Cómo escribir documentos técnicos que los clientes desean [plantillas y ejemplos]

Su libro blanco debe ser fácil de navegar. Las secciones deben conducirse naturalmente unas a otras. Utilice el formato para hacer que su libro blanco se pueda hojear y gráficos para llamar la atención sobre los puntos clave que está destacando. Estos son los componentes clave que suelen tener los libros blancos:

1. Pagina del titulo
2. Tabla de contenido
3. Resumen ejecutivo
4. Introducción
5. Secciones y subsecciones
6. Gráficos, tablas y/o barras laterales
7. One-pagers
8. Acerca de su empresa
9. Referencias

1. Conozca a su audiencia

“Escriba para la escala salarial, no para la demografía”. Esto es lo que escribió Jimmy Daly, cofundador de Superpath, en un artículo de Animalz. Las escalas salariales definen qué tan táctica o estratégica debe ser la información para atraer a su lector objetivo: Esto significa que su lector objetivo necesita diferentes tipos de información dentro del mismo tema dependiendo de si es un líder o un implementador. Los líderes necesitan una estrategia y marcos en los que pensar, mientras que los implementadores necesitan tácticas e instrucciones prácticas. Para conocer más sobre tu público objetivo, te recomendamos leer:

1. Cómo encontrar su público objetivo
2. Cómo crear una persona de marketing

2. Conozca su experiencia comercial y fortalezas

Los libros blancos son una forma de liderazgo de pensamiento: contenido que posiciona a su empresa como una fuente confiable en su industria. Te dan la oportunidad de resaltar tus puntos fuertes. Pero, ¿cómo sabe en qué áreas temáticas sobresale su negocio? Realice un análisis FODA. Durante un análisis FODA, identifica las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que enfrenta su negocio. Puede ceñirse a las fortalezas y oportunidades cuando realiza una para identificar su experiencia. Piense en los temas sobre los que sabe más que su competencia (fortalezas) y haga una lluvia de ideas sobre temas que su competencia no cubre (oportunidades).

3. Elija un tema que se cruce con las necesidades de la audiencia y las fortalezas comerciales

Para tener las mejores posibilidades de éxito en el libro blanco, elija temas en los que su empresa se especialice y que también le interesen a su audiencia. En CoSchedule, llamamos a este enfoque el núcleo del contenido. Equilibra su enfoque entre el tráfico y la promoción. Cuando utiliza el núcleo de contenido para decidir sobre los temas de su libro blanco, todos ganan. Sus clientes obtienen el contenido que quieren leer y usted corre la voz sobre su negocio. Y esa combinación hace que sus clientes ideales obtengan más información sobre su producto, llevándolos a través del embudo de marketing.

4. Investigue su tema

Comience con una investigación interna y recopile toda la información patentada que respalde su tema. Esto incluye:

• Resultados de sus clientes o clientes, como historias de éxito de clientes
• Entrevistas a clientes no publicadas
• Anécdotas de sus equipos de ventas y atención al cliente
• Encuestas de audiencia (por ejemplo, nuestro informe de estadísticas de marketing se basa en una encuesta que realizamos)
• Datos cuantitativos de su base de usuarios (por ejemplo, Mailchimp usa sus datos de usuario para publicar puntos de referencia de marketing por correo electrónico)
• Si tiene el tiempo y los recursos: su propio estudio de investigación (Andy Crestodina de Orbit Media Studios tiene una guía fantástica para comenzar)

Luego, salta a la investigación externa. Esto dependerá de su industria, pero aquí hay algunos puntos iniciales para comenzar:

• Expertos en la materia de la industria a través de búsquedas en Twitter, LinkedIn, HARO o Help a B2B Writer
• Empresas ricas en investigación como Forrester, Gartner, McKinsey
• Búsqueda de Google: “Estado de [industria]” (incluya las comillas)
• Búsqueda de Google: [tema] investigación original
• estatista
• Nuestro mundo en datos
• Tendencias de Google

Tome nota de todo lo que se alinea con su tema. En este momento, no puede saber qué puntos de datos o ejemplos usará, por lo que vale la pena realizar un seguimiento de cualquier cosa interesante.

5. Defina el problema que su audiencia necesita resolver

Vuelva a la investigación de audiencia que realizó en el primer paso y piense en los problemas que enfrentan sus clientes que el tema de su libro blanco podría resolver. Al comprender los problemas que tienen sus clientes relacionados con su tema, podrá presentar su libro blanco como la solución. Hágase estas preguntas para encontrar problemas relacionados con su tema que enfrenta su audiencia:

• ¿Qué lagunas de conocimiento tiene mi audiencia en este tema?
• ¿Cómo desafía este tema a mi audiencia en el día a día de su negocio?
• ¿Qué preocupaciones sobre el futuro tiene mi público en relación con este tema?
• ¿Qué problemas tiene mi audiencia para implementar este tema en su negocio?

6. Defina la solución que ofrece su informe técnico

Ahora que conoce los problemas a los que se enfrentan sus clientes en relación con su tema, puede crear un ángulo para su documento técnico. Considere cómo puede compartir el conocimiento sobre su tema para resolver el problema de su audiencia. Veamos cómo Deloitte presenta una solución en la introducción de su libro blanco 2022 Retail Industry Outlook. Comienza presentando el problema: los minoristas deben seguir transformando sus negocios frente al cambio impulsado por la pandemia. Luego, brinda la solución de informar a los minoristas sobre las tendencias de 2022 para que puedan mantener sus negocios en el rumbo correcto en el futuro.

7. Escriba puntos clave en un esquema de papel blanco

Deje notas para usted mismo para citar referencias y fuentes. Escribir a partir de un esquema de contenido lo ayuda a trabajar más rápido y eliminar el bloqueo del escritor. A continuación, le mostramos cómo crear el esquema de su libro blanco con la investigación que realizó hasta ahora:

1. Titular: Comience con una versión de trabajo que describa su tema; siempre puedes pulirlo más tarde. ¡Headline Studio de CoSchedule puede ayudar!
2. Un resumen ejecutivo: un marcador de posición para una breve descripción de lo que trata su documento técnico. Agregue puntos clave aquí para que pueda construir su resumen más tarde.
3. Introducción: ¿Cuál es el gancho que atraerá a sus lectores a seguir leyendo el libro blanco? ¿Cuáles son los principales puntos débiles y los temas que cubrirá?
4. Subtítulos de sección: cada sección es un punto que respalda su argumento general o un paso en el proceso que está presentando. Sus subtítulos deben presentarlos claramente.
5. Contenido del subtítulo: enumere los subpuntos que está haciendo en cada sección y cualquier información de respaldo que haya encontrado en su investigación.
6. Conclusión: resuma sus puntos clave. Si es apropiado, podría considerar agregar un llamado a la acción aquí también.

Utilice nuestra plantilla de documento técnico para obtener la forma más sencilla de crear el esquema de su documento técnico.

8. Obtenga inspiración de los ejemplos de libros blancos

¿Quiere inspirarse con ejemplos de libros blancos que funcionan? Consulte la lista a continuación y vea cómo personas como Apple, Amazon y Vox Media abordan sus libros blancos.

• Planificación de una implementación empresarial de Power BI (Microsoft)
• Una guía para la gobernanza financiera en la nube (Google)
• Navegando por el cumplimiento de GDPR en AWS (Amazon)
• Por qué una mejor seguridad de Mac comienza con Cloud Identity (Jamf)
• El estado de la (des)gestión de contenidos (Vox Media)
• Perspectivas del estado futuro de los negocios para 2021 (Samsung)

9. Estiliza tu documento de White Paper

Utilice esta etapa de planificación y esquematización para trazar también gráficos, diagramas, barras laterales y one-pagers. Puede hacer esto con cuadros de texto, tablas y saltos de página en el documento de Word. De esta manera, tendrá marcadores de posición en lugar de elementos visuales que agregará en la etapa de diseño más adelante. Esto lo ayudará a dar forma a su escritura en función del esqueleto del aspecto final de su libro blanco. Además, use este paso para ajustar la apariencia de sus fuentes y encabezados. En Microsoft Word, haga clic con el botón derecho en el estilo que está usando, haga clic en Modificar y seleccione los diferentes encabezados o párrafos que desea actualizar.

10. Escriba el título del libro blanco

Los mejores titulares de libros blancos son aquellos que conectan su tema con un resultado que su lector desea. Un titular fuerte incluye:

• Equilibrio de palabras: una mezcla de palabras comunes, poco comunes, emocionales y poderosas
• Longitud: optimizado para visibilidad y clics en motores de búsqueda y redes sociales
• Tipo de título: los tipos de títulos incluyen títulos de "por qué", titulares de instrucciones y preguntas.
• Claridad y skimmability: simplificado para una fácil lectura y comprensión de un vistazo

Comience enumerando las opciones de títulos. Echa un vistazo a estas fórmulas y plantillas de titulares y estas 73 (!) formas de escribir un titular ganador. A partir de ahí, salta a Headline Analyzer Studio y compara tus mejores opciones de titulares con las sugerencias. Use el banco de palabras para fortalecer estos titulares y elija su favorito para usar en su libro blanco.

11. Escriba la introducción del libro blanco

Su introducción une la promesa de su título y resumen ejecutivo con los puntos clave y las secciones de su documento técnico. Las mejores introducciones ayudan al lector a:

1. Siente que está en el lugar correcto, leyendo el libro blanco correcto en función del problema que quiere resolver
2. Obtenga una descripción general de alto nivel de lo que cubrirá
3. Demuestra que tienes las respuestas que buscan

Use su introducción para adelantar las próximas secciones y tocar los datos, los recursos, los expertos y la investigación original que usará para expresar sus puntos.

12. Divida el contenido del libro blanco con subtítulos y subsecciones

Cada subsección debe hacer un punto distinto, como definir un paso de un proceso o hacer un argumento específico. Si ha investigado y esbozado su libro blanco de forma organizada, escribir las subsecciones de su libro blanco debería ser relativamente fácil. Mientras escribe, puede notar una brecha en su investigación o una subsección que podría agregarse en función de la narrativa que está desarrollando. Si eso sucede, tome nota y vuelva a ella hacia el final de su escrito para llenar esos vacíos.

13. Incluir datos e imágenes

¿Hay datos o una idea que sería mejor presentar visualmente? Marque los segmentos que se beneficiarían de un activo visual. Ha marcado algunos puntos potenciales en su esquema, así que ahora que tiene su borrador, sea específico sobre las imágenes exactas que necesita. Pensar:

• Un gráfico o tabla de un punto de datos importante
• Una página con una estadística o cita clave
• Tablas de comparación
• Ilustraciones personalizadas

14. Recapitule el problema y la solución en su conclusión

Si bien los libros blancos son un tipo de garantía de marketing, a menudo tienen un llamado a la acción más suave que la mayoría de los demás. Cuando su lector llega a la conclusión, acaba de leer mucha información. Su conclusión debe recapitular el problema y la solución de su libro blanco para reunirlo todo y llevarlos a la acción. Volviendo al documento técnico Perspectivas de la industria minorista 2022 de Deloitte, puede ver un resumen del problema y la solución en su conclusión. A medida que reflexiona sobre los conocimientos minoristas que lee en el informe técnico, la conclusión le recuerda que los minoristas aún enfrentan desafíos, pero también tienen oportunidades. Te hace avanzar al explicar cómo puedes usar la información que acabas de aprender para seguir avanzando hacia el futuro.

15. Revisar y editar

Con su primer borrador terminado, es hora de revisar y editar su trabajo, o entregárselo a su editor, si tiene uno. Primero, verifique la mecánica: errores gramaticales, errores ortográficos, voz pasiva y problemas similares. Herramientas como Grammarly y Hemingway son útiles aquí. Luego, profundice para verificar el flujo de su libro blanco y la fuerza de los puntos que está destacando. Esto incluye:

• Objetivo: ¿El contenido cumple su promesa? ¿Responde a todas las preguntas que tu lector pueda tener?
• Estructura: ¿La estructura está optimizada para el compromiso y la finalización?
• Hechos: ¿Es todo objetivamente exacto? Verifique dos veces los datos, las estadísticas, los enlaces y las fuentes.
• Comprensión: ¿Qué tan fácil es entender tu escritura? Si hay lenguaje o jerga que su audiencia no puede entender, anótelo y considere alternativas. Esto se puede corregir con una simple búsqueda en Thesaurus.com.

Tome nota de cualquier parte que necesite reposicionar, expresar de manera diferente o aclarar; una vez que revise todo el documento, salte a esas ediciones. Obtenga más consejos de edición aquí si los necesita. Lo logró: está listo para investigar, planificar, escribir, diseñar y promocionar un libro blanco excepcional. Siga este proceso para crear una pieza de contenido que sirva a sus objetivos comerciales y de marketing durante muchos meses y años por venir. No se salte los esfuerzos de promoción y reutilización para hacer que su trabajo rinda mucho.