Herramientas de gestión de correo electrónico: Sea mejor en el correo electrónico

Todos hemos dejado que el correo electrónico se haga cargo de nuestras vidas en un momento u otro. O se convierte en una distracción que nos hace sentir productivos (cuando en realidad no estamos moviendo la aguja en los proyectos), o nos hace sentir abrumados y desear que nunca existió.

Debido a que el correo electrónico es una parte necesaria de la vida cotidiana, aquí hay algunas herramientas, consejos y trucos de administración de correo electrónico para ser más eficiente al leer y responder a los mensajes que inundan su bandeja de entrada. Al combinar estas herramientas de administración de correo electrónico con su software de administración de trabajo actual, seguramente mejorará su productividad.

Responda sus correos electrónicos por lotes

Si su bandeja de entrada de correo electrónico parece abrumadora, una forma de revisarla es tratarla como una curita: hágalo todo de una vez, rápidamente y termine de una vez. Esto se puede hacer manualmente, revisando su bandeja de entrada poco a poco, o puede usar una herramienta de administración de correo electrónico para que sea más divertido.

Recomiendo emailga.me , que utiliza un temporizador y una cara triste o feliz para ayudarlo a concentrarse en la tarea y trabajar con el correo electrónico rápidamente. Se conecta a su bandeja de entrada de Gmail o Google Apps y le permite archivar mensajes, así como también reenviarlos. También puede usar diferentes correos electrónicos de remitente si tiene varios correos electrónicos diferentes que van a una sola bandeja de entrada de Gmail.

Establecer expectativas en la firma de correo electrónico

Un espacio infrautilizado para comunicarse con todas las personas con las que envía correos electrónicos es su firma de correo electrónico. Por supuesto, es común incluir información como su número de teléfono o redes sociales, pero también puede incluir una línea sobre cómo maneja su correo electrónico para que las expectativas se establezcan con anticipación.

Por ejemplo, cuando trabajaba como editor ejecutivo en Search Engine Journal, recibía cientos de correos electrónicos al día. Incluí una línea en mi firma de correo electrónico que decía algo como: “Los correos electrónicos serán respondidos en 48 horas durante la semana. Gracias por su paciencia." Desde que puse eso en mi firma de correo electrónico, nadie me envió un segundo correo electrónico pidiendo seguimiento antes de que tuviera la oportunidad de leer su primer correo electrónico.

Tenga un mensaje de fuera de la oficina claro y accionable

Es muy frustrante cuando las personas están fuera de la oficina y su mensaje dice algo que es demasiado simple para ser útil, como “Estaré fuera de la oficina hasta el jueves 12/2. ¡Gracias!" Muchas veces, si estoy enviando un correo electrónico a alguien, tengo una necesidad o solicitud específica.

Siempre es útil incluir más detalles sobre su tiempo fuera de la oficina, por lo que, con suerte, algunos problemas se pueden resolver antes de que regrese. Incluya la información de contacto de la persona que lo cubre o dígales a quienes le envían un correo electrónico cuándo podrá responder su correo electrónico: "Estaré fuera de la oficina hasta el viernes 11/9, pero le devolveré su correo electrónico el lunes, 11/12.” Y si eres alguien que trabaja desde casa, deja que el mensaje de fuera de la oficina haga lo suyo. ¡No revises tu correo electrónico mientras estás de vacaciones!

Use los servicios de correo electrónico para un mejor filtrado

Si el correo electrónico lo abruma, intente usar servicios automatizados que puedan presentarle una bandeja de entrada más limpia. Unroll.me es un servicio de gestión y suscripción de correo electrónico. No solo le permite darse de baja de varias listas de correo electrónico a la vez (después de conectar su correo electrónico), sino que también le enviará un resumen diario de sus correos electrónicos suscritos, para que pueda verlos todos en un correo electrónico en lugar de tener que abrir manualmente y lee cada uno.

La otra herramienta de administración de correo electrónico que realmente ayuda a manejar correos electrónicos abrumadores es Sanebox. Automáticamente coloca los correos electrónicos que considera menos importantes en una carpeta llamada "SaneLater". Si no desea que el correo electrónico de una persona específica vaya a la carpeta SaneLater, simplemente vuelva a moverlo a su bandeja de entrada, lo que le enseña a SaneBox a dejar los correos electrónicos de ese remitente en su bandeja de entrada en el futuro. SaneBox filtra algunos correos electrónicos personalizados de personas reales (en lugar de una lista de correo electrónico), pero nunca se ha perdido ningún correo electrónico.

Complemento de seguimiento de lecturas de correo electrónico

El seguimiento del correo es un tema muy dividido: algunas personas odian saber que el remitente de los correos electrónicos que reciben sabrá si los abrió o no, mientras que otros juran que les ayuda a mantenerse al día. Dependiendo de lo que haga para ganarse la vida, el seguimiento de correos electrónicos puede tener una gran cantidad de beneficios. Para los dueños de negocios, el seguimiento del correo electrónico es útil si está enviando información sobre precios o proyectos.

Alguien que afirme que no recibió su correo electrónico puede ser perjudicial para sus ingresos o el estado de su proyecto. Por lo tanto, poder ver si alguien ha abierto un correo electrónico puede garantizar que sepa que otras personas lo han leído y, por lo tanto, conoce el estado más reciente del proyecto o conoce el costo de su propuesta.

MailTrack es una de esas herramientas de administración de correo electrónico que funciona con las aplicaciones de Google o Gmail y le permite rastrear automáticamente todos los correos electrónicos salientes enviados desde el navegador en el que se instaló el servicio (por ejemplo, no rastreará los correos electrónicos que se envían desde su aplicación de Gmail en su teléfono ).

Haga que los correos electrónicos vuelvan a aparecer en su bandeja de entrada

Muchas veces, tratamos nuestras bandejas de entrada como listas de tareas pendientes. Si este es su caso, puede ser útil tener un servicio que le recuerde un proyecto pendiente o un elemento de acción que estaba ocurriendo a través del correo electrónico.

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Boomerang es una de esas herramientas. Una vez agregado a su bandeja de entrada de Gmail, le permite configurar un boomerang para un correo electrónico saliente. Esto significa que el correo electrónico volverá a usted en una fecha o intervalo establecido (por ejemplo, en una semana). Puede elegir si el boomerang ocurre solo si la persona no responde o independientemente de una respuesta.

Escribe mejor

Finalmente, no importa cuál sea su industria o el tema de sus correos electrónicos, todos podemos usar algunos recordatorios sobre cómo escribir mejor. Afortunadamente, existen herramientas que pueden ayudar a guiar nuestra escritura para evitar errores tipográficos y gramaticales.

El primero es Grammarly , que se instala en Chrome como una Extensión y tiene versiones gratuitas y premium. Esta herramienta escaneará automáticamente cualquier texto ingresado en busca de errores ortográficos y gramaticales. Si compra la versión premium y tiene una PC, también puede configurar Grammarly para usar en Word. De cualquier manera, también puede pegar texto en su herramienta en línea para analizarlo.

Otra gran herramienta es el complemento Just Not Sorry , que funciona en Gmail o Google Apps en el navegador Chrome. Esto fue creado para ayudar a las personas a evitar el lenguaje pasivo innecesario que muchas mujeres usan en sus correos electrónicos. Frases como "Creo que" o "por favor" están subrayadas, y luego el usuario puede pasar el cursor sobre ellas para obtener una explicación de por qué debe eliminarse o editarse.

Al usar una combinación de estas herramientas de correo electrónico, puede hacer que la administración de su bandeja de entrada sea más eficiente y consumir menos tiempo y energía. Trate la gestión del correo electrónico como una tarea a realizar en lugar de algo que fácilmente puede ocupar toda su vida. Esto le permite trabajar en proyectos que realmente hacen avanzar su negocio o su carrera.

¡Vaya, ese problema de correo electrónico finalmente se resolvió! Ahora que ha manejado todas esas molestas correspondencias, ¿qué le parece obtener una excelente herramienta que lo ayude a administrar el trabajo en sí? ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube que tiene características como listas de tareas, cronogramas de planificación y paneles en tiempo real que se actualizan inmediatamente a medida que se ingresa nueva información en el sistema. Manténgase al tanto de sus correos electrónicos y sus proyectos con esta prueba gratuita de 30 días.