Marketing por correo electrónico para eventos: mejores prácticas y ejemplos [2023]

Muchas empresas organizan eventos para aumentar el conocimiento de la marca, promocionar nuevos productos/servicios y construir relaciones sólidas con los clientes. La pandemia provocó un aumento en los eventos en línea, pero con el final gradual de las restricciones, las organizaciones han comenzado a volver a poner los eventos híbridos y presenciales en la agenda.

¿Cómo puede asegurarse de que su futuro evento se convierta en un éxito de "casa llena"? Una de las formas más seguras de conseguirlo es introduciendo en tu estrategia el email marketing para eventos . Y dado que para 2023 la cantidad de correos electrónicos enviados y recibidos diariamente alcanzará los 347,3 mil millones, usar este canal accesible es una obviedad para llegar a su audiencia y aumentar el compromiso.

Esta guía le mostrará cómo crear campañas efectivas de marketing por correo electrónico para eventos para aumentar sus registros. ¡Sigue nuestros consejos para que estos acontecimientos sean dignos de recordar!

¿Cuáles son los beneficios del marketing por correo electrónico para eventos?

Entonces, ¿por qué los especialistas en marketing deberían utilizar campañas de correo electrónico para comercializar sus eventos con éxito? Vamos a ver:

aumentar la asistencia

Una de las ventajas más profundas de incluir correos electrónicos en su estrategia de marketing de eventos es aumentar las inscripciones y la venta de entradas. Esto es aún más importante si su objetivo es aumentar su ROI directamente a través de esos eventos.

Puede iniciar ciertas prácticas, como agregar un botón RSVP o un programa de referencia para beneficiarse del marketing de boca en boca. Además, muchas empresas ofrecen incentivos como descuentos por reserva anticipada para complacer a los suscriptores interesados ​​en asistir.

Construir emoción

Si desea que los suscriptores esperen con ansias su evento, puede enviar pequeños teasers con aspectos destacados para comenzar a nutrirlos. Por ejemplo, envíe un video corto presentando a los oradores principales o comparta fotos de eventos anteriores.

Sin embargo, debe usar esta táctica de marketing por correo electrónico con moderación para evitar abrumar a sus asistentes y suscriptores, especialmente si está enviando simultáneamente correos electrónicos promocionales adicionales para un propósito diferente. Esto podría aumentar sus tasas de spam y dañar la reputación de su marca con el tiempo.

Compartir información

Además de compartir contenido emocionante, contar con una estrategia de marketing por correo electrónico también le permitirá enviar correos electrónicos de confirmación y otra información valiosa a los suscriptores, incluidos los correos electrónicos transaccionales que se activan cuando completan una acción específica.

Por lo tanto, estos correos electrónicos activados le permitirán compartir información más práctica, como elementos de facturación, recordatorios previos al evento, ubicación, etc.

Nutre a tu audiencia

Finalmente, estas campañas de correo electrónico entran en el cubo de su estrategia de marketing holística, principalmente si está operando en la industria SaaS donde los viajes de los clientes son largos y complejos. Estas campañas de eventos pueden aumentar sus clientes potenciales y mostrar más su marca.

Además, puede nutrir a los suscriptores que se registran para un evento específico con contenido relevante para moverlos hacia abajo en el embudo. Por ejemplo, si alguien se suscribe a un seminario web para obtener más información sobre una nueva característica pero aún no es cliente, esta es la oportunidad perfecta para convertirlos.

7 mejores prácticas de marketing por correo electrónico para eventos

Si es un novato en este territorio de marketing, aquí le mostramos cómo crear una estrategia efectiva de marketing por correo electrónico para eventos que le permita organizar un evento exitoso:

1. Elija una plataforma de marketing por correo electrónico

Si aún no tiene una herramienta de marketing por correo electrónico para optimizar los esfuerzos de su campaña, es hora de investigar un poco. Servicios como Moosend o Mailchimp marcan todas las casillas que necesita para promocionar su próximo evento como un profesional. Para encontrar el ajuste perfecto para su negocio, busque estas características:

• Plantillas de correo electrónico y un editor de arrastrar y soltar
• Automatización de marketing
• Gestión de audiencias
• Precios flexibles y escalabilidad
• Alta capacidad de entrega
• Capacidad de respuesta móvil
• Herramientas de análisis e informes
• Pruebas A/B

Lea cada producto y página de precios para encontrar cuál completa su pila de marketing existente. También es aconsejable verificar sus integraciones para crear un sólido proceso de marketing por correo electrónico para eventos y aumentar sus tasas de conversión.

Puede aumentar gradualmente sus listas de correo electrónico utilizando formularios de registro en su sitio web o hermosas páginas de destino. Es obligatorio obtener la suscripción del suscriptor antes de enviarlos por correo para evitar recibir informes de spam.

¿Está buscando una nueva plataforma de correo electrónico? ¡Lea nuestra guía completa para descubrir algunas de las mejores herramientas del mercado!

2. Diseña hermosas campañas

Para promocionar su evento con éxito por correo electrónico, debe diseñar campañas que sean difíciles de olvidar. Inicie sesión en su plataforma de marketing por correo electrónico, elija una plantilla de correo electrónico para eventos y personalícela según sus necesidades de marca.

Por ejemplo, puede editar esta plantilla Moosend dedicada para mostrar su marca al mundo:

¡Consiguelo ahora!

Agregue bellas imágenes, GIF auténticos o videos cortos para hacerlos más interactivos. Asegúrese de que los CTA se destaquen del resto del texto para impulsar los registros.

Finalmente, puede colocar sus enlaces de redes sociales en el pie de página del correo electrónico para nutrir a los suscriptores a través del resto de sus canales. Un botón para cancelar la suscripción también es imprescindible para permitir que las personas deseen optar por no hacerlo.

3. Escriba una línea de asunto intrigante

Uno de los elementos críticos que pueden cambiar sus tasas de apertura es la línea de asunto del correo electrónico. Prácticamente, es el primer activo de correo electrónico con el que se encuentran los suscriptores cuando abren su buzón, y debería marcar la diferencia en comparación con el resto de los mensajes de correo electrónico que recibimos a diario.

En general, la línea de asunto debe reflejar el contenido del correo electrónico y tener un tono atractivo para captar la atención del suscriptor. Muchos agregan un sentido de urgencia para activar el llamado FOMO (miedo a perderse algo) para motivar a los lectores a abrir la campaña más rápido.

Veamos algunas líneas de asunto de correo electrónico de eventos para ayudarte:

• ¡Noticias de última hora! ¡[Nombre del evento] está aquí!
• Te encantará estar aquí. aquí está tu invitación
• Último día para conseguir tus entradas anticipadas
• ¡Asegura tu lugar ahora! La oferta VIP para [Nombre del evento] finaliza hoy.
• Únete al show en vivo con [Influencer]

También puedes agregar un emoji para hacerlo más divertido y usar campos personalizados para agregar una esencia personal a tu campaña. Explicaremos más en la siguiente sección.

¿No está seguro si su línea de asunto es efectiva? Utilice nuestra herramienta de prueba especial: refine y optimice su copia para aumentar las tasas de apertura.

4. Envía Campañas Personalizadas

El marketing personalizado debe estar en el centro de la estrategia de marketing de cada empresa, ya que los consumidores lo valoran mucho. Al recibir contenido relevante para sus necesidades, sentirán más confianza en su marca y tomarán sus mensajes más en serio.

Por lo tanto, puede comenzar agregando el nombre del destinatario en la línea de asunto y la introducción del correo electrónico utilizando etiquetas de personalización u otras características que ofrece su plataforma. Pero no se detiene allí. La última herramienta de personalización para los vendedores de correo electrónico es la segmentación de correo electrónico.

Con la segmentación, puede crear distintos subgrupos de listas de correo electrónico llamados segmentos, agregando suscriptores con características compartidas. Por ejemplo, puede enviar contenido personalizado a miembros VIP con más incentivos o enviar versiones de correo electrónico a personas que ya asistieron a algunos de sus eventos y nuevos suscriptores.

En pocas palabras, un enfoque de segmentación exitoso lo ayudará a aumentar sus tasas de clics y registros de eventos. Todo lo que necesita es comprender en profundidad a sus compradores para entregarles la mejor versión de contenido.

Aquí hay un correo electrónico de invitación a un evento personalizado de DocuSign:

Línea de asunto: Smiles Davis, estás invitado: Únase a nosotros en el Día de la Tierra

Fuente

5. Programe correos electrónicos automatizados

Si es un principiante en marketing por correo electrónico, probablemente se esté preguntando cuánto tiempo y esfuerzo requieren todas estas configuraciones. Afortunadamente, las plataformas de automatización de correo electrónico hacen que estos procesos sean pan comido.

Además de los correos electrónicos transaccionales que requieren un servidor SMTP para funcionar correctamente, puede configurar flujos de trabajo de automatización para ahorrar tiempo de ida y vuelta. Por ejemplo, cuando se realiza el registro, puede automatizar una secuencia con dos correos electrónicos en fechas específicas para nutrir a su audiencia antes del evento.

Estos son los principales beneficios de la automatización del correo electrónico para sus resultados de marketing:

Muchas plataformas como Moosend ofrecen recetas preparadas para liberar sus manos y permitirle encontrar soluciones rápidas para los diferentes tipos de automatización que le gustaría crear, como campañas de seguimiento del comportamiento y nutrición de clientes potenciales en pasos simples.

6. Analiza métricas clave

No puede crear una estrategia eficaz de marketing por correo electrónico para eventos sin realizar un seguimiento de las métricas de correo electrónico más críticas. Veámoslos:

• tasas de gasto
• Tasas de clics (CTR)
• Tarifas de clic para abrir
• Medidas de conversión
• Quejas de spam
• Tasas de rebote

Es esencial informar sobre estas métricas regularmente para ver qué funciona y qué debe mejorarse con el tiempo. Vigile de cerca esos datos y combínelos con información de plataformas adicionales, como su solución CRM y Google Analytics, para llegar a conclusiones más seguras.

Además, herramientas como los mapas de clics te ayudarán a diseñar mejores campañas y a darte cuenta de qué patrones funcionan mejor para tu audiencia.

7. Pruebe sus campañas

Las pruebas A/B son una valiosa herramienta de marketing que lo ayuda a elegir la versión más efectiva de un elemento de correo electrónico y enviarlo a la mayoría de sus suscriptores. De esta manera, comprenderá más sobre su comportamiento y aumentará el rendimiento de su correo electrónico simultáneamente.

Estas tácticas lo ayudarán a aprender más sobre su audiencia y lo que esperan de su marca y mejorar sus esfuerzos de promoción con el tiempo. Uno de los elementos más importantes para probar es su línea de asunto: experimente con diferentes versiones y vea cuál llama más la atención para futuras referencias.

Tipos de campañas de correo electrónico para la promoción de eventos y ejemplos

Veamos qué campañas de correo electrónico puede configurar como parte de la planificación de su evento para aumentar las inscripciones:

1. Invitación al evento

Esta es la primera campaña de correo electrónico de esta serie, un anuncio que tiene los detalles del evento principal y un botón de llamada a la acción (CTA) de registro. La línea de asunto debe invitar a aumentar las tasas de apertura y lograr que los suscriptores se interesen genuinamente en su evento.

Finalmente, es aconsejable prestar atención al diseño del correo electrónico para atraer a la audiencia adecuada. Agregue una imagen o un video que muestre las vibraciones de su evento para mostrarles qué esperar. Consulte este ejemplo de Willo para obtener una mejor comprensión:

Línea de asunto: Estás invitado...

¿Necesita inspiración para diseñar un hermoso correo electrónico de invitación a un evento? Lea nuestra guía completa y prepárese para brillar.

2. Campaña orientada a la conversión

Si desea aumentar su asistencia y garantizar un evento de casa llena, también puede dar algunos incentivos a los que no abrieron o a las personas que abrieron las primeras campañas pero se saltaron el registro. Por ejemplo, puedes ofrecerles un descuento por tiempo limitado o extender la oferta de reserva anticipada.

Si no puede dar incentivos monetarios, cree campañas dedicadas con contenido adicional como testimonios o una breve descripción de los presentadores, seguida de los beneficios que obtendrán si se unen.

Así es como Tough Mudder presentó su descuento:

Línea de asunto: Dé rienda suelta a su aventura

3. Campaña de confirmación de eventos

Los correos electrónicos de confirmación tienen como objetivo asegurar a los suscriptores que se ha completado una acción que tomaron. Por ejemplo, debe configurar un correo electrónico transaccional para las personas que se registraron para el evento y se unieron a su lista de correo electrónico para confirmar sus acciones.

Además, tenga en cuenta que estos correos electrónicos desencadenados reciben altas tasas de apertura. Puede aprovechar al máximo esta tendencia para mostrar otras actividades o productos que le gustaría promocionar en el acto.

Este es un ejemplo de una invitación a un seminario web de Moosend:

4. Campaña de correo electrónico previa al evento

¿Quieres dar a los futuros asistentes un adelanto de su próximo evento? Luego comparta un video corto, imágenes de eventos anteriores u otros elementos que los hagan esperar con ansias. También puede revelar más sobre su agenda para aumentar su entusiasmo .

Además, es aconsejable configurar un correo electrónico de recordatorio con un temporizador de cuenta regresiva para avisarles unos días antes del evento. Teniendo en cuenta lo ocupadas que están nuestras vidas, esto es esencial para todo tipo de eventos. Aquí hay un ejemplo de una de las marcas más notables: Apple:

Línea de asunto: Conferencia mundial de desarrolladores de Apple 2022

5. Correo electrónico posterior al evento

Finalmente, puede crear una campaña de correo electrónico de seguimiento para expresar su gratitud a los asistentes y compartir los aspectos más destacados de su evento o grabaciones. También puede informarles sobre sus próximas actividades si cree que las encontrarán relevantes.

Si desea que realicen una acción específica después del evento, menciónelo dentro de la campaña con la llamada a la acción adecuada para aumentar sus tasas de conversión. Mira este fantástico ejemplo de correo electrónico de Maze:

Línea de asunto: ¡Las grabaciones de Disco Conf '22 ya están disponibles!

la comida para llevar

En pocas palabras, si desea promocionar su próximo evento físico, en línea o híbrido como un profesional, debe obtener marketing por correo electrónico en el juego lo antes posible. Cree diferentes campañas de correo electrónico para nutrir a su audiencia antes del gran día.

En general, es una herramienta eficaz con un alcance sobresaliente que puede capitalizar fácilmente con el tiempo. Es fácil de administrar y brinda a los especialistas en marketing un territorio creativo para comunicarse con clientes actuales y potenciales a un precio decente.

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Preguntas frecuentes sobre marketing por correo electrónico para eventos

Antes de terminar esta guía, daremos algunas respuestas rápidas a algunas de las preguntas más frecuentes sobre el marketing por correo electrónico de eventos:

1. ¿Qué es el email marketing para eventos?

Es el proceso de promocionar un evento a través de correos electrónicos a los posibles asistentes, incluidas las campañas de correo electrónico de invitación, fomento de clientes potenciales y confirmación.

2. ¿Cómo comercializa un evento a través del correo electrónico?

Comience con un correo electrónico de invitación y continúe con correos electrónicos informativos y de apoyo, seguido de una campaña previa al evento para recordar a los asistentes o a las personas que le gustaría convertir.

3. ¿Cuántos correos electrónicos debe enviar antes de un evento?

Puede enviar cinco tipos de campañas de correo electrónico: 1) Anuncio, 2) confirmación, 3) nutrición de clientes potenciales, 4) teaser y 5) correo electrónico de recordatorio.

4. ¿Cuál es la mejor manera de comercializar un evento?

Algunas sugerencias incluyen cargarlo en las redes sociales, crear una página de inicio dedicada, crear formularios de registro en el sitio web y enviar series de campañas de correo electrónico relevantes.