So erstellen Sie einen Scope-Managementplan

Scope kann ein Projekt über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Wenn Sie den Umfang des Projekts nicht im Auge behalten, kann es schnell aus dem Ruder laufen, Ihren Zeitplan durcheinanderbringen und das Budget aufbrauchen. Daran scheitern viele Projekte.

Ja, Scope Management ist eine weitere Einschränkung, die ein Projektmanager meistern muss, aber Projektmanager lieben es, Pläne zu machen, um Herausforderungen zu meistern. Ein Scope-Managementplan ist nur ein weiteres wichtiges Stück des Projekts, in das sich jeder Projektmanager gerne vertiefen wird.

Schließlich hat der Projektleiter die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass das Projekt zu einem zufriedenstellenden Abschluss kommt. Dies ist ohne einen Scope-Management-Plan nicht möglich. Aber zuerst, was ist der Projektumfang?

Was ist der Projektumfang?

Der Projektumfang gibt an, wie die Ziele und Ziele eines Projekts definiert werden. Die Projektumfangserklärung listet diese Ziele, die zu erbringenden Leistungen, die zur Erbringung der Leistungen erforderlichen Aufgaben, die dafür anfallenden Kosten und die Fristen auf. Es sind in der Tat die Parameter des gesamten Projekts.

Der Umfang hilft nicht nur bei den Grenzen des Projekts, sondern auch bei der Frage, wer für die Aufgaben verantwortlich ist, aus denen das Projekt besteht, und für den Prozess, der angewendet wird, um sicherzustellen, dass alles richtig gemacht und genehmigt wird. Diese Informationen werden in der Regel in einem Scope Statement gesammelt, das auch als Statement of Work bezeichnet wird.

Das Lastenheft ist ein Eckpfeiler für Projektmanager. Änderungen werden in einem Projekt stattfinden, aber diese Änderungen müssen verwaltet werden, um innerhalb des Umfangs zu bleiben, oder der Erfolg des Projekts ist gefährdet. Der Umfang eines Projekts kann nur geändert werden, indem eine Änderungsanforderung an das Änderungskontrollgremium des Projekts gesendet wird.

Bei Bauprojekten wird ein Änderungsauftragsformular verwendet, wenn der Umfang eines Projekts geändert wird, und muss vom Eigentümer und Auftragnehmer genehmigt werden.

Was ist Scope Creep?

Wenn Sie denken, dass Scope Creep unangenehm klingt, haben Sie Recht. Scope Creep ist das, was passiert, wenn Änderungen im Projekt auftreten, ohne dass sie verwaltet und kontrolliert werden. Stellen Sie sich ein Projekt vor, bei dem neue Anforderungen hinzugefügt werden, nachdem das Projekt bereits ausgeführt wurde. Wenn diese neuen Anforderungen nicht mit den gleichen Ressourcen und zur gleichen Zeit wie ursprünglich geplant überprüft und geliefert werden können, dann haben Sie einen Scope Creep.

Ein weiteres Beispiel für Scope Creep aus der entgegengesetzten Richtung ist, wenn es viele Änderungen in einem Projekt gibt und alle diese Änderungen genehmigt werden. Klingt gut, oder? Nun, nicht, wenn diese Änderungen, ob genehmigt oder nicht, ein nie endendes Projekt schaffen, bei dem kein Ende in Sicht ist.

Eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt keinen Scope Creep hat, besteht darin, dagegen zu planen. Das bringt uns zurück zur Bedeutung eines Scope-Management-Plans.

Was ist ein Scope-Management-Plan?

Wie jeder Plan besteht auch ein Scope-Management-Plan aus einer Reihe von Prozessen, die vorhanden sind, um sicherzustellen, dass das Projekt alle erforderlichen Aufgaben umfasst. Der Scope-Managementplan befasst sich hauptsächlich mit der Definition, wie der Scope erklärt, entwickelt, strukturiert und verifiziert wird.

Durch die Verwendung eines Scope-Management-Plans können Projektmanager ihr Projekt definieren und abbilden, sodass es im geplanten Umfang bleibt. Der Scope-Managementplan hilft Projektmanagern, Ressourcen so zuzuweisen, dass das Projekt pünktlich, innerhalb des Budgets und mit der von den Stakeholdern erwarteten Qualität abgeschlossen werden kann.

Beim Projektumfangsmanagement geht es um:

• Planen des Prozesses, um die Arbeit zu definieren, die während des gesamten Projekts erledigt werden muss
• Steuerung und Überwachung dieser Prozesse
• Dokumentieren und Nachverfolgen, um Umfangsverluste bei der Genehmigung oder Ablehnung von Änderungen zu vermeiden
• Abschluss, einschließlich einer Prüfung der Ergebnisse und Bewertung des Ergebnisses anhand des Plans

So erstellen Sie einen Scope-Managementplan

Zu Beginn benötigen Sie eine Reihe von Eingaben, beginnend mit einem Projektauftrag. Damit wird das Ziel des Projekts definiert. Es legt die Projektziele, Rollen und Verantwortlichkeiten fest. An dieser Stelle werden auch Stakeholder identifiziert. Die Charta ist eine allgemeine Beschreibung des Projekts.

Der Projektmanagementplan ist grundlegend für die Erstellung des Projektumfangsplans. Der Projektmanagementplan ist eine Basislinie, an der der Projektumfangsplan gemessen werden kann. Dazu gehören der Qualitätsmanagementplan, eine Beschreibung des Projektlebenszyklus und die verwendete Methodik.

Es ist wichtig, auch über die Kultur der Organisation nachzudenken, da diese sich auf das Projekt auswirkt. Die Infrastruktur wird ebenfalls einen großen Einfluss auf den Umfang des Projekts haben und muss daher in den Plan aufgenommen werden. Hinzu kommt die Personaladministration als qualifizierte bzw. ausbildungsbedürftige Ressource. Natürlich beeinflussen die Marktbedingungen den Umfang des Projekts, also denken Sie daran.

Weitere zu berücksichtigende Faktoren sind die Prozesse und Verfahren, die für den Erfolg eines jeden Projekts entscheidend sind, sowie die Wissensbasis des Unternehmens. Dazu gehören Richtlinien, Finanzdatenbanken, historische Daten und mehr. All dies mit gutem Urteilsvermögen, Datenanalyse und Besprechungen sind die Materialien, die einem Projektmanager helfen, einen Scope-Managementplan zu erstellen.

Schritte für einen Scope-Management-Plan

Die Schritte zur Erstellung eines Scope-Management-Plans sind wie folgt:

1. Identifizieren Sie Stakeholder und erhalten Sie Anforderungen von ihnen.
2. Erstellen Sie eine detaillierte Erklärung zum Projektumfang, die die Ziele und Ziele des Projekts identifiziert.
3. Erstellen Sie einen Projektstrukturplan (PSP), um alle notwendigen Aufgaben abzubilden.
4. Entwickeln Sie den Prozess, mit dem der PSP gepflegt und genehmigt wird.
5. Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektteams auflisten.
6. Etablieren Sie den Prozess für die formelle Abnahme abgeschlossener Projektleistungen.
7. Bestimmen Sie, wie Änderungsanforderungen anhand der Scope-Anweisung kontrolliert und dokumentiert werden.

Vorlagen zur Unterstützung Ihres Scope-Managementplans

Es gibt viele Teile, die zusammengesetzt werden müssen, um einen guten Scope-Managementplan zu erstellen. Es ist hilfreich, die Tools zu haben, mit denen Sie all diese Daten sammeln können. Hier kommen Vorlagen ins Spiel. Obwohl Vorlagen statische Dokumente sind, die nur eine Hilfestellung bieten, können sie dennoch den Prozess rationalisieren und sicherstellen, dass Sie keine wertvollen Informationen auslassen.

Wir haben einige der kostenlosen Projektvorlagen ausgewählt, um Ihnen den Einstieg in Ihren Scope-Managementplan zu erleichtern:

Vorlage Projektplan

Plan ist das operative Wort in einem Scope-Management-Plan, und die Projektplanvorlage bietet Ihnen einen Ort, an dem Sie die Aufgaben und Ressourcen sammeln können, die Sie im Projekt benötigen. Der erste Teil der Vorlage befasst sich mit dem Umfang und bietet Platz für Sie, um den Umfang des Projekts, wie er in der Projektcharta definiert ist, zu wiederholen.

Risikoregister-Vorlage

Nichts kann den Umfang eines Projekts schneller verändern als ein realisiertes Risiko. In der Lage zu sein, die in Ihrem Projekt auftretenden Risiken zu identifizieren und dann deren Lösung zu verfolgen, sollte Teil jedes Scope-Management-Plans sein. Die kostenlose Risikoregistervorlage ermöglicht es Ihnen, die Priorität jedes Risikos zu definieren, ein Teammitglied mit der Verantwortung für den Prozess zu beauftragen und den Fortschritt bei der Bearbeitung zu überwachen.

Protokollvorlage ändern

Risikomanagement ist wichtig, aber Veränderungen können aus mehr als einer Richtung kommen. Was ist, wenn ein Stakeholder mitten im Projekt seine Erwartungen anpasst? Sie benötigen einen Prozess, um diese Änderung von der Genehmigung bis zum Abschluss zu verwalten. Hier ist die kostenlose Änderungsprotokollvorlage praktisch. Jetzt können Sie diese Änderung erfassen und während des gesamten Lebenszyklus Ihres Projekts verfolgen.

ProjectManager kann Ihren Scope-Managementplan verfolgen und darüber berichten

Es gibt viele Punkte bei der Entwicklung Ihres Scope-Managementplans, an denen ProjectManager den Prozess einfacher und effektiver gestalten kann.

Gantt-Diagramme für die Planung

ProjectManager verfügt über eine robuste Gantt-Diagrammfunktion. Wenn Sie alle Aufgaben Ihres Projekts eingeben, erstellt unsere Software automatisch ein Gantt-Diagramm mit einer Liste auf der linken Seite und einer Zeitachse auf der rechten Seite. Als Nächstes fügen Sie jeder Aufgabe das Start- und Enddatum hinzu, das die Dauer jeder Aufgabe anzeigt.

Da einige Aufgaben erst dann beginnen können, wenn sie abgeschlossen sind, können diese abhängigen Aufgaben einfach im Gantt-Diagramm verknüpft werden. Das Einrichten abhängiger Aufgaben kann viel bewirken, wenn es darum geht, Scope Creep zu verhindern.

Dashboards für die Nachverfolgung

Da ProjectManager eine Cloud-basierte Projektmanagementsoftware ist, werden Statusaktualisierungen sofort wiedergegeben und der Fortschritt in Echtzeit auf unserem Projekt-Dashboard angezeigt. Das Echtzeit-Dashboard enthält Metriken für Fortschritt, Arbeitsbelastung, Aufgaben und mehr, die Projektzahlen automatisch zusammenfassen und in leicht lesbaren, farbigen Grafiken und Diagrammen anzeigen.

Bei der Verwendung eines Scope-Managementplans sind Nachverfolgung und Berichterstellung von entscheidender Bedeutung. Das Echtzeit-Dashboard verfolgt den Fortschritt während des Geschehens, sodass Sie schnell und effektiv reagieren können, wenn etwas aus dem Ruder läuft. Dazu gehört die Berichterstattung über den Fortschritt des Projekts, bei der unser Echtzeit-Dashboard Ihnen den Rücken freihält.

Kanban für das Aufgabenmanagement

ProjectManager hat auch mehrere Ansichten. Wenn Ihr Team also nur seine Aufgabenliste sehen möchte, kann es dies tun. Oder wenn Sie ein visuelles Tool zur Verfolgung des Arbeitsablaufs wünschen, können Sie das Projekt als Kanban-Tafel anzeigen, wobei Aufgaben Karten unter Spalten sind, die die Phasen Ihres Projekts darstellen.

Sie können das Projekt auch in einem Kalender anzeigen. Mit ProjectManager, der Ihnen mehrere Ansichten des Projekts in Echtzeit bietet, haben Sie nicht die Zeit, sich in den Umfang einzuschleichen.

Lassen Sie nicht zu, dass Umfang Ihr Projekt bedroht, verwalten Sie es mit ProjectManager. Unsere cloudbasierte Projektmanagement-Software verfügt über die Tools, mit denen Sie Ihren Scope-Management-Plan umsetzen und Scope Creep in Schach halten können. Probieren Sie es jetzt kostenlos mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion aus.