Cómo hacer un plan de gestión del alcance
Publicado: 2022-08-23El alcance puede hacer o deshacer un proyecto. Si no controla el alcance del proyecto, puede desviarse rápidamente, estropear su cronograma y agotar el presupuesto. Así es como muchos proyectos fracasan.
Sí, la gestión del alcance es una limitación más que un director de proyecto debe dominar, pero a los directores de proyectos les encanta hacer planes para superar los desafíos. Un plan de gestión del alcance es solo otra pieza sustanciosa del proyecto en la que a cualquier gerente de proyecto le encantará hincarle el diente.
Después de todo, el gerente del proyecto tiene la tarea de garantizar que el proyecto llegue a una conclusión satisfactoria. Eso no se puede hacer sin tener un plan de gestión del alcance. Pero primero, ¿cuál es el alcance del proyecto?
¿Qué es el alcance del proyecto?
El alcance del proyecto es cómo se definen las metas y los objetivos de un proyecto. La declaración del alcance del proyecto enumera esos objetivos, cuáles serán los entregables, las tareas necesarias para hacer los entregables, cuáles serán los costos y los plazos. Son, de hecho, los parámetros de todo el proyecto.
El alcance ayuda no solo con los límites del proyecto, sino también con quién será responsable de las tareas que componen el proyecto y el proceso que se aplicará para asegurarse de que todo se haga correctamente y se apruebe. Esta información generalmente se recopila en una declaración de alcance, que también se conoce como declaración de trabajo.
La declaración de trabajo es una piedra angular para los gerentes de proyecto. Los cambios van a ocurrir en un proyecto, pero la gestión de esos cambios para mantenerse dentro del alcance debe ocurrir o el éxito del proyecto se ve amenazado. El alcance de un proyecto solo se puede cambiar enviando una solicitud de cambio a la junta de control de cambios del proyecto.
En los proyectos de construcción, se utiliza un formulario de orden de cambio cuando se cambia el alcance de un proyecto y debe ser aprobado por el propietario y el contratista.
¿Qué es la fluencia del alcance?
Si cree que el desplazamiento del alcance suena desagradable, tiene razón. La fluencia del alcance es lo que sucede cuando ocurren cambios en el proyecto sin ser administrados y controlados. Piense en un proyecto donde se agregan nuevos requisitos después de que el proyecto ya se haya ejecutado. Si esos nuevos requisitos no pueden ser revisados y entregados con los mismos recursos y al mismo tiempo que se planificó originalmente, entonces el alcance se está extendiendo.
Otro ejemplo de aumento del alcance que viene de la dirección opuesta es cuando hay muchos cambios en un proyecto y todos esos cambios se aprueban. Suena bien, ¿verdad? Bueno, no si esos cambios, aprobados o no, crean un proyecto interminable sin final a la vista.
Una forma de asegurarse de que su proyecto no tenga un aumento del alcance es planificar en contra de ello. Eso nos lleva de nuevo a la importancia de un plan de gestión del alcance.
¿Qué es un Plan de Gestión del Alcance?
Como cualquier plan, un plan de gestión del alcance es un conjunto de procesos que se implementan para garantizar que el proyecto incluya todas las tareas necesarias. El plan de gestión del alcance se ocupa principalmente de definir cómo se explica, desarrolla, estructura y verifica el alcance.
Mediante el uso de un plan de gestión del alcance, los directores de proyectos pueden definir y mapear su proyecto, de modo que permanezca dentro del alcance planificado. El plan de gestión del alcance ayuda a los directores de proyectos a asignar recursos de tal manera que el proyecto pueda terminar a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad esperada por las partes interesadas.
La gestión del alcance del proyecto se trata de:
- Planificación del proceso para definir el trabajo que se debe realizar a lo largo del proyecto
- Controlar y monitorear esos procesos.
- Documentación y seguimiento para evitar el avance del alcance al aprobar o desaprobar cambios
- Cierre, incluida una auditoría de entregables y evaluación del resultado contra el plan
Cómo hacer un plan de gestión del alcance
Para comenzar, debe tener una serie de insumos, comenzando con un acta de constitución del proyecto. Esto define el objetivo del proyecto. Establece los objetivos, roles y responsabilidades del proyecto. Las partes interesadas también se identifican en este punto. La carta es una descripción de alto nivel del proyecto.
El plan para la dirección del proyecto es fundamental para crear el plan del alcance del proyecto. El plan para la dirección del proyecto es una línea de base contra la cual se puede medir el plan del alcance del proyecto. Esto incluye el plan de gestión de la calidad, una descripción del ciclo de vida del proyecto y la metodología que se utilizará.
Es importante pensar también en la cultura de la organización, ya que esto tendrá un impacto en el proyecto. La infraestructura también tendrá un gran impacto en el alcance del proyecto y, por lo tanto, debe incluirse como parte del plan. Luego está la administración de personal a considerar como un recurso bien calificado o necesitado de capacitación. Por supuesto, las condiciones del mercado influyen en el alcance del proyecto, así que téngalo en cuenta.
Otros factores a considerar son los procesos y procedimientos, que son clave para el éxito de cualquier proyecto, y la base de conocimientos corporativos. Esto incluye políticas, bases de datos financieras, datos históricos y más. Todos estos con buen juicio, análisis de datos y reuniones, son los materiales que ayudarán a un gerente de proyecto a crear un plan de gestión del alcance.
Pasos para un Plan de Gestión del Alcance
Los pasos para hacer un plan de gestión del alcance son los siguientes:
- Identifique a las partes interesadas y obtenga los requisitos de ellas.
- Cree una declaración detallada del alcance del proyecto que identifique las metas y objetivos del proyecto.
- Cree una estructura de desglose del trabajo (WBS) para mapear todas las tareas necesarias.
- Desarrollar el proceso mediante el cual se mantendrá y aprobará la EDT.
- Enumerar las funciones y responsabilidades del equipo del proyecto.
- Establecer el proceso para la aceptación formal de los entregables del proyecto terminados.
- Determinar cómo controlar y documentar las solicitudes de cambio contra la declaración de alcance.
Plantillas para ayudar a su plan de gestión de alcance
Hay muchas piezas que ensamblar para construir un buen plan de gestión del alcance. Tener las herramientas para ayudarlo a recopilar todos estos datos es útil. Ahí es donde entran las plantillas. Si bien las plantillas son documentos estáticos que solo ofrecen ayuda, aún pueden optimizar el proceso y asegurarse de que no omita ninguna información valiosa.
Hemos seleccionado algunas de las plantillas de proyectos gratuitas para que pueda comenzar con su plan de gestión del alcance:
Plantilla de plan de proyecto
Plan es la palabra operativa en un plan de gestión del alcance, y la plantilla del plan del proyecto le brindará un lugar para recopilar las tareas y los recursos que necesitará en el proyecto. La primera parte de la plantilla aborda el alcance y proporciona espacio para que usted reitere el alcance del proyecto tal como se define en el acta de constitución del proyecto.
Plantilla de registro de riesgos
Nada puede cambiar el alcance de un proyecto más rápido que un riesgo realizado. Ser capaz de identificar y luego rastrear la resolución de aquellos riesgos que surgen en su proyecto debe ser parte de cualquier plan de gestión del alcance. La plantilla gratuita de registro de riesgos le permite definir la prioridad de cada riesgo, asignar a un miembro del equipo para que se haga cargo del proceso y monitorear su progreso al lidiar con él.
Cambiar plantilla de registro
La gestión del riesgo es importante, pero el cambio puede provenir de más de una dirección. ¿Qué pasa si una parte interesada ajusta sus expectativas en medio del proyecto? Necesita un proceso para administrar ese cambio desde la aprobación hasta la finalización. Ahí es donde la plantilla de registro de cambios gratuita resulta útil. Ahora puede capturar ese cambio y realizar un seguimiento a lo largo del ciclo de vida de su proyecto.
ProjectManager puede rastrear e informar sobre su plan de gestión de alcance
Hay muchos puntos en el desarrollo de su plan de gestión del alcance en los que ProjectManager puede hacer que el proceso sea más fácil y eficaz.
Gráficos de Gantt para la programación
ProjectManager tiene una función robusta de diagrama de Gantt. Cuando ingresa todas las tareas de su proyecto, nuestro software crea automáticamente un diagrama de Gantt con una lista a la izquierda y una línea de tiempo a la derecha. A continuación, agregará las fechas de inicio y finalización de cada tarea, lo que mostrará la duración de cada tarea.
Debido a que algunas tareas no pueden comenzar hasta que la tarea anterior haya terminado, estas tareas dependientes se pueden vincular fácilmente en el diagrama de Gantt. La configuración de tareas dependientes puede ser de gran ayuda cuando se trata de evitar el avance del alcance.
Tableros para seguimiento
Debido a que ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube, las actualizaciones de estado se reflejan instantáneamente y el progreso se ve en tiempo real en nuestro panel de proyectos. El tablero en tiempo real tiene métricas para el progreso, la carga de trabajo, las tareas y más, que analizan los números del proyecto automáticamente y los muestran en gráficos y cuadros coloridos y fáciles de leer.
Cuando se utiliza un plan de gestión del alcance, el seguimiento y la generación de informes son clave. El tablero en tiempo real rastrea el progreso a medida que sucede, por lo que si las cosas se desvían, podrá responder de manera rápida y efectiva. Parte de eso significa informar sobre el progreso del proyecto, que es donde nuestro panel de control en tiempo real lo respalda.
Kanban para la gestión de tareas
ProjectManager también tiene múltiples vistas, por lo que si su equipo solo quiere ver su lista de tareas, pueden hacerlo. O si desea una herramienta visual para realizar un seguimiento del flujo de trabajo, puede ver el proyecto como un tablero kanban, donde las tareas son tarjetas debajo de columnas que representan las fases de su proyecto.
También puede ver el proyecto en un calendario. El avance del alcance no tendrá tiempo para configurarse con ProjectManager, que le brinda múltiples vistas del proyecto en tiempo real.
No permita que el alcance amenace su proyecto, adminístrelo con ProjectManager. Nuestro software de gestión de proyectos basado en la nube tiene las herramientas para implementar su plan de gestión del alcance y mantener a raya el avance del alcance. Pruébelo ahora gratis con esta prueba gratuita de 30 días.