Cara Menulis White Paper yang Diinginkan Pelanggan [Templat + Contoh]

Kertas putih Anda harus mudah dinavigasi. Bagian secara alami harus mengarah satu sama lain. Gunakan pemformatan untuk membuat kertas putih Anda mudah dibaca, dan grafik untuk menarik perhatian pada poin-poin penting yang Anda buat. Berikut adalah komponen utama yang biasanya dimiliki oleh kertas putih:

1. Judul Halaman
2. Daftar Isi
3. Ringkasan bisnis plan
4. pengantar
5. Bagian dan subbagian
6. Grafik, bagan, dan/atau bilah sisi
7. Satu pager
8. Tentang perusahaan Anda
9. Referensi

1. Kenali Audiens Anda

“Tulis untuk skala gaji, bukan demografi.” Inilah yang Jimmy Daly, salah satu pendiri Superpath, tulis dalam artikel Animalz. Skala pembayaran menentukan seberapa taktis atau strategis informasi yang dibutuhkan untuk menarik pembaca target Anda: Ini berarti bahwa pembaca target Anda membutuhkan berbagai jenis informasi dalam topik yang sama tergantung pada apakah mereka seorang pemimpin atau pelaksana. Pemimpin membutuhkan strategi dan kerangka kerja untuk berpikir dalam, sementara pelaksana membutuhkan taktik dan arahan langsung. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang audiens target Anda, kami sarankan untuk membaca:

1. Cara Menemukan Pemirsa Target Anda
2. Cara Membuat Persona Pemasaran

2. Ketahui Keahlian & Kekuatan Bisnis Anda

Buku putih adalah bentuk kepemimpinan pemikiran — konten yang memposisikan bisnis Anda sebagai sumber yang memiliki reputasi baik di industri Anda. Mereka memberi Anda kesempatan untuk menonjolkan kekuatan Anda. Tapi, bagaimana Anda tahu bidang apa yang menjadi keunggulan bisnis Anda? Lakukan analisis SWOT. Selama analisis SWOT, Anda mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang dihadapi bisnis Anda. Anda dapat tetap berpegang pada kekuatan dan peluang ketika Anda melakukannya untuk mengidentifikasi keahlian Anda. Pikirkan tentang topik yang Anda ketahui lebih banyak daripada pesaing Anda (kekuatan), dan curah pendapat tentang topik yang tidak dicakup oleh pesaing Anda (peluang).

3. Pilih Topik yang Berpotongan dengan Kebutuhan Audiens & Kekuatan Bisnis

Untuk peluang terbaik keberhasilan kertas putih, pilih topik yang menjadi spesialisasi bisnis Anda yang juga diperhatikan oleh audiens Anda. Di CoSchedule, kami menyebut pendekatan ini sebagai inti konten. Ini menyeimbangkan fokus Anda antara lalu lintas dan promosi. Saat Anda menggunakan inti konten untuk memutuskan topik kertas putih Anda, semua orang menang. Pelanggan Anda mendapatkan konten yang ingin mereka baca, dan Anda menyebarkan berita tentang bisnis Anda. Dan kombinasi itu membuat pelanggan ideal Anda mendapatkan lebih banyak info tentang produk Anda, membawa mereka melalui saluran pemasaran.

4. Teliti Topik Anda

Mulailah dengan riset internal dan kumpulkan semua informasi kepemilikan yang mendukung topik Anda. Ini termasuk:

• Hasil dari klien atau pelanggan Anda, seperti kisah sukses pelanggan
• Wawancara pelanggan yang tidak dipublikasikan
• Anekdot dari tim penjualan dan layanan pelanggan Anda
• Survei audiens (misalnya, laporan statistik pemasaran kami didasarkan pada survei yang kami jalankan)
• Data kuantitatif dari basis pengguna Anda (misalnya, Mailchimp menggunakan data pengguna mereka untuk mempublikasikan tolok ukur pemasaran email)
• Jika Anda memiliki waktu dan sumber daya: studi penelitian Anda sendiri (Andy Crestodina dari Orbit Media Studios memiliki panduan fantastis untuk membantu Anda memulai)

Kemudian, terjun ke penelitian eksternal. Ini akan tergantung pada industri Anda, tetapi berikut adalah beberapa poin awal untuk memulai:

• Pakar materi pelajaran industri melalui pencarian di Twitter, LinkedIn, HARO, atau Help a B2B Writer
• Perusahaan kaya riset seperti Forrester, Gartner, McKinsey
• Pencarian Google: “Negara [industri]” (termasuk tanda kutip)
• Pencarian Google: [topik] penelitian asli
• statistik
• Dunia kita dalam Data
• Google Tren

Catat semua yang sesuai dengan topik Anda. Saat ini, Anda tidak dapat mengetahui titik atau contoh data mana yang akan Anda gunakan, jadi ada baiknya Anda terus melacak hal-hal menarik.

5. Tentukan Masalah yang Perlu Dipecahkan Audiens Anda

Kembali ke riset audiens yang Anda lakukan pada langkah pertama dan pikirkan masalah yang dihadapi pelanggan Anda yang dapat dipecahkan oleh topik buku putih Anda. Dengan memahami masalah yang pelanggan Anda terkait dengan topik Anda, Anda akan dapat mempresentasikan buku putih Anda sebagai solusinya. Tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan ini untuk menemukan masalah yang terkait dengan topik Anda yang dihadapi audiens Anda:

• Kesenjangan pengetahuan apa yang dimiliki audiens saya dalam topik ini?
• Bagaimana topik ini menantang audiens saya dalam bisnis mereka sehari-hari?
• Kekhawatiran apa tentang masa depan yang terkait dengan topik ini oleh audiens saya?
• Masalah apa yang dialami audiens saya dalam menerapkan topik ini dalam bisnis mereka?

6. Tentukan Solusi yang Diberikan Buku Putih Anda

Sekarang setelah Anda mengetahui masalah yang dihadapi pelanggan terkait topik Anda, Anda dapat membuat sudut untuk kertas putih Anda. Pertimbangkan bagaimana Anda dapat berbagi pengetahuan tentang topik Anda untuk memecahkan masalah audiens Anda. Mari kita lihat bagaimana Deloitte menghadirkan solusi dalam pengantar buku putih Outlook Industri Ritel 2022-nya. Dimulai dengan menyajikan masalah: Pengecer perlu terus mengubah bisnis mereka dalam menghadapi perubahan yang dipicu pandemi. Kemudian, ini memberikan solusi untuk memberi tahu pengecer tentang tren 2022 sehingga mereka dapat mempertahankan bisnis mereka di jalur yang benar di masa depan.

7. Tulis Poin-Poin Penting Dalam Garis Besar Buku Putih

Tinggalkan catatan untuk diri Anda sendiri untuk mengutip referensi dan sumber. Menulis dari garis besar konten membantu Anda bekerja lebih cepat dan menghancurkan blok penulis. Berikut ini cara membuat kerangka kertas putih Anda dengan penelitian yang Anda lakukan sejauh ini:

1. Judul: Mulailah dengan versi kerja yang menjelaskan topik Anda; Anda selalu dapat memolesnya nanti. Headline Studio CoSchedule dapat membantu!
2. Ringkasan eksekutif: Tempat penampung untuk deskripsi singkat tentang buku putih Anda. Tambahkan poin-poin penting di sini sehingga Anda dapat membuat ringkasan Anda nanti.
3. Pendahuluan: Apa kait yang akan menarik pembaca Anda untuk terus membaca buku putih? Apa poin nyeri utama dan topik yang akan Anda bahas?
4. Subjudul bagian: Setiap bagian adalah poin yang mendukung keseluruhan argumen Anda atau langkah dalam proses yang Anda presentasikan. Subjudul mereka harus dengan jelas memperkenalkan mereka.
5. Konten subjudul: Buat daftar subpoin yang Anda buat di setiap bagian dan informasi pendukung apa pun yang Anda temukan dalam penelitian Anda.
6. Kesimpulan: Ringkaslah takeaways utama Anda. Jika sesuai, Anda dapat mempertimbangkan untuk menambahkan ajakan bertindak di sini juga.

Gunakan templat kertas putih kami untuk cara termudah membuat kerangka kertas putih Anda.

8. Dapatkan Inspirasi Dari Contoh Buku Putih

Ingin mendapatkan inspirasi dari contoh kertas putih yang berhasil? Lihat daftar di bawah ini dan lihat bagaimana orang-orang seperti Apple, Amazon, dan Vox Media mendekati kertas putih mereka.

• Merencanakan Penerapan Power BI Enterprise (Microsoft)
• Panduan Tata Kelola Keuangan di Cloud (Google)
• Menavigasi Kepatuhan GDPR di AWS (Amazon)
• Mengapa Keamanan Mac yang Lebih Baik Dimulai dengan Cloud Identity (Jamf)
• Status Manajemen Konten (Mis) (Vox Media)
• Outlook Keadaan Bisnis 2021 Masa Depan (Samsung)

9. Sesuaikan Gaya Dokumen White Paper Anda

Gunakan tahap perencanaan dan penjabaran ini untuk juga memetakan grafik, bagan, bilah sisi, dan satu halaman. Anda dapat melakukannya dengan kotak teks, tabel, dan hentian halaman di dokumen Word. Dengan cara ini, Anda akan memiliki placeholder sebagai pengganti visual yang akan Anda tambahkan di tahap desain nanti. Ini akan membantu Anda membentuk tulisan Anda berdasarkan kerangka tampilan akhir kertas putih Anda. Selain itu, gunakan langkah ini untuk menyesuaikan tampilan font dan header Anda. Di Microsoft Word, klik kanan gaya yang Anda gunakan, klik Ubah, dan pilih judul atau paragraf berbeda yang ingin Anda perbarui.

10. Tulis Judul Buku Putih

Judul kertas putih terbaik adalah yang menghubungkan topik Anda dengan hasil yang diinginkan pembaca Anda. Judul yang kuat meliputi:

• Keseimbangan kata: campuran kata-kata umum, tidak biasa, emosional, dan kuat
• Durasi: dioptimalkan untuk visibilitas dan klik-tayang di mesin telusur dan media sosial
• Jenis tajuk utama: jenis tajuk utama mencakup 'judul utama "mengapa", bagaimana caranya, dan tajuk pertanyaan
• Kejelasan dan kemampuan skimmabilitas: disederhanakan agar mudah dibaca dan dipahami secara sekilas

Mulailah dengan mencantumkan opsi judul. Lihat formula dan template judul berikut dan 73 (!) cara untuk menulis judul yang unggul. Dari sana, masuk ke Headline Analyzer Studio dan periksa opsi judul terkuat Anda terhadap saran. Gunakan kata bank untuk memperkuat tajuk utama ini dan pilih favorit Anda untuk digunakan di kertas putih Anda.

11. Tulis Pengantar Buku Putih

Pengantar Anda menjembatani janji dari judul dan ringkasan eksekutif Anda dengan poin-poin dan bagian-bagian penting dari buku putih Anda. Perkenalan terbaik membantu pembaca:

1. Merasa seperti mereka berada di tempat yang tepat, membaca buku putih yang tepat berdasarkan masalah yang ingin mereka pecahkan
2. Dapatkan ikhtisar tingkat tinggi tentang apa yang akan Anda liput
3. Buktikan bahwa Anda memiliki jawaban yang mereka cari

Gunakan pengantar Anda untuk menggoda bagian yang akan datang dan sentuh data, sumber daya, pakar, dan penelitian asli yang akan Anda gunakan untuk menyampaikan poin Anda.

12. Pisahkan Konten White Paper Dengan Subpos & Subbagian

Setiap subbagian harus membuat poin yang berbeda, seperti mendefinisikan langkah dari suatu proses atau membuat argumen tertentu. Jika Anda telah meneliti dan menguraikan kertas putih Anda dengan cara yang terorganisir, menulis subbagian kertas putih Anda seharusnya relatif mudah. Saat Anda menulis, Anda mungkin melihat celah dalam penelitian Anda atau subbagian yang dapat ditambahkan berdasarkan narasi yang Anda kembangkan. Jika itu terjadi, buat catatan dan kembalilah ke sana menjelang akhir tulisan Anda untuk mengisi kekosongan itu.

13. Sertakan Data & Visual

Apakah ada data atau ide yang paling baik disajikan secara visual? Tandai setiap segmen yang akan mendapat manfaat dari aset visual. Anda telah menandai beberapa titik potensial di garis besar Anda, jadi sekarang setelah Anda memiliki draf, dapatkan spesifik tentang visual yang tepat yang Anda butuhkan. Memikirkan:

• Grafik atau bagan dari titik data penting
• Satu halaman dengan statistik atau kutipan kunci
• Tabel perbandingan
• Ilustrasi khusus

14. Rekap Masalah & Solusi Dalam Kesimpulan Anda

Meskipun kertas putih adalah jenis jaminan pemasaran, mereka sering kali memiliki ajakan bertindak yang lebih lembut daripada kebanyakan yang lain. Ketika pembaca Anda mencapai kesimpulan, mereka baru saja membaca banyak informasi. Kesimpulan Anda harus merangkum masalah dan solusi kertas putih Anda untuk menyatukan semuanya dan mendorong mereka untuk bertindak. Kembali ke buku putih Outlook Industri Ritel 2022 Deloitte, Anda dapat melihat ringkasan masalah dan solusi dalam kesimpulannya. Saat Anda merenungkan wawasan ritel yang Anda baca di buku putih, kesimpulannya mengingatkan Anda bahwa pengecer masih menghadapi tantangan, tetapi mereka juga memiliki peluang. Ini menggerakkan Anda maju dengan menjelaskan bagaimana Anda dapat menggunakan informasi yang baru saja Anda pelajari untuk terus bergerak menuju masa depan.

15. Koreksi & Edit

Setelah draf pertama Anda selesai, saatnya untuk meninjau dan mengedit pekerjaan Anda—atau menyerahkannya kepada editor Anda, jika ada. Pertama, periksa mekanismenya: kesalahan tata bahasa, kesalahan ejaan, suara pasif, dan masalah serupa. Alat seperti Grammarly dan Hemingway berguna di sini. Kemudian, gali lebih dalam untuk memeriksa aliran kertas putih Anda dan kekuatan poin yang Anda buat. Ini termasuk:

• Sasaran: Apakah konten memenuhi janjinya? Apakah itu menjawab semua pertanyaan yang mungkin dimiliki pembaca Anda?
• Struktur: Apakah struktur dioptimalkan untuk keterlibatan dan penyelesaian?
• Fakta: Apakah semuanya akurat secara faktual? Periksa kembali fakta, statistik, tautan, dan sumber.
• Memahami: Seberapa mudah tulisan Anda untuk dipahami? Jika ada bahasa atau jargon yang mungkin tidak dipahami audiens Anda, catat dan pertimbangkan alternatifnya. Ini dapat diperbaiki dengan pencarian sederhana di Thesaurus.com.

Catat bagian mana pun yang perlu Anda ubah posisi, frasa secara berbeda, atau klarifikasi; setelah Anda menelusuri seluruh dokumen, lompat ke pengeditan tersebut. Dapatkan beberapa tips pengeditan lainnya di sini jika Anda membutuhkannya. Anda berhasil—Anda siap untuk meneliti, merencanakan, menulis, merancang, dan mempromosikan buku putih yang luar biasa. Ikuti proses ini untuk membuat konten yang akan melayani tujuan pemasaran dan bisnis Anda selama berbulan-bulan dan bertahun-tahun yang akan datang. Jangan lewatkan promosi dan upaya repurposing untuk membuat pekerjaan Anda berjalan jauh.