Marketing por e-mail para eventos: melhores práticas e exemplos [2023]

Muitas empresas organizam eventos para aumentar o reconhecimento da marca, promover novos produtos/serviços e construir relacionamentos sólidos com os clientes. A pandemia provocou um aumento nos eventos online, mas com o fim gradual das restrições, as organizações começaram a colocar os eventos híbridos e presenciais de volta à pauta.

Como você pode garantir que seu evento futuro se transforme em um sucesso de “casa cheia”? Uma das formas mais seguras de conseguir isso é introduzindo o e-mail marketing para eventos em sua estratégia. E como até 2023 o número de e-mails enviados e recebidos diariamente chegará a 347,3 bilhões, usar esse canal acessível é um acéfalo para alcançar seu público e aumentar o engajamento.

Este guia mostrará como criar campanhas eficazes de marketing por e-mail para eventos para aumentar seus registros. Siga nossas dicas para tornar esses acontecimentos dignos de serem lembrados!

Quais são os benefícios do e-mail marketing para eventos?

Então, por que os profissionais de marketing devem utilizar campanhas de e-mail para comercializar seus eventos com sucesso? Vamos ver:

Aumentar Presença

Uma das vantagens mais profundas de incluir e-mails em sua estratégia de marketing de eventos é aumentar as inscrições e as vendas de ingressos. Isso é ainda mais importante se você pretende aumentar seu ROI diretamente por meio desses eventos.

Você pode iniciar certas práticas, como adicionar um botão RSVP ou um programa de referência para se beneficiar do marketing boca a boca. Além disso, muitas empresas oferecem incentivos, como descontos antecipados, para permitir que os assinantes interessados ​​compareçam.

Construir Emoção

Se você deseja que os assinantes fiquem ansiosos pelo seu evento, envie pequenos teasers com destaques para começar a alimentá-los. Por exemplo, envie um pequeno vídeo apresentando os palestrantes principais ou compartilhe fotos de eventos anteriores.

No entanto, você deve usar essa tática de marketing por e-mail com moderação para evitar sobrecarregar seus participantes e assinantes, especialmente se estiver enviando simultaneamente e-mails promocionais adicionais para uma finalidade diferente. Isso pode aumentar suas taxas de spam e prejudicar a reputação de sua marca ao longo do tempo.

Compartilhar informação

Além de compartilhar conteúdo interessante, ter uma estratégia de marketing por e-mail também permitirá que você envie e-mails de confirmação e outras informações valiosas aos assinantes, incluindo e-mails transacionais acionados quando eles concluem uma ação específica.

Portanto, esses e-mails acionados permitirão que você compartilhe informações mais práticas, como itens de cobrança, lembretes pré-evento, localização etc.

Alimente seu público

Por fim, essas campanhas de e-mail entram no balde de sua estratégia de marketing holística, principalmente se você estiver operando no setor de SaaS, onde as jornadas do cliente são longas e complexas. Essas campanhas de eventos podem aumentar seus leads e mostrar mais sua marca.

Além disso, você pode nutrir assinantes que se inscrevem em um evento específico com conteúdo relevante para movê-los no funil. Por exemplo, se alguém se inscreve em um webinar para saber mais sobre um novo recurso, mas ainda não é um cliente, esta é a oportunidade perfeita para convertê-lo.

7 melhores práticas de e-mail marketing para eventos

Se você é um novato neste território de marketing, veja como criar uma estratégia eficaz de marketing por e-mail para eventos que permita hospedar um evento de sucesso:

1. Escolha uma plataforma de marketing por e-mail

Se você ainda não possui uma ferramenta de marketing por e-mail para agilizar seus esforços de campanha, é hora de fazer alguma pesquisa. Serviços como Moosend ou Mailchimp marcam todas as caixas necessárias para promover seu próximo evento como um profissional. Para encontrar o ajuste perfeito para o seu negócio, procure estes recursos:

• Modelos de e-mail e um editor de arrastar e soltar
• automação de marketing
• gerenciamento de audiência
• Preços flexíveis e escalabilidade
• Alta capacidade de entrega
• Capacidade de resposta móvel
• Ferramentas de análise e relatórios
• Teste A/B

Leia cada página de produto e preço para descobrir qual completa sua pilha de marketing existente. Também é aconselhável verificar suas integrações para criar um processo robusto de marketing por e-mail para eventos e aumentar suas taxas de conversão.

Você pode aumentar gradualmente suas listas de e-mail usando formulários de inscrição em seu site ou lindas páginas de destino. É obrigatório obter o opt-in do assinante antes de enviá-lo para evitar o recebimento de relatórios de spam.

Você está procurando uma nova plataforma de e-mail? Leia nosso guia completo para descobrir algumas das melhores ferramentas do mercado!

2. Crie belas campanhas

Para promover seu evento com sucesso por e-mail, você deve criar campanhas difíceis de esquecer. Faça login na sua plataforma de marketing por e-mail, escolha um modelo de e-mail de evento e personalize-o com base nas suas necessidades de branding.

Por exemplo, você pode editar este modelo Moosend dedicado para mostrar sua marca ao mundo:

Obtê-lo agora!

Adicione belos visuais, GIFs autênticos ou vídeos curtos para torná-los mais interativos. Certifique-se de que os CTAs se destaquem do restante do texto para aumentar os registros.

Por fim, você pode colocar seus links de mídia social no rodapé do e-mail para nutrir os assinantes no restante de seus canais. Um botão de cancelamento de inscrição também é obrigatório para permitir que as pessoas desejem optar por não fazê-lo.

3. Escreva uma linha de assunto intrigante

Um dos elementos críticos que podem dinamizar suas taxas de abertura é a linha de assunto do e-mail. Praticamente, é o primeiro ativo de e-mail que os assinantes encontram quando abrem sua caixa de correio e deve fazer a diferença em comparação com o restante das mensagens de e-mail que recebemos diariamente.

No geral, a linha de assunto deve refletir o conteúdo do e-mail e ter um tom convidativo para chamar a atenção do assinante. Muitos acrescentam um senso de urgência para ativar o chamado FOMO (medo de perder) para motivar os leitores a abrir a campanha mais rapidamente.

Vamos ver algumas linhas de assunto de e-mail de evento para ajudá-lo:

• Últimas notícias! [Nome do evento] está aqui!
• Você vai adorar estar aqui. Aqui está o seu convite
• Último dia para obter seus ingressos antecipados
• Garanta já sua vaga! A oferta VIP para [Nome do evento] termina hoje.
• Junte-se ao show ao vivo com [Influenciador]

Você também pode adicionar um emoji para torná-lo mais divertido e usar campos personalizados para adicionar uma essência pessoal à sua campanha. Explicaremos mais na próxima seção.

Não tem certeza se sua linha de assunto é eficaz? Use nossa ferramenta de teste especial – Refine e otimize sua cópia para aumentar as taxas de abertura.

4. Envie Campanhas Personalizadas

O marketing personalizado deve estar no centro da estratégia de marketing de todas as empresas, pois os consumidores o valorizam muito. Ao receber conteúdo relevante para suas necessidades, eles sentirão mais confiança em sua marca e levarão suas mensagens mais a sério.

Assim, você pode começar adicionando o nome do destinatário na linha de assunto e a introdução do e-mail usando tags de personalização ou outros recursos que sua plataforma oferece. Mas não para por aí. A ferramenta de personalização definitiva para profissionais de marketing por e-mail é a segmentação de e-mail.

Com a segmentação, você pode criar subgrupos distintos de listas de emails chamados segmentos, adicionando assinantes com características compartilhadas. Por exemplo, você pode enviar conteúdo personalizado para membros VIP com mais incentivos ou enviar versões de e-mail para pessoas que já participaram de alguns de seus eventos e novos assinantes.

Resumindo, uma abordagem de segmentação bem-sucedida ajudará você a aumentar suas taxas de cliques e inscrições em eventos. Tudo o que você precisa é entender profundamente suas buyer personas para entregar a melhor versão de conteúdo para elas.

Aqui está um e-mail de convite de evento personalizado da DocuSign:

Assunto: Smiles Davis, você está convidado: Junte-se a nós no Dia da Terra

Fonte

5. Agendar e-mails automatizados

Se você é iniciante em marketing por e-mail, provavelmente está se perguntando quanto tempo e esforço todas essas configurações exigem. Felizmente, as plataformas de automação de e-mail tornam esses processos um pedaço do bolo.

Além de e-mails transacionais que exigem um servidor SMTP para funcionar corretamente, você pode configurar fluxos de trabalho de automação para economizar tempo de ida e volta. Por exemplo, quando acontecer o cadastro, você pode automatizar uma sequência com dois e-mails em datas específicas para nutrir seu público antes do evento.

Aqui estão os principais benefícios da automação de e-mail para seus resultados de marketing:

Muitas plataformas como Moosend oferecem receitas prontas para liberar suas mãos e permitir que você encontre soluções rápidas para diferentes tipos de automação que você gostaria de construir, como campanhas de nutrição de leads e rastreamento de comportamento em etapas simples.

6. Analise as principais métricas

Você não pode criar uma estratégia eficaz de marketing por e-mail para eventos sem acompanhar as métricas de e-mail mais críticas. Vamos vê-los:

• Οpen taxas
• Taxas de cliques (CTR)
• Taxas de clique para abrir
• Taxas de conversão
• Reclamações de spam
• Taxas de rejeição

É essencial relatar essas métricas regularmente para ver o que funciona e o que precisa ser melhorado ao longo do tempo. Fique de olho nesses dados e combine-os com informações de plataformas adicionais, como sua solução de CRM e Google Analytics, para chegar a conclusões mais seguras.

Além disso, ferramentas como mapas de cliques ajudarão você a criar campanhas melhores e perceber quais padrões funcionam melhor para seu público.

7. Teste suas campanhas

O Teste A/B é uma valiosa ferramenta de marketing que ajuda você a escolher a versão mais eficaz de um elemento de e-mail e enviá-lo para a maioria de seus assinantes. Dessa forma, você entende mais sobre o comportamento deles e aumenta o desempenho do seu e-mail simultaneamente.

Essas táticas ajudarão você a aprender mais sobre seu público e o que eles esperam de sua marca e a melhorar seus esforços promocionais ao longo do tempo. Um dos elementos mais importantes para testar é sua linha de assunto – experimente diferentes versões e veja qual delas chama mais atenção para referência futura.

Tipos de campanha de e-mail para promoção de eventos e exemplos

Vamos ver quais campanhas de e-mail você pode configurar como parte do planejamento do seu evento para aumentar as inscrições:

1. Convite para evento

Esta é a primeira campanha de e-mail desta série, um anúncio que contém os detalhes do evento principal e um botão de chamada para ação (CTA) de registro. A linha de assunto deve ser convidativa para aumentar as taxas de abertura e obter assinantes genuinamente interessados ​​em seu evento.

Finalmente, é aconselhável prestar atenção ao design do e-mail para atrair o público certo. Adicione um visual ou vídeo que mostre as vibrações do seu evento para mostrar a eles o que esperar. Confira este exemplo de Willo para entender melhor:

Assunto: Você está convidado…

Precisa de inspiração para criar um belo e-mail de convite para evento? Leia nosso guia completo e prepare-se para brilhar.

2. Campanha orientada à conversão

Se quiser dinamizar a sua presença e garantir um evento de casa cheia, também pode dar alguns incentivos a quem não abriu ou a pessoas que abriram as primeiras campanhas mas não se inscreveram. Por exemplo, você pode oferecer a eles um desconto por tempo limitado ou estender a oferta antecipada.

Se você não pode dar incentivos monetários, crie campanhas dedicadas com conteúdo adicional, como depoimentos ou uma breve descrição dos apresentadores, seguida dos benefícios que eles colherão se aderirem.

Veja como Tough Mudder introduziu seu desconto:

Assunto: Liberte sua aventura

3. Campanha de Confirmação do Evento

Os e-mails de confirmação visam assegurar aos assinantes que uma ação realizada por eles foi concluída. Por exemplo, você deve configurar um e-mail transacional para as pessoas que se inscreveram no evento e se juntaram à sua lista de e-mail para confirmar suas ações.

Além disso, lembre-se de que esses e-mails acionados recebem altas taxas de abertura. Você pode aproveitar ao máximo essa tendência para mostrar algumas outras atividades ou produtos que gostaria de promover no local.

Aqui está um exemplo de um convite para webinar Moosend:

4. Campanha de e-mail pré-evento

Você quer dar aos futuros participantes uma prévia do próximo evento? Em seguida, compartilhe um pequeno vídeo, imagens de eventos anteriores ou outros elementos que os farão esperar ansiosamente. Você também pode revelar mais sobre sua agenda para aumentar o entusiasmo deles .

Além disso, é aconselhável definir um e-mail de lembrete com uma contagem regressiva para avisá-los alguns dias antes do evento. Considerando o quão ocupadas são nossas vidas, isso é essencial para todos os tipos de eventos. Aqui está um exemplo de uma das marcas mais notáveis ​​– a Apple:

Assunto: Apple Worldwide Developers Conference 2022

5. E-mail pós-evento

Por fim, você pode criar uma campanha de e-mail de acompanhamento para expressar gratidão aos participantes e compartilhar os destaques de seu evento ou gravações. Você também pode informá-los sobre suas próximas atividades se acreditar que eles as acharão relevantes.

Se você deseja que eles realizem uma ação específica após o evento, mencione-a dentro da campanha com o CTA apropriado para aumentar suas taxas de conversão. Veja este fantástico exemplo de e-mail da Maze:

Subject Line: As gravações do Disco Conf '22 já estão disponíveis!

Os Takeaways

Resumindo, se você deseja promover seu próximo evento físico, online ou híbrido como um profissional, deve obter o marketing por e-mail no jogo o mais rápido possível. Crie diferentes campanhas de e-mail para nutrir seu público antes do grande dia.

No geral, é uma ferramenta eficaz com excelente alcance que você pode aproveitar facilmente ao longo do tempo. É fácil de gerenciar e oferece aos profissionais de marketing um território criativo para se comunicar com clientes e clientes em potencial por um preço decente.

Você está procurando uma solução de email marketing escalável com todos os recursos necessários para promover seus eventos? Inscreva-se em uma conta Moosend e experimente nossos ativos gratuitamente!

Perguntas frequentes sobre marketing por e-mail para eventos

Antes de terminarmos este guia, daremos algumas respostas rápidas para algumas das perguntas mais frequentes sobre email marketing para eventos:

1. O que é e-mail marketing para eventos?

É o processo de promoção de um evento por meio de e-mails para participantes em potencial, incluindo convites, nutrição de leads e campanhas de e-mail de confirmação.

2. Como você comercializa um evento por e-mail?

Comece com um e-mail de convite e continue com e-mails estimulantes e informativos, seguidos por uma campanha pré-evento para lembrar os participantes ou pessoas que você gostaria de converter.

3. Quantos e-mails você deve enviar antes de um evento?

Você pode enviar cinco tipos de campanha de e-mail: 1) Anúncio, 2) confirmação, 3) nutrição de leads, 4) teaser e 5) e-mail de lembrete.

4. Qual é a melhor forma de comercializar um evento?

Algumas sugestões incluem carregá-lo nas mídias sociais, criar uma página de destino dedicada, criar formulários de inscrição no site e enviar séries de campanhas de e-mail relevantes.