スムーズな仮想会議のための 7 つのヒント
公開: 2022-08-23デジタル接続された世界では、仮想会議が一般的です。 さまざまな国のチームをつなぐために使用する場合でも、自宅で働く従業員を電話会議のために集めるために使用する場合でも、仮想会議は企業の成功に不可欠です。
ただし、時計仕掛けのように、ほぼすべての仮想会議で何らかの問題が発生するようです。 一般的な控えには、「このビデオ通話に参加するためのコードは何ですか」または「マイクは機能していますか?」などがあります。
よくある問題を回避し、仮想会議を最大限に活用できるように、あなたとあなたのチームに役立つ 7 つのヒントをまとめました。 ただし、ヒントに入る前に、仮想会議とは何か、チームと仮想会議を選択する理由を簡単に見てみましょう.
仮想会議とは何ですか?
仮想会議は、物理的な会議の場所ではなく、テクノロジを使用して参加者を接続する、分散した人々の集まりです。 仮想会議では、ビデオ会議、プロジェクト管理ソフトウェア、チャット ソフトウェアなどのデジタル ツールを使用して人々を結び付け、リアルタイムでコミュニケーションを取り、共同作業できるようにします。
仮想会議は、都合または必要性から発生します。 チームは、机を離れて一緒に会議をすることで 1 日を混乱させるよりも、仮想会議に参加する方が簡単だと感じる場合があります。 このような場合、仮想会議は無駄な時間を減らし、従業員がより高いレベルの生産性を維持できるようにします。
また、仮想会議がチームとつながる唯一の方法である場合もあります。 これは、従業員が分散しているか、会社にリモートの従業員がいることが原因である可能性があります。 このような場合、スタッフ メンバーは仮想的に集まり、互いに同期を保ちます。 仮想会議を使用すると、別のタイム ゾーンにいる従業員がいるチームでもシームレスにつながることができます。これは、他の方法では不可能です。
仮想会議を成功させるためのヒント
仮想会議の成功は、多くのことに依存しています。 インターネット接続など、制御できないものもあります。 接続が不十分な場合、ミーティングは失敗します。 したがって、最初に整理する基本的なパイプラインの問題があります。 仮想会議の準備ができたら、必ず次の手順に従ってください。
1. 適切な仮想会議ソフトウェアを選択する
仮想会議を開催する際に最初に行う最も重要な決定は、「どのように会議を行うか」という質問に答えることです。 仮想会議は、グループ電話のように単純なものから、共有画面を使用した作業セッションのように複雑なものまであります。
そのため、チームがミーティングできるテクノロジーを選択する必要があります。 会議の目標を達成するために必要なすべてのツールを提供する必要があります。
仮想会議を主催する方法は数多くありますが、現在使用されている最も人気のある仮想会議プラットフォームの一部を以下に示します。
- Zoom、Facetime、Google ハングアウトなどのビデオ チャット プラットフォーム
- Slack や Skype などのチャット ソフトウェア
- ProjectManager などの共同プロジェクト管理ソフトウェア
仮想会議ソフトウェアを選択するときは、無料のツールを使用したくなるかもしれませんが、ここで手抜きをしないことが重要です。 選択するプラットフォームは、チームのコミュニケーション方法と、会議から得られる生産性の両方に影響を与えます。
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たとえば、多くのチームが Zoom の無料版を使ってビデオ会議を試みましたが、通話の時間や参加者が制限されており、パスワードで保護されていないことを後で知りました (これにより、恥ずかしい訪問者がランダムに会議に参加するという話が生まれました)。 . これらの制限は頭の痛い問題や時間の損失につながる可能性があるため、チームに不可欠なツールを購入することをお勧めします.
2. 参加前にすべてのチームメンバーがテスト
今後の仮想会議に関係するすべての人が事前にサインアップし、使用するソフトウェアをインストールしてテストすることが重要です。 仮想会議で頻繁に発生する主な問題の 1 つは、技術的な問題です。
チーム メンバーがログイン方法や Web カメラを機能させる方法がわからない場合、会議全体が遅れる可能性があります。 このようなテクノロジーの問題は、チーム メンバーの不満や生産性の低下につながる可能性があります。 すべての人は、効率的に参加する方法を正確に理解して、仮想会議に参加する必要があります。
3. 議題を作成する
仮想会議に加えて、このヒントはあらゆる種類の会議にも適用されます。会議の前に常に議題を準備してください。 議題には、議論される特定の項目と、会議から得られる成果物を記載する必要があります。 すべての議題には期限があり、時間を注意深く監視する必要があります。
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30 分間の会議が 2 時間続くことほど悪いことはありません。特に、元の 30 分で会議を終わらせることができた場合はなおさらです。 アジェンダは、チーム メンバーが無駄な時間によって落胆したりイライラしたりしないように、計画に固執するのに役立ちます。 従うべき経験則は次のとおりです。議題がなければ、会議はありません。
4. 招待状とアジェンダを送信する
議題を準備したら、仮想会議に参加するすべてのチーム メンバーにイベントの招待状と共に議題を送信することが重要です。 これは、チーム メンバーが準備する十分な時間を確保できるように、ミーティング開始時間のかなり前に行う必要があります。
仮想会議イベントの招待状を送信する際の重要な考慮事項の 1 つは、チーム メンバーのタイム ゾーンです。 さまざまな国やタイム ゾーンに分散しているリモート チームと連携する場合、会議の調整がさらに難しくなる可能性があります。
これは、在宅勤務の従業員と会うときにも重要な考慮事項です。彼らのスケジュールは、オフィスのスタッフよりも厳格ではない可能性があるためです。 明確な在宅勤務ポリシーは、スケジュールを固めるのに役立ちます。
5.アイスブレーカーを使用する（適切な場合）
仮想会議は、参加者が少しずつ参加してテクノロジーをセットアップするのに通常数分かかるため、従来の会議よりも開始するのが難しい場合があります。 この最初の数分間、おしゃべりで貴重な時間を無駄にするのではなく、アイス ブレーカーを実行して、チームがお互いをよりよく知るように促すことができます。
好きか嫌いかは別として、アイスブレーカーはチームの結束とチームワークに役立つことが示されています。 ただし、より深刻な仮想会議には、砕氷船が適切でない場合があります。 このような場合は、先に進んで、会議の招待状に記載されている時間に会議を開始することをお勧めします。
6. 協力する
すべての会議で、誇らしげに話す人もいれば、喜んで後部座席に座って聞くだけの人もいます。 対面式の会議では、部屋の様子を読みやすく、静かなチーム メンバーに発言を促すことで、チームのコラボレーションを円滑に進めることができます。
ただし、仮想会議では、より困難になる可能性があります。 誰が電話に出ているか、誰が発言するように励ます必要があるかを常に意識する必要があります。 参加を促す必要がある仮想会議のメンバーには特に注意してください。 可能であれば、すべての仮想会議参加者のリストを手元に用意して、必要に応じてチーム メンバーをすぐに呼び出すことができるようにします。
7.まとめのメモを送信する
最後に、そしておそらく最も重要なことは、仮想会議が終了した直後です。 会議が終わったら、会議からすべてのメモを集めて、参加者のチーム全体と共有します。
これを行う簡単な方法は、元の会議の議題から始めて、各項目にメモを追加することです。 この広告申込情報は達成できましたか? ラインアイテムのフォローアップを担当するのは誰ですか?
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チーム全体が、アクション アイテムを使用して各仮想会議から出てくることが重要です。 会議から実行可能なものがない場合は、その会議が必要であったかどうかを検討する必要がある場合があります。
ProjectManager が仮想チームにどのように役立つか
ProjectManager は、オンラインのプロジェクトおよび作業管理プラットフォームであり、チーム メンバーがどこにいても一緒に作業できます。 時には非常に多くの作業が行われ、仮想会議は必要ありません!
仮想チーム、リモート チーム、および在宅勤務の従業員は ProjectManager を使用して共同作業を行います。 複数のプロジェクト ビューがあるため、クラウドベースのプラットフォーム上のすべてのチームにツールがあります。
オンラインで計画する
マネージャーは、オンライン ガント チャートを使用してチームのプロジェクト計画を作成できます。 すべてのプロジェクト タスクをチーム メンバーに割り当てることができ、各チーム メンバーには、新しい作業が割り当てられたことがリアルタイムで通知されます。
リアルタイムでコラボレーション
チームは視覚的なカンバン ボードを使用して共有ワークフローを作成することもできるため、すべてのチーム メンバーはチームの他のメンバーが何に取り組んでいるかを常に正確に把握できます。 この可視性は、特にスタッフがオフィスで顔を合わせて一緒に働いていない場合に、チームの成功に不可欠です。
世界中の何千ものチームが ProjectManager を利用して、コラボレーションし、組織を維持し、より多くの仕事を一緒に成し遂げています。 ProjectManager には、オフィス内とリモートの両方のすべてのチーム向けのツールがあります。 マネージャは作業を割り当てて進捗状況を追跡できますが、従業員はすべてのタスクを 1 か所で整理できます。 この 30 日間の無料トライアルで ProjectManager を今すぐ無料でお試しください。