Pemasaran Email Untuk Acara: Praktik & Contoh Terbaik [2023]

Banyak bisnis mengadakan acara untuk meningkatkan kesadaran merek, mempromosikan produk/layanan baru, dan membangun hubungan pelanggan yang solid. Pandemi menyebabkan peningkatan acara online, tetapi dengan berakhirnya pembatasan secara bertahap, organisasi mulai memasukkan kembali acara hybrid dan tatap muka ke dalam agenda.

Bagaimana Anda bisa memastikan bahwa acara Anda di masa depan akan berubah menjadi kesuksesan "rumah penuh"? Salah satu cara teraman untuk mencapainya adalah dengan memperkenalkan pemasaran email untuk acara ke dalam strategi Anda. Dan karena pada tahun 2023 jumlah email yang dikirim dan diterima setiap hari akan mencapai 347,3 miliar, menggunakan saluran yang mudah diakses ini sangatlah mudah untuk menjangkau audiens Anda dan meningkatkan keterlibatan.

Panduan ini akan menunjukkan cara membuat kampanye pemasaran email acara yang efektif untuk meningkatkan pendaftaran Anda. Ikuti tip kami untuk membuat kejadian ini layak diingat!

Apa Manfaat Pemasaran Email Untuk Acara?

Jadi mengapa pemasar harus menggunakan kampanye email untuk memasarkan acara mereka dengan sukses? Ayo lihat:

Tingkatkan Kehadiran

Salah satu keuntungan terbesar dari menyertakan email dalam strategi pemasaran acara Anda adalah meningkatkan pendaftaran dan penjualan tiket. Ini bahkan lebih penting jika Anda bertujuan untuk meningkatkan ROI Anda secara langsung melalui acara tersebut.

Anda dapat memulai praktik tertentu, seperti menambahkan tombol RSVP atau program rujukan untuk memanfaatkan pemasaran dari mulut ke mulut. Selain itu, banyak bisnis menawarkan insentif seperti diskon awal untuk memanjakan pelanggan yang tertarik untuk hadir.

Bangun Kegembiraan

Jika Anda ingin membuat pelanggan menantikan acara Anda, Anda dapat mengirim teaser kecil dengan sorotan untuk mulai memeliharanya. Misalnya, kirim video singkat untuk memperkenalkan pembicara utama atau bagikan foto dari acara sebelumnya.

Namun, Anda harus menggunakan taktik pemasaran email ini secukupnya untuk menghindari peserta dan pelanggan Anda yang kewalahan , terutama jika Anda secara bersamaan mengirim email promosi tambahan untuk tujuan yang berbeda. Ini dapat meningkatkan tingkat spam Anda dan merusak reputasi merek Anda seiring waktu.

Berbagi informasi

Selain berbagi konten yang menarik, memiliki strategi pemasaran email juga akan memungkinkan Anda mengirim email konfirmasi dan informasi berharga lainnya kepada pelanggan, termasuk email transaksional yang dipicu saat mereka menyelesaikan tindakan tertentu.

Oleh karena itu, email yang dipicu ini akan memungkinkan Anda berbagi lebih banyak informasi praktis, seperti item penagihan, pengingat sebelum acara, lokasi, dll.

Kembangkan Pemirsa Anda

Terakhir, kampanye email ini masuk ke dalam keranjang strategi pemasaran holistik Anda, terutama jika Anda beroperasi di industri SaaS di mana perjalanan pelanggan panjang dan kompleks. Kampanye acara ini dapat meningkatkan prospek Anda dan menampilkan merek Anda lebih banyak.

Selain itu, Anda dapat membina pelanggan yang mendaftar ke acara tertentu dengan konten yang relevan untuk memindahkan mereka ke corong. Misalnya, jika seseorang berlangganan webinar untuk mempelajari lebih lanjut tentang fitur baru tetapi mereka belum menjadi pelanggan, ini adalah peluang sempurna untuk mengonversi mereka.

7 Praktik Terbaik Pemasaran Email Untuk Acara

Jika Anda seorang pemula dalam wilayah pemasaran ini, berikut cara membuat strategi pemasaran email acara yang efektif yang memungkinkan Anda menyelenggarakan acara yang sukses:

1. Pilih Platform Pemasaran Email

Jika Anda belum memiliki alat pemasaran email untuk merampingkan upaya kampanye Anda, saatnya melakukan riset. Layanan seperti Moosend atau Mailchimp mencentang semua kotak yang Anda perlukan untuk mempromosikan acara berikutnya seperti profesional. Untuk menemukan yang paling cocok untuk bisnis Anda, cari fitur berikut:

• Template email dan editor drag-and-drop
• Otomatisasi pemasaran
• Manajemen audiens
• Harga fleksibel dan skalabilitas
• Kemampuan pengiriman yang tinggi
• Daya tanggap seluler
• Alat analisis dan pelaporan
• Pengujian A/B

Baca setiap halaman produk dan harga untuk menemukan mana yang melengkapi tumpukan pemasaran Anda yang ada. Ini juga bijaksana untuk memeriksa integrasi mereka untuk membuat proses pemasaran email acara yang kuat dan meningkatkan tingkat konversi Anda.

Anda dapat secara bertahap mengembangkan daftar email Anda menggunakan formulir pendaftaran di situs web Anda atau halaman arahan yang indah. Wajib untuk mendapatkan keikutsertaan pelanggan sebelum mengirimkannya untuk menghindari menerima laporan spam.

Apakah Anda mencari platform email baru? Baca panduan komprehensif kami untuk menemukan beberapa alat terbaik di pasar!

2. Rancang Kampanye yang Indah

Untuk mempromosikan acara Anda dengan sukses melalui email, Anda harus membuat kampanye yang sulit untuk dilupakan. Masuk ke platform pemasaran email Anda, pilih templat email acara dan sesuaikan berdasarkan kebutuhan merek Anda.

Misalnya, Anda dapat mengedit template Moosend khusus ini untuk memamerkan merek Anda ke dunia:

Dapatkan Sekarang!

Tambahkan visual yang indah, GIF autentik, atau video pendek agar lebih interaktif. Pastikan CTA menonjol dari teks lainnya untuk meningkatkan pendaftaran.

Terakhir, Anda dapat menempatkan tautan media sosial Anda di footer email untuk memelihara pelanggan melalui saluran Anda yang lain. Tombol berhenti berlangganan juga merupakan keharusan untuk memungkinkan orang memilih untuk tidak melakukannya.

3. Tulis Baris Subjek yang Menarik

Salah satu elemen penting yang dapat mengubah tarif terbuka Anda adalah baris subjek email. Secara praktis, ini adalah aset email pertama yang ditemui pelanggan saat mereka membuka kotak surat mereka, dan seharusnya membuat perbedaan dibandingkan dengan pesan email lainnya yang kami terima setiap hari.

Secara keseluruhan, baris subjek harus mencerminkan konten email dan memiliki nada yang mengundang untuk menarik perhatian pelanggan. Banyak yang menambahkan rasa urgensi untuk mengaktifkan apa yang disebut FOMO (takut ketinggalan) untuk memotivasi pembaca membuka kampanye lebih cepat.

Mari kita lihat beberapa baris subjek email acara untuk membantu Anda:

• Berita terkini! [Nama acara] ada di sini!
• Anda akan senang berada di sini. Ini undanganmu
• Hari terakhir untuk mendapatkan tiket early-bird Anda
• Amankan tempat Anda sekarang! Penawaran VIP untuk [Nama Acara] berakhir hari ini.
• Bergabunglah dalam pertunjukan langsung dengan [Influencer]

Anda juga dapat menambahkan emoji agar lebih menyenangkan dan menggunakan bidang khusus untuk menambahkan esensi pribadi ke kampanye Anda. Kami akan menjelaskan lebih lanjut di bagian selanjutnya.

Tidak yakin apakah baris subjek Anda efektif? Gunakan alat pengujian khusus kami – Sempurnakan dan optimalkan salinan Anda untuk meningkatkan tingkat pembukaan.

4. Kirim Kampanye yang Dipersonalisasi

Pemasaran yang dipersonalisasi harus menjadi inti dari strategi pemasaran setiap bisnis, karena konsumen sangat menghargainya. Saat menerima konten yang relevan dengan kebutuhan mereka, mereka akan merasa lebih percaya pada merek Anda dan menanggapi pesan Anda dengan lebih serius.

Dengan demikian, Anda dapat memulai dengan menambahkan nama penerima pada baris subjek dan pengantar email menggunakan tag personalisasi atau fitur lain yang ditawarkan platform Anda. Tapi itu tidak berhenti di situ. Alat personalisasi terbaik untuk pemasar email adalah segmentasi email.

Dengan segmentasi, Anda dapat membuat subgrup daftar email berbeda yang disebut segmen, menambahkan pelanggan dengan karakteristik yang sama. Misalnya, Anda dapat mengirim konten yang disesuaikan ke anggota VIP dengan lebih banyak insentif atau mengirim versi email ke orang yang telah kami hadiri di beberapa acara Anda dan pelanggan baru.

Singkatnya, pendekatan segmentasi yang berhasil akan membantu Anda meningkatkan rasio klik-tayang dan pendaftaran acara. Yang Anda butuhkan hanyalah memahami persona pembeli Anda secara mendalam untuk memberikan versi konten terbaik kepada mereka.

Berikut adalah email undangan acara yang dipersonalisasi dari DocuSign:

Subject Line: Smiles Davis, Anda diundang: Bergabunglah dengan kami di Hari Bumi

Sumber

5. Jadwalkan Email Otomatis

Jika Anda seorang pemula pemasaran email, Anda mungkin bertanya-tanya berapa banyak waktu dan usaha yang diperlukan untuk semua pengaturan ini. Untungnya, platform otomatisasi email menjadikan proses ini sangat mudah.

Selain email transaksional yang memerlukan server SMTP agar berfungsi dengan baik, Anda dapat menyiapkan alur kerja otomasi untuk menghemat waktu bolak-balik. Misalnya, saat pendaftaran terjadi, Anda dapat mengotomatiskan urutan dengan dua email pada tanggal tertentu untuk membina audiens Anda sebelum acara.

Berikut adalah manfaat utama otomatisasi email untuk hasil pemasaran Anda:

Banyak platform seperti Moosend menawarkan resep siap pakai untuk membebaskan tangan Anda dan memungkinkan Anda menemukan solusi cepat untuk berbagai jenis otomatisasi yang ingin Anda buat, seperti kampanye pengasuhan dan pelacakan perilaku dalam langkah-langkah sederhana.

6. Analisis Metrik Kunci

Anda tidak dapat membangun strategi pemasaran email acara yang efektif tanpa melacak metrik email yang paling penting. Mari kita lihat mereka:

• Ο tarif pena
• Rasio klik-tayang (RKT)
• Tarif klik untuk membuka
• Tingkat konversi
• Keluhan spam
• Rasio pentalan

Sangat penting untuk melaporkan metrik ini secara teratur untuk melihat mana yang berhasil dan mana yang perlu ditingkatkan dari waktu ke waktu. Awasi terus data tersebut dan gabungkan dengan info dari platform tambahan seperti solusi CRM Anda dan analitik Google untuk mencapai kesimpulan yang lebih aman.

Selain itu, alat seperti peta klik akan membantu Anda merancang kampanye yang lebih baik dan menyadari pola apa yang paling cocok untuk audiens Anda.

7. Uji Kampanye Anda

Pengujian A/B adalah alat pemasaran berharga yang membantu Anda memilih versi elemen email yang lebih efektif dan mengirimkannya ke sebagian besar pelanggan Anda. Dengan cara ini, Anda lebih memahami perilaku mereka dan meningkatkan kinerja email Anda secara bersamaan.

Taktik ini akan membantu Anda mempelajari lebih lanjut tentang audiens Anda dan apa yang mereka harapkan dari merek Anda dan meningkatkan upaya promosi Anda dari waktu ke waktu. Salah satu elemen terpenting untuk diuji adalah baris subjek Anda – bereksperimenlah dengan berbagai versi dan lihat mana yang mendapat lebih banyak perhatian untuk referensi di masa mendatang.

Jenis Kampanye Email Untuk Promosi Acara & Contoh

Mari kita lihat kampanye email apa yang dapat Anda siapkan sebagai bagian dari perencanaan acara Anda untuk meningkatkan pendaftaran:

1. Undangan Acara

Ini adalah kampanye email pertama dari seri ini, sebuah pengumuman yang memiliki detail acara utama dan tombol ajakan bertindak (CTA) pendaftaran. Baris subjek harus mengundang untuk meningkatkan tarif terbuka dan membuat pelanggan benar-benar tertarik dengan acara Anda.

Terakhir, sebaiknya perhatikan desain email untuk menarik audiens yang tepat. Tambahkan visual atau video yang menampilkan getaran acara Anda untuk menunjukkan kepada mereka apa yang diharapkan. Periksa contoh ini dari Willo untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik:

Baris Subjek: Anda diundang…

Butuh inspirasi untuk mendesain email undangan acara yang cantik? Baca panduan komprehensif kami dan bersiaplah untuk bersinar.

2. Kampanye berorientasi konversi

Jika Anda ingin meningkatkan kehadiran dan memastikan acara penuh, Anda juga dapat memberikan beberapa insentif kepada non-pembuka atau orang yang telah membuka kampanye pertama tetapi melewatkan pendaftaran. Misalnya, Anda dapat menawarkan diskon untuk waktu terbatas atau memperpanjang penawaran pemesanan awal.

Jika Anda tidak dapat memberikan insentif uang, buat kampanye khusus dengan konten tambahan seperti testimonial atau deskripsi singkat tentang presenter, diikuti dengan keuntungan yang akan mereka peroleh jika bergabung.

Berikut cara Tough Mudder memperkenalkan diskon mereka:

Subject Line: Bebaskan petualangan Anda

3. Kampanye Konfirmasi Acara

Email konfirmasi bertujuan untuk meyakinkan pelanggan bahwa tindakan yang mereka lakukan telah selesai. Misalnya, Anda harus menyiapkan email transaksional untuk orang yang mendaftar ke acara tersebut dan bergabung dengan daftar email Anda untuk mengonfirmasi tindakan mereka.

Plus, perlu diingat bahwa email yang dipicu ini menerima tingkat pembukaan yang tinggi. Anda dapat memanfaatkan tren ini untuk memamerkan beberapa aktivitas atau produk lain yang ingin Anda promosikan saat itu juga.

Berikut adalah contoh dari undangan webinar Moosend:

4. Kampanye Email pra-acara

Apakah Anda ingin memberikan bocoran kepada calon peserta tentang acara mereka yang akan datang? Kemudian bagikan video pendek, visual dari acara sebelumnya, atau elemen lain yang akan membuat mereka menantikannya. Anda juga bisa mengungkapkan lebih banyak tentang agenda Anda untuk menumbuhkan antusiasme mereka .

Selain itu, sebaiknya atur email pengingat dengan penghitung waktu mundur untuk mendorong mereka beberapa hari sebelum acara. Mengingat betapa sibuknya hidup kita, ini penting untuk semua jenis acara. Berikut adalah contoh dari salah satu merek paling terkenal – Apple:

Baris Perihal: Apple Worldwide Developers Conference 2022

5. Email pasca-acara

Terakhir, Anda dapat membuat kampanye email tindak lanjut untuk mengungkapkan rasa terima kasih kepada peserta dan membagikan sorotan dari acara atau rekaman Anda. Anda juga dapat memberi tahu mereka tentang aktivitas Anda yang akan datang jika Anda yakin mereka akan menganggapnya relevan.

Jika Anda ingin mereka melakukan tindakan tertentu setelah acara, sebutkan di dalam kampanye dengan CTA yang sesuai untuk meningkatkan tingkat konversi Anda. Lihatlah contoh email fantastis dari Maze ini:

Subject Line: Rekaman Disco Conf '22 kini tersedia!

The Takeaways

Singkatnya, jika Anda ingin mempromosikan acara fisik, online, atau hibrid Anda berikutnya seperti seorang profesional, Anda harus segera mendapatkan pemasaran email dalam game. Buat kampanye email yang berbeda untuk memelihara audiens Anda sebelum hari besar.

Secara keseluruhan, ini adalah alat yang efektif dengan jangkauan luar biasa yang dapat Anda manfaatkan dengan mudah dari waktu ke waktu. Mudah dikelola dan memberi pemasar wilayah kreatif untuk berkomunikasi dengan pelanggan dan prospek dengan harga yang layak.

Apakah Anda mencari solusi pemasaran email terukur dengan semua fitur yang diperlukan untuk mempromosikan acara Anda? Daftar akun Moosend dan bereksperimen dengan aset kami secara gratis!

FAQ Pemasaran Email Untuk Acara

Sebelum kami menyelesaikan panduan ini, kami akan memberikan beberapa jawaban cepat untuk beberapa pertanyaan yang paling sering diajukan terkait pemasaran email acara:

1. Apa itu pemasaran email untuk acara?

Ini adalah proses mempromosikan acara melalui email ke calon peserta, termasuk kampanye undangan, pemeliharaan prospek, dan email konfirmasi.

2. Bagaimana Anda memasarkan acara melalui email?

Mulailah dengan email undangan dan lanjutkan dengan email pengasuhan dan informasional, diikuti dengan kampanye pra-acara untuk mengingatkan peserta atau orang yang ingin Anda ubah.

3. Berapa banyak email yang harus Anda kirim sebelum acara?

Anda dapat mengirimkan lima jenis kampanye email: 1) Pengumuman, 2) konfirmasi, 3) pemeliharaan prospek, 4) penggoda, dan 5) email pengingat.

4. Apa cara terbaik untuk memasarkan suatu acara?

Beberapa saran termasuk mengunggahnya di media sosial, membuat halaman arahan khusus, membuat formulir pendaftaran situs web, dan mengirimkan rangkaian kampanye email yang relevan.