Estrategias y mejores prácticas de gestión de riesgos de TI

La tecnología de la información (TI) ya no es un departamento escondido con poco impacto en los asuntos cotidianos. Es un gran negocio que está involucrado en casi todos los sectores de la economía y, por lo tanto, conlleva algunos riesgos importantes. Siga leyendo para conocer la importancia de la gestión de riesgos de TI.

Desafíos únicos de TI

La TI (tecnología de la información) se ha integrado tanto en nuestra vida personal y profesional que toca casi todo lo que hacemos. Debido a su influencia expansiva, es fundamental hablar de gestión de riesgos en TI.

La gestión de proyectos de TI ofrece escenarios únicos y, por lo tanto, riesgos únicos. Por ejemplo, ¿pueden el hardware, el software, las aplicaciones y las integraciones mantenerse al día con la tecnología en constante cambio? Un contratiempo, limitación, riesgo, error o amenaza en TI puede afectar todas las facetas de un negocio. Para mitigar los resultados negativos, vale la pena investigar un software de administración de proyectos de TI que pueda ayudarlo a administrar los riesgos en TI y otros proyectos.

ProjectManager, por ejemplo, le permite planificar proyectos de TI con un diagrama de Gantt, un tablero kanban, una lista de tareas o una hoja, y luego puede realizar un seguimiento en tiempo real con nuestros paneles automatizados. Es ideal para realizar un seguimiento de los riesgos de TI, para que pueda responder rápidamente. ¡Pruébalo gratis!

Luego está el problema de encontrar a las personas adecuadas para abordar la gestión de riesgos de TI, aquellos con capacitación y experiencia en el espacio. Estas personas, idealmente dirigidas por un gerente de proyectos de TI, también deberán tener una buena ética de trabajo, para que sean confiables y se comprometan con sus responsabilidades.

Pasos para la gestión de riesgos de TI

La gestión de riesgos de TI es la aplicación de métodos de gestión de riesgos a la tecnología de la información para gestionar los riesgos inherentes a ese espacio. Hacer eso significa evaluar los riesgos comerciales asociados con el uso, propiedad, operación y adopción de TI en una organización. Siga estos pasos para gestionar el riesgo con confianza.

1. Identificar el riesgo

No puede prepararse para el riesgo sin averiguar primero, lo mejor que pueda, dónde y cuándo podría surgir. Por lo tanto, tanto el gerente como el equipo deben estar alerta para descubrir y reconocer cualquier riesgo, y luego detallarlos explicando cómo podrían afectar el proyecto y los resultados. Un método es utilizar una plantilla de evaluación de riesgos de TI.

2. Analizar el Riesgo

Una vez que haya identificado el riesgo, debe analizarlo y discernir si su impacto es grande, pequeño o mínimo. Además, ¿cuál sería el impacto de cada uno de los riesgos? Estudie el riesgo y cómo podría influir en el proyecto de varias maneras. Agregará estos hallazgos a su evaluación de riesgos.

3. Evaluar y clasificar el riesgo

Una vez que evalúe el impacto de los riesgos y los priorice, puede comenzar a desarrollar estrategias para controlarlos. Esto se hace entendiendo lo que el riesgo puede hacerle al proyecto, lo que determina la probabilidad de que ocurra y la magnitud de su impacto. Entonces puede decir que el riesgo debe abordarse o puede ignorarse sin criticar el proyecto en general. Nuevamente, estas clasificaciones se agregarían a su evaluación de riesgos.

4. Responder al Riesgo

Después de todo esto, si el riesgo se convierte en un problema real, entonces ya no estás en el ámbito teórico. Es hora de actuar. Esto es lo que se denomina planificación de respuesta al riesgo en la que usted toma sus riesgos de alta prioridad y decide cómo tratarlos o modificarlos para que se coloquen como una prioridad más baja. Aquí aplican estrategias de mitigación de riesgos, así como planes preventivos y de contingencia. Agregue estos enfoques a su evaluación de riesgos.

5. Supervisar y revisar el riesgo

Una vez que actúe, debe realizar un seguimiento y revisar el progreso de la mitigación del riesgo. Utilice su evaluación de riesgos para rastrear y monitorear cómo su equipo está lidiando con el riesgo para asegurarse de que nada se quede fuera o se olvide.

Estrategias de gestión de riesgos de TI

Las estrategias son una forma de proporcionar un enfoque estructurado para identificar, acceder y gestionar los riesgos. Proporcionan un proceso para actualizar y revisar periódicamente la evaluación en función de los cambios.

Aplicar salvaguardas

Esta es una estrategia de evitación, donde la empresa decide evitar el riesgo a toda costa y enfoca muchos recursos en ese fin. Si puede evitar el riesgo, entonces ya no es una amenaza para el proyecto. Sin embargo, hay un inconveniente en esto. Si evita el riesgo, también evita el potencial asociado de su retorno y oportunidad. Por lo tanto, es una decisión que no se debe tomar a la ligera.

Transferir el Riesgo

Esta es una estrategia de transferencia cuando la empresa transfiere el riesgo a otra entidad. Esta redistribución puede ser entre los miembros de la empresa, alguna entidad subcontratada o una póliza de seguro.

Reducir el impacto

Esta es una estrategia de mitigación, donde la empresa trabaja para reducir el impacto del riesgo a través de metodología, equipos o los recursos que tiene a su disposición. Puede implicar pequeños cambios, pero siempre debe ser un proceso y un plan.

Acepta el riesgo

Esta es una estrategia aceptable, en la que sabe que existe un riesgo y lo acepta, por lo que cuando ocurra y si ocurre, puede lidiar con él en ese momento. Esto a veces es inevitable, pero manejable si ha seguido los pasos de la plantilla de evaluación de riesgos de su proyecto.

Mejores prácticas para la gestión de riesgos de TI

Aquí hay seis mejores prácticas al administrar el riesgo en TI.

• Evalúe temprano y con frecuencia : no hay mejor momento para comenzar el proceso de gestión de riesgos que ahora, así que comience temprano. Recuerde que es un proceso y así continuará a lo largo del proyecto. Luego continúe monitoreando todo el tiempo. El riesgo nunca duerme.
• Liderar desde arriba: Un buen liderazgo es muchas cosas. Un aspecto es el desarrollo de una cultura de riesgo en la organización. Eso significa valorar los aportes de todos, creer en la importancia de reconocer el riesgo y mantener una actitud positiva sobre cómo responder.
• Comunicaciones: Tener un canal claro para comunicar el riesgo en toda la organización es fundamental para identificar y responder rápida y eficazmente al riesgo.
• Políticas sólidas: si aún no existe un proceso y un plan para enfrentar el riesgo, siempre estará un paso atrás. Esta es nuevamente la razón por la cual una evaluación de riesgos del proyecto es clave, pero también lo es comprender los roles y responsabilidades de todos en el equipo del proyecto, tener un plan de continuidad, etc.
• Involucrar a las partes interesadas: un gran recurso que a menudo se pasa por alto son las partes interesadas del proyecto, que tienen una perspectiva única y pueden proporcionar información sobre las áreas donde podría surgir el riesgo. Por lo tanto, involúcrelos durante todo el proceso, desde solicitar su participación con la plantilla de evaluación de riesgos y durante todo el transcurso del proyecto.
• Obtenga aprobaciones: en cada etapa de su gestión de riesgos, haga que las personas aprueben la estrategia, lo que incluye a las partes interesadas.

ProjectManager y Gestión de Riesgos

ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube, lo que significa que los datos ingresados ​​se actualizan inmediatamente, brindándole el indicador más preciso para medir el progreso de su proyecto y detectar cualquier problema antes de que se convierta en un riesgo.

Su plantilla de evaluación de riesgos se puede cargar en nuestro diagrama de Gantt en línea, donde los miembros del equipo pueden recibir asignaciones, comentar y recopilar documentos relacionados, todos los cuales se pueden adjuntar al riesgo.

El panel en tiempo real realiza un seguimiento de su progreso a través de una serie de métricas del proyecto. Y los informes se pueden filtrar para mostrar la información que desea y luego generar con un clic para presentar a las partes interesadas. Pruebe ProjectManager hoy con esta prueba gratuita de 30 días.

Video de capacitación sobre estrategias de gestión de riesgos de TI

ProjectManager es una gran herramienta, pero también es una biblioteca de gestión de proyectos. Tenemos toneladas de publicaciones de blog que hablan de todos los aspectos del campo y videos tutoriales para un enfoque más visual.

Mire a nuestra experta residente Jennifer Bridges, PMP, mientras explica las estrategias de gestión de TI y ofrece algunas de las mejores prácticas.

Aquí hay una captura de pantalla para su referencia.

¡Gracias por ver!

Transcripción

Hoy hablaremos de las mejores prácticas y estrategias de gestión de riesgos de TI. Entonces, en primer lugar, ¿por qué nos preocupamos por la TI, la tecnología de la información?

Bueno, hoy en día, la TI o la tecnología de la información está tan integrada en todo lo que hacemos. Toca casi todos los aspectos de nuestra vida y nuestro negocio.

Entonces, con TI vienen algunos desafíos únicos. Entonces, en primer lugar, la tecnología sigue cambiando. Entonces, tenemos que considerar si el hardware, el software, las aplicaciones y cualquier tipo de integración entre ellos pueden mantenerse al día.

También encontrar personas capacitadas y con la experiencia que necesitamos para todas las tecnologías cambiantes.

También encontrar personas con buena ética de trabajo y lo que eso significa es haber podido llegar a tiempo, hacer compromisos, cumplir con los plazos y hacer un seguimiento y cumplir con lo que se comprometieron.

También hay, en TI, porque toca los servicios financieros y muchos otros datos personales o datos de la empresa, tenemos que asegurarnos de que todo lo que hacemos cumpla con las nuevas regulaciones en curso.

Entonces, cuando hablamos de gestión de riesgos de TI, de lo que estamos hablando es de la aplicación de métodos de gestión de riesgos a la información y la tecnología para gestionar los riesgos asociados.

Básicamente, estamos evaluando el riesgo comercial asociado con el uso, la propiedad, la operación o la adaptación de TI en nuestra organización porque si poseemos ciertas tecnologías o las estamos ejecutando en ciertas plataformas o usándolas, tenemos que ser, nuevamente , de conformidad y existen algunos riesgos para aquellos.

¿Entonces cómo hacemos eso?

Entonces, aquí hay algunos pasos que son comunes para la gestión de riesgos de TI.

En primer lugar, necesitamos identificar los riesgos que conlleva el uso de nuestra TI.

Entonces, identificamos el riesgo, luego analizamos el riesgo. ¿Es esto un gran riesgo? ¿Es un poco de riesgo? Podría ser un riesgo pequeño, pero tener un gran impacto negativo, o podría ser un gran riesgo, pero si sucede, los impactos podrían ser mínimos, por lo que tenemos que evaluar y analizar eso.

Luego evaluamos y clasificamos esos riesgos y respondemos al riesgo y respondemos a ellos a través de las estrategias de mitigación.

Por lo tanto, monitoreamos y revisamos esos riesgos constantemente.

Entonces, aquí hay una estrategia. Entonces, la estrategia... Lo que pasa con el uso de estrategias es que proporciona un enfoque estructurado para identificar, evaluar y gestionar esos riesgos.

Las estrategias también proporcionan un proceso que usted actualiza periódicamente y revisa la evaluación en función de los cambios que ocurren en el proyecto, el medio ambiente, la economía, lo que sea.

Y luego, aquí hay estrategias comunes de gestión de riesgos de TI.

Entonces, en primer lugar, aplica salvaguardas. Es una evasión. Entonces, una empresa puede decidir: “Queremos evitar esos riesgos o estos riesgos a toda costa. Entonces, haga todo lo que tenga que hacer, ponga todas las estrategias en marcha para que podamos evitar esto”.

La segunda es transferir el riesgo. Eso es transferencia. Entonces, puede estar transfiriendo eso a otro grupo, otra organización, tal vez una compañía externa que pueda manejar eso mejor. Por lo tanto, puede ser un riesgo menor para quien sea que se transfiera.

Además, la mitigación es aquella en la que se reduce el impacto de ese riesgo. Haces todo, pones todos los procesos, metodologías, equipos, lo que sea para mitigarlo si sucede.

Y luego, el cuarto es que acepta el riesgo, sabe cuáles son los riesgos y luego lo acepta sin control ni mitigación. Simplemente dice: "Si esto sucede, vamos a seguir adelante y aceptarlo, vamos a lidiar con eso si ocurre".

Entonces, aquí hay algunas mejores prácticas que creo que son realmente importantes.

Número uno, evalúe estos riesgos temprano y con frecuencia. A veces, las personas esperan hasta que se han encontrado con un riesgo antes de siquiera pensar en ello. Entonces, antes de que comience un proyecto, antes de que comience cualquier implementación o cualquier conversión, migración o integración, piense detenidamente, planifique el riesgo con anticipación y luego, a medida que avanza, nuevamente, continúa ayudándolos.

También involucre a las partes interesadas porque las partes interesadas pueden tener información que usted no tiene y que pueden aportar, o si está discutiendo, evaluando aquellos, pueden tener otras mejores prácticas o datos históricos que ayudarán.

El tercero es obtener la firma. Entonces, cualquiera que sea la estrategia que se acuerde, debe asegurarse de que la parte interesada, el propietario, haya firmado en caso de que suceda, específicamente si acepta aceptar el riesgo y ocurre.

Entonces, si necesita una herramienta que pueda ayudarlo con su gestión de riesgos de TI, regístrese para nuestro software ahora en Projectmanager.