Jak zrobić plan zarządzania zakresem

Zakres może stworzyć lub przerwać projekt. Jeśli nie trzymasz ręki na temat zakresu projektu, może on szybko zejść z toru, zepsuć Twój harmonogram i uszczuplić budżet. Tyle projektów kończy się niepowodzeniem.

Tak, zarządzanie zakresem to jeszcze jedno ograniczenie, które kierownik projektu musi opanować, ale kierownicy projektów uwielbiają planować, aby pokonać wyzwania. Plan zarządzania zakresem to po prostu kolejny mięsisty element projektu, w który każdy kierownik projektu z radością zatopi zęby.

W końcu kierownik projektu ma za zadanie dopilnować, aby projekt doszedł do satysfakcjonującego zakończenia. Nie można tego zrobić bez planu zarządzania zakresem. Ale najpierw, jaki jest zakres projektu?

Co to jest zakres projektu?

Zakres projektu to sposób definiowania celów i zadań projektu. Deklaracja zakresu projektu wymienia te cele, jakie będą rezultaty, zadania potrzebne do ich wykonania, jakie będą koszty i terminy. To w rzeczywistości parametry całego projektu.

Scope pomaga nie tylko w określeniu granic projektu, ale także kto będzie odpowiedzialny za zadania składające się na projekt i proces, który zostanie zastosowany, aby upewnić się, że wszystko zostało wykonane poprawnie i zatwierdzone. Te informacje są zwykle gromadzone w deklaracji zakresu, znanej również jako zestawienie pracy.

Zestawienie pracy jest kamieniem węgielnym dla kierowników projektów. Zmiany będą miały miejsce w projekcie, ale zarządzanie tymi zmianami, aby pozostać w zakresie, musi nastąpić lub sukces projektu jest zagrożony. Zakres projektu można zmienić tylko poprzez złożenie wniosku o zmianę do zarządu zmian projektu.

W projektach budowlanych formularz zlecenia zmiany jest używany podczas zmiany zakresu projektu i musi zostać zatwierdzony przez właściciela i wykonawcę.

Co to jest pełzanie zakresu?

Jeśli uważasz, że pełzający zakres brzmi nieprzyjemnie, miałbyś rację. Pełzanie zakresu ma miejsce, gdy zmiany w projekcie zachodzą bez zarządzania i kontroli. Pomyśl o projekcie, w którym nowe wymagania są dodawane po wykonaniu projektu. Jeśli te nowe wymagania nie mogą zostać przejrzane i dostarczone przy użyciu tych samych zasobów i w tym samym czasie, co pierwotnie planowano, oznacza to, że masz pełzanie zakresu.

Innym przykładem pełzania zakresu z przeciwnego kierunku jest sytuacja, w której w projekcie jest wiele zmian i wszystkie te zmiany są zatwierdzane. Brzmi dobrze, prawda? Cóż, nie, jeśli te zmiany, zatwierdzone lub nie, stworzą niekończący się projekt, którego końca nie widać.

Jednym ze sposobów upewnienia się, że Twój projekt nie ma pełzania zakresu, jest zaplanowanie przeciwko niemu. To sprowadza nas z powrotem do znaczenia planu zarządzania zakresem.

Co to jest plan zarządzania zakresem?

Jak każdy plan, plan zarządzania zakresem to zbiór procesów, które mają zapewnić, że projekt obejmuje wszystkie niezbędne zadania. Plan zarządzania zakresem dotyczy przede wszystkim określenia, w jaki sposób zakres jest wyjaśniany, rozwijany, ustrukturyzowany i weryfikowany.

Korzystając z planu zarządzania zakresem, kierownicy projektów mogą definiować i mapować swój projekt, dzięki czemu pozostaje on w zaplanowanym zakresie. Plan zarządzania zakresem pomaga kierownikom projektów alokować zasoby w taki sposób, aby projekt mógł zakończyć się na czas, w ramach budżetu i jakości oczekiwanej przez interesariuszy.

Zarządzanie zakresem projektu polega na:

• Planowanie procesu w celu zdefiniowania pracy, która musi być wykonana w całym projekcie
• Kontrolowanie i monitorowanie tych procesów
• Dokumentowanie i śledzenie w celu uniknięcia rozszerzania zakresu podczas zatwierdzania lub odrzucania zmian
• Zamknięcie, w tym audyt rezultatów i ocena wyniku w stosunku do planu

Jak zrobić plan zarządzania zakresem

Aby rozpocząć, musisz mieć szereg danych wejściowych, zaczynając od karty projektu. To określa cel projektu. Określa cele projektu, role i obowiązki. W tym miejscu określa się również interesariuszy. Karta jest wysokopoziomowym opisem projektu.

Plan zarządzania projektem ma podstawowe znaczenie przy tworzeniu planu zakresu projektu. Plan zarządzania projektem jest punktem odniesienia, w stosunku do którego można zmierzyć plan zakresu projektu. Obejmuje to plan zarządzania jakością, opis cyklu życia projektu oraz metodologię, która zostanie zastosowana.

Ważne jest również, aby pomyśleć o kulturze organizacji, ponieważ będzie to miało wpływ na projekt. Infrastruktura również będzie miała duży wpływ na zakres projektu i dlatego musi być uwzględniona w planie. Następnie należy uznać administrację personelu za zasób, który jest albo dobrze wykwalifikowany, albo wymaga przeszkolenia. Oczywiście warunki rynkowe wpływają na zakres projektu, więc miej to na uwadze.

Inne czynniki, które należy wziąć pod uwagę, to procesy i procedury, które są kluczem do sukcesu każdego projektu, oraz korporacyjna baza wiedzy. Obejmuje to polityki, finansowe bazy danych, dane historyczne i nie tylko. Wszystko to przy dobrej ocenie, analizie danych i spotkaniach, to materiały, które pomogą kierownikowi projektu stworzyć plan zarządzania zakresem.

Kroki dotyczące planu zarządzania zakresem

Kroki do sporządzenia planu zarządzania zakresem są następujące:

1. Zidentyfikuj interesariuszy i uzyskaj od nich wymagania.
2. Utwórz szczegółową deklarację zakresu projektu, która identyfikuje cele i zadania projektu.
3. Utwórz strukturę podziału pracy (WBS), aby odwzorować wszystkie niezbędne zadania.
4. Opracuj proces, dzięki któremu WBS będzie utrzymywany i zatwierdzany.
5. Wymień role i obowiązki zespołu projektowego.
6. Ustanów proces formalnej akceptacji ukończonych elementów projektu.
7. Określ, jak kontrolować i dokumentować żądania zmian w instrukcji zakresu.

Szablony pomocne w planowaniu zarządzania zakresem

Aby zbudować dobry plan zarządzania zakresem, trzeba złożyć wiele elementów. Pomocne jest posiadanie narzędzi, które pomogą Ci zebrać wszystkie te dane. W tym miejscu wkraczają szablony. Chociaż szablony są dokumentami statycznymi, które stanowią jedynie pomocną dłoń, nadal mogą usprawnić proces i upewnić się, że nie pominiesz żadnych cennych informacji.

Wybraliśmy kilka bezpłatnych szablonów projektów, aby rozpocząć pracę nad planem zarządzania zakresem:

Szablon planu projektu

Plan to słowo operacyjne w planie zarządzania zakresem, a szablon planu projektu zapewni miejsce na zebranie zadań i zasobów potrzebnych w projekcie. Pierwsza część szablonu dotyczy zakresu i zapewnia miejsce na powtórzenie zakresu projektu zdefiniowanego w karcie projektu.

Szablon rejestru ryzyka

Nic nie może szybciej zmienić zakresu projektu niż uświadomione ryzyko. Możliwość zidentyfikowania, a następnie śledzenia rozwiązania tych zagrożeń, które pojawiają się w projekcie, powinna być częścią każdego planu zarządzania zakresem. Darmowy szablon rejestru ryzyka pozwala na zdefiniowanie priorytetu każdego ryzyka, przypisanie członka zespołu jako właściciela procesu oraz monitorowanie postępów w jego radzeniu sobie z nim.

Zmień szablon dziennika

Zarządzanie ryzykiem jest ważne, ale zmiany mogą nadejść z więcej niż jednego kierunku. Co się stanie, jeśli interesariusz dostosuje swoje oczekiwania w trakcie realizacji projektu? Potrzebujesz procesu do zarządzania tą zmianą od zatwierdzenia do zakończenia. Tutaj przydaje się darmowy szablon dziennika zmian. Teraz możesz uchwycić tę zmianę i śledzić ją przez cały cykl życia projektu.

ProjectManager może śledzić i raportować Twój plan zarządzania zakresem

Istnieje wiele punktów w tworzeniu planu zarządzania zakresem, w których ProjectManager może uczynić ten proces łatwiejszym i bardziej efektywnym.

Wykresy Gantta do planowania

ProjectManager posiada rozbudowaną funkcję wykresu Gantta. Po wprowadzeniu wszystkich zadań projektu nasze oprogramowanie automatycznie tworzy wykres Gantta z listą po lewej i osią czasu po prawej. Następnie do każdego zadania dodasz daty rozpoczęcia i zakończenia, co wskaże czas trwania każdego zadania.

Ponieważ niektóre zadania nie mogą się rozpocząć przed zakończeniem zadania, te zależne zadania można łatwo połączyć na wykresie Gantta. Konfigurowanie zadań zależnych może być bardzo przydatne, jeśli chodzi o zapobieganie pełzaniu zakresu.

Pulpity nawigacyjne do śledzenia

Ponieważ ProjectManager jest oprogramowaniem do zarządzania projektami opartym na chmurze, aktualizacje statusu są natychmiast odzwierciedlane, a postęp jest widoczny w czasie rzeczywistym na naszym pulpicie nawigacyjnym projektu. Pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym zawiera metryki dotyczące postępu, obciążenia pracą, zadań i nie tylko, które automatycznie analizują numery projektów i wyświetlają je w czytelnych kolorowych wykresach i wykresach.

W przypadku korzystania z planu zarządzania zakresem kluczowe znaczenie ma śledzenie i raportowanie. Pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym śledzi postępy na bieżąco, więc jeśli coś pójdzie nie tak, będziesz w stanie szybko i skutecznie reagować. Częściowo oznacza to raportowanie o postępach projektu, za co odpowiada nasz pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym.

Kanban do zarządzania zadaniami

ProjectManager ma również wiele widoków, więc jeśli Twój zespół chce tylko zobaczyć swoją listę zadań, może to zrobić. Lub jeśli potrzebujesz narzędzia wizualnego do śledzenia przepływu pracy, możesz wyświetlić projekt jako tablicę Kanban, na której zadania są kartami pod kolumnami reprezentującymi fazy projektu.

Możesz także przeglądać projekt w kalendarzu. Pełzanie zakresu nie będzie miało czasu na ustawienie z ProjectManagerem, który daje wiele widoków na projekt w czasie rzeczywistym.

Nie pozwól, aby zakres zagrażał Twojemu projektowi, zarządzaj nim za pomocą ProjectManagera. Nasze oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami zawiera narzędzia do wdrożenia planu zarządzania zakresem i powstrzymania rozrostu zakresu. Wypróbuj teraz za darmo dzięki bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.