Como fazer um plano de gerenciamento de escopo
Publicados: 2022-08-23O escopo pode fazer ou quebrar um projeto. Se você não estiver atento ao escopo do projeto, ele pode sair rapidamente dos trilhos, atrapalhando sua agenda e esgotando o orçamento. É assim que muitos projetos falham.
Sim, o gerenciamento de escopo é mais uma restrição que um gerente de projeto deve dominar, mas os gerentes de projeto adoram fazer planos para superar desafios. Um plano de gerenciamento de escopo é apenas mais uma parte importante do projeto que qualquer gerente de projeto adorará mergulhar.
Afinal, o gerente de projeto tem a tarefa de garantir que o projeto chegue a uma conclusão satisfatória. Isso não pode ser feito sem ter um plano de gerenciamento de escopo. Mas primeiro, qual é o escopo do projeto?
O que é Escopo do Projeto?
O escopo do projeto é como as metas e objetivos de um projeto são definidos. A declaração do escopo do projeto lista esses objetivos, quais serão as entregas, as tarefas necessárias para fazer as entregas, quais serão os custos para isso e os prazos. É, na verdade, os parâmetros de todo o projeto.
O escopo ajuda não apenas nos limites do projeto, mas em quem será responsável pelas tarefas que compõem o projeto e pelo processo que será aplicado para que tudo seja feito corretamente e aprovado. Essas informações geralmente são coletadas em uma declaração de escopo, que também é conhecida como declaração de trabalho.
A declaração de trabalho é uma pedra angular para os gerentes de projeto. As mudanças vão acontecer em um projeto, mas o gerenciamento dessas mudanças para permanecer dentro do escopo deve acontecer ou o sucesso do projeto é ameaçado. O escopo de um projeto só pode ser alterado enviando uma solicitação de alteração ao conselho de controle de alterações do projeto.
Em projetos de construção, um formulário de pedido de alteração é usado ao alterar o escopo de um projeto e deve ser aprovado pelo proprietário e pelo empreiteiro.
O que é Scope Creep?
Se você acha que o deslocamento do escopo soa desagradável, você está certo. A fluência do escopo é o que acontece quando ocorrem mudanças no projeto sem serem gerenciadas e controladas. Pense em um projeto onde novos requisitos são adicionados depois que o projeto já foi executado. Se esses novos requisitos não puderem ser revisados e entregues com os mesmos recursos e ao mesmo tempo planejados originalmente, você terá um aumento de escopo.
Outro exemplo de fluência de escopo vindo na direção oposta é quando há muitas mudanças em um projeto e todas essas mudanças são aprovadas. Parece bom, certo? Bem, não se essas mudanças, aprovadas ou não, criam um projeto sem fim sem fim à vista.
Uma maneira de garantir que seu projeto não tenha fluência de escopo é planejar de acordo com ele. Isso nos traz de volta à importância de um plano de gerenciamento de escopo.
O que é um Plano de Gerenciamento do Escopo?
Como qualquer plano, um plano de gerenciamento de escopo é um conjunto de processos implementados para garantir que o projeto inclua todas as tarefas necessárias. O plano de gerenciamento do escopo está principalmente preocupado em definir como o escopo é explicado, desenvolvido, estruturado e verificado.
Ao usar um plano de gerenciamento de escopo, os gerentes de projeto podem definir e mapear seu projeto, para que ele permaneça dentro do escopo planejado. O plano de gerenciamento do escopo ajuda os gerentes de projeto a alocar recursos de forma que o projeto possa terminar no prazo, dentro do orçamento e com a qualidade esperada pelas partes interessadas.
O gerenciamento do escopo do projeto é sobre:
- Planejar o processo para definir o trabalho que deve ser feito ao longo do projeto
- Controlar e monitorar esses processos
- Documentação e rastreamento para evitar desvios de escopo ao aprovar ou reprovar mudanças
- Encerramento, incluindo uma auditoria das entregas e avaliação do resultado em relação ao plano
Como fazer um plano de gerenciamento de escopo
Para começar, você precisa ter uma série de insumos, começando com um termo de abertura. Isso define o objetivo do projeto. Ele define os objetivos, funções e responsabilidades do projeto. As partes interessadas também são identificadas neste momento. A carta é uma descrição de alto nível do projeto.
O plano de gerenciamento do projeto é fundamental para criar o plano de escopo do projeto. O plano de gerenciamento do projeto é uma linha de base contra a qual o plano do escopo do projeto pode ser medido. Isso inclui o plano de gerenciamento da qualidade, uma descrição do ciclo de vida do projeto e a metodologia que será utilizada.
É importante pensar também na cultura da organização, pois isso impactará no projeto. A infraestrutura também terá um grande impacto no escopo do projeto e, portanto, deve ser incluída no plano. Depois, há a administração de pessoal a ser considerada como um recurso bem qualificado ou com necessidade de treinamento. É claro que as condições do mercado influenciam o escopo do projeto, portanto, lembre-se disso.
Outros fatores a serem considerados são os processos e procedimentos, que são fundamentais para o sucesso de qualquer projeto, e a base de conhecimento corporativa. Isso inclui políticas, bancos de dados financeiros, dados históricos e muito mais. Tudo isso com bom senso, análise de dados e reuniões, são os materiais que ajudarão um gerente de projeto a criar um plano de gerenciamento de escopo.
Etapas para um Plano de Gerenciamento do Escopo
As etapas para fazer um plano de gerenciamento do escopo são as seguintes:
- Identifique as partes interessadas e obtenha requisitos delas.
- Crie uma declaração de escopo detalhada do projeto que identifique as metas e objetivos do projeto.
- Crie uma estrutura analítica do projeto (WBS) para mapear todas as tarefas necessárias.
- Desenvolva o processo pelo qual a WBS será mantida e aprovada.
- Liste as funções e responsabilidades da equipe do projeto.
- Estabelecer o processo para aceitação formal das entregas do projeto concluídas.
- Determine como controlar e documentar as solicitações de mudança em relação à declaração de escopo.
Modelos para ajudar seu plano de gerenciamento de escopo
Há muitas peças para montar para construir um bom plano de gerenciamento de escopo. Ter as ferramentas para ajudá-lo a coletar todos esses dados é útil. É aí que entram os modelos. Embora os modelos sejam documentos estáticos que apenas oferecem uma ajuda, eles ainda podem agilizar o processo e garantir que você não deixe de fora nenhuma informação valiosa.
Selecionamos alguns dos modelos de projeto gratuitos para você começar seu plano de gerenciamento de escopo:
Modelo de Plano de Projeto
Plano é a palavra-chave em um plano de gerenciamento de escopo, e o modelo de plano de projeto fornecerá um local para coletar as tarefas e recursos necessários no projeto. A primeira parte do modelo aborda o escopo e fornece espaço para você reiterar o escopo do projeto conforme definido no termo de abertura.
Modelo de Registro de Risco
Nada pode mudar o escopo de um projeto mais rapidamente do que um risco realizado. Ser capaz de identificar e acompanhar a resolução desses riscos que surgem em seu projeto deve fazer parte de qualquer plano de gerenciamento do escopo. O modelo de registro de risco gratuito permite definir a prioridade de cada risco, designar um membro da equipe para ser o dono do processo e monitorar seu progresso ao lidar com ele.
Alterar modelo de registro
Gerenciar riscos é importante, mas a mudança pode vir de mais de uma direção. E se uma parte interessada ajustar suas expectativas no meio do projeto? Você precisa de um processo para gerenciar essa mudança desde a aprovação até a conclusão. É aí que o modelo de registro de alterações gratuito é útil. Agora você pode capturar essa mudança e rastreá-la durante todo o ciclo de vida do seu projeto.
O gerente de projeto pode acompanhar e relatar seu plano de gerenciamento de escopo
Há muitos pontos no desenvolvimento de seu plano de gerenciamento de escopo em que o ProjectManager pode tornar o processo mais fácil e eficaz.
Gráficos de Gantt para agendamento
O ProjectManager possui um recurso de gráfico de Gantt robusto. Quando você insere todas as tarefas do seu projeto, nosso software cria automaticamente um gráfico de Gantt com uma lista à esquerda e uma linha do tempo à direita. Em seguida, você adicionará as datas de início e término a cada tarefa, o que mostrará a duração de cada tarefa.
Como algumas tarefas não podem ser iniciadas até que a tarefa seja concluída, essas tarefas dependentes podem ser facilmente vinculadas no gráfico de Gantt. A configuração de tarefas dependentes pode ajudar bastante quando se trata de evitar o aumento do escopo.
Painéis para rastreamento
Como o ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem, as atualizações de status são refletidas instantaneamente e o progresso é visto em tempo real em nosso painel de projetos. O painel em tempo real possui métricas de progresso, carga de trabalho, tarefas e muito mais, que processam os números do projeto automaticamente e os exibem em gráficos e tabelas coloridas fáceis de ler.
Ao usar um plano de gerenciamento de escopo, o rastreamento e a geração de relatórios são fundamentais. O painel em tempo real rastreia o progresso à medida que ele acontece, portanto, se as coisas saírem dos trilhos, você poderá responder de maneira rápida e eficaz. Parte disso significa relatar o andamento do projeto, que é onde nosso painel em tempo real o apoia.
Kanban para gerenciamento de tarefas
O ProjectManager também tem várias visualizações, portanto, se sua equipe quiser apenas ver a lista de tarefas, eles podem. Ou se você quiser uma ferramenta visual para acompanhar o fluxo de trabalho, você pode visualizar o projeto como um quadro kanban, onde as tarefas são cartões em colunas que representam as fases do seu projeto.
Você também pode visualizar o projeto em um calendário. A fluência do escopo não terá tempo para se ajustar com o ProjectManager, oferecendo várias visualizações do projeto em tempo real.
Não deixe o escopo ameaçar seu projeto, gerencie-o com o ProjectManager. Nosso software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem tem as ferramentas para implementar seu plano de gerenciamento de escopo e manter o escopo sob controle. Experimente agora gratuitamente com esta avaliação gratuita de 30 dias.