjęcia przy organizacji wirtualnego spotkania jest odpowiedź na pytanie: „jak się spotkamy?” Spotkania wirtualne mogą być tak proste, jak grupowa rozmowa telefoniczna, lub tak złożone, jak sesja robocza ze wspólnym ekranem.

Dlatego będziesz musiał wybrać technologię, która pozwoli Twojemu zespołowi spotkać się. Powinien zapewniać wszystkie niezbędne narzędzia do osiągnięcia celów spotkania.

Istnieje wiele sposobów na zorganizowanie wirtualnego spotkania, ale oto niektóre z najpopularniejszych platform spotkań wirtualnych używanych dzisiaj:

• Platformy do czatów wideo, takie jak Zoom, Facetime czy Google Hangouts
• Oprogramowanie do czatu, takie jak Slack lub Skype
• Oprogramowanie do wspólnego zarządzania projektami, takie jak ProjectManager

Wybierając oprogramowanie do spotkań wirtualnych, kuszące może być skorzystanie z bezpłatnego narzędzia, ale ważne jest, aby nie iść na skróty. Wybrana platforma będzie miała wpływ zarówno na sposób komunikowania się Twojego zespołu, jak i na wydajność Twoich spotkań.

Powiązane: Zarządzanie projektami wirtualnymi: korzyści, wyzwania i narzędzia

Na przykład wiele zespołów próbowało wideokonferencji z bezpłatną edycją Zoom, aby później dowiedzieć się, że rozmowy są ograniczone w czasie, ograniczone do liczby uczestników i nie są zabezpieczone hasłem (co doprowadziło do historii o niektórych wstydliwych gościach losowo wpadających na spotkania) . Te ograniczenia mogą powodować bóle głowy i stracony czas, dlatego najlepiej jest zapłacić za narzędzie, które będzie tak integralną częścią Twojego zespołu.

2. Wszyscy członkowie zespołu testują przed dołączeniem

Ważne jest, aby wszyscy zaangażowani w nadchodzące wirtualne spotkanie zarejestrowali się, zainstalowali i przetestowali oprogramowanie, które będzie używane z wyprzedzeniem. Jednym z głównych problemów, które często pojawiają się podczas wirtualnych spotkań, są problemy techniczne.

Jeśli członek zespołu nie może dowiedzieć się, jak się zalogować lub jak uruchomić swoją kamerę internetową, całe spotkanie może zostać opóźnione. Te problemy technologiczne mogą prowadzić do frustracji członków zespołu i utraty produktywności. Każda osoba powinna wejść na swoje wirtualne spotkanie dokładnie wiedząc, jak skutecznie uczestniczyć.

3. Stwórz plan

Oprócz wirtualnych spotkań ta wskazówka dotyczy również wszelkiego rodzaju spotkań: zawsze przygotuj agendę przed spotkaniem. Twój program powinien zawierać listę konkretnych punktów, które zostaną omówione, wraz z wszelkimi rezultatami, które powinny wyjść ze spotkania. Każdy program powinien być określony w czasie, a czas należy uważnie obserwować.

Powiązane: Jak przeprowadzić spotkanie planujące (w zestawie lista kontrolna)

Nie ma nic gorszego niż 30-minutowe spotkanie, które trwa dwie godziny, zwłaszcza gdy spotkanie mogło zostać zamknięte w pierwotnych 30 minutach. Plan pomaga trzymać się planu, aby członkowie zespołu nie zniechęcali się ani nie denerwowali zmarnowanego czasu. Dobra praktyczna zasada jest taka: jeśli nie ma agendy, to nie ma spotkania.

4. Wyślij zaproszenie i agendę

Po przygotowaniu agendy ważne jest, aby wysłać agendę wraz z zaproszeniem na wydarzenie do wszystkich członków zespołu, którzy wezmą udział w wirtualnym spotkaniu. Należy to zrobić na długo przed rozpoczęciem spotkania, aby członkowie zespołu mieli wystarczająco dużo czasu na przygotowanie się.

Jedną z ważnych kwestii podczas wysyłania zaproszeń na spotkanie wirtualne są strefy czasowe członków zespołu. Koordynowanie spotkania może być trudniejsze w przypadku pracy ze zdalnymi zespołami rozproszonymi w różnych krajach i strefach czasowych.

Jest to również ważna kwestia podczas spotkań z pracownikami pracującymi w domu, ponieważ ich harmonogramy mogą być mniej sztywne niż personel w biurze. Jasna polityka pracy z domu może pomóc w utrwaleniu harmonogramów.

5. Użyj łamaczy lodu (w stosownych przypadkach)

Rozpoczęcie spotkań wirtualnych może być trudniejsze niż w przypadku spotkań tradycyjnych, ponieważ uczestnicy zazwyczaj poświęcają kilka minut na wejście i skonfigurowanie technologii. Zamiast tracić cenny czas na pogawędki w ciągu pierwszych kilku minut, możesz uruchomić łamacze lodu, aby zachęcić zespół do lepszego poznania się.

Kochaj ich lub nienawidź, ale wykazano, że łamacze lodów pomagają w spójności zespołu i pracy zespołowej. Jednak w przypadku poważniejszych spotkań wirtualnych lodołamacze mogą nie być odpowiednie. W takich przypadkach najlepiej po prostu przejść do przodu i rozpocząć spotkanie o godzinie podanej w zaproszeniu na spotkanie.

6. Współpraca

Na wszystkich spotkaniach są ludzie, którzy z dumą zabiorą głos i tacy, którzy z radością usiądą z tyłu, aby po prostu słuchać. Na spotkaniach osobistych łatwo jest zapoznać się z salą i zachęcić cichszych członków zespołu do zabierania głosu, aby nawiązać współpracę w zespole.

Jednak w wirtualnych spotkaniach może być trudniej. Musisz być zawsze świadomy tego, kto dzwoni, a kto może potrzebować zachęty, aby się odezwać. Zwróć szczególną uwagę na członków swojego wirtualnego spotkania, którzy mogą potrzebować zachęty do wzięcia udziału. Jeśli to możliwe, przygotuj listę wszystkich uczestników spotkania wirtualnego, aby w razie potrzeby móc szybko dzwonić do członków zespołu.

7. Wyślij notatki podsumowujące

Ostatnia i być może najważniejsza rzecz, którą powinieneś zrobić, pojawia się natychmiast po zakończeniu wirtualnego spotkania. Po zakończeniu spotkania zbierz wszystkie notatki ze spotkania i udostępnij je całemu zespołowi uczestników.

Prostym sposobem na to jest rozpoczęcie od oryginalnego planu spotkania, a następnie dodanie notatek do każdego elementu zamówienia. Czy udało nam się zrealizować ten element zamówienia? Kto jest odpowiedzialny za działania następcze elementu zamówienia?

Powiązane: Jak sprawić, by spotkania dotyczące zarządzania projektami były Zing

Ważne jest, aby cały zespół wychodził z każdego wirtualnego spotkania z elementami działania. Jeśli z twoich spotkań nie wynika nic możliwego do podjęcia, być może będziesz musiał zastanowić się, czy spotkanie było w ogóle konieczne.

Jak ProjectManager pomaga wirtualnym zespołom

ProjectManager to internetowa platforma do zarządzania projektami i pracą, która umożliwia członkom zespołu wspólną pracę bez względu na to, gdzie się znajdują. Czasami robi się tak dużo pracy, że wirtualne spotkania nie są nawet konieczne!

Zespoły wirtualne, zespoły zdalne i pracownicy pracujący w domu używają ProjectManager do współpracy przy wspólnej pracy. Dzięki wielu widokom projektu na platformie chmurowej dostępne są narzędzia dla każdego zespołu.

Planuj online

Menedżerowie mogą tworzyć plany projektów dla swoich zespołów, korzystając z internetowego wykresu Gantta. Mogą przypisywać wszystkie zadania projektowe członkom zespołu, a każdy członek zespołu zostanie powiadomiony w czasie rzeczywistym, że ma przydzieloną mu nową pracę.

Współpracuj w czasie rzeczywistym

Zespoły mogą również używać wizualnych tablic Kanban do tworzenia współdzielonych przepływów pracy, dzięki czemu każdy członek zespołu przez cały czas dokładnie wie, nad czym pracuje reszta zespołu. Ta widoczność ma kluczowe znaczenie dla sukcesu zespołu, zwłaszcza gdy pracownicy nie pracują razem twarzą w twarz w biurze.

Tysiące zespołów na całym świecie polegają na ProjectManager, aby współpracować, utrzymywać porządek i wspólnie wykonywać więcej pracy. ProjectManager posiada narzędzia dla wszystkich zespołów, zarówno w biurze, jak i zdalnie. Menedżerowie mogą przydzielać pracę i śledzić postępy, a pracownicy mogą organizować wszystkie swoje zadania w jednym miejscu. Wypróbuj ProjectManager już dziś za darmo dzięki 30-dniowej bezpłatnej wersji próbnej.