Marketing e-mailowy na potrzeby wydarzeń: najlepsze praktyki i przykłady [2023]

Wiele firm organizuje wydarzenia, aby zwiększyć świadomość marki, promować nowe produkty/usługi i budować trwałe relacje z klientami. Pandemia spowodowała wzrost liczby wydarzeń online, ale wraz ze stopniowym wygasaniem ograniczeń organizacje zaczęły ponownie umieszczać w programie wydarzenia hybrydowe i osobiste.

Jak możesz zapewnić, że Twoje przyszłe wydarzenie zakończy się sukcesem „full house”? Jednym z najbezpieczniejszych sposobów na osiągnięcie tego celu jest wprowadzenie do swojej strategii marketingu e-mailowego dotyczącego wydarzeń . A ponieważ do 2023 roku liczba e-maili wysyłanych i odbieranych dziennie osiągnie 347,3 miliarda, korzystanie z tego dostępnego kanału jest proste, aby dotrzeć do odbiorców i zwiększyć zaangażowanie.

Z tego przewodnika dowiesz się, jak tworzyć skuteczne kampanie e-mail marketingowe związane z wydarzeniami, aby zwiększyć liczbę rejestracji. Postępuj zgodnie z naszymi wskazówkami, aby te wydarzenia były warte zapamiętania!

Jakie są zalety marketingu e-mailowego w przypadku wydarzeń?

Dlaczego więc marketerzy powinni wykorzystywać kampanie e-mailowe do skutecznego promowania swoich wydarzeń? Zobaczmy:

Zwiększ frekwencję

Jedną z największych zalet włączenia e-maili do strategii marketingu wydarzeń jest zwiększenie liczby rejestracji i sprzedaży biletów. Jest to jeszcze ważniejsze, jeśli chcesz zwiększyć zwrot z inwestycji bezpośrednio poprzez te wydarzenia.

Możesz zainicjować określone praktyki, takie jak dodanie przycisku RSVP lub programu rekomendacji, aby skorzystać z marketingu szeptanego. Co więcej, wiele firm oferuje zachęty, takie jak zniżki dla wczesnych ptaków, aby zachęcić zainteresowanych subskrybentów do uczestnictwa.

Buduj emocje

Jeśli chcesz, aby subskrybenci nie mogli się doczekać Twojego wydarzenia, możesz wysłać małe zwiastuny z najciekawszymi wydarzeniami, aby zacząć ich pielęgnować. Na przykład wyślij krótki film przedstawiający głównych prelegentów lub udostępnij zdjęcia z poprzednich wydarzeń.

Należy jednak stosować tę taktykę marketingu e-mailowego z umiarem, aby uniknąć przytłoczenia uczestników i subskrybentów, zwłaszcza jeśli jednocześnie wysyłasz dodatkowe e-maile promocyjne w innym celu. Może to z czasem zwiększyć wskaźniki spamu i zaszkodzić reputacji Twojej marki.

Dzielić informacje

Oprócz udostępniania ekscytujących treści, posiadanie strategii marketingu e-mailowego umożliwi Ci również wysyłanie e-maili potwierdzających i innych cennych informacji do subskrybentów, w tym e-maili transakcyjnych uruchamianych po wykonaniu przez nich określonej akcji.

Dlatego te wyzwalane e-maile pozwolą Ci udostępniać bardziej praktyczne informacje, takie jak pozycje rozliczeniowe, przypomnienia przed wydarzeniem, lokalizacja itp.

Pielęgnuj swoją publiczność

Wreszcie, te kampanie e-mailowe wchodzą w zakres holistycznej strategii marketingowej, zwłaszcza jeśli działasz w branży SaaS, w której podróże klientów są długie i złożone. Te kampanie wydarzeń mogą zwiększyć liczbę potencjalnych klientów i lepiej zaprezentować Twoją markę.

Co więcej, możesz wspierać subskrybentów, którzy zapiszą się na określone wydarzenie, z odpowiednią treścią, aby przenieść ich w dół ścieżki. Na przykład, jeśli ktoś zapisze się na seminarium internetowe, aby dowiedzieć się więcej o nowej funkcji, ale nie jest jeszcze klientem, jest to idealna okazja, aby go nawrócić.

7 najlepszych praktyk e-mail marketingu w przypadku wydarzeń

Jeśli jesteś nowicjuszem w tym obszarze marketingu, oto jak zbudować skuteczną strategię e-mail marketingu wydarzeń, która pozwoli zorganizować udane wydarzenie:

1. Wybierz platformę e-mail marketingu

Jeśli nie masz jeszcze narzędzia do marketingu e-mailowego, które usprawniłoby Twoje kampanie, nadszedł czas, aby przeprowadzić badania. Usługi takie jak Moosend lub Mailchimp sprawdzają wszystkie pola, których potrzebujesz, aby promować swoje następne wydarzenie jak profesjonalista. Aby znaleźć idealne rozwiązanie dla swojej firmy, poszukaj tych funkcji:

• Szablony wiadomości e-mail i edytor typu „przeciągnij i upuść”.
• Automatyzacja marketingu
• Zarządzanie widownią
• Elastyczne ceny i skalowalność
• Wysoka dostarczalność
• Responsywność mobilna
• Narzędzia analityczne i raportujące
• Testy A/B

Przeczytaj każdą stronę produktu i cennika, aby dowiedzieć się, która uzupełnia Twój istniejący pakiet marketingowy. Warto również sprawdzić ich integracje, aby stworzyć solidny proces e-mail marketingu wydarzeń i zwiększyć współczynniki konwersji.

Możesz stopniowo powiększać swoje listy e-mailowe za pomocą formularzy rejestracyjnych na swojej stronie internetowej lub pięknych stron docelowych. Obowiązkowe jest uzyskanie zgody subskrybenta przed wysłaniem go pocztą, aby uniknąć otrzymywania raportów o spamie.

Szukasz nowej platformy e-mail? Przeczytaj nasz obszerny przewodnik, aby odkryć jedne z najlepszych narzędzi na rynku!

2. Projektuj piękne kampanie

Aby skutecznie promować swoje wydarzenie za pośrednictwem poczty e-mail, powinieneś tworzyć kampanie, o których trudno zapomnieć. Zaloguj się do swojej platformy e-mail marketingu, wybierz szablon e-maila dotyczącego wydarzenia i dostosuj go do swoich potrzeb związanych z brandingiem.

Na przykład możesz edytować ten dedykowany szablon Moosend, aby zaprezentować światu swoją markę:

Zdobądź to teraz!

Dodaj piękne efekty wizualne, autentyczne pliki GIF lub krótkie filmy, aby uczynić je bardziej interaktywnymi. Upewnij się, że wezwania do działania wyróżniają się na tle reszty tekstu, aby zwiększyć liczbę rejestracji.

Na koniec możesz umieścić linki do mediów społecznościowych w stopce wiadomości e-mail, aby wspierać subskrybentów w pozostałych kanałach. Przycisk rezygnacji z subskrypcji jest również niezbędny, aby umożliwić ludziom rezygnację z tego.

3. Napisz intrygujący temat

Jednym z krytycznych elementów, które mogą zmienić współczynniki otwarć, jest temat wiadomości e-mail. W praktyce jest to pierwszy zasób wiadomości e-mail, na który napotykają subskrybenci, gdy otwierają swoją skrzynkę pocztową, i powinno to mieć znaczenie w porównaniu z resztą wiadomości e-mail, które otrzymujemy codziennie.

Ogólnie rzecz biorąc, temat powinien odzwierciedlać treść wiadomości e-mail i mieć zachęcający ton, aby przyciągnąć uwagę subskrybenta. Wielu dodaje poczucie pilności , aby aktywować tzw. FOMO (strach przed przegapieniem), aby zmotywować czytelników do szybszego otwarcia kampanii.

Przyjrzyjmy się tematom e-maili z wydarzeniami, które mogą Ci w tym pomóc:

• Z ostatniej chwili! [Nazwa wydarzenia] już jest!
• Pokochasz tu być. Oto twoje zaproszenie
• Ostatni dzień na zdobycie biletów w przedsprzedaży
• Zabezpiecz swoje miejsce już teraz! Oferta VIP dla [Nazwa wydarzenia] kończy się dzisiaj.
• Dołącz do programu na żywo z [Influencer]

Możesz także dodać emoji, aby uczynić ją bardziej zabawną, i użyć niestandardowych pól, aby dodać osobistą esencję do swojej kampanii. Wyjaśnimy więcej w następnej sekcji.

Nie jesteś pewien, czy Twój temat jest skuteczny? Skorzystaj z naszego specjalnego narzędzia do testowania – Udoskonal i zoptymalizuj swoją kopię, aby zwiększyć współczynnik otwarć.

4. Wysyłaj spersonalizowane kampanie

Spersonalizowany marketing powinien być podstawą strategii marketingowej każdej firmy, ponieważ konsumenci bardzo go cenią. Otrzymując treści odpowiadające ich potrzebom, nabiorą większego zaufania do Twojej marki i poważniej potraktują Twoje wiadomości.

W ten sposób możesz zacząć od dodania imienia odbiorcy w temacie i wstępu e-maila za pomocą tagów personalizacyjnych lub innych funkcji oferowanych przez Twoją platformę. Ale to nie koniec. Najlepszym narzędziem do personalizacji dla marketerów e-mailowych jest segmentacja e-maili.

Dzięki segmentacji możesz tworzyć odrębne podgrupy list e-mailowych zwane segmentami, dodając subskrybentów o wspólnych cechach. Na przykład możesz wysyłać dostosowane treści do członków VIP z większą ilością zachęt lub wysyłać wersje e-mail do osób, które już uczestniczyły w niektórych Twoich wydarzeniach i nowych subskrybentów.

Krótko mówiąc, udane podejście do segmentacji pomoże Ci zwiększyć współczynniki klikalności i liczbę rejestracji na wydarzenia. Wszystko, czego potrzebujesz, to dogłębne zrozumienie osobowości kupujących, aby dostarczyć im najlepszą wersję treści.

Oto spersonalizowany e-mail z zaproszeniem na wydarzenie od DocuSign:

Temat: Smiles Davis, zapraszamy: Dołącz do nas w Dniu Ziemi

Źródło

5. Zaplanuj automatyczne e-maile

Jeśli jesteś początkującym e-mail marketingiem, prawdopodobnie zastanawiasz się, ile czasu i wysiłku wymagają wszystkie te ustawienia. Na szczęście platformy automatyzacji poczty e-mail sprawiają, że te procesy to bułka z masłem.

Oprócz e-maili transakcyjnych, które wymagają prawidłowego działania serwera SMTP, możesz skonfigurować automatyczne przepływy pracy, aby zaoszczędzić czas. Na przykład, kiedy następuje rejestracja, możesz zautomatyzować sekwencję dwóch e-maili w określonych terminach, aby zadbać o odbiorców przed wydarzeniem.

Oto główne zalety automatyzacji poczty e-mail dla wyników marketingowych:

Wiele platform, takich jak Moosend, oferuje gotowe przepisy, które uwolnią Twoje ręce i umożliwią znalezienie szybkich rozwiązań dla różnych rodzajów automatyzacji, które chcesz zbudować, takich jak kampanie lead nurturing i śledzące zachowanie w prostych krokach.

6. Analizuj kluczowe wskaźniki

Nie można zbudować skutecznej strategii marketingu e-mailowego związanego z wydarzeniami bez śledzenia najbardziej krytycznych wskaźników e-maili. Zobaczmy je:

• Οpen stawki
• Współczynniki klikalności (CTR)
• Stawki „kliknij, aby otworzyć”.
• Współczynniki przeliczeniowe
• Reklamacje dotyczące spamu
• Współczynniki odrzuceń

Regularne raportowanie tych wskaźników jest niezbędne, aby zobaczyć, co działa, a co wymaga poprawy w miarę upływu czasu. Uważnie obserwuj te dane i łącz je z informacjami z dodatkowych platform, takich jak Twoje rozwiązanie CRM i Google Analytics, aby wyciągać bezpieczniejsze wnioski.

Co więcej, narzędzia takie jak mapy kliknięć pomogą Ci zaprojektować lepsze kampanie i zorientować się, jakie wzorce najlepiej sprawdzają się u Twoich odbiorców.

7. Przetestuj swoje kampanie

Testy A/B to cenne narzędzie marketingowe, które pomaga wybrać bardziej efektywną wersję elementu wiadomości e-mail i wysłać ją do większości subskrybentów. W ten sposób lepiej zrozumiesz ich zachowanie i jednocześnie zwiększysz wydajność poczty e-mail.

Te taktyki pomogą Ci dowiedzieć się więcej o odbiorcach i ich oczekiwaniach wobec Twojej marki, a także z czasem udoskonalić działania promocyjne. Jednym z najważniejszych elementów do przetestowania jest temat – poeksperymentuj z różnymi wersjami i zobacz, która z nich przyciągnie więcej uwagi, do wykorzystania w przyszłości.

Typy kampanii e-mailowych do promocji wydarzeń i przykłady

Zobaczmy, jakie kampanie e-mailowe możesz skonfigurować w ramach planowania wydarzenia, aby zwiększyć liczbę rejestracji:

1. Zaproszenie na wydarzenie

To pierwsza kampania e-mailowa z tej serii, ogłoszenie, które zawiera szczegóły głównego wydarzenia i przycisk wezwania do działania (CTA). Temat powinien zachęcać do zwiększenia współczynnika otwarć i wzbudzenia prawdziwego zainteresowania subskrybentów wydarzeniem.

Na koniec warto zwrócić uwagę na projekt wiadomości e-mail, aby przyciągnąć odpowiednich odbiorców. Dodaj grafikę lub wideo, które zaprezentują atmosferę Twojego wydarzenia, aby pokazać im, czego mogą się spodziewać. Sprawdź ten przykład z Willo, aby lepiej zrozumieć:

Temat: Jesteś zaproszony…

Potrzebujesz inspiracji do zaprojektowania pięknego e-maila z zaproszeniem na wydarzenie? Przeczytaj nasz obszerny przewodnik i przygotuj się, by zabłysnąć.

2. Kampania nastawiona na konwersję

Jeśli chcesz zwiększyć frekwencję i zapewnić pełne przyjęcie wydarzenia, możesz również dać zachęty osobom, które nie otworzyły lub otworzyły pierwsze kampanie, ale pominęły rejestrację. Na przykład możesz zaoferować im zniżkę przez ograniczony czas lub przedłużyć ofertę wczesnego ptaka.

Jeśli nie możesz oferować zachęt finansowych, utwórz dedykowane kampanie z dodatkową treścią, taką jak referencje lub krótki opis prezenterów, a następnie korzyści, jakie odniosą, jeśli dołączą.

Oto jak Tough Mudder wprowadził swoją zniżkę:

Temat: Uwolnij swoją przygodę

3. Kampania potwierdzająca wydarzenie

E-maile z potwierdzeniem mają na celu zapewnienie subskrybentów, że podjęte przez nich działania zostały zakończone. Na przykład powinieneś skonfigurować e-mail transakcyjny dla osób, które zarejestrowały się na wydarzenie i dołączyły do ​​Twojej listy e-mailowej, aby potwierdzić swoje działania.

Ponadto pamiętaj, że te wyzwalane e-maile mają wysokie współczynniki otwarć. Możesz w pełni wykorzystać ten trend, aby od razu zaprezentować inne działania lub produkty, które chcesz promować.

Oto przykład zaproszenia na webinar Moosend:

4. Kampania e-mailowa przed wydarzeniem

Czy chcesz dać przyszłym uczestnikom zajawkę nadchodzącego wydarzenia? Następnie udostępnij krótki film, wizualizacje z poprzednich wydarzeń lub inne elementy, które sprawią, że będą na to czekać. Możesz też ujawnić więcej informacji o swoim programie, aby zwiększyć ich entuzjazm .

Ponadto dobrze jest ustawić wiadomość e-mail z przypomnieniem z minutnikiem, aby zachęcić ich na kilka dni przed wydarzeniem. Biorąc pod uwagę, jak pracowite jest nasze życie, jest to niezbędne dla wszystkich typów wydarzeń. Oto przykład jednej z najbardziej znanych marek – Apple:

Temat: Apple Worldwide Developers Conference 2022

5. E-mail po wydarzeniu

Na koniec możesz utworzyć kolejną kampanię e-mailową, aby wyrazić wdzięczność uczestnikom i podzielić się najważniejszymi wydarzeniami lub nagraniami. Możesz także poinformować ich o nadchodzących działaniach, jeśli uważasz, że uznają je za istotne.

Jeśli chcesz, aby po zdarzeniu podjęli określone działanie, wspomnij o tym w kampanii z odpowiednim CTA, aby zwiększyć współczynniki konwersji. Spójrz na ten fantastyczny przykład e-maila od Maze:

Subject Line: Nagrania Disco Conf '22 są już dostępne!

Dania na wynos

Krótko mówiąc, jeśli chcesz promować swoje następne wydarzenie fizyczne, online lub hybrydowe jak profesjonalista, powinieneś jak najszybciej wprowadzić marketing e-mailowy do gry. Twórz różne kampanie e-mailowe, aby pielęgnować odbiorców przed wielkim dniem.

Ogólnie rzecz biorąc, jest to skuteczne narzędzie o wyjątkowym zasięgu, które można z łatwością wykorzystać w miarę upływu czasu. Jest łatwy w zarządzaniu i zapewnia marketerom kreatywne terytorium do komunikowania się z klientami i potencjalnymi klientami za przyzwoitą cenę.

Szukasz skalowalnego rozwiązania do e-mail marketingu ze wszystkimi funkcjami potrzebnymi do promowania Twoich wydarzeń? Załóż konto Moosend i eksperymentuj z naszymi zasobami za darmo!

Często zadawane pytania dotyczące marketingu e-mailowego dotyczącego wydarzeń

Zanim skończymy ten przewodnik, udzielimy kilku szybkich odpowiedzi na niektóre z najczęściej zadawanych pytań dotyczących marketingu e-mailowego związanego z wydarzeniami:

1. Czym jest e-mail marketing w przypadku wydarzeń?

Jest to proces promowania wydarzenia za pośrednictwem wiadomości e-mail wśród potencjalnych uczestników, w tym zaproszenia, opieka nad potencjalnymi klientami i kampanie e-mail z potwierdzeniem.

2. Jak promować wydarzenie przez e-mail?

Rozpocznij od e-maila z zaproszeniem i kontynuuj poprzez pielęgnujące i informacyjne e-maile, a następnie rozpocznij kampanię przed wydarzeniem, aby przypomnieć uczestnikom lub osobom, które chcesz nawrócić.

3. Ile e-maili należy wysłać przed wydarzeniem?

Możesz wysłać pięć rodzajów kampanii e-mailowych: 1) Ogłoszenie, 2) Potwierdzenie, 3) Pielęgnacja leadów, 4) Zapowiedź i 5) E-mail z przypomnieniem.

4. Jaki jest najlepszy sposób promowania wydarzenia?

Niektóre sugestie obejmują przesyłanie go do mediów społecznościowych, tworzenie dedykowanej strony docelowej, budowanie formularzy rejestracji w witrynie i wysyłanie odpowiednich serii kampanii e-mailowych.