計画を成功させる方法

公開: 2022-08-23

計画フェーズは、あらゆるプロジェクトを支えるバックボーンです。 PMP の Jennifer Bridges が、プロジェクト計画を正しく実行する方法を説明します。

参考までに、ホワイトボードのスクリーンショットを次に示します。

レビュー中 – 計画を成功させる方法

実行は動詞です。ジェニファーは、何かを実行するとき、それは計画や製品など、それを実行することを意味すると述べました. 計画を実行するという行為は、どのプロジェクトにおいても基本です。これは、リーダー、プロジェクトマネージャー、またはチームリーダーが担当する最も重要なアクションの 1 つです。

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とはいえ、計画を実行するとき、すべてがその計画通りに進むことはめったにありません。そのため、Jennifer は、プロジェクト計画を成功させるための実用的なヒントを提供したいと考えました。

計画を実行するためのヒント

まず、計画があります。計画を準備するときは、それが正常に実行できることを確認してください。これは、なぜ、誰が、何を、いつ、どのように行うかを完全に文書化することから始まります。強力なプロジェクト計画ソフトウェアを使用して、可能な限り綿密な計画を作成することが重要です。

次は計画の実行です。これを成功させるには、明確なコミュニケーションも必要です。プロジェクトで問題やリスクが発生した場合は、ステータスの更新と迅速な対応が必要です。これには、プロジェクト管理ツールの使用が役立ちます。リマインダー、トリガー、自動化、ワークフロー、アラート、およびあらゆる種類の自動化ツールを設定して、プロジェクトを常に把握し、遅れを取らないようにすることができます。

計画が計画どおりに進んでいることを確認するために計画を監視する場合、コミュニケーションは成功に向けて構築するための基盤となる必要があります。監視は、プロジェクトが正しく進行していることを確認し、ステータスレポートなどのツールを使用して、問題、リスク、およびその方法の変更を追跡します。

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役立つ方法もあります。コスト、スケジュール、範囲、およびリソースの差異を知ることは、監視に役立ちます。繰り返しになりますが、アラートを設定することで、見落としがないようにすることもできます。

制約を操作して制御を強化する

最後に、コントロールがあります。計画を管理するときは、軌道に戻すための是正措置を実行しています。いつものように、これはコミュニケーション、状況報告、問題、リスク、および変更の特定と追跡から始まります。

プロジェクトのさまざまな制約をいつでも処理できるため、軌道に乗ることができます。たとえば、時間の制約に対処するためにスケジュールを延長または短縮できます。リソースの問題に直面している場合は、人を追加または再割り当てすることもできます。コストであれば、コストを下げることができます。予算を増やしたり、資金を増やしたり、誰かと提携したりするためには、承認を得る必要があるかもしれません。スコープは、カット、延期、追加などを行うことができます。

プロのヒント:計画を実行するときは、それが機能することを確認する必要があります。しかし、乗り越えられない壁にぶつかることもあります。立ち往生している場合、緊急時対応計画を立てていれば、それで終わりではありません。そのため、万が一に備えて、常にプラン B を引き出しに入れておきます。

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転写

今日は、計画を成功させる方法についてお話しします。計画を実行することについて話すとき、実際には、計画を実行すること、または成果物のようなものを作成することについて話している.

計画を実行することは、リーダー、プロジェクトマネージャー、またはチームメンバーが行うことができる最も基本的な行動の 1 つです。そこで、今日のホワイトボードセッションで私がやりたいのは、いくつかのヒントを提供することです。

したがって、計画の実行について話すとき、計画を実行して実行するだけではなく、計画を実行する前と実行中にいくつかのことを確実に実行する必要があります。

それでは、計画のために提供したいヒントについて話しましょう。確実に実行できる計画を準備していることを確認したい. また、計画を成功させることについても話したいと思います。私たちがしなければならないことは何ですか。

そして、監視するときは、計画が計画どおりに進んでいることを確認するために計画を監視することについて話しています。そして、コントロールとは、計画を軌道に乗せるための是正措置を実行することです。それでは見てみましょう。

したがって、計画について話しているときは、計画を文書化する必要があります。なぜこの計画を実行するのかを含めたいと思います。なぜそんなに重要なのですか？いつ、誰が、何を、どのように行うのでしょうか。

そして、それを文書化したら、それを受け取り、知る必要のあるすべての人に伝えたいと考えています. チームメンバー、利害関係者、さらには執行委員会やベンダーパートナーでさえも。物事が正しく進まない場合に誰に、どのように通知するかを含めたいと考えています。

また、物事が変化したときに更新されるように、その計画を定期的に更新したいと考えています。

そのため、計画の実行について話すときは、ステータス、目にする問題、準備が必要であると予測される可能性のあるリスクを常に伝えていることも確認したいと思います.

また、リマインダーを設定して期日が迫っていることを人々に知らせたいので、必ずツールを使用したいと考えています。また、いくつかのトリガーを設定できるようにしたいと考えています…それはアクションベースです。

たとえば、あるアクションが発生すると、ワークフロー内の別のアクションがトリガーされます。また、自動化、ワークフロー、そしてアラートも設定したいと考えています。

そのため、計画を監視するときは、計画どおりに進んでいることを確認します。そのため、すべてが順調に進んでいること、または何かが遅れると予測される可能性があることを知る必要があることを全員に知らせるために、ステータスをもう一度伝えたいと思います。

また、新しい問題、リスク、または変更の可能性のある要求にフラグを立てたいと考えています。また、ツールを使用したいと考えています。そして、監視するときは、これらのツールを使用して、差異が何であるかを示したいと考えています. スケジュールのずれは？予定より進んでいますか？予定より遅れていますか？

また、コストと予算も検討したいと思います。予算オーバーですか？予算を下回っていますか？スコープも確認したいのですが、順調ですか？スコープを追加しましたか? 一部を取り出す必要がありますか？また、リソース。十分ですか？補足する必要がありますか？そしてまたアラート。

しかし、モニターについて話すとき、一部の人は単にモニターするという間違いを犯します。そのため、彼らはこれらのことが起こっているのを見ていますが、是正措置を講じていません。制御する部分も同様に重要であり、これら 2 つが実際に連携して機能します。

したがって、管理について話すときは、問題、リスク、および変更のステータスを伝えたいと考えていますが、これらも確認したいものです。時間をコントロールしたい。スケジュールを延長する必要がありますか? スケジュールを短縮する必要がありますか？リソース、リソースを追加する必要がありますか? それらを再割り当てする必要がありますか、それとも手放す必要がありますか?

次に、コストに応じて、コストを削減する必要があるかどうかを確認します。予算を増やす必要がありますか？場合によっては、新しいコストの資金を調達する必要がある場合や、支払い計画を立てる必要がある場合や、別の戦略的パートナーと提携して、コストの一部をオフロードできる収益分配を設定することを検討する場合もありますが、収益の一部を分配します。

繰り返しになりますが、スコープを見て、スコープの一部をカットしますか? たぶん後で延期しますか？スコープを追加する必要がありますか、それともフェーズに入れる必要がありますか?

ご覧のとおり、計画を実行するだけではありません。計画の実行に役立つツールが必要な場合は、ProjectManager で今すぐソフトウェアにサインアップしてください。