如何制定範圍管理計劃

已發表: 2022-08-23

範圍可以成就或破壞項目。如果您不了解項目的範圍，它可能會很快偏離軌道，打亂您的日程安排並耗盡預算。這就是許多項目失敗的原因。

是的，範圍管理是項目經理必須掌握的另一個約束，但是項目經理喜歡制定計劃來克服挑戰。範圍管理計劃只是項目的另一個重要部分，任何項目經理都會喜歡投入其中。

畢竟，項目經理的任務是確保項目取得令人滿意的結果。如果沒有範圍管理計劃，就無法做到這一點。但首先，項目範圍是什麼？

什麼是項目範圍？

項目範圍是如何定義項目的目標和目的。項目範圍說明書列出了這些目標、可交付成果、完成可交付成果所需的任務、成本以及截止日期。實際上，它是整個項目的參數。

範圍不僅有助於確定項目的邊界，還有助於確定誰將負責組成項目的任務以及將應用的流程，以確保一切都正確完成並獲得批准。這些信息通常收集在範圍說明中，也稱為工作說明。

工作說明書是項目經理的基石。更改將在項目中發生，但必須管理這些更改以使其保持在範圍內，否則項目的成功將受到威脅。只能通過向項目的變更控制委員會提交變更請求來更改項目的範圍。

在建設項目中，變更項目範圍時使用變更單，必須得到業主和承包商的批准。

如果您認為範圍蔓延聽起來令人不快，那您是對的。範圍蔓延是當項目中的更改發生而沒有受到管理和控制時發生的情況。考慮一個項目，在項目已經執行之後添加了新的需求。如果這些新需求不能按照最初計劃的相同資源和時間進行審查和交付，那麼您就有範圍蔓延。

另一個來自相反方向的範圍蔓延的例子是當項目中有很多更改並且所有這些更改都被批准時。聽起來不錯，對吧？好吧，如果這些更改，無論是否批准，都不會創建一個永無止境的項目，而且看不到盡頭。

確保您的項目沒有範圍蔓延的一種方法是針對它進行計劃。這讓我們回到了範圍管理計劃的重要性。

與任何計劃一樣，範圍管理計劃是一系列用於確保項目包括所有必要任務的流程。範圍管理計劃主要關注定義如何解釋、開發、構建和驗證範圍。

通過使用範圍管理計劃，項目經理可以定義和映射他們的項目，使其保持在計劃的範圍內。範圍管理計劃幫助項目經理分配資源，使項目能夠按時、在預算範圍內並以利益相關者期望的質量完成。

項目範圍管理是關於：

首先，您需要有一系列輸入，從項目章程開始。這定義了項目的目標。它設定了項目目標、角色和職責。此時還確定了利益相關者。章程是對項目的高級描述。

項目管理計劃是創建項目範圍計劃的基礎。項目管理計劃是衡量項目範圍計劃的基準。這包括質量管理計劃、項目生命週期的描述和將使用的方法。

考慮組織的文化也很重要，因為這將對項目產生影響。基礎設施也將對項目範圍產生重大影響，因此必須將其納入計劃的一部分。然後是人事管理，作為一種資源，要么是合格的，要么是需要培訓的。當然，市場條件會影響項目的範圍，因此請記住這一點。

其他要考慮的因素是流程和程序，這是任何項目成功的關鍵，以及企業知識庫。這包括政策、財務數據庫、歷史數據等。所有這些加上良好的判斷力、數據分析和會議，都是幫助項目經理制定範圍管理計劃的材料。

制定範圍管理計劃的步驟如下：

要構建一個好的範圍管理計劃，需要組合很多部分。擁有幫助您收集所有這些數據的工具會很有幫助。這就是模板的用武之地。雖然模板是僅提供幫助的靜態文檔，但它們仍然可以簡化流程並確保您不會遺漏任何有價值的信息。

我們選擇了一些免費的項目模板來幫助您開始您的範圍管理計劃：

計劃是范圍管理計劃中的有效詞，項目計劃模板將為您提供一個地方來收集您在項目中需要的任務和資源。模板的第一部分涉及範圍，並為您提供空間來重申項目章程中定義的項目範圍。

沒有什麼能比已意識到的風險更快地改變項目的範圍。能夠識別並跟踪項目中出現的那些風險的解決方案應該是任何範圍管理計劃的一部分。免費的風險登記模板允許您定義每個風險的優先級，分配一個團隊成員來負責流程並監控他們處理它的進度。

管理風險很重要，但變化可能來自不止一個方向。如果利益相關者在項目中間調整了他們的期望怎麼辦？您需要一個流程來管理從批准到完成的更改。這就是免費更改日誌模板派上用場的地方。現在，您可以捕獲該更改並在項目的整個生命週期中對其進行跟踪。

在製定範圍管理計劃的過程中，ProjectManager 可以使流程變得更容易和更有效。

ProjectManager 具有強大的甘特圖功能。當您輸入項目的所有任務時，我們的軟件會自動創建一個甘特圖，左側是列表，右側是時間線。接下來，您將為每個任務添加開始日期和結束日期，這將顯示每個任務的持續時間。

因為有些任務要等到任務完成之前才能開始，所以這些依賴的任務可以很容易的在甘特圖上鍊接起來。在防止範圍蔓延方面，設置相關任務可能會有很長的路要走。

因為 ProjectManager 是基於雲的項目管理軟件，所以狀態更新會立即反映，並且可以在我們的項目儀表板上實時查看進度。實時儀表板具有進度、工作量、任務等指標，可自動處理項目編號並以易於閱讀的彩色圖形和圖表顯示。

使用範圍管理計劃時，跟踪和報告是關鍵。實時儀表板會在發生時跟踪進度，因此如果事情偏離軌道，您將能夠快速有效地做出響應。其中一部分意味著報告項目的進度，這是我們的實時儀表板為您提供支持的地方。

ProjectManager 也有多個視圖，因此如果您的團隊只想查看他們的任務列表，他們可以。或者，如果您想要一個可視化工具來跟踪工作流程，您可以將項目視為看板，其中任務是代表項目階段的列下的卡片。

您還可以在日曆上查看項目。範圍蔓延將沒有時間使用 ProjectManager 為您實時提供項目的多個視圖。

不要讓范圍威脅您的項目，使用 ProjectManager 管理它。 我們基於雲的項目管理軟件具有實施範圍管理計劃和防止範圍蔓延的工具。 立即免費試用此 30 天免費試用版。