E-Mail-Marketing für Events: Best Practices & Beispiele [2023]

Viele Unternehmen organisieren Veranstaltungen, um die Markenbekanntheit zu steigern, neue Produkte/Dienstleistungen zu bewerben und solide Kundenbeziehungen aufzubauen. Die Pandemie hat zu einer Zunahme von Online-Veranstaltungen geführt, aber mit dem allmählichen Ende der Beschränkungen haben Organisationen begonnen, hybride und persönliche Veranstaltungen wieder auf die Tagesordnung zu setzen.

Wie stellen Sie sicher, dass Ihre zukünftige Veranstaltung ein voller Erfolg wird? Eine der sichersten Möglichkeiten, dies zu erreichen, ist die Einführung von E-Mail-Marketing für Veranstaltungen in Ihre Strategie. Und da bis 2023 die Anzahl der täglich gesendeten und empfangenen E-Mails 347,3 Milliarden erreichen wird, ist die Nutzung dieses barrierefreien Kanals ein Kinderspiel, um Ihr Publikum zu erreichen und das Engagement zu steigern.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie effektive E-Mail-Marketingkampagnen für Veranstaltungen erstellen, um Ihre Registrierungen zu steigern. Befolgen Sie unsere Tipps, um diese Ereignisse unvergesslich zu machen!

Was sind die Vorteile von E-Mail-Marketing für Events?

Warum also sollten Vermarkter E-Mail-Kampagnen nutzen, um ihre Veranstaltungen erfolgreich zu vermarkten? Mal schauen:

Erhöhen Sie die Anwesenheit

Einer der größten Vorteile der Einbeziehung von E-Mails in Ihre Event-Marketingstrategie ist die Steigerung von Registrierungen und Ticketverkäufen. Dies ist umso wichtiger, wenn Sie Ihren ROI direkt durch diese Ereignisse steigern möchten.

Sie können bestimmte Praktiken initiieren, z. B. das Hinzufügen einer RSVP-Schaltfläche oder eines Empfehlungsprogramms, um vom Mundpropaganda-Marketing zu profitieren. Darüber hinaus bieten viele Unternehmen Anreize wie Frühbucherrabatte, um interessierten Abonnenten eine Teilnahme zu ermöglichen.

Bauen Sie Aufregung auf

Wenn Sie möchten, dass sich Ihre Abonnenten auf Ihr Event freuen, können Sie kleine Teaser mit Highlights senden, um sie zu pflegen. Senden Sie beispielsweise ein kurzes Video, in dem Hauptredner vorgestellt werden, oder teilen Sie Fotos von früheren Veranstaltungen.

Sie sollten diese E-Mail-Marketing-Taktik jedoch in Maßen anwenden, um Ihre Teilnehmer und Abonnenten nicht zu überfordern , insbesondere wenn Sie gleichzeitig zusätzliche Werbe-E-Mails für einen anderen Zweck versenden. Dies könnte Ihre Spam-Raten erhöhen und Ihren Markenruf im Laufe der Zeit schädigen.

Information teilen

Abgesehen davon, dass Sie aufregende Inhalte teilen, können Sie mit einer E-Mail-Marketingstrategie auch Bestätigungs-E-Mails und andere wertvolle Informationen an Abonnenten senden, einschließlich Transaktions-E-Mails, die ausgelöst werden, wenn sie eine bestimmte Aktion abschließen.

Daher können Sie mit diesen getriggerten E-Mails praktischere Informationen wie Rechnungsposten, Erinnerungen vor der Veranstaltung, Standort usw. teilen.

Pflegen Sie Ihr Publikum

Schließlich kommen diese E-Mail-Kampagnen in den Eimer Ihrer ganzheitlichen Marketingstrategie, vor allem, wenn Sie in der SaaS-Branche tätig sind, in der die Customer Journeys lang und komplex sind. Diese Event-Kampagnen können Ihre Leads steigern und Ihre Marke besser präsentieren.

Darüber hinaus können Sie Abonnenten, die sich für eine bestimmte Veranstaltung mit relevanten Inhalten anmelden, fördern, um sie durch den Trichter zu bewegen. Wenn beispielsweise jemand ein Webinar abonniert, um mehr über eine neue Funktion zu erfahren, aber noch kein Kunde ist, ist dies die perfekte Gelegenheit, ihn zu konvertieren.

7 Best Practices für E-Mail-Marketing für Events

Wenn Sie ein Neuling in diesem Marketinggebiet sind, können Sie wie folgt eine effektive Event-E-Mail-Marketingstrategie entwickeln, mit der Sie ein erfolgreiches Event veranstalten können:

1. Wählen Sie eine E-Mail-Marketing-Plattform aus

Wenn Sie noch kein E-Mail-Marketing-Tool haben, um Ihre Kampagnenbemühungen zu optimieren, ist es an der Zeit, etwas zu recherchieren. Dienste wie Moosend oder Mailchimp kreuzen alle Kästchen an, die Sie benötigen, um Ihr nächstes Event wie ein Profi zu promoten. Um die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, suchen Sie nach diesen Merkmalen:

• E-Mail-Vorlagen und ein Drag-and-Drop-Editor
• Marketing-Automatisierung
• Zielgruppenverwaltung
• Flexible Preisgestaltung und Skalierbarkeit
• Hohe Lieferfähigkeit
• Mobile Reaktionsfähigkeit
• Analyse- und Reporting-Tools
• A/B-Tests

Lesen Sie jede Produkt- und Preisseite, um herauszufinden, welche Ihren bestehenden Marketing-Stack vervollständigt. Es ist auch ratsam, ihre Integrationen zu überprüfen, um einen robusten Event-E-Mail-Marketingprozess zu erstellen und Ihre Konversionsraten zu steigern.

Sie können Ihre E-Mail-Listen schrittweise erweitern, indem Sie Anmeldeformulare auf Ihrer Website oder schöne Zielseiten verwenden. Es ist zwingend erforderlich, das Opt-in des Abonnenten einzuholen, bevor Sie ihn per E-Mail versenden, um den Erhalt von Spam-Berichten zu vermeiden.

Suchen Sie eine neue E-Mail-Plattform? Lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden, um einige der besten Tools auf dem Markt zu entdecken!

2. Entwerfen Sie ansprechende Kampagnen

Um Ihre Veranstaltung erfolgreich per E-Mail zu bewerben, sollten Sie Kampagnen erstellen, die schwer zu vergessen sind. Melden Sie sich bei Ihrer E-Mail-Marketing-Plattform an, wählen Sie eine Event-E-Mail-Vorlage aus und passen Sie sie an Ihre Branding-Anforderungen an.

Sie können beispielsweise diese spezielle Moosend-Vorlage bearbeiten, um Ihre Marke der Welt zu präsentieren:

Hol es dir jetzt!

Fügen Sie wunderschöne visuelle Elemente, authentische GIFs oder kurze Videos hinzu, um sie interaktiver zu gestalten. Stellen Sie sicher, dass sich die CTAs vom Rest des Textes abheben, um Registrierungen zu fördern.

Schließlich können Sie Ihre Social-Media-Links in der E-Mail-Fußzeile platzieren, um Abonnenten über den Rest Ihrer Kanäle zu pflegen. Ein Abmelde-Button ist ebenfalls ein Muss, damit die Leute sich abmelden möchten.

3. Schreiben Sie eine faszinierende Betreffzeile

Eines der kritischen Elemente, die Ihre Öffnungsraten beeinflussen können, ist die E-Mail-Betreffzeile. Praktisch ist es das erste, auf das Abonnenten von E-Mail-Assets stoßen, wenn sie ihre Mailbox öffnen, und es sollte einen Unterschied machen im Vergleich zu den anderen E-Mail-Nachrichten, die wir täglich erhalten.

Insgesamt sollte die Betreffzeile den Inhalt der E-Mail widerspiegeln und einen einladenden Ton haben, um die Aufmerksamkeit des Abonnenten zu gewinnen. Viele fügen ein Gefühl der Dringlichkeit hinzu , um das sogenannte FOMO (Angst vor dem Verpassen) zu aktivieren, um die Leser zu motivieren, die Kampagne schneller zu öffnen.

Sehen wir uns einige Betreffzeilen für Event-E-Mails an, um Ihnen zu helfen:

• Aktuelle Nachrichten! [Name der Veranstaltung] ist da!
• Sie werden es lieben, hier zu sein. Hier ist Ihre Einladung
• Letzter Tag, um Ihre Frühbuchertickets zu erhalten
• Sichern Sie sich jetzt Ihren Platz! Das VIP-Angebot für [Name des Events] endet heute.
• Nehmen Sie an der Live-Show mit [Influencer] teil

Sie können auch ein Emoji hinzufügen, um es lustiger zu machen, und benutzerdefinierte Felder verwenden, um Ihrer Kampagne eine persönliche Essenz hinzuzufügen. Wir erklären mehr im nächsten Abschnitt.

Sie sind sich nicht sicher, ob Ihre Betreffzeile effektiv ist? Nutzen Sie unser spezielles Testtool – Verfeinern und optimieren Sie Ihre Texte, um die Öffnungsraten zu steigern.

4. Senden Sie personalisierte Kampagnen

Personalisiertes Marketing sollte im Mittelpunkt der Marketingstrategie jedes Unternehmens stehen, da die Verbraucher es sehr schätzen. Wenn sie Inhalte erhalten, die für ihre Bedürfnisse relevant sind, werden sie Ihrer Marke mehr vertrauen und Ihre Botschaften ernster nehmen.

Daher können Sie damit beginnen, den Namen des Empfängers in die Betreffzeile und die E-Mail-Einleitung mit Personalisierungs-Tags oder anderen Funktionen, die Ihre Plattform bietet, hinzuzufügen. Aber es hört hier nicht auf. Das ultimative Personalisierungstool für E-Mail-Marketer ist die E-Mail-Segmentierung.

Mit der Segmentierung können Sie verschiedene E-Mail-Listen-Untergruppen, sogenannte Segmente, erstellen und Abonnenten mit gemeinsamen Merkmalen hinzufügen. Sie können beispielsweise maßgeschneiderte Inhalte mit mehr Anreizen an VIP-Mitglieder senden oder E-Mail-Versionen an Personen senden, die bereits an einigen Ihrer Veranstaltungen teilgenommen haben, und an neue Abonnenten.

Kurz gesagt, ein erfolgreicher Segmentierungsansatz wird Ihnen helfen, Ihre Klickraten und Veranstaltungsregistrierungen zu steigern. Alles, was Sie brauchen, ist, Ihre Käuferpersönlichkeiten gründlich zu verstehen, um ihnen die beste Inhaltsversion zu liefern.

Hier ist eine personalisierte Event-Einladungs-E-Mail von DocuSign:

Betreffzeile: Smiles Davis, Sie sind eingeladen: Besuchen Sie uns am Tag der Erde

Quelle

5. Planen Sie automatisierte E-Mails

Wenn Sie ein E-Mail-Marketing-Anfänger sind, fragen Sie sich wahrscheinlich, wie viel Zeit und Mühe all diese Einstellungen erfordern. Glücklicherweise machen E-Mail-Automatisierungsplattformen diese Prozesse zu einem Kinderspiel.

Abgesehen von Transaktions-E-Mails, die einen SMTP-Server erfordern, um ordnungsgemäß zu funktionieren, können Sie Automatisierungs-Workflows einrichten, um Zeit für das Hin und Her zu sparen. Bei der Registrierung können Sie beispielsweise eine Sequenz mit zwei E-Mails an bestimmten Daten automatisieren, um Ihr Publikum vor der Veranstaltung zu pflegen.

Hier sind die Hauptvorteile der E-Mail-Automatisierung für Ihre Marketingergebnisse:

Viele Plattformen wie Moosend bieten vorgefertigte Rezepte, mit denen Sie Ihre Hände frei haben und in einfachen Schritten schnelle Lösungen für verschiedene Arten von Automatisierungen finden können, die Sie erstellen möchten, z. B. Lead-Pflege- und Verhaltensverfolgungskampagnen.

6. Analysieren Sie Schlüsselmetriken

Sie können keine effektive Event-E-Mail-Marketingstrategie entwickeln, ohne die wichtigsten E-Mail-Metriken im Auge zu behalten. Sehen wir sie uns an:

• Οpen-Preise
• Klickraten (CTR)
• Click-to-Open-Raten
• Umrechnungskurse
• Spam-Beschwerden
• Absprungraten

Es ist wichtig, regelmäßig über diese Metriken zu berichten, um zu sehen, was funktioniert und was im Laufe der Zeit verbessert werden muss. Behalten Sie diese Daten genau im Auge und kombinieren Sie sie mit Informationen von zusätzlichen Plattformen wie Ihrer CRM-Lösung und Google Analytics, um sicherere Schlussfolgerungen zu ziehen.

Darüber hinaus helfen Ihnen Tools wie Click Maps, bessere Kampagnen zu entwerfen und zu erkennen, welche Muster für Ihr Publikum am besten funktionieren.

7. Testen Sie Ihre Kampagnen

A/B-Tests sind ein wertvolles Marketinginstrument, mit dem Sie die effektivere Version eines E-Mail-Elements auswählen und an die meisten Ihrer Abonnenten senden können. Auf diese Weise verstehen Sie mehr über ihr Verhalten und steigern gleichzeitig Ihre E-Mail-Performance.

Diese Taktiken helfen Ihnen dabei, mehr über Ihr Publikum und dessen Erwartungen an Ihre Marke zu erfahren und Ihre Werbemaßnahmen im Laufe der Zeit zu verbessern. Eines der wichtigsten zu testenden Elemente ist Ihre Betreffzeile – experimentieren Sie mit verschiedenen Versionen und sehen Sie, welche mehr Aufmerksamkeit für zukünftige Referenzen erhält.

E-Mail-Kampagnentypen für Event-Promotion & Beispiele

Sehen wir uns an, welche E-Mail-Kampagnen Sie im Rahmen Ihrer Veranstaltungsplanung einrichten können, um die Anzahl der Anmeldungen zu erhöhen:

1. Veranstaltungseinladung

Dies ist die erste E-Mail-Kampagne dieser Serie, eine Ankündigung mit den wichtigsten Veranstaltungsdetails und einem Call-to-Action-Button (CTA) für die Registrierung. Die Betreffzeile sollte dazu einladen, die Öffnungsraten zu erhöhen und das Interesse der Abonnenten an Ihrer Veranstaltung zu wecken.

Schließlich ist es ratsam, auf das E-Mail-Design zu achten, um das richtige Publikum anzusprechen. Fügen Sie ein Bild oder Video hinzu, das Ihre Veranstaltungsstimmung zeigt, um ihnen zu zeigen, was sie erwartet. Schauen Sie sich dieses Beispiel von Willo an, um ein besseres Verständnis zu bekommen:

Betreffzeile: Sie sind eingeladen…

Brauchen Sie Inspiration, um eine schöne Einladungs-E-Mail für eine Veranstaltung zu entwerfen? Lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden und machen Sie sich bereit zu glänzen.

2. Conversion-orientierte Kampagne

Wenn Sie Ihre Besucherzahl steigern und ein volles Haus sicherstellen möchten, können Sie auch Nicht-Eröffnern oder Personen, die die ersten Kampagnen eröffnet, aber die Registrierung übersprungen haben, einige Anreize geben. Sie können ihnen zum Beispiel einen zeitlich begrenzten Rabatt anbieten oder das Frühbucherangebot verlängern.

Wenn Sie keine monetären Anreize geben können, erstellen Sie spezielle Kampagnen mit zusätzlichen Inhalten wie Erfahrungsberichten oder einer kurzen Beschreibung der Moderatoren, gefolgt von den Vorteilen, die sie bei einer Teilnahme erhalten.

So hat Tough Mudder seinen Rabatt eingeführt:

Betreffzeile: Entfesseln Sie Ihr Abenteuer

3. Event-Bestätigungskampagne

Bestätigungs-E-Mails sollen den Abonnenten versichern, dass eine von ihnen durchgeführte Aktion abgeschlossen wurde. Beispielsweise sollten Sie eine Transaktions-E-Mail für Personen einrichten, die sich für die Veranstaltung registriert und Ihrer E-Mail-Liste hinzugefügt haben, um ihre Aktionen zu bestätigen.

Denken Sie außerdem daran, dass diese getriggerten E-Mails hohe Öffnungsraten aufweisen. Sie können diesen Trend optimal nutzen, um einige andere Aktivitäten oder Produkte zu präsentieren, die Sie vor Ort bewerben möchten.

Hier ist ein Beispiel einer Webinar-Einladung von Moosend:

4. E-Mail-Kampagne vor der Veranstaltung

Möchten Sie zukünftigen Teilnehmern einen kleinen Vorgeschmack auf ihre bevorstehende Veranstaltung geben? Teilen Sie dann ein kurzes Video, Bilder von früheren Veranstaltungen oder andere Elemente, die sie darauf freuen lassen. Sie können auch mehr über Ihre Agenda preisgeben, um ihre Begeisterung zu steigern .

Darüber hinaus ist es ratsam, eine Erinnerungs-E-Mail mit einem Countdown-Timer festzulegen, um sie einige Tage vor dem Ereignis anzustupsen. Wenn man bedenkt, wie beschäftigt unser Leben ist, ist dies für alle Arten von Veranstaltungen unerlässlich. Hier ist ein Beispiel von einer der bemerkenswertesten Marken – Apple:

Betreffzeile: Apple Worldwide Developers Conference 2022

5. E-Mail nach der Veranstaltung

Schließlich können Sie eine Follow-up-E-Mail-Kampagne erstellen, um den Teilnehmern Ihre Dankbarkeit auszudrücken und die Höhepunkte Ihrer Veranstaltung oder Aufzeichnungen zu teilen. Sie können sie auch über Ihre bevorstehenden Aktivitäten informieren, wenn Sie glauben, dass sie diese relevant finden.

Wenn Sie möchten, dass sie nach dem Ereignis eine bestimmte Aktion ausführen, erwähnen Sie dies in der Kampagne mit dem entsprechenden CTA, um Ihre Konversionsraten zu steigern. Schauen Sie sich dieses fantastische E-Mail-Beispiel von Maze an:

Subject Line: Disco Conf '22 Aufnahmen sind jetzt verfügbar!

Die Imbissbuden

Kurz gesagt, wenn Sie Ihr nächstes physisches, Online- oder Hybrid-Event wie ein Profi bewerben möchten, sollten Sie so schnell wie möglich E-Mail-Marketing in das Spiel integrieren. Erstellen Sie verschiedene E-Mail-Kampagnen, um Ihr Publikum vor dem großen Tag zu pflegen.

Insgesamt ist es ein effektives Tool mit hervorragender Reichweite, aus dem Sie im Laufe der Zeit leicht Kapital schlagen können. Es ist einfach zu verwalten und gibt Vermarktern ein kreatives Territorium, um mit Kunden und Interessenten zu einem angemessenen Preis zu kommunizieren.

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Häufig gestellte Fragen zum E-Mail-Marketing für Veranstaltungen

Bevor wir diesen Leitfaden beenden, geben wir einige schnelle Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen zum Event-E-Mail-Marketing:

1. Was ist E-Mail-Marketing für Events?

Es ist der Prozess der Bewerbung einer Veranstaltung per E-Mail an potenzielle Teilnehmer, einschließlich Einladung, Lead-Pflege und Bestätigungs-E-Mail-Kampagnen.

2. Wie vermarkten Sie eine Veranstaltung per E-Mail?

Beginnen Sie mit einer Einladungs-E-Mail und fahren Sie mit pflegenden und informativen E-Mails fort, gefolgt von einer Kampagne vor der Veranstaltung, um Teilnehmer oder Personen daran zu erinnern, dass Sie konvertieren möchten.

3. Wie viele E-Mails sollten Sie vor einer Veranstaltung versenden?

Sie können fünf Arten von E-Mail-Kampagnen versenden: 1) Ankündigung, 2) Bestätigung, 3) Lead-Pflege, 4) Teaser und 5) Erinnerungs-E-Mail.

4. Wie vermarktet man eine Veranstaltung am besten?

Einige Vorschläge umfassen das Hochladen in soziale Medien, das Erstellen einer speziellen Zielseite, das Erstellen von Website-Anmeldeformularen und das Versenden relevanter E-Mail-Kampagnenserien.