كيفية كتابة المستندات التقنية التي يريدها العملاء [قوالب + أمثلة]

يجب أن تكون الورقة البيضاء الخاصة بك سهلة التنقل. يجب أن تؤدي الأقسام بشكل طبيعي إلى بعضها البعض. استخدم التنسيق لجعل ورقتك البيضاء قابلة للقراءة والرسومات لجذب الانتباه إلى النقاط الرئيسية التي تقوم بإنشائها. فيما يلي المكونات الرئيسية للمستندات البيضاء عادةً:

1. صفحة عنوان الكتاب
2. جدول المحتويات
3. ملخص تنفيذي
4. مقدمة
5. الأقسام والأقسام الفرعية
6. الرسومات والمخططات و / أو الأشرطة الجانبية
7. جهاز استدعاء واحد
8. عن شركتك
9. مراجع

1. اعرف جمهورك

"اكتب مقياس الأجور ، وليس الخصائص الديمغرافية." هذا ما كتبه جيمي دالي ، المؤسس المشارك لـ Superpath ، في مقال لـ Animalz. تحدد جداول الأجور كيف يجب أن تكون المعلومات تكتيكية أو استراتيجية لجذب القارئ المستهدف: هذا يعني أن القارئ المستهدف يحتاج إلى أنواع مختلفة من المعلومات ضمن نفس الموضوع اعتمادًا على ما إذا كان قائداً أو منفذاً. يحتاج القادة إلى استراتيجية وأطر للتفكير بداخلها ، بينما يحتاج المنفذون إلى تكتيكات وتوجيهات عملية. لمعرفة المزيد عن جمهورك المستهدف ، نوصي بقراءة:

1. كيف تجد جمهورك المستهدف
2. كيفية إنشاء شخصية تسويقية

2. تعرف على الخبرة ونقاط القوة في عملك

الأوراق البيضاء هي شكل من أشكال القيادة الفكرية - محتوى يضع عملك كمصدر حسن السمعة في مجال عملك. يعطونك الفرصة لتسليط الضوء على نقاط قوتك. ولكن ، كيف تعرف المجالات الموضوعية التي يتفوق فيها عملك؟ قم بإجراء تحليل SWOT. أثناء تحليل SWOT ، يمكنك تحديد نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات التي يواجهها عملك. يمكنك التمسك بنقاط القوة والفرص عند أداء واحدة لتحديد خبرتك. فكر في الموضوعات التي تعرفها أكثر من منافسيك (نقاط القوة) ، وعصف ذهني بالموضوعات التي لا تغطيها منافسيك (الفرص).

3. اختر موضوعًا يتقاطع مع احتياجات الجمهور ونقاط القوة في العمل

للحصول على أفضل فرصة لنجاح الورقة البيضاء ، اختر الموضوعات التي يتخصص فيها عملك والتي يهتم بها جمهورك أيضًا. في CoSchedule ، نطلق على هذا النهج جوهر المحتوى. إنه يوازن بين تركيزك بين حركة المرور والترويج. عندما تستخدم جوهر المحتوى لاتخاذ قرار بشأن موضوعات الورقة البيضاء الخاصة بك ، يفوز الجميع. يحصل عملاؤك على المحتوى الذي يريدون قراءته ، وأنت تنشر الكلمة عن عملك. ويؤدي هذا المزيج إلى حصول العملاء المثاليين على مزيد من المعلومات حول منتجك ، ونقلهم عبر مسار التسويق.

4. ابحث عن موضوعك

ابدأ بالبحث الداخلي واجمع كل المعلومات الخاصة التي تدعم موضوعك. هذا يشمل:

• النتائج من عملائك أو عملائك ، مثل قصص نجاح العملاء
• مقابلات العملاء غير المنشورة
• حكايات من فرق المبيعات وخدمة العملاء
• استبيانات الجمهور (على سبيل المثال ، يعتمد تقرير إحصاءات التسويق لدينا على استطلاع أجريناه)
• البيانات الكمية من قاعدة المستخدمين الخاصة بك (على سبيل المثال ، تستخدم Mailchimp بيانات المستخدم الخاصة بهم لنشر معايير التسويق عبر البريد الإلكتروني)
• إذا كان لديك الوقت والموارد: دراستك البحثية الخاصة (لدى Andy Crestodina من Orbit Media Studios دليل رائع للبدء)

ثم انتقل إلى البحث الخارجي. سيعتمد هذا على مجال عملك ، ولكن إليك بعض النقاط الأولية للبدء:

• خبراء الصناعة من خلال عمليات البحث على Twitter أو LinkedIn أو HARO أو مساعدة كاتب B2B
• الشركات الغنية بالبحوث مثل Forrester و Gartner و McKinsey
• بحث Google: "حالة [الصناعة]" (ضمِّن علامتي الاقتباس)
• بحث جوجل: [الموضوع] بحث أصلي
• ستاتيستا
• عالمنا في البيانات
• اتجاهات جوجل

قم بتدوين كل ما يتوافق مع موضوعك. في الوقت الحالي ، لا يمكنك معرفة نقاط البيانات أو الأمثلة التي ستستخدمها ، لذلك من المفيد تتبع أي شيء مثير للاهتمام.

5. حدد المشكلة التي يحتاج جمهورك لحلها

ارجع إلى بحث الجمهور الذي أجريته في الخطوة الأولى وفكر في المشكلات التي يواجهها عملاؤك والتي يمكن لموضوع الورقة البيضاء حلها. من خلال فهم المشكلات التي ربطها عملاؤك بموضوعك ، ستتمكن من تقديم ورقتك البيضاء كحل. اطرح على نفسك هذه الأسئلة للعثور على المشكلات المتعلقة بموضوعك الذي يواجهه جمهورك:

• ما هي الفجوات المعرفية لدى جمهوري في هذا الموضوع؟
• كيف يتحدى هذا الموضوع جمهوري في أعمالهم اليومية؟
• ما هي مخاوف جمهوري بشأن المستقبل فيما يتعلق بهذا الموضوع؟
• ما المشاكل التي يواجهها جمهوري عند تنفيذ هذا الموضوع في أعمالهم؟

6. حدد الحل الذي يوفره لك المستند التعريفي التمهيدي

الآن بعد أن عرفت المشكلات التي يواجهها عملاؤك فيما يتعلق بموضوعك ، يمكنك إنشاء زاوية لورقتك البيضاء. ضع في اعتبارك كيف يمكنك مشاركة المعرفة حول موضوعك لحل مشكلة جمهورك. لنلقِ نظرة على الكيفية التي تقدم بها Deloitte حلاً في مقدمة الورقة البيضاء الخاصة بتوقعات صناعة البيع بالتجزئة لعام 2022. يبدأ بعرض المشكلة: يحتاج تجار التجزئة إلى الاستمرار في تحويل أعمالهم في مواجهة التغيير الذي يغذيه الوباء. بعد ذلك ، يوفر الحل لإعلام تجار التجزئة حول اتجاهات عام 2022 حتى يتمكنوا من الحفاظ على أعمالهم في المسار الصحيح في المستقبل.

7. اكتب النقاط الرئيسية في مخطط الورقة البيضاء

اترك ملاحظات لنفسك لتستشهد بالمراجع والمصادر. تساعدك الكتابة من مخطط المحتوى على العمل بشكل أسرع وسحق كتلة الكاتب. إليك كيفية إنشاء مخطط الورقة البيضاء الخاص بك باستخدام البحث الذي أجريته حتى الآن:

1. العنوان الرئيسي: ابدأ بنسخة عمل تصف موضوعك ؛ يمكنك دائمًا تلميعه لاحقًا. يمكن لـ CoSchedule's Headline Studio مساعدتك!
2. ملخص تنفيذي: عنصر نائب لوصف قصير لما يدور حوله ورقتك البيضاء. أضف النقاط الرئيسية هنا حتى تتمكن من إنشاء ملخصك لاحقًا.
3. مقدمة: ما هو الخطاف الذي سيجذب القراء لمواصلة قراءة المستند التعريفي التمهيدي؟ ما هي نقاط الألم الرئيسية والموضوعات التي ستغطيها؟
4. عناوين الأقسام الفرعية: كل قسم هو نقطة تدعم الحجة الكلية أو خطوة في العملية التي تقدمها. يجب أن تعرضهم عناوينهم الفرعية بوضوح.
5. محتوى العنوان الفرعي: أدرج النقاط الفرعية التي تقوم بإنشائها في كل قسم وأي معلومات داعمة صادفتها في بحثك.
6. الخلاصة: لخص نقاطك الرئيسية. إذا كان ذلك مناسبًا ، يمكنك إضافة عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء هنا أيضًا.

استخدم قالب المستند التعريفي التمهيدي الخاص بنا للحصول على أسهل طريقة لإنشاء مخطط الورقة البيضاء.

8. احصل على الإلهام من أمثلة الورقة البيضاء

هل ترغب في الحصول على الإلهام من أمثلة الورقة البيضاء التي تعمل؟ تحقق من القائمة أدناه وشاهد كيف يتعامل أشخاص مثل Apple و Amazon و Vox Media مع أوراقهم البيضاء.

• التخطيط لنشر Power BI Enterprise (Microsoft)
• دليل الإدارة المالية في السحابة (Google)
• التنقل في امتثال القانون العام لحماية البيانات (GDPR) على AWS (أمازون)
• لماذا يبدأ أمان Mac الأفضل مع Cloud Identity (Jamf)
• حالة إدارة المحتوى (خطأ) (Vox Media)
• مستقبل حالة الأعمال لعام 2021 (سامسونج)

9. قم بإضفاء طابع نموذجي على المستند الورقي الأبيض الخاص بك

استخدم مرحلة التخطيط والتخطيط هذه لتخطيط الرسومات والمخططات والأشرطة الجانبية وأجهزة الاستدعاء الفردي. يمكنك القيام بذلك باستخدام مربعات النص والجداول وفواصل الصفحات في مستند Word. بهذه الطريقة ، سيكون لديك عناصر نائبة بدلاً من المرئيات التي ستضيفها في مرحلة التصميم لاحقًا. سيساعدك هذا في تشكيل كتابتك بناءً على الهيكل العظمي للمظهر النهائي للورقة البيضاء. بالإضافة إلى ذلك ، استخدم هذه الخطوة لضبط مظهر الخطوط والعناوين الخاصة بك. في Microsoft Word ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق النمط الذي تستخدمه ، وانقر فوق تعديل ، وحدد عناوين أو فقرات مختلفة تريد تحديثها.

10. اكتب عنوان الورقة البيضاء

أفضل عناوين الورقة البيضاء هي تلك التي تربط موضوعك بنتيجة يتوق إليها القارئ. يتضمن العنوان القوي:

• توازن الكلمات: مزيج من الكلمات الشائعة وغير الشائعة والعاطفية والقوية
• الطول: مُحسَّن للظهور والنقرات على محركات البحث ووسائل التواصل الاجتماعي
• نوع العنوان: تتضمن أنواع العناوين عناوين "لماذا" ، وكيفية التنفيذ ، وعناوين الأسئلة
• الوضوح وقابلية التسرب: مبسطة لسهولة القراءة والفهم في لمح البصر

ابدأ بسرد خيارات العنوان. تحقق من صيغ العناوين والقوالب هذه والطريقة الـ 73 (!) لكتابة عنوان رئيسي ناجح. من هناك ، انتقل إلى Headline Analyzer Studio وتحقق من أقوى خيارات العنوان في مقابل الاقتراحات. استخدم بنك الكلمات لتقوية هذه العناوين واختيار ما تفضله لاستخدامه في ورقتك البيضاء.

11. اكتب مقدمة الورقة البيضاء

تسد المقدمة الخاصة بك الوعد من العنوان الرئيسي والملخص التنفيذي مع النقاط والأقسام الرئيسية في الورقة البيضاء الخاصة بك. أفضل المقدمات تساعد القارئ:

1. أشعر وكأنهم في المكان المناسب ، بقراءة المستند التعريفي التمهيدي المناسب بناءً على المشكلة التي يريدون حلها
2. احصل على نظرة عامة عالية المستوى لما ستغطيه
3. أثبت أن لديك الإجابات التي يبحثون عنها

استخدم المقدمة الخاصة بك لاستفزاز الأقسام القادمة والتطرق إلى البيانات والموارد والخبراء والبحث الأصلي الذي ستستخدمه لتوضيح نقاطك.

12. تفريق محتوى الورقة البيضاء مع العناوين الفرعية والأقسام الفرعية

يجب أن يشير كل قسم فرعي إلى نقطة مميزة ، مثل تحديد خطوة في العملية أو تقديم حجة معينة. إذا كنت قد بحثت ورسمت الورقة البيضاء بطريقة منظمة ، فيجب أن تكون كتابة الأقسام الفرعية للورقة البيضاء سهلة نسبيًا. أثناء الكتابة ، قد تلاحظ وجود فجوة في بحثك أو قسم فرعي يمكن إضافته بناءً على السرد الذي تطوره. إذا حدث ذلك ، فقم بتدوين ملاحظة وارجع إليها في نهاية كتابتك لملء تلك الفجوات.

13. تضمين البيانات والمرئيات

هل هناك بيانات أو فكرة من الأفضل تقديمها بصريًا؟ قم بتمييز أي مقاطع يمكن أن تستفيد من أحد الأصول المرئية. لقد حددت بعض النقاط المحتملة في المخطط التفصيلي الخاص بك ، والآن بعد أن أصبح لديك مسودتك ، كن محددًا حول العناصر المرئية التي تحتاجها بالضبط. فكر في:

• رسم بياني أو مخطط لنقطة بيانات مهمة
• صفحة واحدة مع إحصائية رئيسية أو اقتباس
• جداول المقارنة
• الرسوم التوضيحية المخصصة

14. تلخيص المشكلة والحل في خاتمتك

في حين أن الأوراق البيضاء هي نوع من الضمانات التسويقية ، إلا أنها غالبًا ما تحتوي على عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء أكثر ليونة من غيرها. عندما يصل القارئ إلى الاستنتاج ، يكون قد مر بالكثير من المعلومات. يجب أن يلخص استنتاجك مشكلة الورقة البيضاء وحلها لتجميعها معًا ودفعها إلى العمل. بالعودة إلى الورقة البيضاء لـ Deloitte's 2022 Retail Industry Outlook ، يمكنك رؤية ملخص للمشكلة والحل في الخاتمة. أثناء التفكير في رؤى البيع بالتجزئة التي تقرأها في المستند التعريفي التمهيدي ، تذكرك الخاتمة بأن تجار التجزئة لا يزالون يواجهون تحديات ، لكن لديهم أيضًا فرصًا. إنه يدفعك إلى الأمام من خلال شرح كيف يمكنك استخدام المعلومات التي تعلمتها للتو لمواصلة التقدم نحو المستقبل.

15. التدقيق اللغوي والتحرير

بعد الانتهاء من المسودة الأولى ، حان الوقت لمراجعة عملك وتحريره - أو تسليمه إلى محررك ، إذا كان لديك واحد. أولاً ، تحقق من الآليات: الأخطاء النحوية والأخطاء الإملائية والصوت المبني للمجهول ومشاكل مماثلة. أدوات مثل Grammarly و Hemingway سهلة الاستخدام هنا. ثم ، قم بالبحث بشكل أعمق للتحقق من تدفق ورقتك البيضاء وقوة النقاط التي تقوم بتكوينها. هذا يشمل:

• الهدف: هل يفي المحتوى بوعده؟ هل يجيب على جميع الأسئلة التي قد يطرحها القارئ؟
• الهيكل: هل الهيكل مُحسَّن للمشاركة والإنجاز؟
• حقائق: هل كل شيء دقيق من الناحية الواقعية؟ تحقق جيدًا من الحقائق والإحصائيات والروابط والمصادر.
• الفهم: ما مدى سهولة فهم كتابتك؟ إذا كانت هناك لغة أو مصطلحات قد لا يفهمها جمهورك ، فقم بتدوينها وفكر في البدائل. يمكن تصحيح ذلك ببحث بسيط على موقع Thesaurus.com.

قم بتدوين أي أجزاء تحتاج إلى تغيير موضعها أو التعبير عنها بشكل مختلف أو توضيحها ؛ بمجرد استعراض المستند بأكمله ، انتقل إلى تلك التعديلات. احصل على المزيد من نصائح التحرير هنا إذا كنت بحاجة إليها. لقد أنجزتها — أنت جاهز للبحث والتخطيط والكتابة والتصميم والترويج لورقة بيضاء استثنائية. اتبع هذه العملية لبناء جزء من المحتوى يخدم أهدافك التسويقية والتجارية لعدة أشهر وسنوات قادمة. لا تتخطى الترويج وتعيد تخصيص الجهود لجعل عملك يقطع شوطًا طويلاً.