Marketing par e-mail pour les événements : meilleures pratiques et exemples [2023]

De nombreuses entreprises organisent des événements pour accroître la notoriété de leur marque, promouvoir de nouveaux produits/services et établir de solides relations avec leurs clients. La pandémie a provoqué une augmentation des événements en ligne, mais avec la fin progressive des restrictions, les organisations ont commencé à remettre les événements hybrides et en personne à l'ordre du jour.

Comment pouvez-vous vous assurer que votre futur événement se transformera en un succès « full house » ? L'un des moyens les plus sûrs d'y parvenir consiste à introduire le marketing par e-mail pour les événements dans votre stratégie. Et puisque d'ici 2023 le nombre d'e-mails envoyés et reçus quotidiennement atteindra 347,3 milliards, utiliser ce canal accessible est une évidence pour toucher votre audience et booster l'engagement.

Ce guide vous montrera comment créer des campagnes de marketing par e-mail événementielles efficaces pour augmenter vos inscriptions. Suivez nos conseils pour que ces événements soient mémorables !

Quels sont les avantages du marketing par e-mail pour les événements ?

Alors, pourquoi les spécialistes du marketing devraient-ils utiliser des campagnes par e-mail pour commercialiser leurs événements avec succès ? Voyons voir:

Augmenter la fréquentation

L'un des avantages les plus importants de l'inclusion des e-mails dans votre stratégie de marketing événementiel est l'augmentation des inscriptions et des ventes de billets. Ceci est encore plus important si vous souhaitez augmenter votre retour sur investissement directement via ces événements.

Vous pouvez initier certaines pratiques, telles que l'ajout d'un bouton RSVP ou d'un programme de parrainage pour bénéficier du marketing de bouche à oreille. De plus, de nombreuses entreprises offrent des incitations telles que des remises pour les lève-tôt pour inciter les abonnés intéressés à y assister.

Construire l'excitation

Si vous voulez que les abonnés attendent votre événement avec impatience, vous pouvez envoyer de petits teasers avec des faits saillants pour commencer à les nourrir. Par exemple, envoyez une courte vidéo présentant les orateurs principaux ou partagez des photos d'événements précédents.

Cependant, vous devez utiliser cette tactique de marketing par e-mail avec modération pour éviter de submerger vos participants et abonnés, surtout si vous envoyez simultanément des e-mails promotionnels supplémentaires dans un but différent. Cela pourrait augmenter vos taux de spam et nuire à la réputation de votre marque au fil du temps.

Partager l'information

Outre le partage de contenu passionnant, la mise en place d'une stratégie de marketing par e-mail vous permettra également d'envoyer des e-mails de confirmation et d'autres informations précieuses aux abonnés, y compris des e-mails transactionnels déclenchés lorsqu'ils effectuent une action spécifique.

Par conséquent, ces e-mails déclenchés vous permettront de partager des informations plus pratiques, telles que les éléments de facturation, les rappels avant l'événement, la localisation, etc.

Nourrissez votre public

Enfin, ces campagnes par e-mail entrent dans le seau de votre stratégie marketing holistique, principalement si vous opérez dans le secteur SaaS où les parcours clients sont longs et complexes. Ces campagnes événementielles peuvent augmenter vos prospects et mettre davantage en valeur votre marque.

De plus, vous pouvez nourrir les abonnés qui s'inscrivent à un événement spécifique avec un contenu pertinent pour les faire descendre dans l'entonnoir. Par exemple, si quelqu'un s'abonne à un webinaire pour en savoir plus sur une nouvelle fonctionnalité mais qu'il n'est pas encore client, c'est l'occasion idéale de le convertir.

7 meilleures pratiques de marketing par e-mail pour les événements

Si vous êtes novice dans ce domaine marketing, voici comment créer une stratégie efficace de marketing par e-mail événementiel qui vous permet d'organiser un événement réussi :

1. Choisissez une plateforme de marketing par e-mail

Si vous ne disposez pas déjà d'un outil de marketing par e-mail pour rationaliser vos efforts de campagne, il est temps de faire des recherches. Des services comme Moosend ou Mailchimp cochent toutes les cases dont vous avez besoin pour promouvoir votre prochain événement comme un pro. Pour trouver la solution idéale pour votre entreprise, recherchez ces fonctionnalités :

• Modèles d'e-mails et éditeur par glisser-déposer
• Automatisation du marketing
• Gestion du public
• Tarification flexible et évolutivité
• Haute délivrabilité
• Réactivité mobile
• Outils d'analyse et de reporting
• Test A/B

Lisez chaque page de produit et de tarification pour trouver ce qui complète votre pile marketing existante. Il est également judicieux de vérifier leurs intégrations pour créer un processus de marketing par e-mail événementiel robuste et augmenter vos taux de conversion.

Vous pouvez développer progressivement vos listes de diffusion à l'aide de formulaires d'inscription sur votre site Web ou de belles pages de destination. Il est obligatoire d'obtenir l'opt-in de l'abonné avant de l'envoyer pour éviter de recevoir des rapports de spam.

Vous êtes à la recherche d'une nouvelle plateforme de messagerie ? Lisez notre guide complet pour découvrir certains des meilleurs outils du marché !

2. Concevoir de belles campagnes

Pour promouvoir votre événement avec succès par e-mail, vous devez créer des campagnes difficiles à oublier. Connectez-vous à votre plateforme de marketing par e-mail, choisissez un modèle d'e-mail d'événement et personnalisez-le en fonction de vos besoins en matière de marque.

Par exemple, vous pouvez modifier ce modèle Moosend dédié pour présenter votre marque au monde :

Obtenez le maintenant!

Ajoutez de beaux visuels, des GIF authentiques ou de courtes vidéos pour les rendre plus interactifs. Assurez-vous que les CTA se démarquent du reste du texte pour booster les inscriptions.

Enfin, vous pouvez placer vos liens de médias sociaux dans le pied de page de l'e-mail pour nourrir les abonnés via le reste de vos canaux. Un bouton de désinscription est également indispensable pour permettre aux personnes de souhaiter se désinscrire.

3. Écrivez une ligne d'objet intrigante

L'un des éléments critiques qui peuvent faire pivoter vos taux d'ouverture est la ligne d'objet de l'e-mail. Pratiquement, c'est le premier e-mail que les abonnés rencontrent lorsqu'ils ouvrent leur boîte aux lettres, et cela devrait faire la différence par rapport au reste des e-mails que nous recevons quotidiennement.

Dans l'ensemble, la ligne d'objet doit refléter le contenu de l'e-mail et avoir un ton invitant pour attirer l'attention de l'abonné. Beaucoup ajoutent un sentiment d'urgence pour activer le soi-disant FOMO (fear of missing out) pour motiver les lecteurs à ouvrir la campagne plus rapidement.

Voyons quelques lignes d'objet d'e-mail d'événement pour vous aider :

• Dernières nouvelles! [Nom de l'événement] est arrivé !
• Vous adorerez être ici. Voici votre invitation
• Dernier jour pour obtenir vos billets lève-tôt
• Sécurisez votre place maintenant! L'offre VIP pour [Nom de l'événement] se termine aujourd'hui.
• Rejoignez le spectacle en direct avec [Influencer]

Vous pouvez également ajouter un emoji pour le rendre plus amusant et utiliser des champs personnalisés pour ajouter une essence personnelle à votre campagne. Nous en expliquerons plus dans la section suivante.

Vous ne savez pas si votre ligne d'objet est efficace ? Utilisez notre outil de test spécial - Affinez et optimisez votre copie pour augmenter les taux d'ouverture.

4. Envoyez des campagnes personnalisées

Le marketing personnalisé devrait être au cœur de la stratégie marketing de chaque entreprise, car les consommateurs l'apprécient grandement. En recevant du contenu adapté à leurs besoins, ils auront davantage confiance en votre marque et prendront vos messages plus au sérieux.

Ainsi, vous pouvez commencer par ajouter le nom du destinataire sur la ligne d'objet et l'introduction de l'e-mail à l'aide de balises de personnalisation ou d'autres fonctionnalités proposées par votre plateforme. Mais cela ne s'arrête pas là. L'outil de personnalisation ultime pour les spécialistes du marketing par e-mail est la segmentation des e-mails.

Avec la segmentation, vous pouvez créer des sous-groupes de listes de diffusion distincts appelés segments, en ajoutant des abonnés avec des caractéristiques communes. Par exemple, vous pouvez envoyer du contenu personnalisé aux membres VIP avec plus d'incitations ou envoyer des versions par e-mail aux personnes à qui nous avons déjà assisté à certains de vos événements et aux nouveaux abonnés.

En un mot, une approche de segmentation réussie vous aidera à augmenter vos taux de clics et vos inscriptions aux événements. Tout ce dont vous avez besoin est de comprendre vos acheteurs en profondeur pour leur fournir la meilleure version de contenu.

Voici un e-mail d'invitation à un événement personnalisé envoyé par DocuSign :

Objet : Smiles Davis, vous êtes invité : rejoignez-nous le Jour de la Terre

La source

5. Planifiez des e-mails automatisés

Si vous êtes un débutant en marketing par e-mail, vous vous demandez probablement combien de temps et d'efforts tous ces paramètres nécessitent. Heureusement, les plates-formes d'automatisation des e-mails font de ces processus une partie du gâteau.

Outre les e-mails transactionnels qui nécessitent un serveur SMTP pour fonctionner correctement, vous pouvez mettre en place des workflows d'automatisation pour gagner du temps dans les allers-retours. Par exemple, lors de l'inscription, vous pouvez automatiser une séquence avec deux e-mails à des dates spécifiques pour nourrir votre public avant l'événement.

Voici les principaux avantages de l'automatisation des e-mails pour vos résultats marketing :

De nombreuses plates-formes comme Moosend proposent des recettes toutes faites pour vous libérer les mains et vous permettre de trouver des solutions rapides pour différents types d'automatisation que vous souhaitez créer, telles que des campagnes de maturation de prospects et de suivi du comportement en quelques étapes simples.

6. Analyser les indicateurs clés

Vous ne pouvez pas élaborer une stratégie efficace de marketing par e-mail événementiel sans suivre les métriques les plus critiques des e-mails. Voyons-les :

• Taux d'ouverture
• Taux de clics (CTR)
• Taux d'ouverture en un clic
• Taux de conversion
• Plaintes pour spam
• Taux de rebond

Il est essentiel de rendre compte régulièrement de ces mesures pour voir ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré au fil du temps. Gardez un œil attentif sur ces données et combinez-les avec des informations provenant de plates-formes supplémentaires telles que votre solution CRM et Google Analytics pour tirer des conclusions plus sûres.

De plus, des outils tels que les cartes de clics vous aideront à concevoir de meilleures campagnes et à déterminer quels modèles fonctionnent le mieux pour votre public.

7. Testez vos campagnes

L'A/B Testing est un outil marketing précieux qui vous aide à choisir la version la plus efficace d'un élément d'e-mail et à l'envoyer à la plupart de vos abonnés. De cette façon, vous comprenez mieux leur comportement et améliorez simultanément les performances de votre messagerie.

Ces tactiques vous aideront à en savoir plus sur votre public et sur ce qu'il attend de votre marque et à améliorer vos efforts promotionnels au fil du temps. L'un des éléments les plus importants à tester est votre ligne d'objet - expérimentez différentes versions et voyez laquelle reçoit le plus d'attention pour référence future.

Types de campagnes par e-mail pour la promotion d'événements et exemples

Voyons quelles campagnes par e-mail vous pouvez mettre en place dans le cadre de la planification de votre événement pour augmenter les inscriptions :

1. Invitation à l'événement

Il s'agit de la première campagne par e-mail de cette série, une annonce contenant les principaux détails de l'événement et un bouton d'appel à l'action (CTA) d'inscription. La ligne d'objet doit être invitante à augmenter les taux d'ouverture et à intéresser véritablement les abonnés à votre événement.

Enfin, il est sage de prêter attention à la conception de l'e-mail pour attirer le bon public. Ajoutez un visuel ou une vidéo qui met en valeur l'ambiance de votre événement pour leur montrer à quoi s'attendre. Vérifiez cet exemple de Willo pour mieux comprendre :

Objet : Vous êtes invité…

Besoin d'inspiration pour concevoir un magnifique e-mail d'invitation à un événement ? Lisez notre guide complet et préparez-vous à briller.

2. Campagne orientée conversion

Si vous souhaitez augmenter votre fréquentation et assurer un événement complet, vous pouvez également offrir des incitations aux non-ouvreurs ou aux personnes qui ont ouvert les premières campagnes mais qui ont sauté l'inscription. Par exemple, vous pouvez leur offrir une réduction pour une durée limitée ou prolonger l'offre de réservation anticipée.

Si vous ne pouvez pas donner d'incitations monétaires, créez des campagnes dédiées avec du contenu supplémentaire comme des témoignages ou une brève description des présentateurs, suivis des avantages qu'ils retireront s'ils rejoignent.

Voici comment Tough Mudder a introduit sa remise :

Ligne d'objet : Libérez votre aventure

3. Campagne de confirmation d'événement

Les e-mails de confirmation visent à rassurer les abonnés sur le fait qu'une action qu'ils ont entreprise a été effectuée. Par exemple, vous devez configurer un e-mail transactionnel pour les personnes qui se sont inscrites à l'événement et ont rejoint votre liste de diffusion pour confirmer leurs actions.

De plus, gardez à l'esprit que ces e-mails déclenchés reçoivent des taux d'ouverture élevés. Vous pouvez profiter de cette tendance pour présenter d'autres activités ou produits que vous aimeriez promouvoir sur place.

Voici un exemple d'invitation à un webinaire Moosend :

4. Campagne d'e-mails pré-événement

Vous souhaitez donner aux futurs participants un aperçu de leur prochain événement ? Partagez ensuite une courte vidéo, des visuels d'événements précédents ou d'autres éléments qui les feront attendre avec impatience. Vous pouvez également en dire plus sur votre agenda pour développer leur enthousiasme .

De plus, il est sage de définir un e-mail de rappel avec un compte à rebours pour les pousser quelques jours avant l'événement. Considérant à quel point nos vies sont occupées, cela est essentiel pour tous les types d'événements. Voici un exemple de l'une des marques les plus remarquables - Apple :

Objet : Conférence mondiale des développeurs Apple 2022

5. E-mail post-événement

Enfin, vous pouvez créer une campagne d'e-mails de suivi pour exprimer votre gratitude aux participants et partager les moments forts de votre événement ou de vos enregistrements. Vous pouvez également les informer de vos activités à venir si vous pensez qu'ils les trouveront pertinentes.

Si vous souhaitez qu'ils prennent une action spécifique après l'événement, mentionnez-le dans la campagne avec le CTA approprié pour augmenter vos taux de conversion. Regardez ce fantastique exemple d'e-mail de Maze :

Objet : Les enregistrements de Disco Conf '22 sont maintenant disponibles !

Les plats à emporter

En un mot, si vous souhaitez promouvoir votre prochain événement physique, en ligne ou hybride comme un pro, vous devriez intégrer le marketing par e-mail dans le jeu dès que possible. Créez différentes campagnes d'e-mails pour nourrir votre audience avant le grand jour.

Dans l'ensemble, c'est un outil efficace avec une portée exceptionnelle sur laquelle vous pouvez facilement capitaliser au fil du temps. Il est facile à gérer et offre aux spécialistes du marketing un territoire créatif pour communiquer avec les clients et les prospects à un prix décent.

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FAQ sur le marketing par e-mail pour les événements

Avant de terminer ce guide, nous donnerons quelques réponses rapides à certaines des questions les plus fréquemment posées concernant le marketing par e-mail événementiel :

1. Qu'est-ce que l'email marketing pour les événements ?

Il s'agit du processus de promotion d'un événement par e-mails aux participants potentiels, y compris des campagnes d'invitation, de développement de prospects et de confirmation par e-mail.

2. Comment commercialisez-vous un événement par e-mail ?

Commencez par un e-mail d'invitation et continuez avec des e-mails de soutien et d'information, suivis d'une campagne pré-événement pour rappeler aux participants ou aux personnes que vous souhaitez convertir.

3. Combien d'e-mails devez-vous envoyer avant un événement ?

Vous pouvez envoyer cinq types de campagnes par e-mail : 1) Annonce, 2) Confirmation, 3) Lead nurturing, 4) Teaser et 5) E-mail de rappel.

4. Quelle est la meilleure façon de commercialiser un événement ?

Certaines suggestions incluent le téléchargement sur les réseaux sociaux, la création d'une page de destination dédiée, la création de formulaires d'inscription au site Web et l'envoi de séries de campagnes par e-mail pertinentes.