10 plantillas de informes de Excel esenciales

Planear un proyecto solo te lleva hasta cierto punto. También debe monitorear su progreso y desempeño para saber si está dentro del cronograma y el presupuesto. Luego están las partes interesadas cuyas expectativas deben gestionarse. Ahí es donde entran las plantillas de informes de Excel.

Los informes de proyectos son herramientas que los directores de proyectos utilizan para extraer datos valiosos del proyecto. Las plantillas de informes de Excel son una gran herramienta para determinar cómo le está yendo y mantener actualizadas a las partes interesadas.

Uso de plantillas de informes de Excel para la gestión de proyectos

Lo mejor de las plantillas de informes de Excel es que se pueden descargar gratis. A continuación hay 10 plantillas de informes de Excel esenciales que puede usar ahora para obtener datos valiosos sobre su proyecto. Estas plantillas de informes de Excel cubren todo, desde informes de estado hasta registros de riesgos para una visión clara de cómo va su proyecto.

Microsoft Excel es una gran herramienta como lo muestran estas plantillas de informes de Excel, pero solo llegan hasta cierto punto. Las plantillas de informes de Excel deben imputarse manualmente y requieren mucha mano de obra. Tampoco reflejan datos en tiempo real, por lo que siempre están un poco atrasados. El software de administración de proyectos es el siguiente paso para obtener una mayor eficiencia en la administración de su proyecto, pero si no está listo para eso, las plantillas de informes de Excel lo ayudarán.

Plantillas de informes de Excel para la gestión de proyectos

A continuación se encuentran las plantillas de informes de Excel para la gestión de proyectos, pero son solo una pequeña muestra de las plantillas gratuitas de gestión de proyectos que tenemos que descargar en nuestra página de plantillas. Hay docenas de plantillas de Word y Excel para ayudarlo en cada etapa del ciclo de vida de su proyecto.

Hemos seleccionado ese paquete de plantillas para destacar nuestras plantillas de informes de Excel gratuitas. Descargue uno o todos ellos ahora y úselos para extraer la información que necesita para entregar un proyecto exitoso. Cuando esté listo para llevar sus plantillas de proyecto un paso más allá, lea hasta el final y vea cómo el software de administración de proyectos deja atrás a las plantillas de proyectos de Excel.

1. Plantilla de tablero de proyecto

Así como el tablero de su automóvil lo ayuda a controlar la velocidad, el kilometraje, el consumo de gasolina y más, nuestra plantilla de tablero de proyecto gratuita es una ventana al progreso y el rendimiento de su proyecto. Se compone de una variedad de gráficos, como un gráfico circular que muestra cómo su equipo está progresando en sus tareas hasta gráficos de barras sobre la carga de trabajo, la duración de las tareas y los costos del proyecto.

La plantilla de panel de control de proyecto gratuita es una vista de alto nivel de su proyecto. Les da a los gerentes de proyecto un vistazo de lo que está pasando en el proyecto para que puedan tomar mejores decisiones. Esta plantilla de informe de Excel es una gran herramienta comunicativa. Los números pueden terminar flotando en la página si las matemáticas no son su punto fuerte, pero los elementos visuales de la plantilla de tablero de proyectos gratuita crean una forma rápida y fácilmente digerible de entregar datos del proyecto a las partes interesadas.

El software ProjectManager ofrece más que cualquier plantilla. ProjectManager es un software en línea que no es estático como una plantilla, sino que se conecta a su plan de proyecto, cronograma, recursos y más. Nuestro tablero en tiempo real recibe datos en vivo a medida que los equipos actualizan su estado para que siempre vea información actualizada y precisa del proyecto. No hay datos para ingresar y todo se hace automáticamente. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

2. Plantilla de informe de estado del proyecto

Poder obtener una instantánea de su proyecto que muestre su estado actual es fundamental para una gestión adecuada. Nuestra plantilla de informe de estado de proyecto gratuita le permite ver la salud de su proyecto y cómo está progresando con respecto a su plan de proyecto. Se puede utilizar para comunicarse con las partes interesadas que prefieren una sinopsis más general de cómo va el proyecto.

Esta plantilla de informe de Excel sigue siendo una gran cantidad de información importante, desde un resumen hasta el estado del proyecto, riesgos y recomendaciones. Eso incluye logros clave, qué trabajo se completó, qué queda por delante, hitos que se han alcanzado y entregables. También hay un lugar para elementos de acción, descripciones generales del presupuesto, cronograma, calidad y alcance, e incluso obstáculos que deben abordarse.

3. Plantilla de informe de progreso

Conocer el progreso de su proyecto es una de las mejores maneras de asegurarse de que está cumpliendo con los hitos programados. Nuestra plantilla de informe de progreso gratuita es una forma de registrar el movimiento de su proyecto durante un período de tiempo específico. Ese plazo puede ser una semana, un mes o lo que sea apropiado para su proyecto. Nuestra plantilla de informe de Excel gratuita captura los datos.

La plantilla de informe de Excel proporciona un resumen del estado, alcance, cronograma, costo y riesgo del proyecto y luego entra en más detalles sobre todas las tareas ejecutadas durante el período. También analiza los problemas que surgieron durante este período de tiempo y cómo afectaron el presupuesto. Luego toma nota de los logros existentes o esperados.

4. Plantilla de lecciones aprendidas

Después de entregar un proyecto, es importante aprender de él. ¿Qué funcionó? ¿Qué no funcionó? Luego puede tomar ese conocimiento y aplicarlo a proyectos futuros para administrarlos mejor. Una de las plantillas de informe de Excel más importantes que puede usar es esta plantilla gratuita de lecciones aprendidas.

La plantilla de lecciones aprendidas crea un espacio en el que puede capturar toda la información que necesita de lo que es una victoria o una derrota, describiendo lo que sucedió, el impacto, cómo cambiar las cosas para mejorar y luego una lista de elementos de acción para implementar esos cambios. . Utilice esta plantilla de informe de Excel cuando realice una autopsia con el equipo del proyecto. Obtenga sus comentarios ya que estaban en la primera línea del proyecto y puede ofrecer una perspectiva única.

5. Plantilla de análisis de costos y beneficios

Esta plantilla de informe de Excel es un poco diferente. Utiliza una plantilla de análisis de costo-beneficio para ver si el proyecto es viable y vale la pena financiarlo. Siempre hay preguntas que responder antes de iniciar un proyecto, como si satisfará una necesidad, brindará un servicio y si puede entregarlo en el plazo establecido y por un costo razonable.

El análisis costo-beneficio es una forma de responder esas preguntas antes de invertir y arriesgar la solvencia financiera de la organización. Le permite examinar los números y tomar una decisión informada sobre si continuar con el proyecto o no. Esta podría ser una de las plantillas de informe de Excel más importantes que usará y siempre debe ser parte de su investigación.

6. Plantilla de análisis de brechas

Ya sea que esté administrando un proyecto o una organización, siempre está buscando formas de innovar y ser más eficiente y efectivo para alcanzar sus objetivos a largo plazo. Una plantilla de análisis de brechas es una herramienta que ayuda a realizar un análisis estratégico de cuándo estás, dónde quieres estar y, lo que es más importante, cómo llegar allí.

El uso de esta plantilla de informe de Excel es el primer paso para crear un plan de acción que pueda ayudarlo a cerrar la brecha que encontró en su análisis. Le ayuda a ver el camino para lograr esos objetivos estratégicos a largo plazo que lo ayudan a crecer y mantenerse competitivo. Al igual que muchas plantillas de informes de Excel, también actúa como una herramienta de comunicación para las partes interesadas y los empleados, proporcionando una estrella polar a seguir.

7. Plantilla de seguimiento de tareas del proyecto

Mantener un proyecto a tiempo es una de las principales responsabilidades de un gerente de proyecto. Una forma de lograr este objetivo es con nuestra plantilla gratuita de seguimiento de tareas del proyecto. Es una herramienta que le permite crear una lista de tareas y usarla para asegurarse de que cada tarea en su proyecto esté en camino para cumplir con su fecha límite. De lo contrario, puede reasignar recursos para volver a programarlo.

La plantilla de informe de Excel está configurada para capturar la tarea y una breve descripción. Describe si es una tarea dependiente y a quién está asignada. También hay menús desplegables para anotar la prioridad, la fecha de inicio, la fecha de finalización planificada y la fecha de finalización real de cada tarea. Hay una columna de estado para anotar si las tareas están abiertas o cerradas y un espacio para agregar otros detalles que aún no se hayan recopilado.

8. Plantilla de hoja de tiempo

Otra plantilla de informe de Excel es nuestra plantilla de hoja de tiempo gratuita. Es una herramienta que no solo ayuda con la nómina, sino que permite a los gerentes de proyecto realizar un seguimiento del tiempo que cada miembro del equipo dedica a sus tareas. Puede realizar un seguimiento del costo por hora, las vacaciones y las horas extra para ayudar a cumplir con el cronograma.

Esta plantilla de informe de Excel gratuita captura los datos personales de cada miembro del equipo, incluido el departamento en el que trabaja, su supervisor y su tarifa por hora. Luego, sus horas semanales se recopilan y suman para mostrarle cuánto tiempo dedican y qué tareas han completado o en las que todavía están trabajando. Finalmente, hay una línea de firma para el empleado y el supervisor.

9. Plantilla de registro de riesgos

Todos los proyectos tienen riesgos asociados con ellos. Pensamos que los riesgos son malos, pero algunos riesgos son buenos porque abren una oportunidad imprevista. Nuestra plantilla gratuita de registro de riesgos lo ayuda a planificar los riesgos, establecer prioridades y describir quién en el equipo es responsable del seguimiento.

Esta plantilla de informe de Excel gratuita es importante para ayudarlo a identificar y responder rápidamente a cualquier problema que surja en el proyecto. No puede conocer todos los riesgos que pueden surgir, pero con la ayuda de la experiencia de su equipo, puede delinear la mayoría de los riesgos probables y tener un plan para mitigar los riesgos de manera efectiva o aprovecharlos.

10. Plantilla de registro de cambios

Tener una plantilla de registro de cambios es clave para cualquier proceso de gestión de cambios. Los planes del proyecto son importantes, pero no están grabados en piedra. Cuando se producen cambios en su proyecto, ya sean externos o internos, necesita tener esta plantilla de informe de Excel gratuita para capturar ese cambio y realizar un seguimiento a lo largo del proyecto o hasta que se resuelva.

La plantilla de registro de cambios gratuita tiene un lugar para todo lo que necesita para identificar y realizar un seguimiento de los cambios en su proyecto, como cuándo se descubrió por primera vez y quién lo descubrió. Cuantos más datos sobre el cambio, más podrá controlarlo y asegurarse de que no descarrile su proyecto.

Cómo ProjectManager hace que los informes sean más sólidos

Estas plantillas de informes de Excel son un buen comienzo, pero si desea cruzar la línea de meta del proyecto a tiempo y sin acumular costos adicionales, entonces necesita un software de gestión de proyectos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que automatiza los informes y proporciona datos en tiempo real para una mayor precisión y una mejor toma de decisiones.

Use paneles en tiempo real

La plantilla del tablero solo le da una idea de lo que puede hacer un tablero. Nuestro tablero en tiempo real captura automáticamente datos en vivo. No tienes que ingresarlo manualmente. También hace los cálculos por usted y luego muestra los resultados en gráficos y cuadros fáciles de leer. Esta vista de alto nivel se actualiza constantemente, por lo que es como un informe de estado de alto nivel que siempre está al alcance de su mano. Mientras que otras herramientas de gestión de proyectos tienen paneles, a menudo es necesario configurarlos. Eso hace perder el tiempo. Nuestro tablero está listo para funcionar cuando usted lo esté.

Obtenga informes personalizables

Todas las plantillas de informes de Excel que hemos presentado para su descarga gratuita son documentos estáticos. Nuestros informes se pueden generar rápidamente y cada uno se puede filtrar para mostrar solo los datos que desea ver o compartir con las partes interesadas. Hay informes sobre el estado de la cartera, el estado del proyecto, el plan del proyecto, la tarea, las hojas de tiempo, la disponibilidad, la carga de trabajo y varios otros para ayudarlo a ver en tiempo real el progreso y el rendimiento del proyecto. Las plantillas de informes de Excel no toman los datos complejos de su proyecto y los convierten en información útil y digerible, pero nuestro software sí lo hace.

El tablero y los informes recopilan datos de las muchas características que hacen que nuestro software sea único en el espacio de gestión de proyectos. Contamos con robustos diagramas de Gantt que programan tareas, recursos y costos. Nuestros tableros kanban ayudan a visualizar su flujo de trabajo, mientras que las vistas de hoja, lista y calendario están diseñadas para ayudarlo a trabajar como desea. Nuestra plataforma colaborativa conecta a todos en su equipo, diferentes departamentos e incluso empresas externas para que sus informes puedan compartirse con quienes necesitan verlos.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que crea eficiencias al conectar a todos en tiempo real. Con características para planificar, monitorear e informar sobre proyectos, y administrar recursos y riesgos, tenemos la única herramienta para todas sus necesidades de administración de proyectos. Únase a equipos de la NASA, Siemens y Nestlé, entre otras organizaciones, para lograr el éxito. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.