7 pasos para un presupuesto de proyecto exitoso

Si no tiene los fondos, no va a completar el proyecto con éxito. Es por eso que un presupuesto de proyecto es tan importante: es el alma del proyecto. Siga estos pasos para asegurar los fondos necesarios para apoyar el proyecto en cada fase. Pero primero, necesitamos definir qué es un presupuesto de proyecto.

¿Qué es un presupuesto de proyecto?

El presupuesto de un proyecto es el total de costos proyectados necesarios para completar un proyecto durante un período de tiempo definido. Se utiliza para estimar cuáles serán los costos del proyecto para cada fase del proyecto. La creación de un presupuesto del proyecto es una parte fundamental del proceso de planificación del proyecto.

El presupuesto del proyecto incluirá cosas tales como costos de mano de obra, costos de adquisición de materiales y costos operativos. Pero no es un documento estático. El presupuesto de su proyecto se revisará y reactivará a lo largo del proyecto, con suerte con la ayuda del software de presupuesto de proyectos.

Por qué necesita un presupuesto de proyecto

La respuesta obvia es que los proyectos cuestan dinero, pero hay más matices que eso. El presupuesto del proyecto es el motor que impulsa la financiación de su proyecto. Comunica a las partes interesadas cuánto dinero se necesita y cuándo se necesita. Los presupuestos de proyectos son importantes para cualquier industria, como la construcción, el marketing o la fabricación, por ejemplo.

Pero un presupuesto de proyecto no es solo un medio para obtener las cosas que requiere su proyecto. Sí, debe pagar equipos, comprar o alquilar equipos y materiales, pero eso es solo la mitad de la historia.

La otra parte de la importancia de un presupuesto de proyecto es que es un instrumento para controlar los costos del proyecto. El presupuesto, que es parte de su plan de proyecto, actúa como una línea de base para medir su desempeño a medida que recopila los costos reales una vez que se ha iniciado el proyecto.

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Creación de un presupuesto de proyecto

Como se señaló anteriormente, hay muchos componentes necesarios para elaborar un presupuesto, incluidos los costos directos e indirectos, los costos fijos y variables, la mano de obra y los materiales, los viajes, el equipo y el espacio, las licencias y cualquier otra cosa que pueda afectar los gastos de su proyecto.

Para satisfacer todas las necesidades financieras de su proyecto, se debe crear un presupuesto del proyecto a fondo, sin perder ningún aspecto que requiera financiación. Para hacer esto, hemos esbozado siete pasos esenciales para crear y administrar el presupuesto de su proyecto:

1. Usar datos históricos

Es probable que su proyecto no sea el primero en tratar de lograr un objetivo o meta específica. Mirar hacia atrás en proyectos similares y sus presupuestos es una excelente manera de comenzar a construir su presupuesto.

2. Lecciones aprendidas de referencia

Para profundizar más en los datos históricos, puede aprender de sus éxitos y errores. Proporciona un camino claro que conduce a estimaciones más precisas. Incluso puede aprender cómo respondieron a los cambios y cómo mantuvieron su presupuesto bajo control. Aquí hay una plantilla de lecciones aprendidas si necesita comenzar a rastrear esos hallazgos en su organización.

3. Aproveche a sus expertos

Otro recurso para crear un presupuesto de proyecto es aprovechar a aquellos que tienen experiencia y conocimiento, ya sean mentores, otros gerentes de proyectos o expertos en el campo. Ponerse en contacto con aquellos que han creado presupuestos puede ayudarlo a mantenerse al día y evitar trampas innecesarias.

4. Confirmar precisión

Una vez que tenga su presupuesto, no habrá terminado. Desea echarle un vistazo y asegurarse de que sus cifras sean precisas. Durante el proyecto no es el momento de encontrar un error tipográfico. También puede buscar a esos expertos y otros miembros del equipo del proyecto para verificar el presupuesto y asegurarse de que sea correcto.

5. Línea de base y nueva línea de base del presupuesto

El presupuesto de su proyecto es la línea de base por la cual medirá el progreso de su proyecto una vez que haya comenzado. Es una herramienta para medir la varianza del proyecto. Pero, como se indicó anteriormente, querrá volver a establecer una línea de base a medida que se produzcan cambios en su proyecto. Una vez que la junta de control de cambios aprueba cualquier cambio, debe volver a establecer la línea de base.

El software de gestión de proyectos simplifica el establecimiento de una línea de base. Tome ProjectManager, todo lo que tiene que hacer es abrir la configuración en su Gantt y seleccionar establecer una línea de base. Ahora tiene guardado el esfuerzo planificado y puede compararlo con su esfuerzo real a medida que ejecuta el proyecto. Puede restablecer la línea de base tantas veces como necesite durante el proyecto para poder medir siempre la variación de su proyecto al instante. Pruebe nuestra herramienta gratis hoy.

6. Actualización en tiempo real

Hablando de cambios, cuanto antes los conozca, mejor. Si su software de planificación de proyectos no está basado en la nube y no se actualiza tan pronto como su equipo cambia de estado, entonces está perdiendo un tiempo valioso y costoso.

7. Ponte en marcha

La importancia de tener un software de gestión de proyectos que realice un seguimiento en tiempo real, como ProjectManager, es que le brinda la información que necesita para retomar el rumbo más temprano que tarde. Las cosas cambian y los proyectos se desvían todo el tiempo. Son los proyectos que vuelven a encarrilarse más rápido los que tienen éxito.

Si administra los gastos de su proyecto utilizando estos componentes básicos, tendrá una base sólida para el éxito de su proyecto.

Ejemplo de presupuesto del proyecto

Para ilustrar mejor cómo se crea el presupuesto de un proyecto, supongamos que estamos creando una aplicación. Lo primero que deberá averiguar son los costos de mano de obra y materiales. Necesitará programadores, diseñadores, desarrolladores de contenido, un equipo de desarrollo, etc. Ayuda a enumerar todas las tareas y asignarles el equipo, un sello distintivo de una buena gestión de tareas. De esta manera se contabiliza cada centavo.

Con las tareas desglosadas para el proyecto y su equipo en su lugar, a continuación deberá buscar los materiales que se necesitarán. ¿Necesitarán computadoras portátiles, otros dispositivos y equipos? Esto debe tenerse en cuenta.

Ahora tenga en cuenta otros elementos de línea. Puede haber gastos de viaje y alquiler de espacio para albergar al equipo. Luego hay elementos fijos que son válidos para cualquier proyecto. Estas son cosas donde el costo se establece y no cambiará en el transcurso del proyecto. También querrá una columna para cualquier costo misceláneo que no encaje en otra parte del presupuesto.

Su presupuesto debe tener una columna planificada versus real. Cuando estás creando esa aplicación, es probable que cambies y eso afectará el presupuesto. Estas columnas son una forma de realizar un seguimiento de los gastos para asegurarse de que se mantiene dentro del presupuesto.

Plantilla de presupuesto de proyecto gratis

Si desea ayuda para armar su presupuesto, ProjectManager tiene una plantilla que establece la mayoría de los conceptos básicos para usted. Para obtener asistencia adicional, pruebe nuestra plantilla de presupuesto de proyecto gratuita.

Plantilla de presupuesto de marketing gratis

Esta plantilla de presupuesto de marketing es una excelente herramienta para comenzar a crear líneas de base precisas para sus campañas de marketing. Puede personalizarlo para que se ajuste a las necesidades de su equipo.

Plantilla de presupuesto gratis

Antes de que esté listo para escribir su presupuesto, es posible que deba redactar varias estimaciones para todas las tareas que conforman su proyecto, incluidos los recursos necesarios para cada una. Nuestra plantilla de estimación le permitirá hacer esas estimaciones y compartirlas con sus partes interesadas.

ProjectManager ayuda a los proyectos a mantenerse dentro del presupuesto

ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube. Eso significa que entregamos datos instantáneamente a nuestro tablero en tiempo real, para que pueda monitorear su proyecto a través de seis métricas. Cuando los costos reales varían de su presupuesto planificado, sabe más rápido y puede responder más rápido.

También puede planificar su presupuesto en nuestro software, agregar gastos y luego usar nuestra función de administración de recursos para asignar recursos, mano de obra, tarifas por hora, que se agregan automáticamente a su proyecto. Agregue gastos a nivel de tarea con nuestro diagrama de Gantt e informe también sobre los gastos a nivel de tarea.

Hay tantas cosas que puede hacer para planificar y administrar su presupuesto con ProjectManager, que es gratuito durante 30 días con esta oferta de prueba.

Más sobre el presupuesto del proyecto

Está claro que crear un presupuesto preciso es clave para configurar su proyecto para tener éxito. ¿Por qué no se toma un momento para escuchar a nuestra experta residente en administración de proyectos Jennifer Bridges, PMP, quien explica cómo crear un presupuesto de proyecto en este video tutorial?

¡Aquí hay una captura de pantalla para su referencia!

¡Gracias por ver!

Sugerencia profesional: asegúrese de realizar un seguimiento de los costos presupuestados frente a los reales cuando esté en el proyecto para ver si se está adhiriendo a ese presupuesto. Porque después de hacer un presupuesto, hay que saber administrarlo.

Transcripción:

Hoy, estamos hablando de cómo crear un presupuesto de proyecto. Y, con eso, quiero compartir siete consejos de expertos.

Pero antes que nada, aclaremos cuál es el presupuesto del proyecto. Es el costo total proyectado para completar un proyecto durante un período de tiempo específico, con un resultado específico.

Queremos estar seguros de que incluimos varios componentes.

En primer lugar, queremos incluir el costo directo, directamente relacionado con el proyecto, así como también cualquier costo indirecto.

También queremos incluir costos fijos y variables, mano de obra y materiales, así como viajes.

Es posible que debamos incluir algunos gastos relacionados con el viaje, así como el equipo que podamos necesitar y cualquier costo de espacio, arrendamiento o licencia.

Y puede haber otros costos también, pero estas son solo algunas ideas.

¿Por qué queremos crear un presupuesto de proyecto de todos modos? Porque nos ayuda a rastrear el costo presupuestado versus el real.

Eso nos da una variación que nos permite saber al final, o durante todo el camino, cómo lo estamos haciendo.

Así que hablemos de los consejos de los expertos. En primer lugar, utilice datos históricos si existen. Si tiene un proyecto similar, use datos históricos para poder comparar datos y no tener que empezar de cero.

Además, las lecciones aprendidas de referencia. Debes asegurarte de no repetir esas mismas lecciones. Puede tomar eso e incluirlo en este proyecto también.

Aproveche a sus expertos, y eso incluye también a los miembros de su equipo. Por lo tanto, su equipo, que posiblemente haya realizado proyectos similares, puede proporcionar información, al igual que sus partes interesadas.

Luego confirme la precisión. Una vez que construya el presupuesto de su proyecto, tal vez quiera proporcionar información y hacer que la gente lo mire para asegurarse de que los datos sean precisos.

También línea de base. Una vez que haya finalizado el presupuesto de su proyecto, querrá una línea de base y eso es lo que usará a lo largo del proyecto para medir la variación. Para mí, la nueva línea de base es una de las claves entre un proyecto fallido y uno exitoso. Si tiene cambios en el presupuesto y su junta de control de cambios los aprueba, eso le da la capacidad de volver a establecer la base de ese presupuesto.

Además, desea actualizar el presupuesto en tiempo real. Si hay cambios, debe asegurarse de que se realicen de manera regular y constante para realizar un seguimiento de los números correctos.

Además, vuelva a encarrilar las cosas lo antes posible porque cada pequeña desviación solo agrava el problema.

Entonces, si necesita una herramienta que pueda ayudarlo a crear, administrar y realizar un seguimiento de su presupuesto, regístrese ahora en nuestro software en ProjectManager.