顺利进行虚拟会议的 7 个技巧

虚拟会议在我们的数字连接世界中司空见惯。 无论是用于连接来自不同国家的团队，还是将在家工作的员工召集在一起进行电话会议，虚拟会议对于公司的成功都至关重要。

不过，就像发条一样，几乎每次虚拟会议似乎都会遇到某种问题。 常见的副词包括：“进入此视频通话的代码是什么”或“我的麦克风工作正常吗？”

为了帮助您避免常见问题并确保您从虚拟会议中获得最大收益，我们汇总了七个技巧来帮助您和您的团队。 但在我们进入提示之前，让我们快速了解一下虚拟会议是什么，以及为什么您可以选择与您的团队进行虚拟会议。

什么是虚拟会议？

虚拟会议是分布式人员的聚会，它使用技术来连接参与者，而不是物理会议场所。 虚拟会议使用视频会议、项目管理软件或聊天软件等数字工具来连接人们，以便他们可以实时交流和合作。

虚拟会议将出于方便或必要而进行。 有时，团队发现参加虚拟会议更容易，而不是离开办公桌和一起开会来打乱他们的一天。 在这些情况下，虚拟会议浪费更少的时间，让员工保持更高水平的生产力。

有时，虚拟会议是与您的团队联系的唯一方式。 这可能是由于分散的劳动力或因为您的公司有远程员工。 在这些情况下，工作人员虚拟地聚集在一起以保持彼此同步。 虚拟会议甚至允许拥有不同时区员工的团队彼此无缝连接，否则这是不可能的。

成功虚拟会议的提示

虚拟会议的成功取决于很多事情。 其中一些可能超出您的控制范围，例如您的互联网连接。 如果您的连接性很差，您的会议将会很糟糕。 因此，首先要解决基本的管道问题。 一旦您准备好虚拟见面，请务必按照以下步骤操作。

1. 选择合适的虚拟会议软件

组织虚拟会议时要做的第一个也是最重要的决定是回答这个问题：“我们将如何见面？” 虚拟会议可以像群组电话一样简单，也可以像共享屏幕的工作会话一样复杂。

因此，您需要选择一种能让您的团队开会的技术。 它应该为您提供实现会议目标的所有必要工具。

举办虚拟会议的方式有很多种，但这里有一些当今最流行的虚拟会议平台：

• Zoom、Facetime 或 Google Hangouts 等视频聊天平台
• Slack 或 Skype 等聊天软件
• 协作项目管理软件，如 ProjectManager

选择虚拟会议软件时，使用免费工具可能很诱人，但重要的是不要在这里偷工减料。 您选择的平台将影响您的团队沟通方式以及会议的生产力。

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例如，许多团队曾尝试使用 Zoom 免费版进行视频会议，但后来才知道通话时间有限、参与者有限且没有密码保护（这导致了一些尴尬的访客随机加入会议的故事） . 这些限制可能会导致头痛和浪费时间，因此最好为对您的团队不可或缺的工具付费。

2.所有团队成员加入前测试

重要的是，参与即将举行的虚拟会议的每个人都注册、安装和测试将提前使用的软件。 虚拟会议经常出现的一个主要问题是技术问题。

如果团队成员不知道如何登录或如何让他们的网络摄像头工作，那么整个会议可能会延迟。 这些技术上的问题可能导致团队成员的挫败感和生产力的损失。 每个人都应该知道如何有效地参加他们的虚拟会议。

3. 制定议程

除虚拟会议外，此提示也适用于任何类型的会议：始终在会议前准备议程。 您的议程应列出将要讨论的具体项目，以及会议应产生的任何可交付成果。 每个议程都应该有时间限制，并且需要仔细观察时间。

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没有什么比持续两个小时的 30 分钟会议更糟糕的了，尤其是当会议本来可以在最初的 30 分钟内结束时。 议程可帮助您坚持计划，以免团队成员因浪费时间而气馁或沮丧。 一个好的经验法则是：如果没有议程，就没有会议。

4. 发出邀请和议程

准备好议程后，将议程连同活动邀请一起发送给将参加虚拟会议的所有团队成员非常重要。 这应该在会议开始之前做好，以便团队成员有充足的时间准备。

发送虚拟会议活动邀请时的一个重要考虑因素是团队成员的时区。 与分布在不同国家和时区的远程团队合作时，协调会议可能会变得更加困难。

在与在家工作的员工会面时，这也是一个重要的考虑因素，因为他们的日程安排可能不如办公室员工那么严格。 明确的在家工作政策可以帮助巩固日程安排。

5. 使用破冰船（适当时）

与传统会议相比，虚拟会议可能更难开始，因为参与者通常需要几分钟才能进入并设置他们的技术。 与其在最初的几分钟里浪费宝贵的时间闲聊，您可以进行破冰活动以鼓励团队更好地相互了解。

爱他们或恨他们，但破冰船已被证明有助于团队凝聚力和团队合作。 然而，对于一些更严肃的虚拟会议，破冰船可能不合适。 在这些情况下，最好只是继续前进并在会议邀请中列出的时间开始会议。

6. 合作

在所有会议中，有些人会自豪地发言，有些人会很高兴地坐在后面听。 在面对面的会议上，很容易阅读房间并鼓励安静的团队成员大声疾呼，以促进团队协作。

但是，在虚拟会议中可能会更加困难。 您需要始终知道谁在通话，谁可能需要一些鼓励才能说出来。 请特别注意您的虚拟会议的成员，他们可能需要一些鼓励才能参与。 如果可能，请准备一份所有虚拟会议参与者的列表，以便您可以根据需要快速召集团队成员。

7. 发送总结笔记

在虚拟会议结束后，您应该立即做的最后一件也许是最重要的事情。 会议结束后，收集会议中的所有笔记，并与整个参与者团队分享。

一个简单的方法是从您的原始会议议程开始，然后为每个项目添加注释。 我们完成了这个项目吗？ 谁负责对订单项进行跟进？

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整个团队在每次虚拟会议后都拿出行动项目是很重要的。 如果您的会议没有任何可操作的内容，那么您可能需要考虑会议是否有必要。

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