Der Projektlebenszyklus: Verbessern Sie Ihren Prozess und Ihre Kommunikation mit diesem einfachen Framework

Komplexe Projekte umfassen viele Personen, Aufgaben und Verfahren. Ein umfassendes Wissen über den Projektlebenszyklus, seine Typen und seine verschiedenen Phasen kann zu einem erfolgreicheren Ergebnis führen. Um mehr über die Arten und Phasen eines Projektlebenszyklus zu erfahren, beginnen wir mit den Grundlagen – was genau ist ein Projektlebenszyklus?

Was ist ein Projektlebenszyklus?

Ein Projektlebenszyklus ist eine phasenweise Struktur für einen Projektmanager , um eine Kampagne von Anfang bis Ende zu koordinieren. Dies dient als Checkliste, um nicht nur Details im Auge zu behalten, sondern auch das Projekt strukturiert zu halten. Das Verständnis des Lebenszyklus Ihres Projekts ist auch hilfreich, wenn Änderungen auftreten oder Sie mehrere Projekte verwalten. Es ist wichtig, die richtige Art des Projektlebenszyklus für Ihr Projekt zu wählen. Lassen Sie uns also verschiedene Arten von Projektlebenszyklen diskutieren.

Welche Arten von Projektlebenszyklen gibt es?

1. Vorausschauender Lebenszyklus

Wie der Name schon sagt, bietet ein prädiktiver Lebenszyklus einen prädiktiven Arbeitsablauf . Jedes Detail eines Projekts, einschließlich des Zeitplans, der Kosten und des Prozesses, ist im Voraus festgelegt. Ein Team tritt dann so auf, dass es sich an den Plan hält, um ein Projekt abzuschließen. Dies macht den gesamten Prozess vorhersehbar, da der Umfang der Änderungen minimal ist. Quelle Dieser Projektlebenszyklus ist auch als „ Wasserfallmethode “ bekannt. Die Phasen solcher Projekte sind klar gegliedert. Ein Projekt kann nur fortschreiten, wenn die vorherige Phase abgeschlossen ist, sodass der gesamte Workflow wie ein Wasserfall aussieht. Ist es das Richtige für mein Projekt? Diese Art des Projektlebenszyklus ist ideal für einfache Projekte. Der Predictive-Life-Cycle-Ansatz erstellt ein Endprodukt in nur einem Zyklus. Bei komplexen Projekten sind während der Durchführung eines Projekts viele Änderungen erforderlich, und es ist oft mehr als ein Zyklus erforderlich, um es richtig zu machen. Der prädiktive Lebenszyklus bietet diese Flexibilität nicht.

2. Iterativer Lebenszyklus

Der iterative Lebenszyklus stimmt auch mit dem Namen und der Beschreibung überein, die er enthält. Dieser Lebenszyklus ist eine Iteration oder Wiederholung eines prädiktiven Lebenszyklus in kleinen Paketen. Auch bei diesem Ansatz ist der größte Teil des Projekts vorgeplant, aber das Ziel ist es, in der ersten Iteration ein Minimum Viable Product herzustellen . Quelle Dieses Produkt wird dann demonstriert und Feedback wird aufgenommen , um eine Strategie für die zweite Iteration zu entwickeln und das Produkt zu verbessern. Alle Änderungen werden auch vor der zweiten Iteration eingearbeitet. Nach vielen solchen kleinen Wasserfällen wird ein Endprodukt geliefert. Ist es das Richtige für mein Projekt? Diese Art von Projektlebenszyklus eignet sich aufgrund der Flexibilität, die sie bietet, gut für ein wenig komplexes Projekt. Es ist besser, plötzliche Änderungen des Umfangs, der Kosten oder des Zeitplans eines Projekts besser zu handhaben. Aber auch nach der Lösung vieler Probleme des Predictive Life Cycle gibt es immer noch einige Projekte, bei denen wir uns sehr schnell anpassen müssen. Diese Projekte sind nicht genau definiert und erfordern ständige Änderungen, und das bringt uns zum adaptiven Lebenszyklus.

3. Adaptiver Lebenszyklus

Diese Art von Projektlebenszyklus ist dem prädiktiven Lebenszyklus völlig entgegengesetzt. Dieser Ansatz ist offener für Veränderungen und funktioniert bei sehr komplexen Projekten, bei denen es schwierig ist, die Projektanforderungen im Voraus zu definieren. Bei diesem Ansatz sind die Iterationen zeitgebunden und schnell. Jede Iteration wird als Inkrement bezeichnet und konzentriert sich darauf, jedes Mal einen Teil des Projekts zu liefern. Da jede Iteration schnell ist – nach jedem Zyklus werden neue Änderungen integriert – ist dies der flexibelste Projektlebenszyklus. Quelle Ist es das Richtige für mein Projekt? Der adaptive Lebenszyklus basiert auf der Bearbeitung von Feedback in jeder Iteration. Dies erfordert, dass das Team so klar wie möglich kommuniziert und zusammenarbeitet, um mit Änderungen umzugehen. Eine solche Methodik ist ideal für ein komplexes Projekt, bei dem Kundenfeedback von größter Bedeutung ist. Aber es macht es einem Projektmanager auch schwer, den Umfang eines Projekts zu definieren und Klarheit über Fristen und Kosten eines Projekts zu schaffen.

Was sind die 5 Phasen eines Projektlebenszyklus?

Jeder dieser Projektlebenszyklen durchläuft fünf Phasen. Ein gutes Verständnis dieser Phasen ist ein Muss für jeden Projektmanager, der das Projekt besser handhaben und strukturiert halten möchte. [Bild dieser 5 Phasen]

1. Projektinitiierungsphase

In dieser Phase wird eine Vision des Projekts entwickelt. Ein Kunde oder Stakeholder stellt dem Projektleiter seine Anforderungen und Ziele vor. Anschließend geben Sie eine grobe Vorstellung von den Anforderungen und dem Gesamtkonzept des Projekts. In dieser Phase wird entschieden, ob das Projekt realisierbar ist oder nicht. Stimmen Kunde und Projektleiter über Anforderungen und Vision des Projekts überein, geht es direkt los. Zu sammelnde Informationen:

1. Projektziele
2. Projektanforderungen
3. Projektumfang
4. Projektleistungen
5. Projektabhängigkeiten
6. Möglicher Umfang kriecht

Wenn das Projekt durchführbar ist, wird das Projekt in die nächste Phase des Projektlebenszyklus verschoben.

2. Projektplanungsphase

Dies ist die wichtigste Phase eines Projektlebenszyklus. In dieser Phase wird detailliert festgelegt, wie ein Projekt umgesetzt werden soll.

• Schritt 1: Erstellen Sie einen Plan für den Abschluss des Projekts innerhalb der Zeitvorgaben und des Budgets.
• Schritt 2: Teilen Sie das Projekt in eine Reihe von Aufgaben und Verfahren auf.
• Schritt 3: Weisen Sie jeder Phase des Projekts das richtige Budget und die richtige Zeit zu. Dies bildet einen Projektstrukturplan, der allen im Team mitgeteilt wird.

Sie müssen auch einen Projektmanagementplan erstellen, um die Arbeit zu koordinieren und den Fortschritt zu messen. All dies muss vom Kunden oder Stakeholder genehmigt werden, um das Projekt voranzubringen. Dies hilft dabei, eine gemeinsame Vision zu haben und Klarheit darüber zu haben, wie das Endprodukt aussehen wird. Nach der Planungsphase ist Zeit für die Ausführung von allem, was von einem Projektmanager entschieden wird, der uns zur Projektausführungsphase führt.

3. Projektausführungsphase

Die Projektabwicklung ist die Phase, in der die eigentliche Herausforderung für einen Projektmanager beginnt. Ein Projektplan wird nun endgültig ausgeführt. Ressourcen werden zugewiesen und Teams werden gebildet, um mit der Erledigung einiger Aufgaben zu beginnen. Projektmanager stellen sicher, dass für jede Aufgabe und jedes Verfahren die angemessene Menge an Zeit und Ressourcen zur richtigen Zeit bereitgestellt wird. Der Projektmanager muss auch die Fristen im Auge behalten und das Team leiten, damit es keine Kompromisse bei der Qualität des Produkts gibt. Wenn vom Kunden oder Stakeholder Änderungen vorgeschlagen werden, muss ein Projektmanager diese Änderungen dem Team mitteilen. Der Projektmanager wird das Projekt auch in der richtigen Weise ausrichten, um solche Änderungen zu berücksichtigen, ohne das Tempo eines Projekts zu verlieren. Eine solch komplexe Ausführung erfordert nicht nur ein scharfsinniges Management, sondern auch einen scharfen Blick auf alles, was vor sich geht. Damit kommen wir in die nächste Phase eines Projektlebenszyklus.

4. Projektüberwachungs- und Kontrollphase

In dieser Phase muss ein Projektmanager den Fortschritt eines Projekts auf dem Papier und in der Ausführung abgleichen. Eine sorgfältige Überwachung hilft dabei, zu wissen, welche Art von Anleitung ein Team benötigt und wie die Arbeit besser ausgeführt werden kann. Dazu müssen Sie überprüfen, ob jede Aufgabe rechtzeitig ausgeführt wird. Wenn dies nicht der Fall ist, definieren Sie, was der Grund sein könnte, und lösen Sie dann solche Probleme, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Dies erfordert viele Berichte von Teammitgliedern, um über den Fortschritt und die Probleme, mit denen Sie konfrontiert sind, zu informieren. Die Behebung dieser Probleme zum richtigen Zeitpunkt hält das Projekt auf Kurs und hält die Umgebung stressfrei und produktiv. Der Projektmanager bezieht in dieser Phase auch Stakeholder oder Kunden mit ein, um zwischendurch die Genehmigung für eine bessere Ausführung einzuholen. Wenn der Projektplan und die Ausführung in Schach gehalten und in der richtigen Weise gesteuert werden, wird das Projekt innerhalb des vorgegebenen Budgets zeitnah abgeschlossen. Damit sind wir in der letzten Phase eines Projektlebenszyklus angelangt.

5. Projektabschlussphase

Diese Phase wird manchmal unterschätzt, weil die schwere Aufgabe des Abschlusses des Projekts erledigt ist, aber diese Phase behält ihre Bedeutung. Die Projektanalyse ist ein großer Teil dieser Phase. In dieser Phase muss ein Projektmanager die Qualität der Ergebnisse prüfen, mit den Stakeholdern über den Abschluss des Projekts kommunizieren, ihre Zustimmung einholen und schließlich das Projekt liefern. Diese Phase eines Projektlebenszyklus erkennt auch die Rolle aller am Projekt Beteiligten an und entbindet sie offiziell aus dem Projekt. Zum Schluss reflektiert der Projektleiter, was funktioniert hat und was nicht. Sie bestimmt, ob das Projekt erfolgreich war oder nicht. Es bereichert auch die Erfahrung eines Projektmanagers, um am nächsten Projekt noch besser zu arbeiten. [Grafik auf Retro: Ein einfacher Projektabschluss Retro Framework Was hat funktioniert? Was nicht? Was würden wir beim nächsten Mal anders machen?]

Abschließende Gedanken

Projektmanagement ist eine sehr schwierige Aufgabe, aber vollständige Informationen über den Projektlebenszyklus, seine Typen und seine Phasen zu haben, kann es einfacher machen. Dies ist der beste Weg, um das Projekt strukturiert zu halten, da es branchenweit einheitlich ist. Eine Möglichkeit zu haben, den Prozess zu definieren, hält alle auf dem gleichen Weg und hilft bei der gemeinsamen Durchführung des Projekts. Es fungiert auch als großartige Checkliste für jedes Projekt, damit der Projektmanager nichts überspringt. All dieses Wissen zusammen mit etwas Hingabe kann Ihnen dabei helfen, Ihr nächstes Projekt strukturierter und zuverlässiger durchzuführen.