Marketing prin e-mail pentru evenimente: cele mai bune practici și exemple [2023]

Multe companii organizează evenimente pentru a crește gradul de conștientizare a mărcii, pentru a promova noi produse/servicii și pentru a construi relații solide cu clienții. Pandemia a provocat o creștere a evenimentelor online, dar odată cu încetarea treptat a restricțiilor, organizațiile au început să pună din nou pe agendă evenimentele hibride și cele în persoană.

Cum te poți asigura că viitorul tău eveniment se va transforma într-un succes „full house”? Una dintre cele mai sigure modalități de a realiza acest lucru este introducerea marketingului prin e-mail pentru evenimente în strategia ta. Și din moment ce până în 2023 numărul de e-mailuri trimise și primite zilnic va ajunge la 347,3 miliarde, utilizarea acestui canal accesibil este o idee simplă pentru a ajunge la publicul dvs. și pentru a crește implicarea.

Acest ghid vă va arăta cum să creați campanii eficiente de marketing prin e-mail pentru evenimente pentru a vă crește înregistrările. Urmați sfaturile noastre pentru a face ca aceste întâmplări să merite reținute!

Care sunt beneficiile marketingului prin e-mail pentru evenimente?

Așadar, de ce ar trebui specialiștii în marketing să utilizeze campanii de e-mail pentru a-și promova evenimentele cu succes? Sa vedem:

Creșteți Prezența

Unul dintre cele mai profunde avantaje ale includerii e-mailurilor în strategia dvs. de marketing pentru evenimente este creșterea înregistrărilor și vânzărilor de bilete. Acest lucru este și mai important dacă doriți să vă creșteți rentabilitatea investiției direct prin acele evenimente.

Puteți iniția anumite practici, cum ar fi adăugarea unui buton RSVP sau a unui program de recomandare pentru a beneficia de marketingul verbal. Mai mult, multe companii oferă stimulente, cum ar fi reduceri pentru primirea timpurie, pentru a-i răsfăța pe abonații interesați să participe.

Creați entuziasm

Dacă doriți să-i faceți pe abonați să aștepte cu nerăbdare evenimentul dvs., puteți trimite mici tease-uri cu momente importante pentru a începe să le hrăniți. De exemplu, trimiteți un scurt videoclip de prezentare a vorbitorilor cheie sau distribuiți fotografii de la evenimentele anterioare.

Cu toate acestea, ar trebui să utilizați această tactică de marketing prin e-mail cu moderație pentru a evita să vă copleșiți participanții și abonații, mai ales dacă trimiteți simultan e-mailuri promoționale suplimentare în alt scop. Acest lucru ar putea crește ratele de spam și vă poate afecta reputația mărcii în timp.

Partajați informații

Pe lângă împărtășirea conținutului interesant, implementarea unei strategii de marketing prin e-mail vă va permite, de asemenea, să trimiteți e-mailuri de confirmare și alte informații valoroase către abonați, inclusiv e-mailuri tranzacționale declanșate atunci când efectuează o anumită acțiune.

Prin urmare, aceste e-mailuri declanșate vă vor permite să împărtășiți informații mai practice, cum ar fi elemente de facturare, mementouri înainte de eveniment, locație etc.

Hrăniți-vă publicul

În cele din urmă, aceste campanii de e-mail intră în găleata strategiei tale de marketing holistice, în primul rând dacă operezi în industria SaaS, unde călătoriile clienților sunt lungi și complexe. Aceste campanii de evenimente vă pot crește clienții potențiali și vă pot prezenta mai mult marca.

Mai mult, puteți hrăni abonații care se înscriu la un anumit eveniment cu conținut relevant pentru a-i muta în josul pâlniei. De exemplu, dacă cineva se abonează la un webinar pentru a afla mai multe despre o funcție nouă, dar nu este încă client, aceasta este oportunitatea perfectă de a-l converti.

7 Cele mai bune practici de marketing prin e-mail pentru evenimente

Dacă sunteți începător în acest teritoriu de marketing, iată cum să construiți o strategie eficientă de marketing prin e-mail pentru evenimente, care vă permite să găzduiți un eveniment de succes:

1. Alegeți o platformă de marketing prin e-mail

Dacă nu aveți deja un instrument de marketing prin e-mail pentru a vă eficientiza eforturile campaniei, este timpul să faceți câteva cercetări. Servicii precum Moosend sau Mailchimp bifează toate casetele de care aveți nevoie pentru a vă promova următorul eveniment ca un profesionist. Pentru a găsi potrivirea perfectă pentru afacerea dvs., căutați aceste caracteristici:

• Șabloane de e-mail și un editor drag-and-drop
• Automatizare de marketing
• Managementul publicului
• Prețuri flexibile și scalabilitate
• Livrabilitate ridicată
• Reactivitate la mobil
• Instrumente de analiză și raportare
• Testare A/B

Citiți fiecare pagină de produs și preț pentru a afla care vă completează pachetul de marketing existent. De asemenea, este înțelept să verificați integrările lor pentru a crea un proces robust de marketing prin e-mail pentru evenimente și pentru a vă crește ratele de conversie.

Puteți crește treptat listele de e-mail folosind formulare de înscriere pe site-ul dvs. web sau pagini de destinație frumoase. Este obligatoriu să obțineți înscrierea abonatului înainte de a le trimite prin poștă pentru a evita primirea de rapoarte de spam.

Căutați o nouă platformă de e-mail? Citiți ghidul nostru cuprinzător pentru a descoperi unele dintre cele mai bune instrumente de pe piață!

2. Proiectați campanii frumoase

Pentru a vă promova evenimentul cu succes prin e-mail, ar trebui să creați campanii greu de uitat. Conectați-vă la platforma dvs. de marketing prin e-mail, alegeți un șablon de e-mail pentru eveniment și personalizați-l în funcție de nevoile dvs. de branding.

De exemplu, puteți edita acest șablon dedicat Moosend pentru a vă prezenta marca lumii:

Ia-l acum!

Adăugați imagini frumoase, GIF-uri autentice sau videoclipuri scurte pentru a le face mai interactive. Asigurați-vă că CTA se evidențiază de restul textului pentru a stimula înregistrările.

În cele din urmă, puteți plasa link-urile de rețele sociale la subsolul e-mailului pentru a-și hrăni abonații prin restul canalelor dvs. Un buton de dezabonare este, de asemenea, o necesitate pentru a permite oamenilor să dorească să renunțe la acest lucru.

3. Scrieți un subiect intrigant

Unul dintre elementele critice care vă pot schimba ratele de deschidere este linia de subiect al e-mailului. Practic, este primul cu care se confruntă abonații de e-mail atunci când își deschid căsuța poștală și ar trebui să facă o diferență în comparație cu restul mesajelor de e-mail pe care le primim zilnic.

În general, subiectul ar trebui să reflecte conținutul e-mailului și să aibă un ton invitant pentru a capta atenția abonatului. Mulți adaugă un sentiment de urgență pentru a activa așa-numitul FOMO (fear of missing out) pentru a motiva cititorii să deschidă mai repede campania.

Să vedem câteva linii de subiect ale e-mailurilor pentru eveniment pentru a vă ajuta:

• Știri de ultimă oră! [Numele evenimentului] este aici!
• Îți va plăcea să fii aici. Iată invitația ta
• Ultima zi pentru a obține biletele de primire
• Asigurați-vă locul acum! Oferta VIP pentru [Numele evenimentului] se încheie astăzi.
• Alăturați-vă emisiunii live cu [Influencer]

De asemenea, puteți adăuga un emoji pentru a face mai distractiv și puteți utiliza câmpuri personalizate pentru a adăuga o esență personală campaniei dvs. Vom explica mai multe în secțiunea următoare.

Nu sunteți sigur dacă subiectul dvs. este eficient? Utilizați instrumentul nostru special de testare – Rafinați și optimizați-vă copia pentru a crește ratele de deschidere.

4. Trimiteți campanii personalizate

Marketingul personalizat ar trebui să fie în centrul strategiei de marketing a fiecărei afaceri, deoarece consumatorii îl apreciază foarte mult. Când primesc conținut relevant pentru nevoile lor, ei vor simți mai multă încredere în marca dvs. și vor lua mesajele dvs. mai în serios.

Astfel, puteți începe prin a adăuga numele destinatarului pe linia de subiect și introducerea prin e-mail folosind etichete de personalizare sau alte funcții oferite de platforma dvs. Dar nu se oprește aici. Instrumentul suprem de personalizare pentru agenții de marketing prin e-mail este segmentarea e-mailului.

Cu segmentarea, puteți crea subgrupuri distincte de liste de e-mail numite segmente, adăugând abonați cu caracteristici comune. De exemplu, puteți trimite conținut personalizat membrilor VIP cu mai multe stimulente sau puteți trimite versiuni de e-mail persoanelor la care am participat deja la unele dintre evenimentele dvs. și noii abonați.

Pe scurt, o abordare de succes a segmentării vă va ajuta să vă creșteți ratele de clic și înregistrările la evenimente. Tot ce aveți nevoie este să înțelegeți în profunzime persoanele dvs. de cumpărător pentru a le oferi cea mai bună versiune de conținut.

Iată un e-mail personalizat de invitație la eveniment de la DocuSign:

Subiect: Zâmbește Davis, ești invitat: Alăturați-vă nouă de Ziua Pământului

Sursă

5. Programați e-mailuri automate

Dacă sunteți un începător în marketing prin e-mail, probabil vă întrebați cât timp și efort necesită toate aceste setări. Din fericire, platformele de automatizare a e-mailurilor fac din aceste procese o parte din tort.

În afară de e-mailurile tranzacționale care necesită un server SMTP pentru a funcționa corect, puteți configura fluxuri de lucru de automatizare pentru a economisi timp de la dus și înapoi. De exemplu, atunci când are loc înregistrarea, puteți automatiza o secvență cu două e-mailuri la anumite date pentru a vă hrăni publicul înainte de eveniment.

Iată principalele beneficii ale automatizării e-mailului pentru rezultatele dvs. de marketing:

Multe platforme precum Moosend oferă rețete gata făcute pentru a vă elibera mâinile și vă permit să găsiți soluții rapide pentru diferite tipuri de automatizări pe care doriți să le construiți, cum ar fi campanii de nutrire a clienților potențiali și de urmărire a comportamentului în pași simpli.

6. Analizați valorile cheie

Nu puteți construi o strategie eficientă de marketing prin e-mail pentru evenimente fără a ține evidența celor mai critice valori de e-mail. Sa le vedem:

• Οpen rate
• Ratele de clic (CTR)
• Tarife clic pentru a deschide
• Rate de conversie
• Reclamații de spam
• Rate de respingere

Este esențial să raportați în mod regulat aceste valori pentru a vedea ce funcționează și ce trebuie îmbunătățit în timp. Urmăriți îndeaproape aceste date și combinați-le cu informații de pe platforme suplimentare, cum ar fi soluția dvs. CRM și Google Analytics, pentru a ajunge la concluzii mai sigure.

În plus, instrumente precum hărțile de clic vă vor ajuta să proiectați campanii mai bune și să vă dați seama ce modele funcționează cel mai bine pentru publicul dvs.

7. Testează-ți campaniile

Testarea A/B este un instrument de marketing valoros care vă ajută să alegeți versiunea mai eficientă a unui element de e-mail și să o trimiteți către majoritatea abonaților dvs. În acest fel, înțelegeți mai multe despre comportamentul lor și vă creșteți simultan performanța e-mailului.

Aceste tactici vă vor ajuta să aflați mai multe despre publicul dvs. și despre ce așteaptă aceștia de la marca dvs. și vă vor îmbunătăți eforturile de promovare în timp. Unul dintre cele mai importante elemente de testat este subiectul - experimentați cu diferite versiuni și vedeți care dintre ele primește mai multă atenție pentru referințe viitoare.

Tipuri de campanii prin e-mail pentru promovarea evenimentelor și exemple

Să vedem ce campanii de e-mail puteți configura ca parte a planificării evenimentelor pentru a crește numărul de înregistrări:

1. Invitație la eveniment

Aceasta este prima campanie de e-mail a acestei serii, un anunț care conține detaliile principale ale evenimentului și un buton de îndemn la acțiune (CTA) de înregistrare. Subiectul ar trebui să invite să crească ratele de deschidere și să atragă abonații să fie cu adevărat interesați de evenimentul tău.

În cele din urmă, este înțelept să acordați atenție designului e-mailului pentru a atrage publicul potrivit. Adăugați o imagine sau un videoclip care prezintă vibrațiile evenimentului dvs. pentru a le arăta la ce să se aștepte. Consultați acest exemplu de la Willo pentru a înțelege mai bine:

Subiect: Sunteți invitat...

Ai nevoie de inspirație pentru a crea un e-mail frumos de invitație la eveniment? Citiți ghidul nostru cuprinzător și pregătiți-vă să străluciți.

2. Campanie orientată spre conversie

Dacă doriți să vă sporiți prezența și să vă asigurați un eveniment full-house, puteți acorda și câteva stimulente persoanelor care nu au deschis deschiderea sau persoanelor care au deschis primele campanii, dar au sărit peste înregistrare. De exemplu, le puteți oferi o reducere pentru o perioadă limitată de timp sau puteți extinde oferta early-bird.

Dacă nu puteți oferi stimulente bănești, creați campanii dedicate cu conținut suplimentar, cum ar fi mărturii sau o scurtă descriere a prezentatorilor, urmate de beneficiile pe care le vor culege dacă se alătură.

Iată cum Tough Mudder și-a introdus reducerea:

Subiect: Dezlănțuiți-vă aventura

3. Campanie de confirmare a evenimentului

E-mailurile de confirmare au scopul de a asigura abonații că o acțiune pe care au întreprins-o a fost finalizată. De exemplu, ar trebui să configurați un e-mail tranzacțional pentru persoanele care s-au înregistrat la eveniment și s-au alăturat listei dvs. de e-mail pentru a confirma acțiunile lor.

În plus, rețineți că aceste e-mailuri declanșate primesc rate ridicate de deschidere. Puteți profita la maximum de această tendință pentru a prezenta alte activități sau produse pe care doriți să le promovați pe loc.

Iată un exemplu dintr-o invitație la un webinar Moosend:

4. Campanie de e-mail pre-eveniment

Doriți să oferiți viitorilor participanți o prezentare a viitorului lor eveniment? Apoi, distribuiți un videoclip scurt, imagini de la evenimentele anterioare sau alte elemente care îi vor face să aștepte cu nerăbdare. De asemenea, puteți dezvălui mai multe despre agenda dvs. pentru a le crește entuziasmul .

În plus, este înțelept să setați un e-mail de memento cu un temporizator de numărătoare inversă pentru a le ghionta cu câteva zile înainte de eveniment. Având în vedere cât de ocupată este viața noastră, acest lucru este esențial pentru toate tipurile de evenimente. Iată un exemplu de la una dintre cele mai notabile mărci – Apple:

Subiect: Apple Worldwide Developers Conference 2022

5. E-mail post-eveniment

În cele din urmă, puteți crea o campanie de e-mail ulterioară pentru a exprima recunoștința participanților și pentru a împărtăși cele mai importante momente de la evenimentul sau înregistrările dvs. De asemenea, îi puteți informa despre activitățile dvs. viitoare dacă credeți că le vor găsi relevante.

Dacă doriți ca aceștia să întreprindă o anumită acțiune după eveniment, menționați-o în campanie cu CTA corespunzător pentru a vă crește ratele de conversie. Uită-te la acest exemplu fantastic de e-mail de la Maze:

Subject Line: Înregistrările Disco Conf '22 sunt acum disponibile!

Takeaways

Pe scurt, dacă doriți să promovați următorul eveniment fizic, online sau hibrid ca un profesionist, ar trebui să primiți marketing prin e-mail în joc cât mai curând posibil. Creați diferite campanii de e-mail pentru a vă hrăni publicul înainte de ziua cea mare.

În general, este un instrument eficient, cu o acoperire remarcabilă, pe care îl puteți valorifica cu ușurință în timp. Este ușor de gestionat și oferă marketerilor un teritoriu creativ pentru a comunica cu clienții și potențialii la un preț decent.

Căutați o soluție scalabilă de marketing prin e-mail, cu toate caracteristicile necesare pentru a vă promova evenimentele? Înscrieți-vă pentru un cont Moosend și experimentați cu activele noastre gratuit!

Întrebări frecvente despre marketing prin e-mail pentru evenimente

Înainte de a termina acest ghid, vom oferi câteva răspunsuri rapide la unele dintre cele mai frecvente întrebări referitoare la marketingul prin e-mail pentru evenimente:

1. Ce este marketingul prin e-mail pentru evenimente?

Este procesul de promovare a unui eveniment prin e-mailuri către potențialii participanți, inclusiv campanii de invitație, de promovare a clienților și de confirmare.

2. Cum promovați un eveniment prin e-mail?

Începeți cu un e-mail de invitație și continuați cu e-mailuri de încurajare și informare, urmate de o campanie pre-eveniment pentru a reaminti participanților sau persoanelor pe care doriți să le convertiți.

3. Câte e-mailuri ar trebui să trimiți înainte de un eveniment?

Puteți trimite cinci tipuri de campanii prin e-mail: 1) Anunț, 2) confirmare, 3) promovare, 4) teaser și 5) e-mail de memento.

4. Care este cel mai bun mod de a promova un eveniment?

Unele sugestii includ încărcarea acestuia pe rețelele sociale, crearea unei pagini de destinație dedicate, crearea de formulare de înscriere pe site și trimiterea unor serii relevante de campanii prin e-mail.