7 خطوات لميزانية مشروع ناجح

إذا لم يكن لديك الأموال ، فلن تكمل المشروع بنجاح. لهذا السبب تعتبر ميزانية المشروع مهمة للغاية: فهي شريان الحياة للمشروع. اتبع هذه الخطوات لتأمين الأموال اللازمة لدعم المشروع خلال كل مرحلة. لكن أولاً ، نحتاج إلى تحديد ميزانية المشروع.

ما هي ميزانية المشروع؟

ميزانية المشروع هي إجمالي التكاليف المتوقعة اللازمة لإكمال مشروع خلال فترة زمنية محددة. يتم استخدامه لتقدير تكاليف المشروع لكل مرحلة من مراحل المشروع. يعد إنشاء ميزانية المشروع جزءًا مهمًا من عملية تخطيط المشروع.

ستشمل ميزانية المشروع أشياء مثل تكاليف العمالة وتكاليف شراء المواد وتكاليف التشغيل. لكنها ليست وثيقة ثابتة. ستتم مراجعة ميزانية مشروعك وإحيائها طوال فترة المشروع ، ونأمل أن يكون ذلك بمساعدة برنامج ميزانية المشروع.

لماذا تحتاج ميزانية المشروع

الجواب الواضح هو أن المشاريع تكلف مالاً ، لكنها أكثر دقة من ذلك. ميزانية المشروع هي المحرك الذي يدفع تمويل مشروعك. إنه يبلغ أصحاب المصلحة عن مقدار الأموال المطلوبة ومتى تكون هناك حاجة إليها. تعتبر ميزانيات المشاريع مهمة لأي صناعة مثل البناء أو التسويق أو التصنيع ، على سبيل المثال.

لكن ميزانية المشروع ليست فقط وسيلة للحصول على الأشياء التي يتطلبها مشروعك. نعم ، عليك أن تدفع للفرق ، أو تشتري أو تستأجر المعدات والمواد ، لكن هذا نصف القصة فقط.

الجزء الآخر من أهمية ميزانية المشروع هو أنها أداة للتحكم في تكاليف المشروع. تعمل الميزانية ، التي تعد جزءًا من خطة مشروعك ، كخط أساس لقياس أدائك أثناء قيامك بجمع التكاليف الفعلية بمجرد بدء المشروع.

ذات صلة: نموذج ميزانية المشروع

إنشاء ميزانية المشروع

كما هو مذكور أعلاه ، هناك العديد من المكونات الضرورية لبناء الميزانية ، بما في ذلك التكاليف المباشرة وغير المباشرة ، والتكاليف الثابتة والمتغيرة ، والعمالة والمواد ، والسفر ، والمعدات والمساحة ، والتراخيص وأي شيء آخر قد يؤثر على نفقات مشروعك.

لتلبية جميع الاحتياجات المالية لمشروعك ، يجب إنشاء ميزانية للمشروع بدقة ، ولا تفوت أي جانب يتطلب التمويل. للقيام بذلك ، حددنا سبع خطوات أساسية لإنشاء وإدارة ميزانية مشروعك:

1. استخدام البيانات التاريخية

من المحتمل ألا يكون مشروعك هو أول من يحاول تحقيق هدف أو هدف محدد. يعد النظر إلى مشاريع مماثلة وميزانياتها طريقة رائعة للحصول على السبق في بناء ميزانيتك.

2. مراجع الدروس المستفادة

لمزيد من التفصيل في البيانات التاريخية ، يمكنك التعلم من نجاحاتها وأخطائها. يوفر مسارًا واضحًا يؤدي إلى تقديرات أكثر دقة. يمكنك حتى التعرف على كيفية استجابتهم للتغييرات والحفاظ على ميزانيتهم ​​تحت السيطرة. فيما يلي نموذج للدروس المستفادة إذا كنت بحاجة إلى البدء في تتبع هذه النتائج في مؤسستك.

3. استفد من خبرائك

مورد آخر لبناء ميزانية المشروع هو الاستفادة من أولئك الذين لديهم الخبرة والمعرفة - سواء كانوا مرشدين أو مديري مشاريع آخرين أو خبراء في هذا المجال. يمكن أن يساعدك الوصول إلى أولئك الذين وضعوا الميزانيات على البقاء على المسار الصحيح وتجنب المزالق غير الضرورية.

4. تأكيد الدقة

بمجرد أن تكون لديك ميزانيتك ، لم تنته بعد. تريد إلقاء نظرة عليه والتأكد من دقة أرقامك. أثناء المشروع ليس الوقت المناسب للعثور على خطأ مطبعي. يمكنك أيضًا البحث عن هؤلاء الخبراء وأعضاء فريق المشروع الآخرين للتحقق من الميزانية والتأكد من صحتها.

5. خط الأساس وإعادة تحديد خط الأساس للميزانية

ميزانية مشروعك هي الأساس الذي ستقيس من خلاله تقدم مشروعك بمجرد بدئه. إنها أداة لقياس تباين المشروع. ولكن ، كما هو مذكور أعلاه ، سترغب في إعادة الأساس عند حدوث تغييرات في مشروعك. بمجرد موافقة مجلس التحكم في التغيير على أي تغيير تحتاج إلى إعادة خط الأساس.

يجعل برنامج إدارة المشروع عملية وضع خط الأساس أمرًا بسيطًا. خذ ProjectManager ، كل ما عليك فعله هو فتح الإعدادات على Gantt الخاص بك واختيار تعيين خط الأساس. الآن لديك الجهد المخطط الذي تم توفيره ويمكنك مقارنته بجهدك الفعلي أثناء تنفيذ المشروع. يمكنك إعادة تعيين خط الأساس عدة مرات حسب حاجتك أثناء المشروع لتتمكن دائمًا من قياس تباين مشروعك على الفور. جرب أداتنا مجانًا اليوم.

6. التحديث في الوقت الحقيقي

عند الحديث عن التغييرات ، كلما أسرعت في معرفتها ، كان ذلك أفضل. إذا لم يكن برنامج تخطيط المشروع الخاص بك قائمًا على السحابة ويتم تحديثه بمجرد أن يغير فريقك حالته ، فأنت تضيع وقتًا ثمينًا ومكلفًا.

7. احصل على المسار الصحيح

تكمن أهمية وجود برنامج لإدارة المشاريع يتتبع في الوقت الفعلي ، مثل ProjectManager ، في أنه يمنحك المعلومات التي تحتاجها للعودة إلى المسار الصحيح عاجلاً وليس آجلاً. تتغير الأشياء وتخرج المشاريع عن مسارها طوال الوقت. المشاريع التي تعود إلى المسار الصحيح بشكل أسرع هي التي تنجح.

إذا كنت تدير نفقات مشروعك باستخدام هذه اللبنات الأساسية ، فسيكون لديك أساس سليم لنجاح مشروعك.

مثال على ميزانية المشروع

لتوضيح كيفية إنشاء ميزانية المشروع بشكل أكبر ، دعنا نتظاهر بأننا نصنع تطبيقًا. أول شيء ستحتاج إلى معرفته هو تكاليف العمالة والمواد. ستحتاج إلى مبرمجين ، ومصممين ، ومطوري محتوى ، وفريق تطوير ، وما إلى ذلك. فهو يساعد في سرد ​​جميع المهام وتعيين الفريق لهم - وهي سمة مميزة للإدارة الجيدة للمهام. بهذه الطريقة يتم احتساب كل بنس.

مع تقسيم المهام للمشروع وفريقك في مكانه الصحيح ، ستحتاج بعد ذلك إلى النظر في المواد التي ستكون مطلوبة. هل سيحتاجون إلى أجهزة كمبيوتر محمولة وأجهزة ومعدات أخرى؟ يجب أن يحسب هذا.

لاحظ الآن العناصر الأخرى. قد تكون هناك نفقات سفر واستئجار مكان لإيواء الفريق. ثم هناك عناصر ثابتة تنطبق على أي مشروع. هذه هي الأشياء التي يتم فيها تحديد التكلفة ولن تتغير على مدار المشروع. ستحتاج أيضًا إلى عمود لأية تكاليف متنوعة لا تناسب أي مكان آخر في الميزانية.

يجب أن تحتوي ميزانيتك على عمود مخطط مقابل عمود فعلي. عند إنشاء هذا التطبيق ، من المحتمل أن تقوم بالدوران حول محور وسيؤثر ذلك على الميزانية. هذه الأعمدة هي طريقة لتتبع النفقات للتأكد من مواكبة الميزانية.

قالب ميزانية المشروع المجاني

إذا كنت تريد المساعدة في تجميع ميزانيتك معًا ، فإن ProjectManager لديه قالب يحدد معظم الأساسيات لك. للحصول على دعم إضافي ، جرب قالب ميزانية المشروع المجاني الخاص بنا.

قالب ميزانية تسويق مجاني

يعد قالب ميزانية التسويق هذا أداة رائعة لبدء إنشاء خطوط أساسية دقيقة لحملاتك التسويقية. يمكنك تخصيصه ليناسب احتياجات فريقك.

نموذج تقدير مجاني

قبل أن تكون مستعدًا لتدوين ميزانيتك ، قد تحتاج إلى صياغة عدة تقديرات لجميع المهام التي يتكون منها مشروعك ، بما في ذلك الموارد اللازمة لكل منها. سيسمح لك نموذج التقدير الخاص بنا بإجراء تلك التقديرات ومشاركتها مع أصحاب المصلحة.

ProjectManager يساعد المشاريع على البقاء في حدود الميزانية

ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع قائم على السحابة. هذا يعني أننا نقدم البيانات على الفور إلى لوحة التحكم في الوقت الفعلي ، حتى تتمكن من مراقبة مشروعك عبر ستة مقاييس. عندما تختلف التكاليف الفعلية عن ميزانيتك المخططة ، فأنت تعلم بشكل أسرع ويمكنك الاستجابة بشكل أسرع.

يمكنك أيضًا تخطيط ميزانيتك على برنامجنا ، وإضافة النفقات ، ثم استخدام ميزة إدارة الموارد لدينا لتعيين الموارد والقوى العاملة والأسعار بالساعة ، والتي تتم إضافتها تلقائيًا إلى مشروعك. أضف المصاريف على مستوى المهمة باستخدام مخطط جانت الخاص بنا ، وقدم تقريرًا عن النفقات على مستوى المهمة أيضًا.

هناك الكثير الذي يمكنك القيام به لتخطيط ميزانيتك وإدارتها باستخدام ProjectManager ، وهو مجاني لمدة 30 يومًا مع هذا العرض التجريبي.

المزيد عن ميزانية المشروع

من الواضح أن بناء ميزانية دقيقة هو المفتاح لإعداد مشروعك لتحقيق النجاح. لماذا لا تأخذ لحظة للاستماع إلى خبيرة إدارة المشاريع المقيمة لدينا جينيفر بريدجز ، PMP ، التي تشرح كيفية بناء ميزانية المشروع في هذا الفيديو التعليمي.

هذه لقطة شاشة للرجوع اليها!

شكرا للمشاهدة!

نصيحة احترافية: تأكد من تتبع التكاليف المدرجة في الميزانية مقابل التكاليف الفعلية عندما تكون في المشروع لمعرفة ما إذا كنت تلتزم بهذه الميزانية. لأنه بعد وضع الميزانية ، عليك أن تعرف كيفية إدارتها.

نص:

اليوم ، نتحدث عن كيفية إنشاء ميزانية المشروع. وبهذا ، أريد مشاركة سبع نصائح من الخبراء.

لكن أولاً وقبل كل شيء ، دعنا نوضح ما هي ميزانية المشروع. إنها التكلفة الإجمالية المتوقعة لإكمال مشروع خلال فترة زمنية محددة ، مع نتيجة محددة.

نريد التأكد من تضمين عدة مكونات.

بادئ ذي بدء ، نريد تضمين التكلفة المباشرة ، المرتبطة مباشرة بالمشروع ، بالإضافة إلى أي تكلفة غير مباشرة أيضًا.

نريد أيضًا تضمين التكلفة الثابتة والمتغيرة وأي عمالة ومواد بالإضافة إلى السفر.

قد تكون هناك بعض المصاريف المتعلقة بالسفر التي نحتاج إلى تضمينها ، بالإضافة إلى المعدات التي قد نحتاجها وأي مساحة أو أي تكاليف إيجار أو ترخيص.

وقد تكون هناك بعض التكاليف الأخرى أيضًا ، لكن هذه مجرد أفكار قليلة.

لماذا نريد إنشاء ميزانية المشروع على أي حال؟ لأنها تساعدنا على تتبع التكلفة المدرجة في الميزانية مقابل التكلفة الفعلية.

هذا يعطينا تباينًا يتيح لنا أن نعرف في النهاية ، أو طوال الطريق ، كيف نفعل.

لذلك دعونا نتحدث عن نصائح الخبراء. بادئ ذي بدء ، استخدم البيانات التاريخية إذا كانت موجودة. إذا كان لديك مشروع مشابه ، فاستخدم البيانات التاريخية حتى تتمكن من مقارنة البيانات ، حتى لا تضطر إلى البدء من نقطة الصفر.

أيضا ، راجع الدروس المستفادة. أنت تريد أن تتأكد من عدم تكرار تلك الدروس نفسها. يمكنك أخذ ذلك وإدراجه في هذا المشروع أيضًا.

استفد من خبرائك ، وهذا يشمل أعضاء فريقك أيضًا. لذلك يمكن لفريقك ، الذي ربما يكون قد نفذ مشاريع مماثلة ، تقديم المدخلات ، وكذلك أصحاب المصلحة.

ثم تأكد من الدقة. بمجرد إنشاء ميزانية مشروعك ، ربما تريد تقديم مدخلات وجعل الأشخاص ينظرون إليها للتأكد من دقة البيانات.

أيضا خط الأساس. بمجرد الانتهاء من ميزانية مشروعك ، فأنت تريد أساسًا وهذا ما ستستخدمه طوال المشروع لقياس التباين. إعادة خط الأساس بالنسبة لي هي أحد المفاتيح بين المشروع الفاشل والناجح. إذا كانت لديك تغييرات في الميزانية ، ووافقت لوحة التحكم في التغيير على تلك التغييرات ، فإن ذلك يمنحك القدرة على إعادة تحديد أساس تلك الميزانية.

أيضًا ، تريد تحديث الميزانية في الوقت الفعلي. إذا كانت هناك تغييرات ، فأنت تريد التأكد من أن ذلك يتم بشكل منتظم ومتسق حتى تقوم بالتتبع مقابل الأرقام الصحيحة.

أيضًا ، أعد الأمور إلى مسارها في أسرع وقت ممكن لأن كل انحراف بسيط يؤدي إلى تفاقم المشكلة.

لذلك إذا كنت بحاجة إلى أداة يمكن أن تساعدك في إنشاء وإدارة وتتبع ميزانيتك ، فقم بالتسجيل في برنامجنا الآن في ProjectManager.