Siklus Hidup Proyek: Tingkatkan Proses & Komunikasi Anda Dengan Kerangka Sederhana Ini

Proyek kompleks melibatkan banyak orang, tugas, dan prosedur. Memiliki pengetahuan yang komprehensif tentang siklus hidup proyek, jenisnya, dan berbagai fasenya dapat menghasilkan hasil yang lebih sukses. Untuk memahami lebih lanjut tentang jenis dan fase siklus hidup proyek, mari kita mulai dengan dasar-dasar—apa sebenarnya siklus hidup proyek itu?

Apa itu Siklus Hidup Proyek?

Siklus hidup proyek adalah struktur fase-bijaksana bagi manajer proyek untuk mengoordinasikan kampanye dari awal hingga akhir. Ini bertindak sebagai daftar periksa untuk tidak hanya melacak detail tetapi juga untuk menjaga proyek tetap terstruktur. Memahami siklus hidup proyek Anda juga berguna ketika terjadi perubahan atau Anda mengelola banyak proyek. Sangat penting untuk memilih jenis siklus hidup proyek yang tepat untuk proyek Anda. Jadi mari kita bahas berbagai jenis siklus hidup proyek di luar sana.

Apa Jenis Siklus Hidup Proyek?

1. Siklus Hidup Prediktif

Seperti namanya, siklus hidup Prediktif menawarkan alur kerja prediktif . Setiap detail mengenai sebuah proyek termasuk jadwal, biaya, dan prosesnya telah ditentukan sebelumnya. Sebuah tim kemudian melakukan dengan cara untuk tetap berpegang pada rencana untuk menyelesaikan sebuah proyek. Ini membuat seluruh proses menjadi prediktif karena cakupan perubahannya minimal. Sumber Siklus hidup proyek ini juga dikenal sebagai " metode air terjun ". Fase-fase dalam proyek semacam itu dibagi secara jelas. Sebuah proyek hanya dapat berkembang ketika fase sebelumnya selesai sehingga alur kerja secara keseluruhan terlihat seperti air terjun. Apakah ini cocok untuk proyek saya? Jenis siklus hidup proyek ini sangat ideal untuk proyek sederhana. Pendekatan siklus hidup Prediktif membangun produk akhir dalam satu siklus saja. Untuk proyek yang kompleks, ada banyak perubahan yang terlibat saat melakukan proyek dan seringkali membutuhkan lebih dari satu siklus untuk melakukannya dengan benar. Siklus hidup Prediktif gagal menawarkan fleksibilitas itu.

2. Siklus Hidup Iteratif

Siklus hidup berulang juga cocok dengan nama dan deskripsi yang dimilikinya. Siklus hidup ini merupakan iterasi atau pengulangan dari siklus hidup prediktif dalam paket-paket kecil. Dalam pendekatan ini juga, sebagian besar proyek sudah direncanakan sebelumnya, tetapi tujuannya adalah untuk membuat produk yang layak minimum pada iterasi pertama. Sumber Produk ini kemudian didemonstrasikan dan umpan balik diambil untuk membangun strategi untuk iterasi kedua dan produk ditingkatkan. Setiap perubahan juga dimasukkan sebelum iterasi kedua. Setelah banyak air terjun kecil seperti itu, produk akhir dikirimkan. Apakah ini cocok untuk proyek saya? Siklus hidup proyek semacam ini bagus untuk proyek yang sedikit rumit karena fleksibilitas yang ditawarkannya. Lebih baik menangani perubahan mendadak dalam ruang lingkup, biaya, atau jadwal proyek dengan cara yang lebih baik. Tetapi bahkan setelah menyelesaikan banyak masalah yang ditimbulkan oleh siklus hidup Prediktif, masih ada beberapa proyek yang mengharuskan kita untuk beradaptasi dengan sangat cepat. Proyek-proyek ini tidak didefinisikan dengan baik dan menuntut perubahan konstan, dan itu membawa kita ke siklus hidup Adaptif.

3. Siklus Hidup Adaptif

Jenis siklus hidup proyek ini benar-benar berlawanan dari siklus hidup Prediktif. Pendekatan ini lebih terbuka untuk berubah dan bekerja untuk proyek yang sangat kompleks di mana sulit untuk menentukan persyaratan proyek sebelumnya. Dalam pendekatan ini, iterasi terikat waktu dan cepat. Setiap iterasi dikenal sebagai kenaikan dan difokuskan pada pengiriman bagian dari proyek setiap kali. Karena setiap iterasi berlangsung cepat—perubahan baru dimasukkan setelah setiap siklus—menjadikannya siklus hidup proyek yang paling fleksibel. Sumber Apakah ini cocok untuk proyek saya? Siklus hidup adaptif didasarkan pada pengerjaan umpan balik di setiap iterasi. Ini membutuhkan tim untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dengan cara yang paling jelas untuk menghadapi perubahan. Metodologi tersebut sangat ideal untuk proyek yang kompleks di mana umpan balik pelanggan sangat penting. Tetapi juga mempersulit manajer proyek untuk menentukan ruang lingkup proyek dan menawarkan kejelasan mengenai tenggat waktu dan biaya proyek.

Apakah 5 Fase Siklus Hidup Proyek?

Masing-masing siklus hidup proyek ini melewati lima fase. Pemahaman yang baik tentang fase-fase ini adalah suatu keharusan bagi setiap manajer proyek yang ingin menangani proyek dengan lebih baik dan membuatnya tetap terstruktur. [visual dari 5 fase ini]

1. Fase Inisiasi Proyek

Fase ini melibatkan pengembangan visi proyek. Pelanggan atau pemangku kepentingan mengajukan persyaratan dan tujuan mereka untuk manajer proyek. Anda kemudian memberikan gambaran kasar tentang persyaratan dan garis besar keseluruhan proyek. Fase ini menentukan apakah proyek layak atau tidak. Jika pelanggan dan manajer proyek menyetujui persyaratan dan visi proyek, maka proyek akan segera dimulai. Informasi untuk dikumpulkan:

1. Tujuan proyek
2. Persyaratan proyek
3. Ruang lingkup proyek
4. Hasil proyek
5. Ketergantungan proyek
6. Kemungkinan lingkup merayap

Jika proyek ini layak maka proyek tersebut dipindahkan ke fase berikutnya dari siklus hidup proyek.

2. Tahap Perencanaan Proyek

Ini adalah fase terpenting dari siklus hidup proyek. Fase ini mendefinisikan bagaimana sebuah proyek akan diimplementasikan secara rinci.

• Langkah 1: Buat rencana untuk menyelesaikan proyek dalam batasan waktu dan anggaran.
• Langkah 2: Bagi proyek menjadi serangkaian tugas dan prosedur.
• Langkah 3: Alokasikan jumlah anggaran dan waktu yang tepat untuk setiap fase proyek. Ini membentuk struktur rincian kerja yang dikomunikasikan kepada semua orang di tim.

Anda juga perlu membuat rencana manajemen proyek untuk mengoordinasikan pekerjaan dan mengukur kemajuannya. Semua ini harus disetujui oleh pelanggan atau pemangku kepentingan untuk memajukan proyek. Ini membantu dalam memiliki visi yang sama serta memiliki kejelasan tentang seperti apa hasil akhir yang akan dicapai. Setelah tahap perencanaan, waktunya untuk pelaksanaan segala sesuatu yang diputuskan oleh manajer proyek yang membawa kami ke tahap pelaksanaan proyek.

3. Tahap Eksekusi Proyek

Eksekusi proyek adalah fase di mana tantangan nyata bagi seorang manajer proyek dimulai. Sebuah rencana proyek sekarang akhirnya dieksekusi. Sumber daya dialokasikan dan tim dibentuk untuk mulai melakukan beberapa tugas. Manajer proyek memastikan bahwa jumlah waktu dan sumber daya yang tepat diberikan untuk setiap tugas dan prosedur dan pada waktu yang tepat. Manajer proyek juga diharuskan untuk melacak tenggat waktu dan mengelola tim sehingga tidak ada kompromi pada kualitas produk. Jika ada perubahan yang disarankan oleh pelanggan atau pemangku kepentingan, manajer proyek harus mengomunikasikan perubahan tersebut kepada tim. Manajer proyek juga akan memutar proyek dengan cara yang benar untuk mengakomodasi perubahan tersebut tanpa kehilangan kecepatan proyek. Eksekusi yang begitu kompleks tidak hanya membutuhkan manajemen yang tajam tetapi juga membutuhkan pandangan yang tajam terhadap segala sesuatu yang terjadi. Itu membawa kita ke fase berikutnya dari siklus hidup proyek.

4. Fase Pemantauan & Kontrol Proyek

Pada fase ini, seorang manajer proyek diminta untuk mencocokkan kemajuan proyek di atas kertas dan dalam pelaksanaannya. Pemantauan yang cermat membantu mengetahui jenis bimbingan yang dibutuhkan tim dan bagaimana pekerjaan dapat dilaksanakan dengan cara yang lebih baik. Ini mengharuskan Anda untuk memeriksa apakah setiap tugas dijalankan tepat waktu. Jika tidak, tentukan apa alasannya dan kemudian selesaikan masalah tersebut agar proyek kembali ke jalurnya. Ini membutuhkan banyak pelaporan dari anggota tim untuk menginformasikan kemajuan dan masalah yang Anda hadapi. Memperbaiki masalah ini pada waktu yang tepat membuat proyek tetap pada jalurnya dan menjaga lingkungan bebas stres dan produktif. Manajer proyek juga melibatkan pemangku kepentingan atau pelanggan dalam fase ini untuk mendapatkan persetujuan di antaranya untuk pelaksanaan yang lebih baik. Jika rencana dan pelaksanaan proyek tetap terkendali dan dikendalikan dengan cara yang benar, maka proyek tersebut dapat diselesaikan segera di bawah anggaran yang diberikan. Ini membawa kita ke fase terakhir dari siklus hidup proyek.

5. Fase Penutupan Proyek

Fase ini terkadang diremehkan karena tugas berat menyelesaikan proyek telah selesai tetapi fase ini memegang pentingnya. Analisis proyek adalah bagian besar dari fase ini. Fase ini membutuhkan manajer proyek untuk memeriksa kualitas kiriman, berkomunikasi dengan pemangku kepentingan tentang penyelesaian proyek, mendapatkan persetujuan mereka, dan akhirnya mengirimkan proyek. Fase siklus hidup proyek ini juga mengakui peran semua orang yang terlibat dalam proyek dan secara resmi melepaskan mereka dari proyek. Akhirnya, manajer proyek merefleksikan apa yang berhasil dan apa yang tidak. Ini menentukan apakah proyek itu berhasil atau tidak. Hal ini juga memperkaya pengalaman seorang manajer proyek untuk bekerja lebih baik lagi pada proyek berikutnya. [grafik tentang retro: Kerangka Kerja Retro Penutupan Proyek Sederhana Apa yang berhasil? Apa yang tidak? Apa yang akan kita lakukan secara berbeda lain kali?]

Pikiran Akhir

Manajemen proyek adalah pekerjaan yang sangat sulit, tetapi memiliki informasi lengkap tentang siklus hidup proyek, jenisnya, dan fasenya dapat membuatnya lebih mudah. Ini adalah cara terbaik untuk menjaga agar proyek tetap terstruktur karena seragam di seluruh industri. Memiliki cara untuk mendefinisikan proses membuat semua orang berada di jalur yang sama dan membantu dalam melakukan proyek secara kolaboratif. Ini juga bertindak sebagai daftar periksa yang bagus untuk setiap proyek sehingga manajer proyek tidak melewatkan apa pun. Semua pengetahuan ini bersama dengan beberapa dedikasi dapat membantu Anda melakukan proyek berikutnya dengan cara yang lebih terstruktur dan dapat diandalkan.